Κατανόηση της διαχείρισης έργων κρίσιμης διαδρομής

Το πεδίο της διαχείρισης έργων προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων και τεχνικών που έχουν σχεδιαστεί για να απλουστεύουν και να βοηθούν στον έλεγχο του έργου να κάνει κάτι καινούργιο. Εξ ορισμού, τα έργα είναι όλα τα δουλειά που κάνουμε μία φορά - είναι προσωρινές και μοναδικές δραστηριότητες - σε αντίθεση με τις πολλές καθημερινές δραστηριότητες επιχειρήσεων σε μια επιχείρηση.

Η πειθαρχία της διαχείρισης έργων κρίσιμης διαδρομής (CPM) δημιουργήθηκε στα τέλη της δεκαετίας του 1950 και εξακολουθεί να εφαρμόζεται ευρέως σήμερα. Αυτό το άρθρο προσφέρει μια επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιείται η προσέγγιση της κρίσιμης διαδρομής για να βοηθήσει τις ομάδες να ολοκληρώσουν τις πρωτοβουλίες τους έργου.

Ορισμός της κρίσιμης διαδρομής:

Η κρίσιμη διαδρομή εξ ορισμού είναι η μακρύτερη ακολουθία γεγονότων σε ένα σχέδιο έργου. Πρόκειται για γεγονότα που πρέπει να ολοκληρωθούν χωρίς καθυστέρηση ή για τα οποία υπάρχει κίνδυνος να διαρκέσουν περισσότερο από τη προγραμματισμένη διάρκεια.

Μια άλλη άποψη της κρίσιμης διαδρομής υποδηλώνει ότι είναι η ακολουθία συμβάντων με το μικρότερο ποσό χαλαρότητας (παρατεταμένος χρόνος). Αυτή η τεχνική ορολογία είναι ευκολότερη στην κατανόηση, περιγράφοντας τη διαδικασία προσδιορισμού της κρίσιμης διαδρομής για ένα δείγμα έργου.

Με βάση το παράδειγμα της κατασκευής ενός σπιτιού, τα παρακάτω βήματα ορίζουν τη διαδικασία για την αναγνώριση και τη χρήση της κρίσιμης διαδρομής.

Κατ 'αρχάς, ορίστε το αντικείμενο του έργου σας και βασικά χαρακτηριστικά:

Κάθε φορά που μια ομάδα συγκεντρώνεται για να εργαστεί σε μια πρωτοβουλία έργου, υπάρχει ενθουσιασμός και ενέργεια για να προχωρήσουμε γρήγορα με την εργασία. Ωστόσο, ένας πειθαρχημένος διευθυντής έργου κατανοεί πόσο σημαντική είναι η φάση σχεδιασμού για την απόλυτη επιτυχία της πρωτοβουλίας. Η εργασία προσδιορισμού της κρίσιμης διαδρομής ξεκινά με τη διευκρίνιση του πεδίου εφαρμογής του έργου και τον προσδιορισμό των σημαντικότερων εξόδων ή χαρακτηριστικών.

Φανταστείτε ότι χτίζετε ένα σπίτι. Πριν από την έναρξη οποιασδήποτε πραγματικής εργασίας στο σπίτι, είναι σημαντικό για εσάς να το πεδίο εφαρμογής του έργου και να περιγράψετε τα βασικά χαρακτηριστικά. Σε αυτό το παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι το πεδίο εφαρμογής σας απαιτεί σπίτι 2.000 τετραγωνικών ποδιών με τρία υπνοδωμάτια, σαλόνι, τραπεζαρία, κουζίνα, τρία μπάνια και ένα ημιτελές υπόγειο με κόστος που δεν υπερβαίνει τα 200.000 δολάρια.

Παρόλο που οι προδιαγραφές προσφέρουν ένα καλό σημείο εκκίνησης για το πεδίο εφαρμογής, πρέπει ακόμα να καθορίσετε τα υλικά κατασκευής-ξύλο ή τούβλο-και να προσδιορίσετε άλλα βασικά χαρακτηριστικά, όπως θέρμανση, κλιματισμό και άλλα. Τελευταίο και εξίσου σημαντικό, χρειάζεστε έναν στόχο για την ολοκλήρωση αυτού του σπιτιού.

Στη συνέχεια, ορίστε την λεπτομερή εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί:

Ο υπεύθυνος έργου που χρησιμοποιεί τη μέθοδο κρίσιμης διαδρομής θα συνεργαστεί με την ομάδα της για να μεταφράσει το πεδίο εφαρμογής και τα βασικά χαρακτηριστικά σε μια λίστα με όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν για τη δημιουργία του έργου. Ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό των εργασιών είναι η δομή κατανομής εργασιών.

Ο διαχειριστής του έργου συνεργάζεται με την εκτεταμένη ομάδα για να διερευνήσει όλα τα καθήκοντα που απαιτούνται για την παραγωγή του σπιτιού με τα βασικά χαρακτηριστικά που περιγράψαμε στις δραστηριότητες οριοθέτησης του πεδίου εφαρμογής. Μια απλή τεχνική της ανάγνωσης κάθε βασικής εργασίας κάτω σε μια κολλώδη νότα οδηγεί συχνά σε τοίχους που καλύπτονται με την έξοδο αυτού του brainstorming. Η διαδικασία αγνοεί την ακολουθία των γεγονότων και τη διαθεσιμότητα πόρων και επικεντρώνεται αποκλειστικά στον εντοπισμό των καθηκόντων. Μόλις η ομάδα επιβεβαιώσει ότι έχουν προσδιοριστεί όλες οι εργασίες που απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου, δημιουργούν εκτιμήσεις χρόνου και κόστους για κάθε ξεχωριστή δραστηριότητα και στη συνέχεια στρέφουν την προσοχή τους στον εντοπισμό της κρίσιμης διαδρομής.

