Ρόλοι και ευθύνες ενός ηγέτη της συνάντησης

Ο ηγέτης της συνάντησης είναι ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό, την οργάνωση, τη διαχείριση των λεπτομερειών και την πρόσκληση των συμμετεχόντων σε μια συνάντηση. Είναι ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος και υπεύθυνος για την πρόοδο της πραγματικής συνάντησης. Αναλαμβάνουν δράση πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση, για να διασφαλίσουν ότι η συνάντηση επιτυγχάνει επιτυχώς τους στόχους της.

Ποιος οδηγεί τη συνάντηση;

Ο ηγέτης της συνάντησης είναι καθοριστικός για την επιτυχία των συναντήσεων και των ομάδων. Ο εργαζόμενος που είναι ο ηγέτης της συνάντησης είναι εξαιρετικά σημαντικός. Σε ορισμένες συναντήσεις, ο ηγέτης είναι ο επικεφαλής του τμήματος, ο επικεφαλής της ομάδας ή το πρόσωπο που διορίστηκε από τα ανώτερα στελέχη για να αναλάβει πρωτοβουλία. Αυτοί οι εργαζόμενοι επιλέχτηκαν για τον ηγετικό ρόλο τους λόγω των αντιλήψεων τους ως διαχειριστές ή ηγέτες.

Άλλες φορές, ένας υπάλληλος μπορεί να εμφανιστεί ως ηγέτης φυσικά. Αυτοί οι ηγέτες είναι εργαζόμενοι που οι άλλοι εργαζόμενοι κοιτάζουν προς και σεβασμού. Σε άλλες περιπτώσεις, μια ομάδα μπορεί να αποφασίσει να περιστρέψει τον ηγετικό ρόλο μεταξύ όλων των μελών. Αυτό επιτρέπει σε όλα τα μέλη της ομάδας να συνεχίσουν να αναπτύσσουν τις δεξιότητές τους ως ηγέτες συναντήσεων και στη δημιουργία επιτυχημένων συναντήσεων γενικότερα.

Ευθύνες του ηγέτη της Συνάντησης

Ακολουθούν οι βασικές ευθύνες ενός ηγέτη της συνάντησης.

• Καθορίζει το στόχο, την εργασία ή τον σκοπό που πρέπει να επιτευχθεί. Αυτή είναι συχνά μια εργασία ή μέρος της εργασίας του αρχηγού.
• Αποφασίζει αν μια συνάντηση είναι η καλύτερη δυνατή μέθοδος για την επίτευξη του στόχου ή του σκοπού ή την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Απαντήστε στην ερώτηση: είναι απαραίτητη μια συνάντηση;
• Ορίζει ποιος χρειάζεται να βοηθήσει στο σχεδιασμό της συνάντησης.
• Με μια ομάδα ή ως ηγέτη, αποφασίζει για την ημερήσια διάταξη της συνάντησης. (Στις συνεχιζόμενες συναντήσεις, το έργο αυτό ολοκληρώνεται στο τέλος της τρέχουσας συνάντησης.)
• Καθορίζει πιο συχνά την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία χρησιμοποιώντας ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο οργανισμού.

• Συγκεντρώνει τις συναντήσεις πριν από τη δουλειά όπως η ανάγνωση, οι οικονομικές πληροφορίες, το ιστορικό, τα συναφή λεπτά της συνάντησης της ομάδας κ.ο.κ.
• Προσκαλεί τους συμμετέχοντες και διανέμει εκχωρήσεις και προεργασίες που επιτρέπουν όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο ώστε οι συμμετέχοντες να προετοιμαστούν για τη συνάντηση.
• Εξασφαλίζει ότι η συνάντηση έχει έναν καταγραφέα ή ένα λεπτό λήπτη για να τεκμηριώσει τη διαδικασία και οποιεσδήποτε δεσμεύσεις, στοιχεία δράσης ή αποφάσεις. Ορίζει ένα χρονόμετρο, όταν είναι απαραίτητο για την ομαλή διεξαγωγή μιας συνάντησης.
• Μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν παγοθραυστικό για να προθέσει τους συμμετέχοντες και να δημιουργήσει ένα περιβάλλον στο οποίο οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη είναι άνετοι να επικοινωνούν μεταξύ τους και να ανταλλάσσουν ιδέες και πληροφορίες.
• Φτάνει νωρίς και οδηγεί τη συνάντηση, διατηρώντας την σε λειτουργία, σε τροχιά, και συμμετέχοντας σε όλους τους συμμετέχοντες έτσι ώστε να αισθανθεί ο καθένας ότι η παρουσία τους ήταν απαραίτητη στη συνάντηση. Αυτό εξασφαλίζει τη συμμετοχή τους στην επόμενη συνεδρίαση
• Μπαχαρικά μέχρι τη συνάντηση της εταιρείας, ώστε οι συμμετέχοντες να μην αισθάνονται βαρετοί και βαρεμένοι. Είτε χρησιμοποιείτε παγοθραυστικά, χιούμορ, είτε διασκεδαστικά παραδείγματα, καμία συνάντηση δεν πρέπει να τελειώνει χωρίς γέλιο.
• Εξασφαλίζει ότι τα επόμενα βήματα και τα στοιχεία δράσης έχουν εκχωρηθεί και χειριστεί.
• Αναλύει τη συνάντηση και σχεδιάζει την ημερήσια διάταξη της επόμενης συνάντησης.
• Παρακολουθήστε τους συμμετέχοντες μεταξύ των συναντήσεων για να βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία δράσης βρίσκονται σε καλό δρόμο και να προσφέρετε βοήθεια ή / και πόρους εάν ο εθελοντής αντιμετωπίζει προβλήματα.

