Διαπραγμάτευση στη διαδικασία αγοράς

Η διαπραγμάτευση στη διαδικασία αγοράς καλύπτει την περίοδο από την πρώτη επικοινωνία μεταξύ αγοραστή αγοραστή και προμηθευτή μέχρι την τελική υπογραφή της σύμβασης. Η διαπραγμάτευση μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η προσπάθεια απόκτησης έκπτωσης σε περίπτωση γαντιών ασφαλείας μέχρι την πολυπλοκότητα των μεγάλων αγορών κεφαλαίου.

Ένας επαγγελματίας αγοραστής πρέπει να επιδιώκει να είναι επιτυχής στις διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές για να αποκτήσει την καλύτερη τιμή με τις καλύτερες συνθήκες για κάθε αντικείμενο που αγοράζεται.

Μικρότερη βάση προμηθευτών και μακροπρόθεσμες συμβάσεις

Η διαδικασία διαπραγμάτευσης έχει καταστεί ένας πιο σημαντικός τομέας στη διαδικασία της αλυσίδας εφοδιασμού, καθώς οι εταιρείες προσπαθούν να μειώσουν τις δαπάνες τους αυξάνοντας παράλληλα την αγοραστική τους δύναμη. Αυτό σημαίνει ότι οι επαγγελματίες των αγορών πρέπει να διαπραγματεύονται με τους προμηθευτές όλο και καλύτερες τιμές διατηρώντας παράλληλα ή αυξάνοντας την ποιότητα και την εξυπηρέτησή τους.

Στο παρελθόν, οι εταιρείες είχαν μακρύ κατάλογο προμηθευτών, οι οποίοι θα αγόραζαν διαφορετικά στοιχεία από τα οποία απαιτούσαν να αγοράσουν πόρους για να περάσουν περιορισμένο χρόνο στη διαπραγμάτευση των χαμηλότερων τιμών. Η καλύτερη διαθέσιμη λύση ήταν να συγκρίνετε τις τιμές των καταλόγων από τους καταλόγους και να επιλέξετε τον προμηθευτή βάσει αυτών των πληροφοριών. Η τάση κατά την τελευταία δεκαετία ήταν ο εξορθολογισμός της βάσης των προμηθευτών και η σύναψη μακροπρόθεσμων συμφωνιών με ενιαία προμήθεια. Αυτό προσφέρει στις εταιρείες τη δυνατότητα να διαπραγματεύονται σημαντικά χαμηλότερες τιμές για αντικείμενα που αγοράζουν από διάφορους ξεχωριστούς πωλητές.

Οι προμηθευτές είναι συνεργάτες

Η έμφαση στη διαπραγμάτευση απομακρύνθηκε από το σενάριο χαμηλότερων τιμών έως τη διαπραγμάτευση με λιγότερους πωλητές για να αποκτήσει τη χαμηλότερη τιμή με την καλύτερη εξυπηρέτηση, την ποιότητα και τις συνθήκες. Στόχος των εταιρειών ήταν να μειώσουν τις συνολικές δαπάνες παρά να διαπραγματευτούν τη χαμηλότερη τιμή με έναν μεγάλο αριθμό πωλητών, οι οποίοι δεν έδωσαν το καλύτερο συνολικό αποτέλεσμα.

Οι διαπραγματευόμενες μακροπρόθεσμες συμβάσεις με μικρότερη βάση προμηθευτών έχουν δημιουργήσει περισσότερες σχέσεις εταίρου μεταξύ αγοραστή και προμηθευτή. Η σχέση μπορεί να γίνει λιγότερο αντιπρόσωπος που ωφελεί αγοραστή και πωλητή. Σε έναν τύπο συνεργατών, ο αγοραστής θα ενθαρρύνει τον πωλητή να αυξήσει την ποιότητα και την εξυπηρέτηση και ο πωλητής γνωρίζει ότι με αυτόν τον τρόπο η εταιρική σχέση θα συνεχιστεί με μια ανανεωμένη σύμβαση με εγγυημένες πωλήσεις.

