9 Δεξιότητες Διευκόλυνσης Συνάντησης για Διευθυντές

Οι συναντήσεις μπορούν να είναι είτε ευκαιρίες ανταλλαγής ιδεών, συζητήσεις προκλήσεων και καθορισμού σχεδίων δράσης, είτε μπορούν να καταλήξουν ως μη παραγωγικοί χρονομεταβλητές. Δυστυχώς, οι διαχειριστές είναι συχνά οι κύριοι συντελεστές στην αντιμετώπιση της δυσλειτουργίας της διαδικασίας.

Εδώ υπάρχουν ιδέες για διευθυντικά στελέχη σε όλα τα επίπεδα για να ενισχύσουν τις δεξιότητες διευκόλυνσης των συνεδριάσεων τους για τη βελτίωση της παραγωγικότητας των συνόδων.

Όπου οι διευθυντές καταφθάνονται με συναντήσεις

Πολλοί διευθυντές πιστεύουν ότι ξέρουν πώς να "τρέξουν" μια συνάντηση. Θέτουν την ατζέντα, κάνουν όλη τη συζήτηση και κάνουν όλες τις αποφάσεις. Ενώ αυτό μπορεί να είναι εύκολο και αποτελεσματικό για τους διαχειριστές, είναι συχνά χάσιμο χρόνου ανθρώπων και δεν αξιοποιεί το δημιουργικό δυναμικό της ομάδας. Στην πραγματικότητα, έχει το αντίθετο αποτέλεσμα, όπως οι εργαζόμενοι τείνουν να αποσύρουν, αναβάλλοντας στον διευθυντή που θέλει να είναι υπεύθυνος.

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι διαχειριστές δεν συμμετέχουν περισσότερο οι υπάλληλοί τους στις συναντήσεις, μεταξύ των οποίων:

• Ο φόβος να αφήσει να πάει
• Η ψευδή πεποίθηση ότι επειδή είναι υπεύθυνοι, πρέπει να δώσουν όλες τις απαντήσεις
• Η έλλειψη εμπιστοσύνης στις ικανότητες ή τις ικανότητες επίλυσης προβλημάτων των υπαλλήλων τους
• Η έλλειψη δεξιοτήτων διευκόλυνσης συνάντησης

Ενώ τα πρώτα τρία στοιχεία είναι οι συμπεριφορές των κακών διαχειριστών, η τελευταία, οι δεξιότητες διευκόλυνσης, μπορούν να μάθουν και να ενισχυθούν με την πρακτική.

Ενίσχυση των δεξιοτήτων διευκόλυνσης συναντήσεων

Εξ ορισμού, τα μέσα διευκόλυνσης, " Για να γίνει ευκολότερη ή λιγότερο δύσκολη? βοήθεια προς τα εμπρός . "Για να διευκολυνθεί ένας σύμβουλος σε μια συνάντηση (αντί να τρέχει), πρέπει να είναι πρόθυμοι να αφήσουν τη δύναμή τους και να είναι ανοιχτοί σε διαφορετικά αποτελέσματα και προσεγγίσεις.

Η κατάλληλη διευκόλυνση συνάντησης περιλαμβάνει την εμπλοκή όλων στον προσδιορισμό και επίλυση προβλημάτων. Οι ομάδες θα αναπτύσσουν σχεδόν πάντα καλύτερες, πιο δημιουργικές λύσεις από ό, τι θα μπορούσε και θα είναι πιθανότερο να υποστηρίξει η εφαρμογή των λύσεων.

Εδώ είναι εννέα δεξιότητες που απαιτούνται για τη διευκόλυνση μιας συνάντησης, τα οποία μπορούν να μάθουν και να βελτιωθούν με την πρακτική:

1. Προγραμματισμός ατζέντας. Μια συνεργατική συνάντηση αρχίζει με τον προγραμματισμό της ατζέντας. Η επιλογή θεμάτων που προσκαλούν τη συμμετοχή, δηλαδή ένα πρόβλημα που πρέπει να επιλυθεί, είναι πολύ πιο συναρπαστικό από τα "ενημερωτικά" θέματα. Εντούτοις, πρέπει να διατεθεί επαρκής χρόνος για να καταστεί δυνατή η συμμετοχή της ομάδας.
2. Περιβάλλον και ρύθμιση του κλίματος. Το θέμα της εφοδιαστικής! Όταν οι άνθρωποι δεν αισθάνονται άνετα, δεν μπορούν να δουν ο ένας τον άλλον, δεν ακούν ή είναι πεινασμένοι, τα αποτελέσματα της συνάντησης θα υποφέρουν. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε την εφοδιαστική ως έναν τρόπο να ενθαρρύνετε τη μεγάλη συμμετοχή και να απομακρύνετε τα εμπόδια.
3. Κανοντας ερωτησεις. Μεγάλα ερωτήματα προκαλούν μεγάλη συζήτηση. Το άρθρο, "70 τρομερές ερωτήσεις καθοδήγησης χρησιμοποιώντας το μοντέλο GROW", προσφέρει κάποιες εξαιρετικές συζητήσεις για συζήτηση.
4. Ενεργή ακρόαση. Όταν ένας διευθυντής παραφράζει, ελέγχει την κατανόηση και θέτει ερωτήσεις παρακολούθησης, ενθαρρύνει περισσότερη συμμετοχή και διατηρεί τη ροή της συζήτησης.
5. Καταιγισμός ιδεών. Οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται ότι ήδη γνωρίζουν πώς να το κάνουν. Ωστόσο, συνήθως δεν το κάνουν. Σε πάρα πολλά περιβάλλοντα, η αποτελεσματικότητα του brainstorming μειώνεται λόγω της κακής διαχείρισης της διαδικασίας, των ισχυρών κοινωνικών ή πολιτικών πιέσεων και των κακών ικανοτήτων διευκόλυνσης. Πολλοί άνθρωποι δεν έχουν βιώσει ποτέ πραγματικά τη δύναμη μιας καλοδουλεμένης συνεδρίασης brainstorming.
6. Δεξιότητες οικοδόμησης συναίνεσης. Η συναίνεση δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να συμφωνήσουν με μια απόφαση. Σημαίνει ότι όλοι είχαν την ευκαιρία να μοιραστούν τις απόψεις τους και να προτείνουν ιδέες. Η σωστή διευκόλυνση θα καθοδηγήσει την ομάδα από την ανταλλαγή ιδεών με την ανάπτυξη αποτελεσματικής απόφασης. Η επίτευξη συναίνεσης απαιτεί περισσότερο χρόνο, αλλά συνήθως θα κερδίσει ισχυρότερο buy-in από την ομάδα γενικότερα. Ωστόσο, να θυμάστε ότι η συναίνεση δεν είναι ο απώτερος στόχος. Μια αποτελεσματική απόφαση για το πρόβλημα είναι το πιο σημαντικό ζήτημα. Ανατρέξτε στο Πλαίσιο απόφασης για τη λήψη αποφάσεων σε έξι φάσεις για περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να οδηγήσετε μια ομάδα μέσω μιας διαδικασίας λήψης αποφάσεων συναίνεσης.
7. Επίλυση των συγκρούσεων. Όποτε υπάρχει ένας χώρος των ανθρώπων που συμμετέχουν στην επίλυση ενός προβλήματος, οι συγκρούσεις είναι αναπόφευκτες. Στην πραγματικότητα, η σύγκρουση για το έργο ή το ζήτημα θεωρείται από τους ερευνητές της ομάδας ως μέρος της διαδικασίας για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Ο διαχειριστής πρέπει να μάθει πώς να αξιοποιήσει τη δύναμη των συγκρούσεων με θετικό τρόπο.
8. Μη λεκτικές δεξιότητες επικοινωνίας. Ενώ οι ερευνητές υποστηρίζουν τα ακριβή ποσοστά, οι περισσότεροι θα συμφωνούσαν ότι περισσότερο από το 50% της επικοινωνίας είναι μη λεκτική. Ένας διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει τον τόνο και τη γλώσσα του σώματος για να αξιολογήσει το επίπεδο εμπλοκής τους, την ειλικρίνεια και τη δέσμευσή τους.
9. Εγγραφή. Η εξειδικευμένη διευκόλυνση της ομάδας περιλαμβάνει τη γνώση πότε πρέπει να στραφεί σε ένα flipchart ή whiteboard για να καταγράψει τι λένε οι άνθρωποι. Κάτι τέτοιο κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται ότι οι ιδέες τους ακούγονται και αποτιμώνται και χρησιμεύουν ως ένα πολύτιμο ρεκόρ που θα χρησιμοποιηθεί για το σχεδιασμό και την παρακολούθηση της δράσης.

Η κατώτατη γραμμή

Ο χρόνος είναι ένα πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο στη ζωή και στην εργασία. Προσπαθήστε να διαχειριστείτε συναντήσεις για βέλτιστη αποτελεσματικότητα και αποτελεσματικότητα. Η μάθηση, η εξάσκηση και η εφαρμογή των εννέα δεξιοτήτων διευκόλυνσης που αναφέρθηκαν παραπάνω είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε.