Εκ των κάτω προϋπολογισμού και πρόβλεψης

Ο προϋπολογισμός και οι προβλέψεις από κάτω προς τα πάνω προέρχονται από τη θεωρία ότι η πιο ακριβής εκτίμηση ενός μεγάλου αθροίσματος παράγεται καλύτερα με την εκτίμηση των συνιστωσών και την προσθήκη τους. Παραδείγματα ακολουθούν παρακάτω.

Οι μεθοδολογίες από κάτω προς τα πάνω χρησιμοποιούνται σε πολλά αναλυτικά σενάρια, όπως οικονομολόγοι, οικονομετρικοί, επιστήμονες διαχείρισης, οικονομικοί αναλυτές, αναλυτές προϋπολογισμού, αναλυτές χρεογράφων, επικεφαλής οικονομικοί διευθυντές (CFO) και ελεγκτές, μεταξύ άλλων. Ως σημείο σύγκρισης, βλέπετε επίσης τη συζήτησή μας για την προσέγγιση από την κορυφή προς τη βάση στον προϋπολογισμό και την πρόβλεψη. Και οι δύο διαδικασίες χρησιμοποιούνται συχνά ταυτόχρονα, λειτουργώντας ως έλεγχοι ο ένας στον άλλον.

Παραδείγματα στον προϋπολογισμό

Κατά την παραγωγή προϋπολογισμού εταιρικών εξόδων, προϋπολογισμού εσόδων και προϋπολογισμού κεφαλαίου, η προσέγγιση "από τη βάση προς την κορυφή" θα περιλαμβάνει πρώτα τον καθορισμό αυτών στο πιο λεπτομερές επίπεδο κάθε στοιχείου γραμμής διαχείρισης, για κάθε μονάδα ή τμήμα αναφοράς εντός της ιεραρχίας αναφοράς διαχείρισης. Στο πλαίσιο αυτής της προσέγγισης, οι συνολικοί προϋπολογισμοί σε κάθε υψηλότερο επίπεδο ιεραρχίας θα παράγονται προσθέτοντας τους προϋπολογισμούς στο αμέσως κάτω επίπεδο.

Επιπλέον, σε περιπτώσεις όπου ένα τμήμα εταιρικής κατάρτισης προϋπολογισμού εφαρμόζει μια προσέγγιση από τη βάση προς την κορυφή, κάθε τμήμα ή επιχειρηματική μονάδα θα πρέπει να εργάζεται προς τα πάνω από την προβολή κάθε γραμμής δαπάνης και εσόδων. Για παράδειγμα, ο προϋπολογισμός ενός τμήματος μπορεί να περιλαμβάνει ακριβείς προβλέψεις μισθών και μπόνους για κάθε άτομο που αναμένεται να είναι στο προσωπικό (επιτρέποντας ακριβώς την προσθήκη νέων προσλήψεων). Στη συνέχεια θα οδηγούσαν τα έξοδα παροχών των εργαζομένων από αυτά τα ποσά των αμοιβών και ενδεχομένως και τις χρεώσεις χρήσης με βάση τις τυποποιημένες παραδοχές τετραγωνικών σκηνών ανά εργαζόμενο (ενώ προσαρμόζονταν για τις διαφορές στους χώρους γραφείων που σχετίζονταν με την κατάταξη, τον τίτλο εργασίας ή τον μισθό).

Παραδείγματα στην πρόβλεψη πωλήσεων

Η προσέγγιση "από τη βάση προς την κατεύθυνση της πρόβλεψης πωλήσεων" παράγει εκτιμήσεις για κάθε συγκεκριμένο προϊόν ή στοιχείο και ενδεχομένως και για άλλες διαστάσεις όπως το κανάλι πωλήσεων, γεωγραφική περιοχή, τύπος πελάτη ή / και συγκεκριμένο πελάτη. Για άλλη μια φορά, οι προβλέψεις για ευρύτερες κλάσεις προϊόντων ή εξαρτημάτων, καθώς και για ευρύτερα μεγέθη καναλιών πωλήσεων, γεωγραφικές περιοχές, τύπους πελατών και κατηγορίες πελατών θα παράγονται με την ενσωμάτωση των προβλέψεων που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί σε πολύ πιο συγκεκριμένα επίπεδα.

