Πώς να διαβάσετε και να εγκρίνετε μια παραγγελία συμβάντος συμποσίου (BEO)

Οι χώροι θέλουν να είναι σίγουροι ότι τα μεγάλα γεγονότα θα σβήσουν χωρίς να αναποδογυρίσουν ή, αν υπάρξει πρόβλημα, θέλουν να είναι σίγουροι ότι δεν είναι δικό τους λάθος. Με αυτό κατά νου, δημιουργούν προσεκτικά δημιουργημένες εντολές διοργάνωσης εκδηλώσεων (BEOC), οι οποίες πρέπει να υπογράψουν οι συντονιστές εκδηλώσεων. Παρόλο που μπορεί να είναι δύσκολο να δικάσει κανείς εάν δεν ακολουθείται η επιστολή BEO, πρόκειται για νομική σύμβαση για όλους τους σκοπούς και τους σκοπούς. σίγουρα, θα πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά πριν υπογραφεί.

Τι είναι μια παραγγελία εκδήλωσιου (BEO);

Σχεδόν κάθε μεγάλη εκδήλωση που προγραμματίζεται σε ένα ξενοδοχείο ή μια ειδική εκδήλωση εκδήλωσης απαιτεί μια παραγγελία εκδήλωσης συναυλιών ή BEO, η οποία είναι μια σύμβαση που περιγράφει κάθε λεπτομέρεια της εκδήλωσης. Αν είστε προγραμματιστής εκδηλώσεων, θα θέλετε να εξοικειωθείτε με τους BEO, ώστε να είστε σε θέση να διασφαλίσετε ότι όλες οι λεπτομέρειες καλύπτονται σωστά.

Η συμφωνία συχνά περιγράφεται σε μια φόρμα που περιλαμβάνει λεπτομερείς επιλογές για τρόφιμα και ποτά, οπτικοακουστικά, ρυθμίσεις δωματίων, συμπεριλαμβανομένων κεντρικών κεντρικών τραπεζιών, απαιτήσεις στελέχωσης και όλα τα άλλα στοιχεία που σχετίζονται με την εκδήλωσή σας. Περιλαμβάνεται στο BEO είναι ένας αναλυτικός κατάλογος των δαπανών που θα πρέπει να πληρώσετε.

Η συμφωνία πιθανότατα περιλαμβάνει "μπλοκ" πληροφοριών στις διακρίσεις, όπως πληροφορίες επικοινωνίας, χρονοδιάγραμμα, ρυθμίσεις τροφίμων και ποτών, ρύθμιση δωματίου, οπτικοακουστικό υλικό, όροι και προϋποθέσεις και μπλοκ υπογραφής.

Ανάγνωση της παραγγελίας εκδήλωσης επίσημου δείπνου

Ενώ είναι προφανές ότι πρέπει να διαβάσετε το BEO και να συμφωνήσετε με τους όρους που περιγράφονται στη συμφωνία, βεβαιωθείτε επίσης ότι έχετε διαβάσει τη λεπτή εκτύπωση. Βεβαιωθείτε ότι είστε πλήρως ενημερωμένοι σχετικά με το τι συμφωνείτε, συμπεριλαμβανομένων όλων των εξόδων.

Ελέγξτε ότι στο γενικό τμήμα του BEO περιγράφονται τα ακόλουθα:

• Πληροφορίες επικοινωνίας επί τόπου, συμπεριλαμβανομένου αριθμού τηλεφώνου κυττάρων
• Χρήση του χώρου για την ημέρα της εκδήλωσης (κάντε διπλό έλεγχο για να βεβαιωθείτε ότι οι αναφερόμενοι χώροι είναι οι χώροι που έχετε περιηγηθεί)
• Ορίστε, ξεκινήστε και τερματίστε τον χρόνο για το συμβάν
• Ο συνολικός αριθμός των επισκεπτών που αναμένεται

Διατάξεις τροφίμων και ποτών

Ένα τμήμα του BEO θα αφιερωθεί στις ρυθμίσεις τροφίμων και ποτών. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα παρακάτω περιγράφονται λεπτομερώς σε αυτή την ενότητα:

• Ολόκληρο το μενού, συμπεριλαμβανομένων όλων των μαθημάτων
• Κάθε στοιχείο σε μπουφέ και πώς κάθε σταθμός θα τοποθετηθεί και θα τοποθετηθεί στο δωμάτιο
• Πώς ο χώρος σκοπεύει να αντιμετωπίσει τις ανάγκες των επισκεπτών που έχουν ιδιαίτερες διατροφικές ανησυχίες (όπως δίαιτες χωρίς γλουτένη ή χορτοφάγους)
• Ώρες εξυπηρέτησης
• Ειδικά αντικείμενα σχετικά με την εξυπηρέτηση, όπως το κρασί και το αφρώδες νερό στα τραπέζια
• Ανάλυση όλων των τιμών των τροφίμων
• Λεπτομερής λίστα με αλκοόλ, μάρκες αλκοόλ και μπύρες στο μπαρ

Ρύθμιση δωματίων

Το BEO θα πρέπει να περιγράψει συγκεκριμένα ολόκληρο το δωμάτιο που έχει ρυθμιστεί. Περιλαμβάνει:

• Τοποθέτηση πινάκων
• Ο αριθμός των θέσεων ανά τραπέζι
• Τοποθέτηση σταθμών τροφίμων
• Θέση ψυχαγωγίας (και λεπτομέρειες σχετικά με τη διαμονή των διασκεδαστών, εάν χρειάζεται, συμπεριλαμβανομένης της αποθήκευσης του εξοπλισμού, της πρόσβασης σε τρόφιμα και ποτά, αλλαγή χώρου κ.λπ.)
• Τοποθεσία μπαρ / s

Ορισμένοι BEOs μπορεί ακόμη να περιλαμβάνουν ένα διάγραμμα του δωματίου που έχει ρυθμιστεί.

Οπτικοακουστικός και εξωτερικός προμηθευτής

Ο οπτικοακουστικός εξοπλισμός θα εμφανίζεται μερικές φορές σε ένα BEO, αλλά δεδομένου ότι πολλοί χώροι συνάπτουν συμβάσεις a / v σε τρίτους, μπορεί να υπάρχει ξεχωριστή σύμβαση. Εάν περιλαμβάνεται στο BEO, βεβαιωθείτε ότι όλες οι λεπτομέρειες έχουν οριστικοποιηθεί πριν από την υπογραφή της σύμβασης.

Οροι και Προϋποθέσεις

Όλες οι συμβάσεις, συμπεριλαμβανομένων των BEOs, έχουν όρους και προϋποθέσεις που πρέπει να τηρείτε. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε όλους τους όρους και τις προϋποθέσεις πριν υπογράψετε το έγγραφο. Για παράδειγμα, ποιοι είναι οι όροι της συμφωνίας σε περίπτωση ακύρωσης; Πώς θα διευθετηθούν οι διαφορές εάν, για παράδειγμα, ένας επισκέπτης γλιστρήσει και πέσει;

Είναι σημαντικό να ζητήσετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις του διευθυντή εγκατάστασης και να επιβεβαιώσετε λεπτομέρειες με τον πελάτη σας πριν υπογράψετε. Μόλις υπογράψετε το BEO, είναι μια δεσμευτική σύμβαση.