Πώς να αναδιοργανώσετε το τμήμα ή την εταιρεία σας

Η "αναδιοργάνωση" είναι ένα από αυτά τα επιχειρηματικά θέματα που συνήθως προκαλεί μια κυνική απάντηση και μπορεί να γεμίσει σελίδες των κινούμενων σχεδίων του Dilbert. Αυτή η κυνική αντίδραση αξίζει τον κόπο γιατί είναι συχνά το αποτέλεσμα μιας οργανωτικής διαδικασίας σχεδιασμού που ξεκίνησε και τελείωσε με ένα οργανωτικό διάγραμμα, που δεν σκέφτηκε ηγεσία.

Ακολουθούν ορισμένοι από τους λόγους για τους οποίους οι διευθυντές αναδιοργανώνονται.

Ένα άτομο κλειδί έχει απομείνει

Αφήνει κενό και ευκαιρία να αμφισβητήσει την υπάρχουσα δομή. Αυτό είναι σε αντίθεση με όσα λένε τα εγχειρίδια διαχείρισης, τα οργανωτικά διαγράμματα είναι συνήθως χτισμένα γύρω από τα άτομα, όχι "θέσεις". Όταν ένα βασικό άτομο αναχωρεί, η θέση θα πρέπει να παραμείνει.

Υπάρχουν προβλήματα

Αυτές περιλαμβάνουν την αναποτελεσματικότητα, τις αναντιστοιχίες των ταλέντων, τους επικαλυπτόμενους ρόλους, τις ανισορροπίες του φόρτου εργασίας και άλλα επιχειρησιακά ζητήματα. Οι εργασίες δεν γίνονται, ή δεν γίνονται καλά.

Είναι απαραίτητο να εκμεταλλευτείτε μια νέα ευκαιρία

Ενα παράδειγμα, θα ήταν μια νέα αγορά, προϊόν ή υπηρεσία και η τρέχουσα δομή σας δεν ήταν απλώς σχεδιασμένη για να υποστηρίξει τους νέους επιχειρηματικούς στόχους σας.

Παρόλο που όλοι είναι καλοί λόγοι, είναι σημαντικό να θεωρήσουμε την αναδιοργάνωση ως μία μόνο πιθανή εναλλακτική λύση. Υπάρχουν συχνά πολλοί τρόποι για να επιτευχθούν οι ίδιοι στόχοι.

Ποιος πρέπει να συμμετάσχει στην αναδιοργάνωση;

Εάν εμπλέκεται μόνο ο ηγέτης του τμήματος, υπάρχει μια χαμένη ευκαιρία για κριτική εισροή και buy-in. Από την άλλη πλευρά, αν το σύνολο εμπλέκεται, ο μετασχηματισμός μπορεί να είναι πάρα πολύ υποτονικός και τα συμφέροντα του εαυτού παρεμποδίζουν. Η καλύτερη επιλογή είναι να βρείτε ένα μεσαίο έδαφος που αποτελείται από έναν ηγέτη και μια μικρή ομάδα αξιόπιστων συμβούλων. Αυτά είναι συνήθως τα άτομα που έχουν αρκετή εμπιστοσύνη στη θέση τους με τη νέα εταιρεία να βάλει στην άκρη τα προσωπικά τους συμφέροντα.

Η Διαδικασία της Οργανωτικής Αλλαγής

Ενώ δεν υπάρχει τέλεια επιστήμη για το πώς αναδιπλώνεται η αναδιοργάνωση, εδώ είναι μερικοί δείκτες:

Ξεκινήστε με μια στρατηγικήΕίναι κρίσιμο να γνωρίζουμε πού πηγαίνει ο οργανισμός ή η ομάδα. Για παράδειγμα, τι είναι σημαντικό, τι δεν είναι και ποιοι είναι οι συγκεκριμένοι στόχοι; Ενώ αυτό είναι σαφές, είναι ένα βήμα που παραβλέπεται συχνά. Εάν αγωνίζεστε με τη στρατηγική, τότε μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια πριν να αναδιαρθρώσετε το οργανόγραμμα. Θυμηθείτε, η δομή ακολουθεί πάντα τη στρατηγική.

