Μάθετε τι να συμπεριλάβετε στη σύμβαση προγραμματιστή συμβάντος

Οι περισσότεροι επαγγελματίες του σχεδιασμού εκδηλώσεων - ανεξάρτητα από το αν είναι προγραμματιστές γάμων, προγραμματιστές συνεδρίων, σχεδιαστές πάρτι ή ειδικοί εταιρικών εκδηλώσεων - γνωρίζουν ότι οι συμβάσεις σχεδιασμού εκδηλώσεων αποτελούν κρίσιμο συστατικό στοιχείο για μια επιτυχημένη επιχείρηση σχεδιασμού εκδηλώσεων. Και ενώ η λέξη "σύμβαση" μπορεί να φέρει μια αρνητική σημασία στην σημερινή εταιρική δίκη, η ύπαρξη νομικής σύμβασης απλώς αναγκάζει αμφότερα τα εμπλεκόμενα μέρη να συμφωνήσουν - γραπτώς - σε ένα σύνολο όρων και προϋποθέσεων. Σκοπός της σύμβασης σχεδιασμού εκδηλώσεων είναι η προστασία και των δύο εμπλεκόμενων μερών.

Αν είχατε ποτέ συνάντηση με κάποιον και σκεφτήκατε ότι και οι δύο καταλάβετε ο ένας τον άλλον, μόνο για να μάθετε αργότερα ότι και οι δύο αποχώρησες με μια πολύ διαφορετική αίσθηση του τι συζητήθηκε και τα επόμενα βήματα, τότε έχετε βιώσει τον κόσμο της κακής επικοινωνίας. Συμβαίνει σε όλους σε όλα τα κοινωνικά στρώματα, τόσο σε προσωπικές όσο και σε επαγγελματικές σχέσεις.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι συνέπειες μπορεί να είναι μικρές, όπως η μη λήψη δείπνου στο σπίτι από την εργασία επειδή η κατανόησή σας ήταν ότι ο σύντροφός σας την κάλυπτε. Σε άλλες καταστάσεις - ιδιαίτερα στις επιχειρήσεις - οι επιπτώσεις μπορούν να είναι τόσο επιβλαβείς όσο και δαπανηρές. Η ύπαρξη ενός συμβολαίου προγραμματισμού εκδηλώσεων διασφαλίζει ότι τόσο εσείς όσο και ο πελάτης σας έχετε μια σαφή κατανόηση του έργου που θα ολοκληρωθεί και άλλων αναγκαίων πτυχών της διεξαγωγής των επιχειρήσεων μαζί. Κατά την ανάπτυξη της σύμβασής σας για το σχεδιασμό εκδηλώσεων, φροντίστε να συμπεριλάβετε αυτά τα πέντε στοιχεία.

Καθορίστε σαφώς τις υπηρεσίες σχεδιασμού εκδηλώσεων που θα παρασχεθούν

Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, ο κατάλογος των υπηρεσιών σχεδιασμού εκδηλώσεων που θα παρέχετε μπορεί να φαίνεται σαν το πιο προφανές στοιχείο που πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια σύμβαση προγραμματισμού εκδηλώσεων. Και, κατά κάποιο τρόπο, είναι. Ωστόσο, διευκρινίζοντας λεπτομερώς ποιες υπηρεσίες θα παρέχετε είναι κρίσιμες, δεδομένου ότι η δουλειά σας θα περιορίζεται στην παροχή μόνο εκείνων των υπηρεσιών που αναφέρονται σε αυτόν τον κατάλογο.

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων εκτελούν ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών και οι παρεχόμενες υπηρεσίες μπορούν να διαφέρουν από το ένα γεγονός στο άλλο. Ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί να προσφέρει floral ρυθμίσεις, ένα άλλο δεν μπορεί. Ορισμένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων μπορούν να βοηθήσουν στην επιλογή χώρου και άλλοι να χειριστούν τις ανάγκες μεταφοράς για τους επισκέπτες. Δεν υπάρχουν δύο σχεδιαστές γεγονότων που είναι ακριβώς όμοιοι. Ως εκ τούτου, δεν υπάρχουν δύο συμβάσεις προγραμματισμού συμβάντων ακριβώς οι ίδιες.

Ενώ οι υπηρεσίες προγραμματισμού εκδηλώσεών σας θα περιορίζονται στα στοιχεία που αναφέρονται σε αυτόν τον κατάλογο, είναι σημαντικό να αναφέρετε επίσης υπηρεσίες που δεν θα παρασχεθούν. Γιατί; Σας βοηθά να συμπεριλάβετε αυτές τις εργασίες στη σύμβαση προγραμματισμού συμβάντων έτσι ώστε ο πελάτης σας να γνωρίζει απόλυτα ότι πρόκειται για υπηρεσίες που δεν θα εκτελέσετε.

Είναι επίσης χρήσιμο να το έχετε γραπτώς και να συμφωνείτε ως μέρος της σύμβασής σας, έτσι ώστε, κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού αυτού του γεγονότος, εάν ο πελάτης σας θα πρέπει να ζητήσει να χειριστείτε αυτές τις ευθύνες, έχετε συμβόλαιο να σταθείτε πίσω όταν ευγενικά παραλείψετε για να εκτελέσετε αυτές τις εργασίες. Χρησιμοποιήστε ευρεία γλωσσική γλώσσα για να προστατεύσετε τον εαυτό σας από το να εκτελέσετε κάτι που βρίσκεται εκτός του πεδίου των συμφωνημένων υπηρεσιών σχεδιασμού εκδηλώσεων.

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΛΗΡΩΜΩΝ

Όλες οι συμβάσεις προγραμματισμού συμβάντων πρέπει να περιλαμβάνουν τους όρους πληρωμής και τις λεπτομέρειες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα πληρωμών. Ξεκινήστε με την ημερομηνία λήξης της προκαταβολής και ενημερώστε σαφώς ότι δεν θα ξεκινήσει καμία εργασία σχετικά με τον προγραμματισμό αυτού του συμβάντος μέχρι την παραλαβή της κατάθεσης.Εάν έχει επιλεγεί η ημερομηνία συμβάντος, να αναφερθεί η ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να παραληφθεί η κατάθεση προκειμένου να παραδοθούν οι υπηρεσίες για την συγκεκριμένη επιλεγμένη ημερομηνία. Παρέχετε ένα χρονοδιάγραμμα πληρωμών και λεπτομέρειες σχετικά με τις μελλοντικές πληρωμές, είτε καθορίζοντας μια καθορισμένη ημερομηνία ημερολογίου για κάθε πληρωμή είτε συνδέοντας κάθε πληρωμή με ένα ορόσημο στη διαδικασία προγραμματισμού συμβάντων.

Καθορίστε ένα πρόγραμμα πληρωμών που ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρησή σας και στην ταμειακή σας ροή. Συμπεριλάβετε φόρους και πρόσθετα τέλη.

Όροι της ακύρωσης του συμβάντος

Τι συμβαίνει εάν - σε οποιοδήποτε σημείο της διαδικασίας προγραμματισμού συμβάντων - ο πελάτης σας ακυρώνει το συμβάν; Μην αφήνετε αυτό το αποτέλεσμα στην τύχη! Η σύμβαση προγραμματισμού εκδηλώσεων πρέπει να περιλαμβάνει όρους ακύρωσης συμβάντος. Αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος της σύμβασης που θα προστατεύσει τόσο την επιχείρησή σας όσο και το αναμενόμενο εισόδημα από αυτό το γεγονός.

Προσδιορίστε ότι η αρχική κατάθεση και όλες οι πληρωμές μέχρι το σημείο ακύρωσης δεν επιστρέφονται. Αυτό θα διασφαλίσει ότι θα πληρωθείτε για το έργο που έχετε ήδη ολοκληρώσει. Αυτό είναι κρίσιμο για τον σχεδιασμό γεγονότων καθώς το μεγαλύτερο μέρος των εργασιών ολοκληρώνεται πριν από το ίδιο το γεγονός.

Σκεφθείτε να συμπεριλάβετε μια ρήτρα που να δηλώνει ότι οι πελάτες είναι υπεύθυνοι για την πληρωμή οποιωνδήποτε παρεχόμενων υπηρεσιών μέχρι τη στιγμή της λήψης γραπτής ειδοποίησης σχετικά με την ακύρωση συμβάντων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν το χρονοδιάγραμμά σας πληρωμών είναι δομημένο κατά τρόπο που να επιτρέπει την εργασία μεταξύ των τακτικών πληρωμών.

Ρήτρα τερματισμού

Τι θα συμβεί αν ένας τυφώνας έρθει εγκαίρως για να προκαλέσει όλεθρο στην καλοσχεδιασμένη εκδήλωση; Οι περιστάσεις που δεν είναι υπό τον έλεγχό σας - όπως ακραίες καιρικές συνθήκες ή διακοπές εργασίας - που προκαλούν την αδυναμία των συμβαλλομένων να εκπληρώσουν τους όρους της σύμβασης προγραμματισμού εκδηλώσεων προστατεύονται από μια ρήτρα τερματισμού, γνωστή επίσης ως ανωτέρα βία. Με τη συμπερίληψη μιας ρήτρας καταγγελίας, ένα ή και τα δύο μέρη απαλλάσσονται από την ευθύνη υπό αυτές τις συνθήκες. Να είστε βέβαιος να καθορίσετε τους όρους και το χρονοδιάγραμμα για τον τερματισμό, όπως σημειώνοντας τους λόγους ακύρωσης.

Ρήτρα αποζημίωσης

Οι περισσότερες συμβάσεις περιέχουν ρήτρα αποζημίωσης. Αλλά μόνο και μόνο επειδή είναι κοινά, δεν πρέπει να υποτιμάτε τη σημασία τους. Η συμπερίληψη και το πεδίο εφαρμογής μιας ρήτρας αποζημίωσης μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την επιχείρησή σας. Βασικά, μια ρήτρα αποζημίωσης παρέχει προστασία εάν ο πελάτης σας κάνει κάτι που σας προκαλεί βλάβη ή οδηγεί σε τρίτο που σας ζητάει αποζημίωση.

Με απλά λόγια, σημαίνει ότι ο πελάτης σας δεν μπορεί να σας καταστήσει υπεύθυνο για οποιεσδήποτε απώλειες, ζημίες, υποχρεώσεις ή έξοδα που οφείλονται στην αμέλεια τους. Το πιο σημαντικό, κατά την προετοιμασία μιας σύμβασης σχεδιασμού εκδηλώσεων, μην υπογράφετε τίποτα μέχρι να είστε απόλυτα ικανοποιημένοι με τους όρους.