Κατάλογος των δεοντολογικών δεξιοτήτων και παραδείγματα

Οι γραφικές εργασίες διασφαλίζουν ότι το γραφείο λειτουργεί ομαλά. Περιλαμβάνει τα καθημερινά διοικητικά καθήκοντα ενός γραφείου, όπως η απάντηση σε τηλέφωνα, ο προγραμματισμός ραντεβού, η αποστολή φαξ και η κατάθεση εγγράφων.

Οι γραφειοκρατικές / διοικητικές δεξιότητες είναι χρήσιμες για σχεδόν όλους όσους εργάζονται σε ένα γραφείο. Οι περισσότεροι υπάλληλοι πρέπει να κάνουν τουλάχιστον κάποια εργασία γραφείου, επομένως αυτές οι δεξιότητες μπορούν να γίνουν χρήσιμες, ανεξάρτητα από τον επίσημο τίτλο εργασίας σας. Οι υπάλληλοι γραφείου και οι γραμματείς πρέπει να έχουν ιδιαίτερα ισχυρές γραφικές δεξιότητες. Οι εργαζόμενοι σε αυτές τις θέσεις εκτελούν την πλειονότητα των καθημερινών εργασιών του γραφείου.

Τύποι υπαλλήλων

Ενώ μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτούς τους τίτλους εργασίας εναλλακτικά, οι υπάλληλοι γραφείου και οι γραμματείς είναι στην πραγματικότητα διαφορετικοί από τους διοικητικούς βοηθούς. Οι διοικητικοί βοηθοί συχνά χρειάζονται πτυχίο κολλεγίου και τους παρέχονται περισσότερες ευθύνες, συμπεριλαμβανομένων των έργων αιχμής και μερικές φορές ακόμη και των ομάδων διαχείρισης.

Αντίθετα, οι γραμματείς και οι γραμματείς συνήθως δεν χρειάζονται εκτεταμένη εκπαίδευση πέρα ​​από το πτυχίο του γυμνασίου (αν και υπάρχουν προγράμματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης που επικεντρώνονται στην εργασία των γραμματέων και των γραμματείων). Διαχειρίζονται τις καθημερινές λειτουργίες ενός γραφείου, αλλά γενικά δεν έχουν διευθυντικές ευθύνες.

Οι υπάλληλοι και οι γραμματείς εργάζονται σε ποικίλες βιομηχανίες, όπως χρηματοδότηση, επιχειρήσεις, ιατρική, κυβέρνηση, δίκαιο και πολλά άλλα. Ορισμένες από αυτές τις θέσεις απαιτούν συγκεκριμένες δεξιότητες. Ωστόσο, υπάρχουν βασικές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για σχεδόν κάθε θέση γραφείου και διοικητικού βοηθού.

Διαβάστε παρακάτω για μια λίστα των δεξιοτήτων των υπαλλήλων που αναζητούν οι εργοδότες στους υποψηφίους για απασχόληση. Περιλαμβάνεται ένας λεπτομερής κατάλογος των πέντε σημαντικότερων υπαλλήλων, καθώς και συμπληρωματικοί κατάλογοι συναφών διοικητικών δεξιοτήτων.

Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λίστες δεξιοτήτων σε όλη τη διαδικασία αναζήτησης εργασίας σας. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε πολλές από αυτές τις λέξεις δεξιοτήτων σε όλο το βιογραφικό σας σημείωμα. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν ολοένα και περισσότερο αιτούντα συστήματα παρακολούθησης για να κατατάσσουν και να "βαθμολογούν" τα βιογραφικά που λαμβάνουν. Αυτά τα συστήματα έχουν προγραμματιστεί για να αναζητήσουν συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά και έτσι τα βιογραφικά που ενσωματώνουν αυτά θα είναι πιο πιθανό να επιλεγούν για περαιτέρω αναθεώρηση με την πρόσληψη διαχειριστών κατά τη διάρκεια του δεύτερου γύρου τους.

Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λέξεις-κλειδιά στη συνοδευτική επιστολή σας. Στο σώμα της επιστολής σας, προσπαθήστε να αναφέρετε μία ή δύο από αυτές τις δεξιότητες και δώστε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα μιας εποχής που τους αποδείξατε στην εργασία.

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λέξεις δεξιοτήτων σε μια συνέντευξη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τουλάχιστον ένα παράδειγμα για κάποιο χρονικό διάστημα που αποδείξατε κάθε μία από τις πέντε κορυφαίες δεξιότητες που αναφέρονται εδώ.

Φυσικά, κάθε δουλειά θα απαιτήσει διαφορετικές δεξιότητες και εμπειρίες, οπότε φροντίστε να διαβάσετε προσεκτικά την περιγραφή της εργασίας και να εστιάσετε στις ικανότητες που απαριθμεί ο εργοδότης.

Επίσης, ανατρέξτε στις άλλες λίστες δεξιοτήτων που απαριθμούνται ανά δουλειά και ανά τύπο δεξιοτήτων.

