Πώς εξωτερικοί οικονομικοί διευθυντές εκμεταλλεύονται τις υπηρεσίες ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης

Οι λύσεις λογιστικής στο διαδίκτυο χρησιμοποιούν το περιβάλλον υπολογιστικού νέφους για να συγκεντρώνουν και να συσχετίζουν τις πληροφορίες που χρειάζεται μια επιχείρηση για να διαχειρίζεται τα οικονομικά της. Αυτές οι πλατφόρμες λογισμικού απλοποιούν τη διαδικασία τήρησης λογιστικών βιβλίων, ελαχιστοποιούν το χρόνο που δαπανάται για την εισαγωγή δεδομένων και αυξάνουν την αποτελεσματικότητα σε όλο το εύρος. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και CFO εκμεταλλεύονται αυτά τα οφέλη ακολουθώντας έξυπνες διαδικασίες εφαρμογής για να δημιουργήσουν το τέλειο περιβάλλον για το χειρισμό των ημερήσιων οικονομικών.

Βρείτε το καλύτερο λογισμικό

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία του ιδανικού περιβάλλοντος online λογιστικής είναι να προσδιορίσετε ποια πλατφόρμα λογισμικού διαθέτει τα κατάλληλα εργαλεία για την εταιρεία. Οι CFO πρέπει να εξοικειωθούν με τις πιο χρήσιμες επιλογές και να αναπτύξουν μια λίστα με τις πλατφόρμες που προσφέρουν τα καλύτερα χαρακτηριστικά. Οι μικρές επιχειρήσεις διαφέρουν ως προς το μέγεθος, το πεδίο εφαρμογής και τις ανάγκες, γι 'αυτό είναι σημαντικό να συμβουλευτείτε εκ των προτέρων τα στελέχη της εταιρείας για να προσδιορίσετε ακριβώς ποια εργαλεία χρειάζονται για να αντιμετωπίσουν τις συνεχείς διακυμάνσεις των οικονομικών τους δεδομένων.

Οι εκτιμήσεις είναι άφθονες σε αυτό το στάδιο, αλλά θα πρέπει να εκτιμηθούν όλα τα χαρακτηριστικά και τα οφέλη από τις υπηρεσίες υποστήριξης που προσφέρει η λογιστική πλατφόρμα. Πολλές εταιρείες απαιτούν πολλή προσαρμογή ή μπορεί να χρειαστούν το λογισμικό για την κλίμακα και να προσφέρουν πιο ολοκληρωμένες αναφορές στο δρόμο. Οι λογιστικές ανάγκες τόσο σήμερα όσο και στο μέλλον πρέπει να αναλυθούν πριν υπογραφούν στη διακεκομμένη γραμμή.

Απλοποιήστε τη μισθοδοσία

Η μισθοδοσία καθίσταται όλο και πιο πολύπλοκη καθώς οι μικρές επιχειρήσεις διευρύνουν και αναλαμβάνουν πρόσθετους υπαλλήλους. Οι πληροφορίες παρακολούθησης χρόνου πρέπει να μεταφερθούν στο τμήμα μισθοδοσίας για να δημιουργηθούν οι αναφορές που είναι απαραίτητες για την ακριβή αποζημίωση των εργαζομένων. Τα ηλεκτρονικά εργαλεία λογιστικής μπορούν να μεταφέρουν τα δεδομένα που εισάγονται στο λογισμικό παρακολούθησης και μισθοδοσίας και να τα μετατρέψουν σε μορφή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προετοιμασία των ελέγχων απευθείας από το πρόγραμμα. Αυτό αυξάνει την ακρίβεια και εξασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι πληρώνονται εγκαίρως, κάθε φορά χωρίς η λογιστική υπηρεσία να χρειάζεται να περάσει ώρες εργασίας με μισθοδοσία κάθε εβδομάδα.

