Κατάλογος βοηθητικών βοηθών και παραδείγματα

Οι εκτελεστικοί βοηθοί είναι παρόμοιοι με τους διοικητικούς βοηθούς ή τους γραμματείς, καθώς υποστηρίζουν όλοι το έργο κάποιου άλλου, συνήθως εκτελεστικό, με το χειρισμό ή τον έλεγχο των καθηκόντων του. Η διαφορά είναι ότι ένας εκτελεστικός βοηθός είναι συγκεκριμένα το ανώτερο μέλος του προσωπικού του γραφείου για ένα ανώτατο στέλεχος. Αυτό σημαίνει να επιβλέπει και να εκπαιδεύει άλλο προσωπικό γραφείου, αλλά και την αντιμετώπιση εργασιών που θα μπορούσαν να έχουν δραματική επίδραση στην επιτυχία της εταιρείας.

Ενώ πολλές εταιρείες αναμένουν ότι οι εκτελεστικοί βοηθοί έχουν ολοκληρώσει κάποια σχετικά μαθήματα κολλεγίων, λίγοι απαιτούν βαθμό. Η εκτεταμένη σχετική επαγγελματική εμπειρία είναι πιο σημαντική, κατά προτίμηση αρκετά χρόνια ως εκτελεστικός ή διοικητικός βοηθός.

Εξουσιοδοτημένος βοηθός καθηκόντων

Τα καθήκοντα του εκτελεστικού βοηθού περιλαμβάνουν τα ίδια καθήκοντα με έναν διοικητικό βοηθό: πραγματοποίηση και αποδοχή τηλεφωνικών κλήσεων. αποστολή μηνυμάτων, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιστολές εξ ονόματος της εκτελεστικής εξουσίας. την υποδοχή επισκεπτών και τον προγραμματισμό χειρισμού. Παράλληλα, ενεργούν και ως φύλακες, αποφασίζοντας για το ποιος έχει πρόσβαση στο εκτελεστικό όργανο και ποιες πληροφορίες λαμβάνει η εκτελεστική εξουσία.

Διεξάγουν συχνά έρευνα και προετοιμάζουν εκθέσεις που επηρεάζουν την πολιτική της εταιρείας. Αυτές οι ευθύνες σημαίνουν ότι οι βοηθοί των εκτελεστικών στελεχών πρέπει να κατανοούν πλήρως το έργο του εργοδότη τους. Ως αποτέλεσμα, αυτοί οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να λειτουργούν ως σύνδεσμοι μεταξύ του εκτελεστικού και του υπόλοιπου υπαλλήλου.

Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων

Φροντίστε να γράψετε τη συνοδευτική επιστολή σας και να συνεχίσετε για να επισημάνετε τις δεξιότητες που επιθυμεί ο μελλοντικός εργοδότης σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη λίστα για να πάρετε μια ιδέα για το τι αυτές οι επιθυμητές δεξιότητες μπορεί να είναι, αλλά θυμηθείτε να διαβάζετε πάντα προσεκτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας, επειδή δεν είναι όλες οι εταιρείες ψάχνουν για το ίδιο πράγμα σε έναν εκτελεστικό βοηθό. Επίσης, ελέγξτε τις συλλογές μας δεξιοτήτων που αναφέρονται από τη δουλειά και τα είδη δεξιοτήτων. Κατά την προετοιμασία της συνέντευξής σας, σχεδιάστε να δώσετε παραδείγματα συγκεκριμένων περιόδων που έχετε ενσωματώσει στις διάφορες δεξιότητες που επιθυμεί ο μελλοντικός εργοδότης σας.

Παραδείγματα ικανοτήτων εκτελεστικού βοηθού

Ο ακόλουθος κατάλογος δεν είναι εξαντλητικός και οι απαιτούμενες δεξιότητες ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς από την μία εταιρεία στην άλλη ή ακόμη και από το ένα γραφείο στο άλλο εντός της ίδιας εταιρείας. Παρ 'όλα αυτά, οι περισσότερες από τις σημαντικότερες και επιδιωκόμενες δεξιότητες που πρέπει να έχει ένας υποψήφιος βοηθός εκτελεστικής εξουσίας είναι εδώ.

Γραπτές και προφορικές δεξιότητες επικοινωνίαςΈνας τρόπος να σκεφτούμε τον ρόλο του εκτελεστικού βοηθού είναι, στην πραγματικότητα, ως ειδικός στην επικοινωνία. Σημαντικό μέρος της εργασίας περιλαμβάνει την επικοινωνία και το συντονισμό με τους ανθρώπους σε όλη την επιχείρηση, και μερικές φορές και με τους πελάτες, ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης. Η ικανότητα να είναι επαγγελματική, σαφής, αρθρωτή και ακριβής, τόσο προφορικά όσο και γραπτά, καταλαμβάνει τον κατάλογο των απαιτήσεων για άψογες δεξιότητες επικοινωνίας.

Υπολογιστικές δεξιότητεςΕκτελεστικοί βοηθοί χρειάζονται περισσότερο από απλή επάρκεια με προγράμματα επεξεργασίας κειμένου και λογιστικών φύλλων. Οι απαραίτητες δεξιότητες που βασίζονται στον υπολογιστή περιλαμβάνουν επίσης τη δυνατότητα δημιουργίας και συντήρησης συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συστημάτων κοινής χρήσης αρχείων και ημερολογίων, καθώς και την επάρκεια με το στατιστικό λογισμικό, το λογισμικό δημοσίευσης και τις βάσεις δεδομένων. Η ύπαρξη ενός ειδικού τεχνικού υποστήριξης είναι πάντα ένα πλεονέκτημα, ειδικά επειδή οι βοηθοί των εκτελεστικών εξουσιών συχνά αναμένεται να κάνουν τα πάντα, από τον καθορισμό του εκτυπωτή για να προτείνει νέο λογισμικό.

