5 τρόποι αποφυγής νομικών προβλημάτων με τους εθελοντές

Οι εθελοντές είναι σπουδαίοι και ουσιαστικοί για τη φιλανθρωπία σας. Αλλά, αν τα πράγματα πάνε στραβά με έναν εθελοντή, μπορεί να γράψει κακά νέα για τον οργανισμό σας.

Για παράδειγμα, τι θα συμβεί αν ένας εθελοντής έχει ένα ατύχημα ενώ υπηρετεί μαζί σας; Τι γίνεται αν ο εθελοντής σπάσει τον νόμο ή βλάψει κάποιον άλλο; Ο οργανισμός σας μπορεί να είναι υπεύθυνος.

Εδώ είναι πέντε τρόποι για να είναι λιγότερο πιθανό ότι θα αντιμετωπίσετε προβλήματα με τους εθελοντές σας. Κάποια από αυτά μπορεί να φαίνονται επαχθή, αλλά αφιερώνουν χρόνο για να τα κάνουν σωστά και να προστατεύσουν τόσο τον οργανισμό σας όσο και τους εθελοντές σας.

Ανάπτυξη πολιτικών και διαδικασιών εθελοντισμού

Συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ή ειδικό εθελοντή για να βεβαιωθείτε ότι είναι επαρκείς. Οι πολιτικές θα πρέπει να καθορίζουν τα καθήκοντα εθελοντισμού και να αντιμετωπίζουν θέματα όπως οι διακρίσεις, η παρενόχληση και άλλες ενδεχομένως παράνομες συμπεριφορές.

Απαγορεύοντας ρητά την κακή συμπεριφορά, ο οργανισμός σας μπορεί να προστατεύεται από την ευθύνη. Να είστε βέβαιος επίσης να συμπεριλάβετε προστασία για τον εθελοντή από κατάχρηση από τον οργανισμό και το προσωπικό του.

Γράψτε περιγραφές θέσεων εργασίας για όλες τις θέσεις εθελοντών

Να είναι σαφής η προσδοκία για τον εθελοντή και αυτό που μπορεί και δεν μπορεί να κάνει. Καθορίστε τυχόν πιθανούς κινδύνους για τον εθελοντή και ζητήστε υπογεγραμμένη απελευθέρωση από την ευθύνη. Μια λεπτομερής και συνοπτική περιγραφή της εργασίας μπορεί να βοηθήσει στην προστασία της οργάνωσης από την ευθύνη αν ο εθελοντής υπερβεί αυτό που του επιτρέπεται να κάνει.

Ακολουθούν μερικά πράγματα που πρέπει να περιληφθούν στις περιγραφές θέσεων εργασίας:

• το σκοπό της μη κερδοσκοπίας σας
• απαιτείται εκπαίδευση για τη θέση αυτή
• τα αναμενόμενα καθήκοντα του εθελοντή
• ο χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση του έργου
• τη θέση όπου ο εθελοντής θα εκτελέσει το έργο

Απαιτήστε από κάθε εθελοντή να συμπληρώσει μια αίτηση

Τις περισσότερες φορές, πληρώνει για να ζητήσει μια αίτηση. Ωστόσο, μερικές φορές με ομαδικά προγράμματα που περιλαμβάνουν "κλήση βοοειδών" για εθελοντές, μπορείτε απλά να έχετε τους εθελοντές να συμπληρώσουν μια παραίτηση που απελευθερώνει τον οργανισμό από την ευθύνη.

Η πολυπλοκότητα της εφαρμογής εξαρτάται από τη θέση. Αν ο εθελοντής εργάζεται με ευάλωτους ανθρώπους, όπως παιδιά ή ηλικιωμένους, το μπαρ πρέπει να είναι υψηλότερο. Για ομαδικά καθήκοντα με ελάχιστο κίνδυνο για κανέναν, μια σύντομη εφαρμογή θα ήταν κατάλληλη. Προσέξτε να έχετε διαφορετικές εφαρμογές για διαφορετικές εργασίες. Δεν έχει νόημα να αποθαρρύνουμε ορισμένους εθελοντές με μια μακρά μορφή αν δεν είναι απαραίτητο.

Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν σε μια αίτηση, όπου ενδείκνυται:

• Προσωπικές πληροφορίες όπως διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρόσωπο για επικοινωνία σε περίπτωση ασθένειας ή ατυχήματος, άδεια οδήγησης, απόδειξη προσωπικής ασφάλισης κ.λπ.
• Προσόντα, όταν είναι απαραίτητα για την εργασία, όπως ειδικές δεξιότητες ή εκπαιδευτικά προσόντα.
• Παραπομπές που μπορούν να επιβεβαιώσουν τον καλό χαρακτήρα ή την ηθική της εργασίας του αιτούντος. Οι αναφορές μπορούν να προέρχονται από ένα μέλος της κοινότητας, από έναν άλλο μη κερδοσκοπικό οργανισμό όπου ο αιτών έχει προσφερθεί εθελοντικά ή από έναν εργοδότη.
• Γραπτή άδεια για να κάνετε έναν έλεγχο ιστορικού, απαραίτητο εάν οι εθελοντές θα συνεργαστούν με παιδιά ή άλλους πληθυσμούς που βρίσκονται σε κίνδυνο
• Παραίτηση από την εμπιστευτικότητα, ώστε να μπορείτε να συγκεντρώνετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε και να τις μοιράζεστε με τον κατάλληλο τρόπο.