Πολλές εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου περιλαμβάνουν επίσης την εκτενή σειρά επιλογών και πλεονεκτημάτων που διατίθενται μέσω της σύνδεσης κινητής τηλεφωνίας. Υπάρχουν προγράμματα παρακολούθησης χρόνου που επιτρέπουν στους χρήστες να εισάγουν χρόνο από το πεδίο, μέσω κινητής εφαρμογής και ακόμη και μέσω μηνυμάτων κειμένου SMS. Οι οικονομικοί διευθυντές μπορούν να ρυθμίσουν πολλαπλές διαδικασίες έγκρισης για διάφορα μέλη, βοηθώντας τους να βελτιώσουν τα δεδομένα και τις λεπτομέρειες στον υποβαλλόμενο χρόνο που παρακολουθείται για μισθοδοσία.

Διαχείριση δεδομένων πωλήσεων

Οι μικρές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν μια συνεχή ροή δεδομένων πωλήσεων. Τα εισερχόμενα και εξερχόμενα τιμολόγια, οι πληρωμές, οι εντολές αγοράς, η εκπλήρωση των παραγγελιών και οι πληροφορίες αποστολής περιέχουν όλα τα ζωτικά οικονομικά στοιχεία που αποτελούν μεγάλο μέρος της εικόνας όταν πρόκειται για ταμειακές ροές. Η αδυναμία παρακολούθησης αυτών των αριθμών με ακρίβεια και με έγκαιρο τρόπο μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση που καταπνίγει την ικανότητα μιας εταιρείας να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τη μελλοντική ανάπτυξη.

Το online λογισμικό λογιστικής διαχειρίζεται όλα αυτά τα βασικά δεδομένα, καθώς έρχονται, έτσι ώστε τα στελέχη της εταιρείας να έχουν πάντα μια σαφή εικόνα του ακριβούς ποσού των χρημάτων που διατίθενται ανά πάσα στιγμή. Παρέχοντας έναν γρήγορο και ακριβή τρόπο προσδιορισμού της κατάστασης των μεμονωμένων παραγγελιών και τιμολογίων, αυτές οι πλατφόρμες εξοικονομούν χρόνο σε κάθε βήμα κατά μήκος της διοχέτευσης πωλήσεων. Ορισμένες λύσεις λογισμικού προσφέρουν τη δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας τιμολογίων και την αποστολή τους στους πελάτες, ώστε να αποφορτιστούν ακόμη περισσότερο τα τμήματα πωλήσεων.

Παρακολούθηση λογαριασμών πληρωτέων και εισπρακτέων

Είναι δυνατό για μια επιχείρηση να φανεί κερδοφόρα στο χαρτί, αλλά να αγωνίζεται ή να αποτυγχάνει στην πραγματικότητα. Αυτό είναι ένα κοινό πρόβλημα που αντιμετωπίζουν εταιρείες με αναποτελεσματικές διαδικασίες λογιστικής που δεν δείχνουν την πραγματική ιστορία πίσω από ταμειακές ροές. Η χρήση ενός ηλεκτρονικού εργαλείου για την παρακολούθηση της κατάστασης των πληρωτέων λογαριασμών και των εισπρακτέων λογαριασμών καταργεί τη σύγχυση και δείχνει πού πρέπει να αναληφθεί δράση για τη βελτίωση της υγείας των οικονομικών της εταιρείας.

Η δημιουργία ειδοποιήσεων και προειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιταχύνει τη διαδικασία είσπραξης απαιτήσεων και υπενθυμίζει στους ιδιοκτήτες και τα στελέχη επιχειρήσεων, όταν οφείλονται οφειλές. Αυτό διευκολύνει τη δημιουργία ενός ισορροπημένου χρονοδιαγράμματος πληρωμών το οποίο διατηρεί την εταιρεία στο κόκκινο αντί να καταστρέφει τον προϋπολογισμό της.