Πρόσθετοι ρόλοι ηγέτης

Ο ηγέτης της συνάντησης αναλαμβάνει αυτές τις ευθύνες αλλά έχει και ρόλους που σχετίζονται με την επικοινωνία, την αναφορά και την απόδοση του συμπαίκτη.

Κάθε μέλος μιας ομάδας ή συνάντησης που είναι διαλειτουργικό έχει υποχρέωση να ενημερώνει την υπηρεσία ή τη λειτουργία του σχετικά με τις δραστηριότητες και την πορεία μιας συνάντησης ή μίας συνεχιζόμενης ομάδας. Έχουν επίσης την ευθύνη να αναζητήσουν πληροφορίες από συναδέλφους που δεν βρίσκονται στην ομάδα ή στη συνάντηση. Δεν μπορεί κάθε εργαζόμενος να παρευρεθεί σε κάθε συνεδρίαση.

Ο ηγέτης έχει την πρόσθετη ευθύνη να κρατά τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη εμπλεκόμενα και ενημερωμένα μέσω αποτελεσματικής επικοινωνίας και ανάδρασης Η οικοδόμηση ιδιοκτησίας από υπαλλήλους έξω από την ομάδα ή τη συνάντηση, ιδιαίτερα οι ηγέτες των οργα- νισμών, εξασφαλίζει ότι η ομάδα ή η συνάντηση είναι επιτυχής στην ανάπτυξη, υλοποίηση και ενσωμάτωση των λύσεων ή ιδεών της.

Εάν ένας συμμετέχων στη σύσκεψη εκτελεί αναποτελεσματικά τη συνεδρίαση, ο ηγέτης έχει την ευθύνη να διορθώσει τη συμπεριφορά μέσω αποτελεσματικών τεχνικών ηγέτη συνάντησης κατά τη διάρκεια της συνάντησης και αποτελεσματικής καθοδήγησης εκτός της συνάντησης. Ένας συμμετέχων στη σύσκεψη ο οποίος μονοπωλεί τη συνάντηση με τις απόψεις του ή επικρίνει τα υπόλοιπα μέλη για τα δικά τους πρέπει να διορθωθεί πριν το άτομο σαμποτάρει την επιτυχία της συνάντησης.

Αυτές οι ενέργειες είναι απαραίτητες μέχρι οι συμμετέχοντες να φτάσουν σε επίπεδο άνεσης και ωριμότητας που τους επιτρέπει να βοηθήσουν τον ηγέτη με το χτύπημα στον εαυτό τους καθώς τα αναποτελεσματικά γεγονότα ξετυλίγονται και τα δυσλειτουργικά μέλη διακόπτουν την πρόοδο.

Ένας αποτελεσματικός ηγέτης της σύσκεψης δεν εγγυάται ότι ένα έργο ή μια ομάδα εκτελεί επιτυχώς, αλλά αυτός είναι ένας βασικός παράγοντας που συμβάλλει στην επιτυχία των έργων, των τμημάτων, των συναντήσεων ή των ομάδων.

Τα πρακτικά των συνεδριάσεων συμβάλλουν αποτελεσματικά στις επιτυχημένες συναντήσεις όταν τα πρακτικά είναι κατάλληλα γραμμένα και διανεμημένα εγκαίρως.