Κορυφαίες Δεξιότητες Καθηγητών

Προσοχή στη λεπτομέρειαΗ γραφική εργασία περιλαμβάνει την προσοχή στις καθημερινές λεπτομέρειες ενός γραφείου - πράγματα που μπορεί να παραβλέψουν άλλοι άνθρωποι, όπως η απάντηση και η παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η παρακολούθηση ραντεβού και πολλά άλλα. Ένας υπάλληλος ή γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να επικεντρωθεί σε αυτές τις λεπτομέρειες, και να μην αφήσει τίποτα να γλιστρήσει μέσα από τις ρωγμές.

• Αναλυτικός
• Πραγματοποίηση ταξιδιωτικών διευθετήσεων
• Προτεραιότητα
• Επίλυση προβλήματος
• Αιτιολογία
• Τήρηση αρχείων
• Προγραμματισμός ραντεβού
• Πληκτρολόγηση

ΕπικοινωνίαΟι γραμματείς πρέπει να έχουν ισχυρές γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες. Συνήθως θα απαντούν σε τηλέφωνα, θα γράφουν σημειώματα, θα στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα χαιρετούν τους πελάτες και τους πελάτες.

Συνεπώς, πρέπει να είναι σε θέση να μιλούν και να γράφουν με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα. Πρέπει να μεταφέρουν πληροφορίες με τρόπο που να γίνεται εύκολα κατανοητός.

• Απάντηση στα τηλέφωνα
• Επικοινωνία
• Αλληλογραφία
• Εξυπηρέτηση πελατών
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
• Φαξ
• Η ρεσεψιόν
• Γλωσσικές δεξιότητες
• Ακούγοντας
• Προφορική επικοινωνία
• επιμέλεια κειμένων
• Γραφή

Υπολογιστικές δεξιότητεςΣε αυτήν την ημέρα και την ηλικία, οι δεξιότητες υπολογιστών είναι κρίσιμες για κάθε γραφείο εργασίας. Οι υπάλληλοι και οι γραμματείς πρέπει να είναι γρήγοροι και ακριβείς δακτυλογράφοι. Απαιτούνται επίσης συνήθως για να κάνουν κάποια εισαγωγή δεδομένων, οπότε θα πρέπει να εξοικειωθούν με το Excel και άλλα λογισμικά καταχώρησης δεδομένων. Θα πρέπει επίσης να είναι εξοικειωμένοι με άλλο λογισμικό του Microsoft Office, όπως το Word και το PowerPoint. Οποιεσδήποτε επιπλέον δεξιότητες στον υπολογιστή, όπως η δυνατότητα σχεδιασμού ή επεξεργασίας ιστοσελίδων, θα θεωρούνταν ένα μεγάλο πλεονέκτημα.

• Εισαγωγή δεδομένων
• Διαχείριση δεδομένων
• Ευχέρεια βάσης δεδομένων
• Δημιουργία επιτραπέζιων υπολογιστών
• το γραφείο της Microsoft
• Μηχανές γραφείου
• Επεξεργασίας κειμένου

ΑριθμητικότηταΠολλές εργασίες γραφείου περιλαμβάνουν την αριθμητική. Ορισμένοι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι, σε κάποιο βαθμό, για τη λογιστική και / ή τη λογιστική για μια εταιρεία. Αυτό απαιτεί δεξιότητες αριθμητικής. Η ικανότητα υπολογισμού των ποσών γρήγορα είναι σίγουρα μια θετική ποιότητα σε έναν υπάλληλο ή γραμματέα.

• Λογιστική
• Ακρίβεια
• Τιμολόγηση
• Τήρηση λογιστικών βιβλίων
• Προϋπολογισμός
• Δαπάνη
• ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ
• Τεχνολογία

ΟργάνωσηΠρέπει να διοργανωθούν υπάλληλοι και γραμματείς. Είναι υπεύθυνος για να βεβαιωθείτε ότι το γραφείο λειτουργεί ομαλά. Αυτό περιλαμβάνει την παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του εργοδότη, την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνήματα και τη διατήρηση αρχείων. Όλα αυτά απαιτούν πολλή οργανωτική ικανότητα.

• Λήψη αποφάσης
• Παράδοση αλληλογραφίας
• Αποτελεσματικός
• Υποβολή
• Διαχείριση
• Πολυεπεξεργασία
• Επίβλεψη
• Φωτοτυπία και συλλογή
• Σχεδίαση
• Ταξινόμηση
• Διαχείριση χρόνου

Δεξιότητες

Εκτός από αυτές τις πέντε κορυφαίες δεξιότητες των υπαλλήλων, οι καλύτεροι εργαζόμενοι γραφείου διαθέτουν επίσης μαλακές δεξιότητες που είναι συχνά έμφυτα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας και όχι μαθησιακές ικανότητες. Αυτές περιλαμβάνουν ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες, ομαδική εργασία, ευελιξία, αξιοπιστία, δημιουργικότητα, προσαρμοστικότητα και δημιουργικότητα. Είναι βασικά χαρακτηριστικά για τους διευθυντές γραφείων, τους ρεσεψιονίστ, τους προσωπικούς βοηθούς, τους βοηθούς γραφείων και τους βοηθούς εκτελεστικών στελεχών.