Πώς να διορθώσετε λάθη σε W-2 και W-3

Είναι πολύ πιο εύκολο να κάνετε διορθώσεις στις φόρμες W-2 πριν τις καταθέσετε στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA), αλλά αυτό έχει γίνει λίγο πιο δύσκολο από ό, τι στα προηγούμενα χρόνια. Η προθεσμία για την υποβολή των εντύπων W-2 και W-3 με την SSA άλλαξε από το 2018. Είναι πλέον η ίδια με την προθεσμία για την παροχή των εντύπων W-2 στους υπαλλήλους: 31 Ιανουαρίου.

Ίσως θελήσετε να δώσετε φόρμες W-2 στους υπαλλήλους σας νωρίτερα τον Ιανουάριο τώρα αν θέλετε να τους επιτρέψετε λίγο χρόνο για να αναθεωρήσετε τις φόρμες και να σας προειδοποιήσουμε για οποιεσδήποτε απαραίτητες αλλαγές προτού τις καταθέσετε στο SSA.

Μια αναθεώρηση των απαιτήσεων του εντύπου W-2

Πρέπει να ετοιμάσετε και να διανείμετε ένα W-2 σε κάθε εργαζόμενο, δείχνοντας τους μισθούς και παρακράτηση για το έτος, μέχρι τα τέλη Ιανουαρίου του επόμενου έτους. Στη συνέχεια, πρέπει να ετοιμάσετε ένα έντυπο διαβίβασης W-3 και να το στείλετε μαζί με όλες τις φόρμες W-2 στο SSA. Το έντυπο W-3 συνοψίζει και διευκρινίζει κάθε μία από τις φόρμες W-2 που υποβάλλετε. Δεν είναι απαραίτητο εάν αρχειοθετήσετε ηλεκτρονικά.

Η ακριβής προθεσμία μπορεί να αλλάξει ελαφρώς κάθε χρόνο, επιτρέποντας τα σαββατοκύριακα, αλλά να υπολογίζετε ότι είναι πολύ κοντά στην τελευταία ημέρα του Ιανουαρίου.

Εάν δεν έχετε υποβάλει ακόμη Έντυπο W-2 στο SSA

Τα έντυπα W-2c και W-3c είναι μορφές διόρθωσης και πρέπει να υποβληθούν στο SSA εάν πρέπει να κάνετε τις περισσότερες αλλαγές στις φόρμες W-2. Αλλά υπάρχει εξαίρεση αν δεν έχετε υποβάλει ακόμη το λάθος W-2 στο SSA.

Σε αυτή την περίπτωση, θα το κάνατε δεν εκδώστε ένα έντυπο W-2c για να διορθώσετε το λάθος. Απλά ελέγξτε "κενό" στο αντίγραφο Α της αρχικής φόρμας, το αντίγραφο που αποστέλλεται στο SSA. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα νέο W-2 με τις σωστές πληροφορίες.

Γράψτε "διορθωμένο" στο αντίγραφο του νέου W-2 του υπαλλήλου και δώστε το σε αυτό και στείλτε το σωστό αντίγραφο Α στο SSA.

Σφάλματα στο όνομα του υπαλλήλου ή στον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης

Συμπληρώστε τη φόρμα W-2c μόνο μέσω του πλαισίου "i" εάν αναφέρατε σωστά το όνομα του υπαλλήλου ή τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης σε μια προηγούμενη φόρμα, αλλά το όνομα ή SSN είναι εσφαλμένο φέτος. Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε τα αριθμημένα κουτιά με πληροφορίες σχετικά με την αμοιβή και την παρακράτηση.

Απλά επαναλάβετε το πρωτότυπο W-2 και δώστε τον στον υπάλληλο, αν αυτή είναι η πρώτη φορά που αναφέρθηκε εσφαλμένα το όνομά του ή το SSN. Θα πρέπει επίσης να συμπληρώσετε και να υποβάλετε έντυπα W-2c και W-3c αν έχετε ήδη στείλει τη φόρμα στο SSA μαζί με το W-3.

