Πώς να συμβαδίσετε με την τεχνολογία στην επιχείρησή σας

Η ενημέρωση για την τεχνολογία είναι απαραίτητη για κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης, ακόμη και για εκείνους που δεν διαθέτουν εταιρίες τεχνολογίας.

Λογισμικό γραφείου παραγωγικότητας, συστήματα ασφαλείας, υπολογιστές και δίκτυα, τηλεφωνικά συστήματα και πολλά άλλα επηρεάζονται από την τεχνολογία. Είτε πρόκειται για ένα απλό σύστημα σημείων πώλησης που παρακολουθεί τις καθημερινές αγορές είτε για ένα εξελιγμένο δίκτυο που συνδέει ανθρώπους και μέρη σε όλο τον κόσμο, η τεχνολογία βοηθά τους οργανισμούς να διατηρήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Ενώ διατηρείτε τα στοιχεία της επιχείρησής σας που χρησιμοποιούν την τεχνολογία είναι ήδη μέρος της καθημερινής σας ζωής, διατηρώντας την σχετική τεχνολογία και διασφαλίζοντας ότι αποκομίζετε τα μέγιστα, είναι καλύτερο να το κάνετε με συστηματικό και αποτελεσματικό τρόπο.

Θα πρέπει να είστε σε θέση να ενσωματώσετε την τεχνολογική ευαισθητοποίηση στην επιχείρησή σας με μια ομαλή και αποτελεσματική διαδικασία σε τέσσερα βήματα, η οποία θα κοστίσει πολύ λίγα, επειδή βασίζεται σε πόρους που είναι ήδη διαθέσιμοι. Μόλις εγκαταλείψετε το σύστημα, ο χρόνος που απαιτείται για να συμβαδίσετε με την τεχνολογία - μόλις λίγα λεπτά την ημέρα - θα είναι ένα κλάσμα της αξίας του για την επιχείρησή σας.

Προσδιορίστε τις ανάγκες σας

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τι σας αφορά. Για παράδειγμα, εάν η κύρια λειτουργία της επιχείρησής σας είναι οι πωλήσεις, πιθανότατα έχετε ένα προσωπικό πωλήσεων που ξοδεύει πολύ χρόνο από το γραφείο που συνδέεται με πελάτες. Αυτό σημαίνει ότι αποτελεσματικά εργαλεία επικοινωνίας θα είναι μια από τις ανάγκες σας.

Ξεκινήστε προσθέτοντας όλα τα στοιχεία που χρησιμοποιείτε εσείς και το προσωπικό σας για να παραμείνετε συνδεδεμένοι μεταξύ τους και με τους πελάτες σας. Όσον αφορά το υλικό, αυτό πιθανότατα περιλαμβάνει κινητά τηλέφωνα και φορητούς ή / και υπολογιστές tablet εκτός από το τηλεφωνικό σύστημα και το δίκτυο υπολογιστών στο γραφείο σας.

Στη συνέχεια, απαριθμήστε τα βασικά πράγματα που εσείς και το προσωπικό πρέπει να είστε σε θέση να κάνετε με αυτή την τεχνολογία. Ίσως είναι σημαντική η δυνατότητα συμμετοχής σε τηλεδιασκέψεις. Ίσως ο καθένας να έχει πρόσβαση στο ίδιο αρχείο υπολογιστικού φύλλου για να εισάγει ή να ενημερώνει δεδομένα.

Η γνώση του τι χρειάζεστε είναι το πρώτο βήμα για να μπορέσετε να προσδιορίσετε και να εφαρμόσετε την πιο κατάλληλη τεχνολογία.

Αξιολογήστε τους διαθέσιμους πόρους

Ας υποθέσουμε ότι εσείς και οι υπάλληλοί σας συνδέεστε μέσω ενός δημοφιλούς προϊόντος όπως το Microsoft Office, αλλά χρησιμοποιείτε κινητά τηλέφωνα Android και υπολογιστές και tablet που χρησιμοποιούν Mac OS. Ενώ μπορεί να μην είναι μια ιδανική ρύθμιση, είναι εφικτή επειδή το Office είναι συμβατό τόσο με τα συστήματα Android της Google όσο και με τα Mac της Apple.

Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να βεβαιώνεστε ότι ακολουθείτε τις ανακοινώσεις και από τις τρεις οντότητες - Microsoft, Google και Apple - σχετικά με τις ενημερώσεις λογισμικού και τις αλλαγές στις λειτουργίες που ενδέχεται να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να λειτουργήσετε εσείς και το προσωπικό σας. Εκτός από τη λήψη πληροφοριών απευθείας από αυτές τις εταιρείες, οι ηλεκτρονικοί πόροι, όπως το CNET, το TechRadar και άλλοι συνήθως βρίσκονται μπροστά από την καμπύλη όταν πρόκειται για την αναφορά σχετικών αλλαγών και ενημερώσεων.

Είναι επίσης καλή ιδέα να αναζητήσετε εκπαιδευτικές συναντήσεις στην κοινότητά σας που σχετίζονται με την τεχνολογία που χρησιμοποιείτε και να αποστείλετε εργαζόμενους που μπορούν να επωφεληθούν καλύτερα από αυτές.

Βαθμολογήστε τους πόρους

Μόλις έχετε την ευκαιρία να αναθεωρήσετε διαδικτυακούς πόρους ή άλλες δημοσιεύσεις και ίσως παρακολουθήσετε κάποια εκπαιδευτικά σεμινάρια, θα πρέπει να έχετε μια ιδέα για το τι λειτουργεί καλύτερα. Με βάση το πού πιστεύετε ότι έχετε τις καλύτερες πληροφορίες, δώστε προτεραιότητα σε ποιοι πόροι θα αξιοποιηθεί το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας.

Μερικοί πόροι που έχετε ελέγξει μπορεί να αποδειχθούν αδιάφοροι για εσάς, αλλά άλλοι θα πρέπει να αποδειχθούν πιο προσπελάσιμοι ή ευκολότεροι να ακολουθήσουν και αυτοί είναι εκείνοι που θέλετε να ξοδέψετε χρόνο ανασκόπηση.

Κάντε χρόνο για να χρησιμοποιήσετε τους πόρους

Προγραμματίστε το χρόνο κάθε εβδομάδα για να ακολουθήσετε πραγματικά. Ίσως τα πρωινά πρωινά αργά για εσάς να είναι αργή, οπότε μπορείτε να αποκλείσετε όσο χρόνο χρειάζεται για να ελέγξετε τις σχετικές αλλαγές στην τεχνολογία που χρησιμοποιείτε στο γραφείο σας.

Εάν διαθέτετε ένα άτομο ειδικής τεχνολογίας της πληροφορίας (ΙΤ), το έργο του οποίου είναι να παραμείνει ενήμερο για αυτές τις ενημερώσεις και αλλαγές, ίσως αυτό συμβαίνει όταν προγραμματίζετε μια εβδομαδιαία συνάντηση μαζί του για να σας ενημερώσουμε για τις αλλαγές στον ορίζοντα.