Διαπραγμάτευση ή RFQ

Τα μη κυβερνητικά τμήματα αγορών συνεχίζουν να προσφέρουν μια σειρά προκριματικών πωλητών μια αίτηση για προσφορά (RFQ) για αντικείμενα ή υπηρεσίες που επιθυμούν να αγοράσουν. Η διαδικασία ανταγωνιστικής προσφοράς μπορεί να παράγει μια σειρά προσφορών και όρων που το τμήμα αγοράς θα αξιολογήσει και στη συνέχεια θα αναθέσει την επιχείρηση. Αυτό μπορεί ή όχι να περιλαμβάνει κάποια μορφή διαπραγμάτευσης.

Οι πιο διαπραγματευόμενες επιχειρήσεις θα περιλαμβάνουν στοιχεία ή υπηρεσίες που δεν είναι απαραίτητα καθορισμένα από ένα RFQ. Το τμήμα αγοράς και ο πωλητής θα διαπραγματεύονται περισσότερα από μια τιμή. Η διαπραγμάτευση καλύπτει συνήθως τι πρόκειται να κατασκευαστεί ή ποια είναι η έκταση της παρεχόμενης υπηρεσίας, η εγγύηση, οι υπηρεσίες μεταφοράς, η τεχνική βοήθεια, η εναλλακτική λύση συσκευασίας, τα σχέδια πληρωμών κ.λπ.

Η αγορά αντικειμένων ή υπηρεσιών με σημαντικό κόστος απαιτεί εκτεταμένες διαπραγματεύσεις για την επίτευξη τελικής σύμβασης.

Οι επαγγελματίες αγορών υποχρεούνται να συμμετέχουν σε τέτοιου είδους διαπραγματεύσεις για να εξασφαλίσουν ότι οι εταιρείες τους θα αποκτήσουν την καλύτερη τιμή με τους πλέον ευνοϊκούς όρους και ότι το προσωπικό μπορεί να χρειαστεί να εκπαιδευτεί σε μεθόδους διαπραγμάτευσης καθώς γίνεται πιο συνηθισμένο σε ένα δύσκολο οικονομικό κλίμα.

Στόχοι διαπραγμάτευσης

Το προσωπικό των αγορών θα πρέπει να εισέρχεται σε όλες τις διαπραγματεύσεις με σαφώς καθορισμένους στόχους. Χωρίς να έχουν στόχους, αυξάνεται σημαντικά η δυνατότητα του αγοραστή να παραχωρήσει την τιμή, την ποιότητα ή την υπηρεσία. Ο διαπραγματευτής θα πρέπει να αρχίσει συζητήσεις με τον πωλητή με συγκεκριμένους στόχους που επιθυμούν να επιτύχουν για την επιχείρησή τους.

Ο στόχος δεν πρέπει να είναι απόλυτος και πρέπει να επιτρέπει κάποια ευελιξία. Ωστόσο, ο διαπραγματευτής θα πρέπει επίσης να διασφαλίσει ότι δεν αποκλίνουν από τους στόχους και επιτρέπεται να διαπραγματευτούν σε τομείς που δεν ήταν μέρος της συζήτησης. Για παράδειγμα, ένας διαπραγματευτής μπορεί να συνεργάζεται με τον πωλητή για τους στόχους του σχετικά με την τιμή και την εξυπηρέτηση, αλλά όχι την ποιότητα. Όταν ο πωλητής αρχίζει να συζητά την ποιότητα, ο διαπραγματευτής θα πρέπει να απέχει από οποιαδήποτε συμφωνία, όταν δεν έχει καθορισμένο στόχο.

Η διαπραγμάτευση αποτελεί σημαντικό μέρος του ρόλου του επαγγελματία που αγοράζει. Είναι μια δεξιότητα που μαθαίνεται και η εκπαίδευση μπορεί να βοηθήσει το προσωπικό να κατανοήσει τι χρειάζεται όταν διαπραγματεύεται με τους πωλητές.