Φορολογικά καθήκοντα μισθοδοσίας για τους εργοδότες

Τι καθήκοντα μισθοδοσίας τέλους του τέλους πρέπει να ληφθεί μέριμνα;

Εκτός από τον φορολογικό σχεδιασμό, ο Δεκέμβριος είναι επίσης καιρός να ολοκληρωθούν τα καθήκοντα μισθοδοσίας στο τέλος του έτους και να προετοιμαστεί για το νέο έτος μισθοδοσίας. Ακολουθούν μερικές υπενθυμίσεις που σας βοηθούν να κλείσετε τη μισθοδοσία σας για το τρέχον έτος και ετοιμαστείτε για τους φόρους μισθοδοσίας του επόμενου έτους

Έντυπο W-4 του υπαλλήλου - Πιστοποιητικό επίδομα παρακράτησης υπαλλήλου

Οι εργαζόμενοι μπορούν να συμπληρώσουν τα έντυπα W-4 ανά πάσα στιγμή και το τέλος του ημερολογιακού έτους είναι ένας καλός χρόνος για να τους υπενθυμίσει να αναθεωρήσουν το W-4 για να βεβαιωθούν ότι οι πληροφορίες είναι ακριβείς και το ποσό που επιθυμούν να παρακρατηθούν από το ομοσπονδιακό εισόδημα φόροι είναι ακριβείς. Αν το κράτος σας απαιτεί φόρο εισοδήματος, οι υπάλληλοι θα πρέπει επίσης να ελέγξουν την παρακράτηση φόρου εισοδήματος του κράτους τους για αλλαγές και παρακράτηση ποσών. Απλώς μια υπενθύμιση ότι οι υπάλληλοι μπορούν να αλλάξουν τις φόρμες W-4 όσες φορές θέλουν καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, μόνο και μόνο μία φορά για κάθε ένα paycheck, φυσικά.

Μη-υπάλληλος W-9 Έντυπο - Αίτηση για αριθμό φορολογικού μητρώου και Πιστοποίηση

Μια φόρμα W-9 είναι παρόμοια με τη φόρμα W-2, αλλά είναι για μη εργαζόμενους. Το έντυπο W-9 χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της διεύθυνσης και του φορολογικού αριθμού του ατόμου. Ο αριθμός φορολογικού μητρώου είναι η πιο σημαντική πληροφορία, διότι το IRS το χρησιμοποιεί για να ταιριάζει με τα 1099 που κατατίθενται από φορολογούμενους με 1099 που κατατίθενται από τους εργοδότες.

Παραγγείλετε φόρμες W-2 και έντυπα 1099-MISC

Αν στείλετε τα έντυπα W-2 (φορολογική περίληψη για τους εργαζόμενους) και τα έντυπα 1099-MISC (φορολογική περίληψη για τους ανεξάρτητους εργολάβους), τώρα είναι η ώρα να παραγγείλετε έντυπα για αυτό το φορολογικό έτος. Εάν έχετε μια υπηρεσία μισθοδοσίας, ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι έχουν ό, τι χρειάζονται για την προετοιμασία αυτών των εντύπων τον Ιανουάριο. Να θυμάστε ότι τα έντυπα W-2 και τα έντυπα 1099-MISC πρέπει να υποβληθούν σε άτομα πριν από τα τέλη Ιανουαρίου.

Μπορείτε να προμηθευτείτε τα έντυπα W-2 από καταστήματα εφοδιασμού γραφείων ή από το IRS. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα W-2 που κάνετε λήψη από το Internet, επειδή το κόκκινο μελάνι στο αντίγραφο A είναι ξεχωριστό και δεν μπορεί να αντιγραφεί. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επίσημη φόρμα.

Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τα W-2s και 1099s

Επαληθεύστε τα ονόματα των εργαζομένων και τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης (SSN)

Προτού προετοιμάσετε τα έντυπα W-2, επικοινωνήστε με την υπηρεσία κοινωνικής ασφάλισης για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα των υπαλλήλων και οι αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης είναι ακριβείς. Ανατρέξτε στην ενότητα Online Business Services της SSA για περισσότερες πληροφορίες.

Επαληθεύστε τις πληροφορίες των μη υπαλλήλων πριν στείλετε τα έντυπα 1099-MISC.

Πριν αποστείλετε έναν μη εργαζόμενο, όπως έναν εργολάβο ή μια επιχείρηση που έχετε πληρώσει, πρέπει να επαληθεύσετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου για αυτό το άτομο. Όπως προαναφέρθηκε, θα πρέπει να στείλετε μια φόρμα W-9 για να λάβετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου και φορολογικού μητρώου.

Άλλα καθήκοντα φόρου μισθοδοσίας τέλους χρήσεως

• Βεβαιωθείτε ότι οι μισθοί των εργαζομένων καταγράφονται στο σωστό έτος. Η χρήση της λογιστικής έννοιας της εποικοδομητικής απόδειξης ως η ημερομηνία κατά την οποία το άτομο έχει απεριόριστη πρόσβαση στα κεφάλαια είναι αυτό που μετράει. Έτσι λοιπόν, τοποθετήστε τους μισθούς στο σωστό έτος χρησιμοποιώντας την ημερομηνία πληρωμής. Εάν πληρώνετε τους μισθούς των εργαζομένων για την περασμένη εβδομάδα τον Δεκέμβριο, αλλά το paycheck χρονολογείται τον Ιανουάριο, το εισόδημα αυτό μετράει προς τον Ιανουάριο. Η εξαίρεση είναι εάν για κάποιο λόγο προπληρώνετε τους μισθούς τον Δεκέμβριο, για μισθωτούς, για τους μισθούς που οφείλονται τον Ιανουάριο. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με το χρονοδιάγραμμα των μισθών των εργαζομένων στο τέλος του έτους, καθώς και για τα υπόλοιπα τέλη χρήσεως για τα έσοδα και τα έξοδα.
• Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θα αντιμετωπίζετε τα μισθωτήρια που δεν έχουν εξαργυρωθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα. Πρέπει να κάνετε μια ειλικρινή προσπάθεια για να βρείτε τον υπάλληλο (χρησιμοποιήστε πιστοποιημένα γράμματα για να δείξετε ότι η επιστολή δεν ήταν παραδοτέα).Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον υπάλληλο, απαιτείται από το κρατικό νόμο να μετατρέψει τα μη εισπρακτικά κέρδη στο κρατικό τμήμα εσόδων. Θα συνεχίσουν να εργάζονται για να βρουν το άτομο. Θα πρέπει επίσης να λογοδοτήσετε για την υποχρέωση καταβολής μισθοδοσίας για το μη εισπραχθέντα κέρδος στο λογιστικό σας σύστημα. Ο τρόπος με τον οποίο χειρίζεται αυτό εξαρτάται από την πιθανότητα ο εργαζόμενος να εξαργυρώσει την επιταγή.
• Προσδιορίστε φορολογητέα ποσά για εργαζόμενους W-2 για ορισμένες παροχές, συμπεριλαμβανομένων των ποσοστών για προσωπική χρήση εταιρικών οχημάτων και κινητών τηλεφώνων από τους ιδιοκτήτες και τους υπαλλήλους και τα εκπαιδευτικά έξοδα που καταβάλλονται από τον εργοδότη και ενδέχεται να φορολογηθούν. Συμβουλευτείτε τον φορολογικό σας σύμβουλο σχετικά με τις απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων για αυτά τα οφέλη.