Πλεονεκτήματα της προσέγγισης από κάτω προς τα πάνω

Η πρόβλεψη και η κατάρτιση προϋπολογισμού με τρόπο εκ των κάτω προς τα πάνω έχει τη δύναμη να επιβάλλει την προσοχή σε συγκεκριμένες κατηγορίες δαπανών, παραγωγής και εσόδων, οι οποίες είναι απαραίτητες για τον προγραμματισμό και τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των μεμονωμένων μονάδων αναφοράς, των τμημάτων, των εγκαταστάσεων κλπ. Ρύθμιση μίσθωσης, προγραμματισμός και τα σχέδια παραγωγής, για παράδειγμα, απαιτούν τέτοια ιδιαιτερότητα.

Αδυναμίες της προσέγγισης από κάτω προς τα πάνω

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι προβλέψεις χαμηλών επιπέδων συσσωμάτωσης και υψηλών επιπέδων ειδικότητας, όταν μετατοπίζονται σε υψηλότερα επίπεδα συσσωμάτωσης, τείνουν να είναι πολύ λιγότερο ακριβείς από τις προβλέψεις που παράγονται από την αρχή σε αυστηρότερα συγκεντρωτικά επίπεδα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα σφάλματα που έγιναν σε πιο συγκεκριμένα επίπεδα μπορούν να συνενωθούν στη διαδικασία συγκέντρωσης λεπτομερέστερων προβλέψεων και εκτιμήσεων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν τα σφάλματα προβολής σε πιο λεπτομερή επίπεδα τείνουν να πηγαίνουν προς τη μία κατεύθυνση (δηλαδή, όλα προς την κατεύθυνση πάνω ή κάτω από τις εκτιμήσεις), αντί να εμφανίζουν τυχαία πρότυπα υπερβολικών και κάτω από εκτιμήσεις.

Πιο συγκεκριμένα, στις διαδικασίες προϋπολογισμού υπάρχει μια ενσωματωμένη προκατάληψη για προβλέψεις χαμηλού επιπέδου και επιθυμούν καταλόγους να απαιτούν υπερβολικές δαπάνες και προσωπικό, ενώ προβάλλουν υπερβολικά χαμηλά έσοδα. Είναι προς το συμφέρον των διαχειριστών γραμμής να εγγράφουν ανάγκες για περισσότερους πόρους από ό, τι είναι απολύτως απαραίτητο, ενώ δεσμεύονται για λιγότερα έσοδα και παραγωγή κερδών από ό, τι θα έπρεπε να είναι σε θέση να παράγουν. Αυτό είναι το παιχνίδι που σχετίζεται με τη συγκριτική αξιολόγηση επιδόσεων και την αποζημίωση, για να αυξήσει τις πιθανότητες ότι θα ξεπεράσει τους στόχους και έτσι θα ανταμειφθεί ανάλογα.

Ομοίως, στις προβλέψεις πωλήσεων, υπάρχει μια συνηθισμένη προκατάληψη για τις ομάδες πωλήσεων και τους διαχειριστές προϊόντων να εισέλθουν σε εκτιμήσεις χαμηλής σφαίρας, για τους ίδιους λόγους που διατυπώθηκαν αμέσως παραπάνω σε σχέση με τον προϋπολογισμό.

Μια λύση

Για πολλά χρόνια, η τράπεζα Western Electric της AT & T, ο παλιός κατασκευαστής εξοπλισμού του Bell System, χρησιμοποίησε μια διαδικασία πρόβλεψης πωλήσεων, η οποία συχνά χαρακτηριζόταν ως "από κάτω προς τα πάνω, από πάνω προς τα κάτω και μεσαία γραμμή". Με άλλα λόγια, μια συγκρίσιμη μεθοδολογία από τη βάση προς τα πάνω συγκρίθηκε με τα αποτελέσματα μιας προσέγγισης από την κορυφή προς τη βάση. Ακολούθησε μια διαδικασία συμφιλίωσης στην οποία οι λεπτομερείς προβολές από τη βάση προς τα πάνω προσαρμόστηκαν ώστε να ταιριάζουν στα συγκεντρωτικά στοιχεία που η διοίκηση αποφάσισε, κατά τρόπο περισσότερο καλλιτεχνικό από την επιστήμη, να έχει την πιο νόημα.