Για πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρούν τα αρχεία υπαλλήλων HR;

Ένα από τα μεγάλα πράγματα για τον Ανθρώπινο Δυναμικό είναι ότι έχουμε τόνους γραφειοκρατίας. Τόνοι και τόνοι και τόνοι. Δόθηκε, πολλά από αυτά είναι ηλεκτρονικά αυτές τις μέρες, αλλά η αρχή παραμένει. Ο ΥΕ διατηρεί αρχείο. Και, πρέπει να κρατήσουμε αυτά τα αρχεία, αλλά για πόσο καιρό;

Ακολουθούν οι βασικές οδηγίες για την τήρηση αρχείων HR. Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι οι κρατικοί νόμοι ενδέχεται να διαφέρουν από αυτές τις οδηγίες. Εάν οι κρατικοί νόμοι και οι ομοσπονδιακοί νόμοι έρχονται σε σύγκρουση, διατηρήστε πάντοτε τα αρχεία βάσει οποιασδήποτε απαίτησης είναι μεγαλύτερη. Είναι καλύτερα να κρατάτε κάτι για πολύ καιρό και όχι αρκετά μεγάλο χρονικό διάστημα.

Εγγραφές Εγγραφής: 1 Έτος

Θα πρέπει να αποθηκεύσετε όλα αυτά τα βιογραφικά σημειώματα, σημειώσεις συνεντεύξεων, εφαρμογές και δημοσιεύσεις εργασίας και ακόμη και μια καταγραφή των αναζητήσεών σας μέσω του συστήματος παρακολούθησης αιτούντων για ένα έτος μετά την απόφαση να κάνετε μια προσφορά εργασίας. Έτσι, εάν κάνετε μια συνέντευξη από έναν αιτούντα και η όλη διαδικασία τραβάει για τρεις μήνες, δεν είναι μέχρι την τελική απόφαση μίσθωσης που γίνεται ότι το ρολόι αρχίζει να χτυπά.

Γιατί πρέπει να το κάνετε αυτό; Εάν κάποιος αμφισβητεί ποτέ την απόφασή σας για την πρόσληψη, θα πρέπει να δείξετε ότι δεν διακρίνετε παράνομα με οποιοδήποτε τρόπο, σχήμα ή μορφή. Νόμοι όπως ο νόμος των Αμερικανών με Αναπηρίες, ο Τίτλος VII και πολλοί άλλοι απαιτούν από εσάς να αποδείξετε ότι συμμορφώνεστε. Η διατήρηση αυτών των αρχείων σας βοηθά να το κάνετε αυτό.

Εγγραφές Δοκιμαστικών Φαρμάκων: 1 Έτος ή 5 Χρόνια για Εργασίες Μεταφοράς

Εάν χρειάζεστε δοκιμές ναρκωτικών για προ-απασχόληση, είναι μέρος του αρχείου καταχώρισης μισθών και θα πρέπει να φυλάσσετε ένα αντίγραφο των αποτελεσμάτων για ένα έτος. Εάν κάνετε πρόσθετες εξετάσεις για ναρκωτικά, είτε λόγω ενός συμβάντος κατά την εργασία είτε ως μέρος τυχαίου ελέγχου, πρέπει επίσης να διατηρήσετε αυτά τα αρχεία για ένα έτος. Ωστόσο, εάν υποβάλετε σε υπηρεσία μεταφορών, τότε το ελάχιστο χρονικό πλαίσιο για τα αρχεία δοκιμών φαρμάκων είναι πέντε έτη.

Μισθοδοσία / Χρονοδιακόπτες, κλπ .: 3 χρόνια ελάχιστο, 5 χρόνια μετά τη λήξη Συνιστάται

Ο νόμος απαιτεί να διατηρείτε αυτά τα αρχεία για τρία χρόνια, αλλά πρόσφατες αγωγές σημαίνουν ότι θα ήταν πιο έξυπνο για σας να τους κρατήσετε για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Θέλετε να διατηρήσετε ένα αρχείο για το πόσο πληρώθηκε κάθε εργαζόμενος και πόσες ώρες εργάστηκαν για όλη τη θητεία του στην εταιρεία σας. Κρατήστε τα αρχεία σας για τουλάχιστον πέντε χρόνια μετά την αποχώρηση του υπαλλήλου, ανεξάρτητα από το λόγο.

Για τους υπαλλήλους που απαλλάσσονται, βεβαίως, δεν χρειάζεται να τηρείτε τα αρχεία χρόνου, καθώς η αμοιβή τους είναι η ίδια ανεξάρτητα από τον αριθμό των ωρών εργασίας. Ωστόσο, εάν εσείς εσφαλμένα ταξινόμησα έναν υπάλληλο ως απαλλαγμένο από απαλλαγή όταν δεν θα ήταν απαλλαγμένο από απαλλαγή, αυτές οι ώρες που εργάστηκαν οι εγγραφές μπορούν να σας καθοδηγήσουν για την καταβολή των οφειλόμενων υπερωριών.

Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνετε τον τρόπο πληρωμής της εταιρείας. Για παράδειγμα, πρέπει να παρακολουθήσετε αν ήταν απλός μισθός, μισθός συν προμήθεια, υπερωρίες, εργασία με το κομμάτι ή άμεση ωριαία αμοιβή.

Πρέπει να το κάνετε αυτό όχι μόνο για τις αμοιβές και τις φορολογικές ερωτήσεις αλλά πολλές άλλες αποφάσεις βασίζονται στον αριθμό των ωρών εργασίας. Για παράδειγμα, η επιλεξιμότητα για το FMLA εξαρτάται από τον αριθμό των ωρών εργασίας που πραγματοποιήθηκαν σε ένα έτος. Εάν έχετε έναν απαλλασσόμενο μερικής απασχόλησης υπάλληλο, ίσως θελήσετε να εξετάσετε την απαίτηση καταγραφής χρόνου για να καθορίσετε την επιλεξιμότητα από το FMLA. Πρέπει επίσης να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι πληρώσατε τους εργαζόμενους για όλες τις ώρες που εργάζονταν.

Μορφή I-9: 3 Χρόνια Μετά την Μίσθωση, 1 έτος μετά την λήξη, όποια ημερομηνία αργότερα.

Διατηρήστε το Έντυπο I-9 του εργαζομένου, το οποίο φυλάσσεται ξεχωριστά από τα αρχεία προσωπικού σας, για τρία χρόνια μετά την πρόσληψη του υπαλλήλου και για ένα έτος μετά τον τερματισμό της απασχόλησης, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη.

Πληροφορίες για τις παροχές υγείας / σύνταξης: 6 έτη

Πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία των σχεδίων σας για όλα τα οφέλη σας για τουλάχιστον έξι χρόνια.Τα δικαστήρια έχουν κρίνει ότι εάν ένας υπάλληλος σας παύσει να λέει ότι αξίζει μια υψηλότερη σύνταξη, για παράδειγμα, είναι ευθύνη του εργοδότη να αποδείξει ότι δεν οφείλουν περισσότερα, όχι την ευθύνη του υπαλλήλου να αποδείξει ότι το κάνουν. Διατηρήστε όλες αυτές τις συνοπτικές περιγραφές του σχεδίου.

Εάν έχετε πρώην υπαλλήλους που είναι επιλέξιμοι για COBRA, επεκτείνοντας τα οφέλη για την υγεία τους, θα πρέπει να φυλάσσετε αυτά τα αρχεία για έξι χρόνια μόνο για να είστε ασφαλείς. Ο νόμος δεν καθορίζει τη διατήρηση, αλλά επειδή αυτό θα μπορούσε να εφαρμοστεί βάσει του νόμου για την ασφάλεια των συνταξιοδοτικών εισοδημάτων των εργαζομένων (ERISA), ο νόμος αυτός απαιτεί τη διατήρηση για έξι χρόνια. Για να είστε από την ασφαλή πλευρά, μην πετάτε αυτά τα αρχεία έξω.

Εγγραφές FMLA: 3 χρόνια

Όταν ένας υπάλληλος ζητήσει FMLA, πρέπει να κρατήσετε το ίχνος χαρτιού, ακόμη και αν αρνηθείτε την άδεια. Βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε την άδεια κάθε εργαζομένου - πότε ξεκίνησε και πόσο χρόνο χρησιμοποιείται. Εάν ο εργαζόμενος έχει διαλείπουσα FMLA, βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε κάθε άδεια και τεκμηριώνετε τον αριθμό ωρών που χρησιμοποιήσατε. Οι ημερομηνίες και ο αριθμός των ωρών πρέπει να τεκμηριώνονται. Θυμηθείτε ότι η διακοπτόμενη άδεια μπορεί να χρησιμοποιηθεί για λίγες ώρες την ημέρα ή μερικές ημέρες την εβδομάδα. Τεκμηθείτε όλα και φυλάξτε αυτά τα αρχεία.

Θυμηθείτε, αυτό δεν είναι μια ολοκληρωμένη λίστα και ισχύει μόνο για τα ομοσπονδιακά καταστατικά. Μπορεί να υπόκεινται σε πρόσθετους νόμους διατήρησης αρχείων εάν, για παράδειγμα, είστε ομοσπονδιακός ανάδοχος ή το κράτος σας έχει διαφορετικά πρότυπα. Σε περίπτωση αμφιβολίας, μην το πετάξετε.

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πρόσθετους πόρους σχετικά με την τήρηση αρχείων και την υποχρεωτική αναφορά στην Εταιρεία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (SHRM).

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.