Εξαιρετικοί έλεγχοι: Τι είναι και γιατί έχουν σημασία

Οι εξαιρετικοί έλεγχοι δεν είναι τόσο μεγάλοι όσο ακούγονται. Προκαλούν λογιστικούς εφιάλτες και απροσδόκητες επιτυχίες σε τραπεζικούς λογαριασμούς και μπορούν να οδηγήσουν σε μη ζητηθέντα περιουσιακά στοιχεία που πρέπει τελικά να μεταβιβαστούν στο κράτος.

Τι είναι ένας εξαιρετικός έλεγχος;

Μια εξαιρετική επιταγή είναι μια επιταγή που έχει συνταχθεί αλλά ποτέ δεν παρουσιάστηκε για πληρωμή. Ένα πρόσωπο ή μια επιχείρηση γράφει μια επιταγή, και ο παραλήπτης δεν καταθέτει ή μετρητά το επιταγή. Ως αποτέλεσμα, ο έλεγχος είναι εξαιρετικός-είναι ακόμα εκεί έξω κάπου.

Γιατί οι Εξαιρετικοί έλεγχοι έχουν σημασία;

Όταν πληρώνετε με επιταγή, ο δικαιούχος πρέπει να καταθέσει ή να εξαργυρώσει την επιταγή για να εισπράξει την πληρωμή.

Η τράπεζα του δικαιούχου θα ζητήσει χρήματα από την τράπεζά σας και η συναλλαγή ολοκληρώνεται όταν η τράπεζά σας στέλνει χρήματα στην τράπεζα του δικαιούχου (ή μεταφέρει χρήματα στο λογαριασμό του δικαιούχου, εάν και οι δύο χρησιμοποιείτε την ίδια τράπεζα ή πιστωτική ένωση).

Εάν ο παραλήπτης μιας επιταγής ποτέ δεν κάνει τίποτα μαζί του ή εάν χάσει ή καταστραφεί η επιταγή, τα χρήματα παραμένουν στο λογαριασμό του checkbook. Ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται καλό για τον ανάδοχο, προκύπτουν αρκετά προβλήματα.

Πληρωμένο υπόλοιπο λογαριασμού: Αν γράψετε μια επιταγή και τα χρήματα δεν φεύγουν από τον λογαριασμό σας, ίσως τελικά πιστεύετε ότι μπορείτε να ξοδέψετε αυτά τα χρήματα. Αλλά τα χρήματα ανήκουν σε κάποιον άλλο. Εάν καταθέσουν την επιταγή όταν δεν το περιμένετε, θα καταλήξετε πιο λιγο τα χρήματα από ό, τι νομίζατε, ενδεχομένως να ξεπεράσετε το λογαριασμό σας και να ελέγξετε τους ελέγχους.

Μη ζητηθέντα περιουσιακά στοιχεία: Οι επιχειρήσεις πρέπει να παρακολουθούν τα εκκρεμή στοιχεία για να αποφευχθεί η παραβίαση των μη ζητηθέντων νόμων περί ιδιοκτησίας. Εάν οι πληρωμές προς τους εργαζόμενους ή τους πωλητές δεν έχουν πραγματοποιηθεί, θα πρέπει τελικά να μετατρέψουν τα εν λόγω στοιχεία ενεργητικού στο κράτος. Τα περισσότερα κράτη απαιτούν από τις επιχειρήσεις να το πράξουν μετά από λίγα χρόνια, αλλά ελέγξτε με τους τοπικούς ρυθμιστές για λεπτομέρειες στην πολιτεία σας.

Επιχειρηματική λογιστική: Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να παρακολουθούν τα έσοδα, τα έξοδα και τους λογαριασμούς που πρέπει να καταβληθούν. Όταν οι πληρωμές παραμένουν εκκρεμείς, τα πράγματα γίνονται πιο περίπλοκα. Η πληρωμή πραγματοποιείται στο γενικό μητρώο, αλλά οι επιχειρήσεις πρέπει να κάνουν προσαρμογές κατά τη διάρκεια της συμφιλίωσης και ίσως χρειαστεί να επαναλάβουν εκκρεμείς ελέγχους. Εάν οι επιχειρήσεις δεν χειριστούν σωστά την κατάσταση, παραβιάζουν το νόμο.