Διεξάγετε κατάλληλη προβολή

Να είστε προσεκτικοί εδώ. Ο έλεγχος είναι ιδιαίτερα σημαντικός για τους εθελοντές που ενδέχεται να έρχονται σε επαφή με ευάλωτα άτομα ή που πρέπει να οδηγούν κατά τη διάρκεια της εθελοντικής τους εργασίας ή να συμμετέχουν σε άλλες επικίνδυνες εργασίες.

Ωστόσο, το 31% των μη κερδοσκοπικών οργανώσεων δεν προβάλλουν εθελοντικές προβολές σύμφωνα με μία μελέτη. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί συχνά πιστεύουν ότι μπορούν να αστυνομεύσουν τους ίδιους τους εθελοντές τους και να παραμελήσουν να διενεργήσουν κατάλληλους ελέγχους. Αλλά αυτό μπορεί να αφήσει τον οργανισμό ανοικτό σε ευθύνη. Σκεφτείτε την προβολή ως μέρος των διαδικασιών ασφαλείας και διαχείρισης κινδύνων.

Ο έλεγχος πρέπει πάντα να σέβεται και να προστατεύει όσο το δυνατόν περισσότερο την εχεμύθεια των εθελοντών. Πάρτε γραπτή συγκατάθεση για την εξέταση πριν προχωρήσετε. Επίσης, η οθόνη από καιρό σε καιρό ως προφύλαξη.

Η προβολή μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια προσωπική συνέντευξη, ή μπορεί να περιλαμβάνει:

• ποινικοί έλεγχοι ιστορικού
• οδήγηση αρχείων και αδειών
• επιβεβαίωση της ασφάλισης
• τον έλεγχο των υγειονομικών συνθηκών ή την απόδειξη ορισμένων εμβολιασμών
• επαληθεύοντας διαπιστευτήρια όπως πιστοποιητικό διδασκαλίας ή ειδικές αξιολογήσεις δεξιοτήτων

Εξασφαλίστε άριστη εκπαίδευση και διαχείριση

Ποτέ μην γυρίστε έναν εθελοντή χαλαρά χωρίς επαρκή εκπαίδευση. Οι εθελοντές εκτιμούν ότι εκπαιδεύονται, γι 'αυτό γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πότε. Εκπαιδεύστε σε ομάδες ή ένα προς ένα. Αναπτύξτε γραπτά υλικά που ο εθελοντής μπορεί να πάρει μαζί τους και εκπαιδεύστε για τα συγκεκριμένα καθήκοντά τους. Αναθέστε τον εθελοντή σε προσωπικό για επίβλεψη.

Η εκπαίδευση μπορεί να περιλαμβάνει:

• τον κώδικα δεοντολογίας του οργανισμού σας
• πώς να ενεργείτε όταν εκπροσωπείτε την οργάνωση
• πώς να εντοπίζετε και να αναφέρετε κατάχρηση
• πώς να διατηρηθεί η εμπιστευτικότητα του οργανισμού και των ανθρώπων που εξυπηρετεί
• τι περιμένετε συγκεκριμένα από τον εθελοντή
• πώς να αναφέρετε τυχόν προβλήματα
• ποιος είναι υπεύθυνος και πώς να τα φτάσετε

Τέλος, να είστε πρόθυμοι να απολύσετε έναν εθελοντή εάν παραβιάζουν οποιονδήποτε από τους κανόνες, είναι δύσκολο να τα καταλάβετε, είναι αναξιόπιστα ή καταχρηστικά με οποιονδήποτε τρόπο. Αναπτύξτε μια γραπτή διαδικασία για το προσωπικό εάν πρέπει να αφήσει έναν εθελοντή να πάει.

Να ενημερώνετε πάντα τον εθελοντή γιατί τους αφήνετε να πάνε και, στη συνέχεια, να τεκμηριώνετε την απόλυση, όπως θα κάνατε με ένα μέλος του προσωπικού που πληρώθηκε. Έχοντας μια διαδικασία, ακολουθώντας την και καταγράφοντας τη δράση, θα βοηθήσετε τον εθελοντή να αποφασίσει να καταθέσει μια καταγγελία στην κορυφαία διοίκησή σας ή να προσπαθήσει να σας επιστρέψει με άλλο τρόπο.

Μην ξεχνάτε να έχετε πολιτικές για το προσωπικό σας που καλύπτουν τον τρόπο θεραπείας εθελοντών. Περιγράψτε τι είναι η παρενόχληση και πώς να την αποφύγετε. Ορίστε μια διαδικασία παράβασης που οι εθελοντές μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να αναφέρουν τυχόν κατάχρηση.

Οι εθελοντές θέλουν να κάνουν το καλό και είναι ευγνώμονες όταν ένας οργανισμός είναι διατεθειμένος να συνεργαστεί μαζί τους. Θέλουν καλές πολιτικές σε ισχύ και να έχουν κατάλληλη κατάρτιση και διαχείριση. Η διατήρηση των εθελοντών απαιτεί όχι μόνο την ευγνωμοσύνη από την πλευρά σας, αλλά και μια οργανωμένη προσέγγιση που προστατεύει τόσο τους εθελοντές όσο και τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.

Συνιστώμενοι πόροι:

Εθελοντές: Εξισορρόπηση Κινδύνου και Ανταμοιβής (Ομάδα Αλλοδαπών Ασφαλειών Ασφαλίσεων)

Εθελοντική προβολή - από το Energize, ένα κέντρο εθελοντικής εμπειρογνωμοσύνης.