Διαπροσωπικές δεξιότητεςΟι ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες είναι επίσης ανάγκη για αλληλεπίδραση με τους πελάτες, εκπαίδευση άλλου διοικητικού προσωπικού και συνεργασία με διευθύνοντες συμβούλους και ανώτατα στελέχη. Επειδή οι βοηθοί των εκτελεστικών στελεχών χειρίζονται συχνά ευαίσθητες πληροφορίες για την εταιρεία, είναι σημαντικό όχι μόνο να είναι σε θέση να διατηρούν την κατάλληλη εμπιστευτικότητα, αλλά και να συμπεριφέρονται πάντα με τρόπο που υποδηλώνει προσωπική διακριτικότητα και ακεραιότητα. Εν ολίγοις, είναι απαραίτητο να εμπνεύσουμε εμπιστοσύνη.

Διαχείριση χρόνουΈνας εκτελεστικός βοηθός δεν χρειάζεται μόνο να χειριστεί καλά τον δικό του χρόνο αλλά και αυτό του αφεντικού. Αυτό σημαίνει συντονισμό των αναγκών και απαιτήσεων πολλών ατόμων για τη δημιουργία ενός λειτουργικού χρονοδιαγράμματος και, στη συνέχεια, την αλλαγή αυτού του χρονοδιαγράμματος σε σύντομο χρονικό διάστημα καθώς αλλάζουν οι καταστάσεις. Η δουλειά μπορεί επίσης να συμπεριλάβει με σιγουριά ότι η εκτελεστική εξουσία παραμένει στο χρονοδιάγραμμα, χωρίς να αποστασιοποιηθεί.

Ερευνητικές δεξιότητεςΗ έρευνα είναι η ίδια μια δεξιότητα που απαιτεί εξοικείωση με πολλαπλές μηχανές αναζήτησης καθώς και τους πόρους πληροφόρησης που σχετίζονται με τα συγκεκριμένα πεδία ενδιαφέροντος της εταιρείας. Χωρίς αυτές τις ικανότητες, ένας εκτελεστικός βοηθός δεν θα ήταν σε θέση να προετοιμάσει τις εκθέσεις τις εκτελεστικές ανάγκες.

Λίστα εκτελεστικών βοηθητικών δεξιοτήτων

Τεχνικές δεξιότητες

• Συντονισμός κλήσεων διάσκεψης βίντεο και ήχου
• Δημιουργία και διατήρηση βάσεων δεδομένων
• Microsoft Excel
• το γραφείο της Microsoft
• Το Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Word
• Εξοπλισμός γραφείου

Διοικητικές δεξιότητες

• Λογιστική / Λογιστική
• Υποστήριξη από διαχειριστή
• Εφόδια
• Διαχείριση ημερολογίου
• Κληρικός
• Σχέσεις Πελατών
• Σχεδιασμός και συντήρηση του συστήματος αρχειοθέτησης
• Οργάνωση συναντήσεων
• Διατηρήστε τα ημερολόγια
• Τήρηση αρχείων
• Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις
• Πληκτρολόγηση
• Διοργάνωση δεξίωσης
• Προετοιμασία αναφορών
• Αναφορές εξόδων επεξεργασίας
• επιμέλεια κειμένων
• Χρονοδρομολόγηση
• Λαμβάνοντας τα λεπτά συνάντησης

Δεξιότητες επικοινωνίας

• Αλληλογραφία
• Εξυπηρέτηση πελατών
• Διαχείριση Σχέσεων με Πελάτες
• Επεξεργασία τηλεφωνικών κλήσεων και αιτημάτων
• Γραπτές / προφορικές επικοινωνίες

Προσωπικά χαρακτηριστικά

• Ακρίβεια
• Ενεργή ακρόαση
• Δυνατότητα παρακολούθησης των οδηγιών
• Δυνατότητα εργασίας ανεξάρτητα
• Αβεβαιότητα
• Αναλυτικός
• Συνεργασία
• Ενεργητικός
• Διπλωματικός
• Λήψη αποφάσης
• Αξιοπιστία
• Λεπτομερής προσανατολισμός
• Ευκαμψία
• Ακολουθεί
• Πρωτοβουλία
• Καλή κρίση
• Κίνητρο
• Πολυεπεξεργασία
• Διατήρηση εμπιστευτικών πληροφοριών
• Προθεσμίες συνάντησης
• Προτεραιότητα
• Ενεργό
• Επίλυση προβλήματος
• Διαχείριση έργου
• Αξιοπιστία
• Αυτοπεποίθηση
• Αυτοκατευθυνόμενη
• ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
• Διαχείριση χρόνου
• Εργασία γρήγορα
• Εργασία κάτω από πίεση

Περισσότερα σχετικά με τις θέσεις εργασίας και τις δεξιότητες του εκτελεστικού βοηθού

• Πώς να αποκτήσετε μια εργασία ως βοηθός διαχείρισης
• Δεξιότητες διαχειριστή του Office
• 7 Συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου
• Πώς να εργαστείτε ταχύτερα και πιο αποτελεσματικά