Τι να κάνετε για τους Έξυπνους Έλεγχους

Να είστε ενεργός για τους εκκρεμούς ελέγχους και να κάνετε τα πράγματα να ξεκαθαρίζονται το συντομότερο δυνατό. Μην υποθέσετε ότι είναι η τυχερή ημέρα σας και ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα χρήματα για άλλους σκοπούς. Εξακολουθείτε να οφείλετε τα χρήματα και θα πρέπει να τα πληρώσετε αργά ή γρήγορα - είτε πρόκειται για τον προοριζόμενο δικαιούχο είτε για το κράτος. Χρησιμοποιήστε ένα λογιστικό σύστημα που αφαιρεί τυχόν αδιάθετες επιταγές από τα διαθέσιμα κεφάλαια.

Κλήση ή εγγραφή: Αν παρατηρήσετε ότι δεν έχει κατατεθεί επιταγή, επικοινωνήστε με τον δικαιούχο πληρωμής. Μια απλή τηλεφωνική κλήση ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι εντάξει - απλώς ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι έλαβαν την πληρωμή και ρωτήστε εάν θα καταθέσουν την επιταγή. Αν αυτό δεν λειτουργήσει, καλό θα ήταν να στείλετε μια επιστολή που θα τους ενημερώνει ότι η επιταγή δεν έχει παρουσιαστεί και θα πρέπει να σας ειδοποιήσουν εάν δεν έχουν λάβει την πληρωμή.

Εάν χρειάζεστε ένα πρότυπο, χρησιμοποιήστε τοδείγμαΕπιστολή για εξαιρετικούς ελέγχους.

Διατηρείτε αρχεία: Καταγράψτε κάθε επικοινωνία που στέλνετε ή λαμβάνετε σχετικά με τους εκκρεμούς ελέγχους. Μπορεί να χρειαστεί να αποδείξετε στις ρυθμιστικές αρχές ότι κάνατε λογικές προσπάθειες για να ολοκληρώσετε την πληρωμή, αλλά ο δικαιούχος είτε δεν συνεργάστηκε, είτε ήταν αδύνατο να επικοινωνήσετε με τον δικαιούχο.

Πληρωμή λογαριασμού στο διαδίκτυο: Ως άτομο, μπορείτε να μειώσετε τις "αιφνιδιαστικές" αναλήψεις στον προσωπικό σας λογαριασμό, χρησιμοποιώντας την ηλεκτρονική πληρωμή λογαριασμού, αντί να γράψετε επιταγές: Η τράπεζα αφαιρεί χρήματα από τον λογαριασμό σας όταν εκτυπώνεται η επιταγή. Ωστόσο, τα χρήματα θα επιστραφούν στο λογαριασμό σας, εάν ο δικαιούχος δεν καταθέσει την επιταγή εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος (συνήθως έξι μήνες ή λιγότερο).

Πρέπει να γράψετε έναν άλλο έλεγχο;

Αφού μιλήσετε με τον δικαιούχο πληρωμής σας, μπορεί να ζητήσετε να στείλετε ένα άλλο έλεγχο, το οποίο υπόσχονται να καταθέσουν έγκαιρα. Πριν κάνετε αυτό, ζητήστε τους να επιστρέψουν το παλιό έλεγχο, ει δυνατόν. Αυτό εξαλείφει το ενδεχόμενο να καταθέσουν (εκ προθέσεως ή ακούσια) τους δύο ελέγχους.