Λείπει το όνομα ή τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης

Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το W-2c για να προσθέσετε τις πληροφορίες αν το σφάλμα είναι ένα όνομα υπαλλήλου που λείπει ή SSN. Πρέπει να επικοινωνήσετε απευθείας με το SSA με το πρόβλημα αυτό στο 1-800-772-6270.

Ένα σφάλμα σε ένα ποσό

Συμπληρώστε εντελώς το W-2c, δείχνοντας τα αρχικά και διορθωμένα ποσά, εάν έχετε κάνει λάθος σε ποσό είτε για παρακράτηση είτε για κέρδη. Ίσως χρειαστεί να υποβάλετε και το Έντυπο 941c εάν αναφέρετε εσφαλμένα τους μισθούς ή παρακρατήσατε την Τριμηνιαία Δήλωση Φορολογίας 941 - Εργοδότη.

Λάθη με Κάλυψη Υγείας που χρηματοδοτείται από εργοδότες

Αυτές οι πληροφορίες εμφανίζονται στη θέση 12 του W-2 και είναι κωδικοποιημένες "DD". Δεν επηρεάζει τη φορολογική κατάσταση του υπαλλήλου, αλλά πρέπει να υποβάλετε έντυπο W-2c για να διορθώσετε τυχόν λάθη εδώ, σύμφωνα με την IRS.

Λάθη με συνεισφορές συνταξιοδότησης

Οι πληροφορίες σχεδίου συνταξιοδότησης εμφανίζονται στη θέση 13 ενός W-2 και κάνοντας ένα λάθος εδώ μπορεί να προκαλέσει κάθε είδους πονοκεφάλους για τον υπάλληλό σας. Μπορεί να τον αφήσει ανοιχτό σε ελέγχους και δεν θέλετε αυτό. Διορθώστε τα λάθη εδώ όσο το δυνατόν πιο άμεσα, χρησιμοποιώντας το ίδιο πλαίσιο 13 στο έντυπο W-2c.

επιπρόσθετες σημειώσεις

• Εάν πληρώσατε μισθούς σε έναν υπάλληλο κατά λάθος, αυτοί οι μισθοί εξακολουθούν να φορολογούνται στον εργαζόμενο.
• Μην χρησιμοποιείτε ένα W-2c για να αναφέρετε διορθώσεις στην πλάτη των υπαλλήλων.

Πού να πάρετε το έντυπο W-2c

Πρέπει να αγοράσετε αντίγραφα του εντύπου W-2c. Μην προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε τον ιστότοπο του IRS, επειδή δεν είναι επίσημος. Μπορείτε να αγοράσετε το σωστό έντυπο στην ιστοσελίδα του IRS, ωστόσο, ή σε οποιοδήποτε αξιόπιστο κατάστημα εφοδιασμού γραφείου ή ιστοσελίδα.

Μια υπενθύμιση σχετικά με την καθυστερημένη αρχειοθέτηση

Βεβαιωθείτε ότι έχετε βάλει τα W-2s στους υπαλλήλους σας μέχρι την ημερομηνία λήξης και ότι τα W-3s σας έχουν διαβιβαστεί στην SSA εγκαίρως, συμπεριλαμβανομένων των διορθωμένων εκδόσεων, για να αποφύγετε κυρώσεις για καθυστερημένη διανομή και κατάθεση.

Οι κυρώσεις κυμαίνονται για $ 50 για κάθε W-2 διορθωμένες μέσα σε 30 ημέρες από την ημερομηνία λήξης, μέχρι και $ 260 ανά φόρμα αν περιμένετε μέχρι μετά τον Αύγουστο 1. Αυτό αυξάνεται σε $ 530 ή 10 τοις εκατό κάθε μη δηλωμένου ποσού αν δεν αντιμετωπίσετε την κατάσταση καθόλου.

Διαβάστε τις οδηγίες προσεκτικά

Αυτό το άρθρο αποτελεί μια γενική επισκόπηση αυτών των μισθολογικών και φορολογικών δηλώσεων. Δεν προορίζεται να είναι πλήρης. Διαβάστε προσεκτικά τις οδηγίες που βρίσκονται στα έγγραφα πριν ολοκληρώσετε ένα W-2c ή W-3c.