Ενθαρρύνετε τη χρήση του κινητού

Η απομακρυσμένη πρόσβαση είναι ένα μεγάλο μέρος του τι κάνει την online λογιστική τόσο αποτελεσματική. Όλοι από τον CFO στο εργατικό δυναμικό κινητής τηλεφωνίας μπορούν να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό και να εισάγουν βασικά δεδομένα από οποιαδήποτε συσκευή ανεξάρτητα από την τρέχουσα τοποθεσία τους. Όταν όλοι στην εταιρεία παίρνουν στο στόχαστρο την καταγραφή των πωλήσεων και των δαπανών που συμβαίνουν, θα πρέπει να δημιουργήσει μεγάλη αύξηση της ακρίβειας σε όλους τους τομείς. Οι εργαζόμενοι που κάνουν επιχειρήσεις μακριά από το γραφείο δεν χρειάζεται πλέον να περιμένουν να επιστρέψουν στους υπολογιστές τους για να καταγράψουν δεδομένα συναλλαγών.

Αντ 'αυτού, μπορούν να εισάγουν όλους τους αριθμούς χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή στις κινητές τους συσκευές που ενσωματώνεται με το κύριο λογισμικό λογιστικής και παραδίδει τις πληροφορίες κατευθείαν στο σύννεφο.

Συγχρονισμός με τις τράπεζες

Είναι πάρα πολύ εύκολο να ξεχάσετε να γράψετε μια κατάθεση ή μια απόσυρση σε ένα βιβλίο επιταγών επιχειρήσεων και να πάρετε μια δυσάρεστη έκπληξη όταν φτάσει η μηνιαία δήλωση. Αυτό το πρόβλημα μπορεί να αποφευχθεί με τη δημιουργία ηλεκτρονικού λογισμικού λογιστικής για την αυτόματη λήψη οικονομικών στοιχείων τη στιγμή που συμβαίνουν οι τραπεζικές συναλλαγές. Τα ακριβή ποσά δολαρίων καταγράφονται αμέσως και είναι προσβάσιμα από το ταμπλό, μια μέθοδος που όχι μόνο βελτιώνει την ακρίβεια αλλά και καθιστά περιττό να περνάτε κάθε μήνα τη διαλογή των χαρτιών, για να βεβαιωθείτε ότι τα βιβλία είναι ισορροπημένα.

Κρατήστε την επικοινωνία ανοικτή

Μια αξιόπιστη λύση online λογιστικής θα πρέπει να επιτρέπει στους διαχειριστές να δημιουργούν διάφορα δικαιώματα σύνδεσης, έτσι ώστε οι επικεφαλής, οι επόπτες και οι υπάλληλοι μιας εταιρείας να έχουν πρόσβαση και να τροποποιούν τις πληροφορίες. Τα εργαλεία παρακολούθησης επιτρέπουν στους CFO να ελέγχουν ότι όλα λειτουργούν ομαλά και να απαντούν σε τυχόν ερωτήσεις χρησιμοποιώντας επιλογές συνεργασίας μέσα στην εφαρμογή. Αυτό διατηρεί τη ροή των πληροφοριών ελεύθερη μεταξύ όλων των εμπλεκομένων στις οικονομικές αποφάσεις μιας εταιρείας και απομακρύνει τα εμπόδια που εμποδίζουν την αποτελεσματική λειτουργία.

Σε περίπτωση αλλαγής των αναγκών της επιχείρησης, ο CFO και ο πάροχος υπηρεσιών είναι πάντα άμεσα διαθέσιμοι για να βοηθήσουν στη βελτίωση.

Επωφεληθείτε από την αναφορά

Η δημιουργία αναφορών από οικονομικά δεδομένα χωρίς τη βοήθεια του λογισμικού είναι μια επίπονη διαδικασία που συνδέει τους υπαλλήλους των μικρών επιχειρήσεων που θα μπορούσαν να είναι πιο παραγωγικοί αλλού. Η καθυστέρηση μεταξύ της συλλογής δεδομένων και της σύνταξης αυτών των μη αυτόματων αναφορών δημιουργεί τον κίνδυνο ότι οι πληροφορίες θα είναι παρωχημένες έως ότου ολοκληρωθεί η έκθεση. Οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες λογιστικής περιλαμβάνουν εργαλεία αναφοράς για πολλές από τις σημαντικότερες επιχειρηματικές μετρήσεις:

• Προβλεπόμενες πωλήσεις
• Έσοδα και έξοδα
• Ταμειακή ροή
• Κέρδος και ζημία

Δεδομένου ότι όλα τα δεδομένα που εισάγονται στο σύστημα συσχετίζονται άμεσα, κάθε νέα έκθεση αντανακλά τις τελευταίες αλλαγές στα οικονομικά της εταιρείας. Ο συγχρονισμός μεταξύ πλατφόρμων είναι ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα των συστημάτων ηλεκτρονικών αναφορών, αλλά δεν είναι το μόνο. Οι ολοκληρωμένοι πίνακες ελέγχου μπορούν να συγκεντρώσουν δεδομένα, να βελτιώσουν την αναφορά και να επιτρέψουν στους CFO να αποκτήσουν πρόσβαση στους βασικούς δείκτες απόδοσης της εταιρείας χωρίς καν να εκκινήσουν τον υπολογιστή τους. Η συνδεσιμότητα κινητής τηλεφωνίας στις λογιστικές εφαρμογές είναι πανταχού παρούσα και επιτρέπει στους χρήστες όχι μόνο να προβάλλουν, αλλά και να επεξεργάζονται, να χειρίζονται και να αναλύουν όλα τα σημαντικά δεδομένα όπου και όποτε είναι απαραίτητο.

Ενσωματώστε όλα τα προγράμματα

Η ηλεκτρονική λογιστική είναι πολύ επωφελής όταν συνδέεται με τις άλλες εφαρμογές που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για τη διαχείριση των λειτουργιών. Ο συνδυασμός της παρακολούθησης χρόνου, της μισθοδοσίας, της διαχείρισης αποθεμάτων και άλλου λογισμικού που χρησιμοποιεί μια ασφαλή πλατφόρμα ενσωμάτωσης απλοποιεί τη ροή δεδομένων και διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες που είναι προσβάσιμες μέσω του ηλεκτρονικού λογιστικού προγράμματος είναι πάντα ακριβείς.

Όπως συμβαίνει και με την αυτοματοποίηση, η ολοκλήρωση διευκολύνει την αύξηση της αποτελεσματικότητας και μπορεί να εξοικονομήσει μια επιχείρηση ένα σημαντικό χρηματικό ποσό, μειώνοντας το χρόνο που δαπανάται για να κυνηγάει τα κομμάτια των πληροφοριών που ήταν προηγουμένως διασκορπισμένα μεταξύ των τμημάτων. Η ενσωμάτωση διακόπτει επίσης πολλές επαναλαμβανόμενες εργασίες εισαγωγής δεδομένων, μειώνει το ποσοστό σφαλμάτων και επιτρέπει στις εταιρείες να βελτιστοποιούν τις αναφορές ώστε να περιέχουν τη μεγαλύτερη λεπτομέρεια.

Ένα κρίσιμο στοιχείο της ολοκλήρωσης της λογιστικής πλατφόρμας είναι η κατανόηση πρώτα ποιο είναι το επιθυμητό αποτέλεσμα πριν από την ευθυγράμμιση των συστημάτων. Γνωρίζοντας ποιες είναι οι λογιστικές απαιτήσεις, οι CFO μπορούν να αξιολογήσουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τη συνάφεια των πολλών χαρακτηριστικών και πλεονεκτημάτων των διαφόρων προγραμμάτων, ώστε να εξασφαλίσουν ότι ικανοποιούν τις ανάγκες της εταιρείας. Για παράδειγμα, η κοστολόγηση θέσεων εργασίας απαιτεί τα πολλαπλά συστήματα να μιλούν μεταξύ τους όσον αφορά τα συστήματα μισθοδοσίας, παρακολούθησης χρόνου και γενικών λογιστικών βιβλίων. Εάν η κοστολόγηση θέσεων εργασίας αποτελεί βασικό κριτήριο αναφοράς, τότε εάν η εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου συγχρονίζει τα δεδομένα της με τις υπηρεσίες επεξεργασίας μισθοδοσίας είναι ένα συγκεκριμένο και σημαντικό ζήτημα.