Μπορεί να χρειαστεί να εκδώσετε μια νέα επιταγή χωρίς να πάρετε το παλιό έλεγχο. Ο έλεγχος μπορεί να έχει εξαφανιστεί για οποιονδήποτε λόγο και ο δικαιούχος σας χρειάζεται νέο. Αυτό σας βάζει σε μια δύσκολη κατάσταση επειδή θα έχετε δύο check out για μια ενιαία πληρωμή. Εάν κατατεθεί η παλιά επιταγή, η τράπεζά σας μπορεί να τιμά την επιταγή και καταλήγετε στο διπλάσιο. Οι τράπεζες γενικά δεν θα τιμούν τους ελέγχους που έγιναν πριν από έξι μήνες, αλλά συμβαίνει αρκετά συχνά ώστε να είστε προσεκτικοί (ακόμα και αν εκτυπώνετε "Άκυρο μετά από 90 ημέρες" ή κάτι παρόμοιο με τις επιταγές σας).

Δύο στρατηγικές μπορούν να σας προστατεύσουν:

Διακοπή πληρωμής: Αν το ποσό είναι αρκετά μεγάλο για να προκαλέσει προβλήματα (ή αν δεν εμπιστεύεστε τον δικαιούχο), σκεφτείτε να ζητήσετε από την τράπεζά σας να "σταματήσει την πληρωμή" στην παλιά επιταγή. Αυτή η προσέγγιση δεν είναι τέλεια, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει στην προστασία σας. Οι αιτήσεις πληρωμής αιτήματος πληρωμής κοστίζουν χρήματα και διαρκούν μόνο έξι μήνες, επομένως ίσως χρειαστεί να επαναλάβετε τη διαδικασία πολλές φορές.

Συμφωνώ: Ζητήστε από τον δικαιούχο να υπογράψει ένα έγγραφο που υπόσχεται να μην καταθέσει και τους δύο επιταγές (το δείγμα επιστολής που συνδέεται με τα παραπάνω περιέχει αυτή τη γλώσσα).Αυτό δεν θα εμποδίσει τον δικαιούχο να καταθέσει δύο φορές, αλλά προσθέτει μια υπενθύμιση και ένα ίχνος χαρτιού που μπορεί να είναι χρήσιμο.

Γιατί οι έλεγχοι δεν εισπράττονται;

Οι έλεγχοι δεν κατατίθενται για διάφορους λόγους.

• Καμία βιασύνη: Ο απλούστερος λόγος μπορεί να είναι ότι ο δικαιούχος μόλις δεν έχει πάρει γύρω για την επεξεργασία της επιταγής. Ίσως να μην χρειάζονται επειγόντως τα μετρητά και ήταν απασχολημένοι να κάνουν άλλα πράγματα.
• Πτώση από ρωγμές: Οι έλεγχοι μπορούν επίσης να χαθούν σε σωρούς χαρτιού ή να πέσουν πίσω από τα γραφεία. Και πάλι, αν τα χρήματα δεν είναι σημαντικά για τον δικαιούχο, δεν παρατηρείται.
• Προβλήματα παράδοσης: Τέλος, οι έλεγχοι μπορεί να σας επιστραφούν στο ταχυδρομείο εάν η διεύθυνση του δικαιούχου έχει αλλάξει, αλλά αυτή η διαδικασία μπορεί να πάρει εκπληκτικά μεγάλη διάρκεια.

Έλεγχοι που εκδίδονται σε εσάς

Αν έχει εκδοθεί επιταγή και εξακολουθεί να εκκρεμεί μετά από έξι μήνες, επικοινωνήστε με τον εκδότη της επιταγής και ζητήστε αντικατάσταση. Ίσως χρειαστεί να επιστρέψετε την αρχική επιταγή ή να υπογράψετε έγγραφα λέγοντας ότι ο έλεγχος χάνεται ή καταστρέφεται (και ότι δεν θα προσπαθήσετε να καταθέσετε και τους δύο ελέγχους). Αν δεν μπορείτε να βρείτε τον εκδότη, ελέγξτε με το πρόγραμμα εγκαταλελειμμένων ιδιοκτησιών του κράτους σας να διεκδικήσετε περιουσιακά στοιχεία.