Ανάπτυξη των κριτηρίων σαςΚαταγράψτε τα προβλήματα που προσπαθείτε να επιλύσετε και τις ευκαιρίες που αναζητάτε. Στη συνέχεια, βαθμολογήστε κάθε μία υψηλή, μεσαία ή χαμηλή ανάλογα με την προτεραιότητα. Αυτά γίνονται τα κριτήρια που θα χρησιμοποιήσετε για να αξιολογήσετε τις εναλλακτικές λύσεις σχεδιασμού και να μετρήσετε την επιτυχία σας.

Ανάπτυξη και αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων σχεδιασμούΠολλές ομάδες ερωτεύονται μια ιδέα και στη συνέχεια ξοδεύουν όλο τον χρόνο είτε προσπαθώντας να δικαιολογήσουν την ιδέα είτε να την τελειοποιήσουν. Αντ 'αυτού, καταλήξουμε σε τρεις έως τέσσερις ιδέες και κατατάξουμε αυτά σύμφωνα με τα κριτήρια σας. Θυμηθείτε, καμία επιλογή δεν είναι ποτέ τέλεια. Υπάρχουν πάντα συμπτώσεις και κίνδυνοι. Μπορείτε απλά να επιλέξετε το καλύτερο και να καταλήξετε σε ένα σχέδιο δράσης για τον μετριασμό των κινδύνων.

Δοκιμάστε τον τελικό σχεδιασμό με τα σενάριαΠεράστε το χρόνο δοκιμής του σχεδιασμού συζητώντας πώς διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες θα λειτουργούσαν στο πλαίσιο της νέας δομής. Αυτές οι συζητήσεις "τι θα συμβούν" βοηθούν στην καλή ρύθμιση της δομής και στην αποσαφήνιση των ρόλων.

Τι ενώνει η ηγεσία της αλλαγής

Πριν υποβάλετε οποιαδήποτε αλλαγή, πρέπει να κάνετε την εργασία σας και ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε είναι η αναθεώρηση του "Δέκα μοντέλα για την κύρια αλλαγή".

Η αξία της επικοινωνίας και η συμμετοχή της ομάδας

Η επικοινωνία δεν είναι μια μονόδρομη ανακοίνωση για την αλλαγή, ή οτιδήποτε άλλο. Τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων, είναι πιο πιθανό να επιβιβαστούν αν δεν μοιράζεστε μόνο το "τι" και "γιατί" αλλά εξηγείτε τις εναλλακτικές λύσεις που δεν το έκανε σκεφτείτε και γιατί. Αφήστε τους ενδιαφερόμενους να γνωρίζουν ότι συνειδητοποιείτε ότι δεν υπάρχει μια τέλεια επιλογή και να αναγνωρίσετε τα πιθανά μειονεκτήματα του σχεδίου σας. Αυτό το είδος ειλικρίνειας, ανοικτού διαλόγου και γνησιότητας κοστίζει καλύτερα από το να προσπαθείς να «πουλήσεις» τις ιδέες σου για αλλαγή ως την τέλεια λύση.

Εάν αντιμετωπίζετε ανθρώπους όπως έξυπνοι ενήλικες, ο σεβασμός που θα δείξετε θα επιστραφεί διπλά μαζί με την υποστήριξη των ενδιαφερομένων.

Μην περιμένετε από τους ανθρώπους να το καταλάβουν ή να το αγοράσουν αμέσως - πιθανότατα, δεν το κάνατε πρώτα (βλ. "Το αποτέλεσμα του μαραθωνίου").

Μόλις επικοινωνήσετε με τους απαραίτητους ανθρώπους, μη ντρέπεστε να ζητήσετε τη βοήθειά τους. Είναι ανθρώπινη φύση ότι οι άνθρωποι θα υποστηρίξουν αυτό που βοήθησαν στη δημιουργία και ενώ η ομάδα σας ίσως δεν είχε την ευκαιρία να δημιουργήσει τη νέα οργανωτική δομή, μπορούν να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο στην εφαρμογή της νέας δομής. Είναι μια άλλη ευκαιρία για εσάς να πάρετε πολύτιμες πληροφορίες για να τροποποιήσετε τη νέα δομή.Οι αναδιοργανώσεις είναι πάντα ενοχλητικές και γεμάτες προκλήσεις και κινδύνους. Δεν πρέπει ποτέ να ληφθούν ελαφρώς, και πρέπει πάντα να έχουν διάρκεια ζωής τουλάχιστον πέντε ετών.

Εάν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες, θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να επιτύχετε τους στόχους σας και να ελαχιστοποιήσετε τις διαταραχές και το άγχος.