Προσαρμόστε το περιβάλλον εργασίας

Οι εταιρείες που προσφέρουν λύσεις ενσωμάτωσης συχνά περιλαμβάνουν την προσαρμογή ως μέρος των υπηρεσιών τους. Οι οικονομικοί διευθυντές μπορούν να επωφεληθούν από αυτό για να δημιουργήσουν μια κεντρική πλατφόρμα που να είναι ειδικά προσαρμοσμένη στις ανάγκες κάθε επιχείρησης. Κάθε επιχείρηση απαιτεί μια συγκεκριμένη ρύθμιση όσον αφορά τη ροή εργασίας, τις φόρμες εισαγωγής δεδομένων και τις συνδέσεις μεταξύ εφαρμογών λογισμικού. Η ίδια η πλατφόρμα θα πρέπει να είναι αρκετά εύκολη για να μπορεί ο καθένας να το χρησιμοποιήσει χωρίς να απαιτείται εκτεταμένη εκπαίδευση. Η ηλεκτρονική λογιστική μπορεί να ενσωματωθεί στο περιβάλλον αυτό ώστε να γίνει ένα κανονικό εργαλείο στη διαχείριση της ροής δεδομένων.

Λάβετε υπόψη ότι οι προσαρμογές ενδέχεται να απαιτούν την παρέμβαση εκπαιδευμένων υπηρεσιών πληροφορικής, όπως απαιτείται για τη ρύθμιση της συνδεσιμότητας, την εξασφάλιση της σωστής συγχρονισμού των δεδομένων και των αναφορών με ακρίβεια. Η στήριξη αυτή θα πρέπει να εγγραφεί στον προϋπολογισμό όταν εξετάζεται το κόστος εφαρμογής νέων λύσεων λογιστικής και ηλεκτρονικών λογιστικών υπηρεσιών, διότι τελικά θα χρειαστεί όχι μόνο κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης, αλλά κατά τη διάρκεια των αλλαγών, κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης και όταν η λογιστική ομάδα απαιτεί νέες πληροφορίες και υποβολή εκθέσεων. Οι εταιρείες το προσεγγίζουν με διάφορους τρόπους.

Οι μικρές επιχειρήσεις με περιορισμένο προϋπολογισμό και ένα κλασματικό CFO στο λογιστικό τιμόνι μπορεί να προτιμούν να διατηρούν μια σχέση με έναν μοναδικό κάτοχο που μπορεί να είναι ευέλικτη και σε εφημερία, όπως απαιτείται. Εάν οι ανάγκες δεν είναι εκτεταμένες, η χρέωση για τις ώρες εργασίας θα είναι πιο πιθανό να ωφελήσει τους προϋπολογισμούς μικρών επιχειρήσεων από ό, τι ένας μηνιαίος υπάλληλος. Αντίθετα, μεγαλύτερες επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις με πολύπλοκες λογιστικές ανάγκες μπορεί να επωφεληθούν περισσότερο από τη διατήρηση μιας επιχείρησης πληροφορικής σε επιτακτική ανάγκη για την εξυπηρέτηση των συνεχιζόμενων αναγκών τους. Σε περιορισμένες περιπτώσεις, ορισμένες επιχειρήσεις ταιριάζουν καλύτερα με το προσωπικό εσωτερικής υποστήριξης IT.

Αυτό είναι συνήθως το πιο κατάλληλο για επιχειρήσεις που έχουν ήδη προσωπικό ΤΠ που μπορεί να αναλάβει πρόσθετες ευθύνες συστημάτων.

Παρέχοντας στους οικονομικούς διευθυντές, τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους εργαζόμενους ένα κοινό περιβάλλον στο οποίο μπορούν να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται τα οικονομικά, η ηλεκτρονική λογιστική αντιμετωπίζει πολλά από τα θέματα ακρίβειας και επικοινωνίας που μπορούν να προκαλέσουν επιζήμια λάθη. Η σωστή εφαρμογή δημιουργεί μια πλατφόρμα που μετατρέπει τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις χειρίζονται τα οικονομικά και προσφέρει το ιδανικό περιβάλλον για παραγωγικότητα και ανάπτυξη.