Πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο κρίσιμης διαδρομής για τη διαχείριση ενός έργου

Οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν τον όρο "κρίσιμη διαδρομή" για να περιγράψουν ολόκληρη την ακολουθία των εργασιών που πρέπει να γίνουν εγκαίρως, εάν το έργο πρόκειται να ολοκληρωθεί στο ελάχιστο απαιτούμενο χρονικό διάστημα. Βασικά, περιλαμβάνει την υπόθεση ότι κάθε μία από τις εργασίες πρέπει να ολοκληρωθεί πριν ξεκινήσει η επόμενη, οπότε οποιαδήποτε καθυστέρηση σε οποιαδήποτε εργασία καθυστερεί ολόκληρο το έργο.

Η μέθοδος κρίσιμης διαδρομής ή CPM χρησιμοποιείται για το σχεδιασμό ενός έργου, ορίζοντας κάθε απαραίτητο βήμα σε αυτό και εκτιμώντας πόσο χρόνο θα πάρει ο καθένας. Ο στόχος είναι να αποφευχθεί το είδος των σημείων συμφόρησης που μπορεί να μολύνουν κάθε σύνθετο σχέδιο.

Ορισμός των βημάτων

Οι διαχειριστές έργων συνεργάζονται με τα μέλη της ομάδας για να καθορίσουν όλες τις εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου ή για την επίτευξη του πεδίου εφαρμογής του έργου.

Το έργο συνήθως χωρίζεται σε μονάδες που ονομάζονται πακέτα εργασίας. Αυτά τα πακέτα εργασίας είναι αρκετά μικρά ώστε να συνδέονται με έναν ιδιοκτήτη, να διαχειρίζονται για τον κίνδυνο και να ελέγχονται για το χρόνο, το κόστος και τα υλικά. Ένα κοινό σημείο αναφοράς είναι ότι ένα πακέτο εργασίας πρέπει να διαρκέσει όχι λιγότερο από οκτώ ώρες και όχι περισσότερο από 80 ώρες για να ολοκληρωθεί.

Κάθε ομάδα εργασίας ορίζει και υπολογίζει το χρόνο και το κόστος που είναι απαραίτητα για την παράδοση των πακέτων εργασίας τους.

Διαγραμματισμός των αποτελεσμάτων

Ο διαχειριστής έργου συγκεντρώνει τα πακέτα και τα ακολουθεί με τη σειρά με την οποία πρέπει να ολοκληρωθούν.

Το αποτέλεσμα είναι ένα διάγραμμα δικτύου που προσδιορίζει τα βασικά μέτρα:

• Πρόωρη εκκίνηση: Το παλαιότερο πακέτο εργασίας μπορεί να ξεκινήσει
• Πρόωρη λήξη: Το παλαιότερο πακέτο εργασίας μπορεί να ολοκληρωθεί
• Ώρα έναρξης: Το τελευταίο πακέτο εργασίας μπορεί να ξεκινήσει και να μην καθυστερήσει το έργο
• Τέλος τερματισμού: Το τελευταίο πακέτο εργασίας μπορεί να ολοκληρωθεί και να μην καθυστερήσει το έργο
• Χαλάρωση ή επιπλεύσεις: Ο χρόνος που μπορεί να καθυστερήσει ένα πακέτο εργασίας και να μην επηρεάσει το έργο

Αυτές οι μετρήσεις χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό των διαφόρων δυνατών διαδρομών μέσω αυτού του δικτύου πακέτων. Οποιοσδήποτε χρονοβόρος χρόνος μπορεί να προσδιοριστεί.

Ο διευθυντής του έργου και τα μέλη της ομάδας προσαρμόζουν τις διάφορες διαδρομές και εξετάζουν τις διάφορες επιλογές μέχρι να βεβαιωθούν ότι έχουν βρει το πιο αποτελεσματικό και έγκαιρο και λιγότερο επικίνδυνο σχέδιο έργου.

• Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η κρίσιμη πορεία μπορεί να αλλάξει με βάση τον προγραμματισμό των πόρων, ακόμα και κατά την εκτέλεση ενός έργου.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο

Η κρίσιμη διαδρομή βοηθά τον υπεύθυνο του έργου και την ομάδα να εστιάσουν τις προσπάθειές τους στα πιο σημαντικά πακέτα εργασίας.

Χρησιμεύει επίσης ως εργαλείο αναφοράς για την παρακολούθηση και την αναφορά της προόδου και την προσαρμογή των πόρων ανάλογα με τις ανάγκες. Οι διαχειριστές έργων το χρησιμοποιούν ακόμη και στα μέσα του έργου για τον εντοπισμό εργασιών που μπορούν να επιταχυνθούν ώστε να αποφευχθούν καθυστερήσεις στο συνολικό έργο.

Πραγματικά πολύπλοκα έργα

Όταν ένα έργο είναι μεγάλο και πολύπλοκο, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να καταλήξει σε ένα διάγραμμα δικτύου που έχει πολλαπλές κρίσιμες διαδρομές ή μία κρίσιμη διαδρομή και σε αρκετά κοντινά κρίσιμα μονοπάτια. Αυτό περιγράφεται ως ένα δίκτυο "ευαίσθητων" έργων. Όσο πιο ευαίσθητος είναι, τόσο μεγαλύτερος κίνδυνος υπάρχουν καθυστερήσεις.

Λογισμικό δημιουργίας κρίσιμης διαδρομής

Τα μικρά έργα προσφέρονται για τον χειροκίνητο υπολογισμό της κρίσιμης διαδρομής.

Οι μεγαλύτερες πρωτοβουλίες μπορεί να περιέχουν κυριολεκτικά χιλιάδες ή δεκάδες χιλιάδες πακέτα εργασίας. Στις περιπτώσεις αυτές, οι διαχειριστές έργων βασίζονται σε προγράμματα λογισμικού διαχείρισης έργου για τον υπολογισμό και την περιγραφή του διαγράμματος δικτύου έργου και της κρίσιμης διαδρομής ή διαδρομών.

Παρ 'όλα αυτά, είναι σημαντικό ο διαχειριστής του έργου να κατανοεί πώς να αναπτύσσει, να βελτιώνει και να διαχειρίζεται την κρίσιμη διαδρομή με ή χωρίς τέτοια εργαλεία.