Ακολουθία των εργασιών εργασίας για να βρείτε το κρίσιμο μονοπάτι:

Οπλισμένοι με τα περιεχόμενα της δομής κατανομής εργασιών, συμπεριλαμβανομένων των εκτιμήσεων χρόνου για κάθε ένα από τα αντικείμενα εργασίας (επίσης αποκαλούμενα πακέτα εργασίας), τα μέλη της ομάδας εστιάζουν στον ορισμό της σειράς των γεγονότων που είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση του έργου. Χρησιμοποιούν τα βασικά χαρακτηριστικά ή τα παραδοτέα που προσδιορίζονται στα υλικά του χώρου ως σημείο εκκίνησης και αναπτύσσουν τις διαφορετικές διαδρομές έργου.

Στο παράδειγμά μας για την κατασκευή ενός σπιτιού, θα ακολουθούσαμε λογικά την εκσκαφή και τη χύτευση του θεμελίου και την πλαισίωση του σπιτιού πριν προσθέσουμε την οροφή. Η πρόκλησή μας είναι να βρούμε τη σωστή σειρά γεγονότων που θα επιτρέψουν στο έργο να προχωρήσει ομαλά χωρίς σημαντικό χρόνο διακοπής.

Αυτό που προκύπτει μετά από αυτή τη δραστηριότητα προσδιορισμού αλληλουχίας είναι ένα διάγραμμα δικτύου έργου με πλήρεις διαδρομές. Χρησιμοποιώντας τις εκτιμήσεις διάρκειας, ο διαχειριστής έργου βασιζόμενος συνήθως στο λογισμικό διαχείρισης έργου υπολογίζει την πιο πρόσφατη και τελευταία φορά που κάθε δραστηριότητα μπορεί να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί. Η διαδικασία προσδιορίζει τα στοιχεία της σειράς που έχουν επιπλέον χρόνο (float ή χαλαρή) και εκείνα τα στοιχεία που δεν μπορούν καθόλου να καθυστερήσουν χωρίς καθυστέρηση ολόκληρου του έργου.

Η διαδρομή που ορίζει τη μεγαλύτερη διάρκεια ή το ελάχιστο ποσό χαλάρωσης μέσω του δικτύου είναι η κρίσιμη διαδρομή. Και ενώ τεχνικά μπορεί να υπάρχουν πολλαπλές κρίσιμες διαδρομές σε ένα δίκτυο έργου, οι περισσότεροι υπεύθυνοι έργων και οι ομάδες εργάζονται για την προσαρμογή της ακολουθίας συμβάντων για να ελαχιστοποιήσουν αυτή τη δυνατότητα.

Πώς ο διαχειριστής του έργου χρησιμοποιεί το κρίσιμο μονοπάτι:

Οπλισμένος με σαφήνεια σε εκείνα τα αντικείμενα που πρέπει να ολοκληρωθούν εγκαίρως ή το έργο διακινδυνεύει καθυστέρηση, ο διαχειριστής του έργου εστιάζει πολύ χρόνο και προσοχή στην παρακολούθηση και τον έλεγχο αυτών των δραστηριοτήτων. Εάν ένα στοιχείο στην κρίσιμη διαδρομή ενδέχεται να τρέξει αργά, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να διαθέσει πρόσθετους πόρους για την επιτάχυνση της ολοκλήρωσης. Εάν υπάρχει σύγκρουση πόρων μεταξύ δύο δραστηριοτήτων στην κρίσιμη διαδρομή, ο διαχειριστής έργου θα το επιλύσει με τέτοιο τρόπο ώστε να ελαχιστοποιήσει τυχόν καθυστερήσεις.

Η κατανόηση της κρίσιμης διαδρομής απλοποιεί δραματικά τη διαδικασία προγραμματισμού των πόρων. Η ομάδα του έργου μπορεί να επικεντρωθεί στη διασφάλιση της διαθεσιμότητας των κατάλληλων πόρων την κατάλληλη στιγμή. Όπως περιγράφεται παρακάτω, αν είναι απαραίτητο, οι πόροι μπορούν να δανεισθούν από μη κρίσιμες δραστηριότητες για να βοηθήσουν στην διατήρηση των ευαίσθητων στο χρόνο καθηκόντων.

Ενώ τα αντικείμενα που δεν βρίσκονται στην κρίσιμη διαδρομή είναι τελικά απαραίτητα για την ολοκλήρωση του έργου, εξ ορισμού έχουν επιπλέον χρόνο ή χαλάρωση και η καθυστέρησή τους είναι απίθανο να καθυστερήσει την τελική ημερομηνία ολοκλήρωσης της πρωτοβουλίας. Για να αντισταθμίσουν τις πιθανές καθυστερήσεις κρίσιμης διαδρομής, οι διαχειριστές έργων δανείζουν συχνά πόρους από μη κρίσιμα στοιχεία, εκμεταλλευόμενοι την ευελιξία των χαλαρών για τα στοιχεία αυτά.

Η κατώτατη γραμμή:

Η τεχνική του έργου κρίσιμης διαδρομής προσφέρει στο διαχειριστή του έργου ένα σύνολο εργαλείων που είναι κρίσιμα για τη διαχείριση του κινδύνου και τη βελτιστοποίηση των ευκαιριών για την έγκαιρη ολοκλήρωση των έργων. Ο χρόνος προγραμματισμού του ιστορικού είναι σημαντικός με αυτή τη μέθοδο, όμως τα οφέλη για τον έλεγχο και τον συντονισμό είναι ανεκτίμητα.