Τι κάνουν οι υπεύθυνοι έργων όλη την ημέρα

Πολλοί βρίσκονται λίγο συγκεχυμένοι σχετικά με το τι κάνει ένας διαχειριστής έργου επειδή ο ρόλος είναι τόσο ευρύς. Με λίγα λόγια, ένας υπεύθυνος έργου αναλαμβάνει την κύρια ευθύνη για την επιτυχή εκκίνηση, το σχεδιασμό, τον προγραμματισμό, τον έλεγχο, την εκτέλεση, την παρακολούθηση και το κλείσιμο ενός έργου.

Μια δουλειά του διευθυντή έργου απαιτεί κάποιον που μπορεί να φορέσει πολλά διαφορετικά καπέλα και ο οποίος έχει την ικανότητα να επιτελεί με επιτελικό τρόπο τα καθήκοντά του διαχειρίζοντας μια ομάδα ανθρώπων, αφού πολλά έργα απαιτούν περισσότερη δουλειά από ό, τι ένα άτομο μπορεί να χειριστεί.

Αναπτύξτε τη μεγάλη ιδέα

Η πρώτη δουλειά του διαχειριστή του έργου είναι να ξεκινήσει το έργο αναπτύσσοντας μια ιδέα. Ιστορικά, οι υπεύθυνοι έργων ανέμεναν να αποκτήσουν μια ολοκληρωμένη ιδέα, ίσως μια πλήρη επιχειρησιακή περίπτωση, και να την μετατρέψουν σε σχέδιο έργου που θα μπορούσε να εκτελεστεί. Σήμερα, όμως, ο ρόλος του διαχειριστή του έργου έχει εξελιχθεί κάπως, και εσείς, ως διαχειριστής του έργου μπορεί να βρείτε τον εαυτό σας να συμμετάσχετε στο πρόγραμμα κατά το στάδιο της ιδέας, πριν έχει γίνει ένα ολοκληρωμένο έργο.

Θα εργαστείτε πιθανότατα με τον χορηγό του έργου, συχνά έναν υπάλληλο υψηλού επιπέδου που υποστηρίζει το έργο και έχει αρκετή δύναμη για να παρέχει τους πόρους και το buy-in της εταιρείας για να ολοκληρώσει το έργο. Θα εργαστείτε από κοινού για να αναπτύξετε την ιδέα να δημιουργήσετε μια αρχική εικόνα του έργου και να εξετάσετε εάν είναι εφικτό.

Οργάνωση των εργασιών του έργου

Κατά την έναρξη του έργου και τα πρώτα στάδια εκκίνησης, θα συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να καταλάβετε τι ακριβώς χρειάζεται να κάνετε. Αυτό συνεπάγεται σαφή καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του έργου και του αναμενόμενου αποτελέσματος, ενώ παράλληλα περιγράφονται λεπτομερώς όλοι οι απαραίτητοι στόχοι για να φθάσουν εκεί.

Η διατύπωση όλων αυτών από την άποψη της επιχειρηματικής αξίας ή των ωφελειών βοηθά στην επίτευξη σαφήνειας κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας. Με άλλα λόγια, εξηγήστε γιατί ξεκινάτε με αυτό το καινούργιο έργο και τι περιμένετε να βγείτε από αυτό.

Συγκεντρώστε την ομάδα

Εάν η μεγάλη σας ιδέα θεωρείται εφικτή, τότε θα προχωρήσετε στη δημιουργία μιας ομάδας που θα βοηθήσει στην υλοποίηση της ιδέας του έργου. Θα χρειαστείτε πολλούς ανθρώπους που μπορούν να εκπληρώσουν διάφορους ρόλους στην ομάδα του έργου σας.

Στην ιδανική περίπτωση, αναζητήστε εμπειρογνώμονες σε κάθε λειτουργικό τομέα του έργου, αλλά επίσης λάβετε υπόψη τη διαθεσιμότητα. διαχειριστές του έργου δεν μπορεί να πάρει πάντα το προσωπικό που θέλουν σε μια ομάδα, διότι οι εν λόγω εμπειρογνώμονες μπορεί να είναι δεμένο σε άλλα έργα στην περίπτωση των συμβούλων, ή πολύ απασχολημένος με άλλα, τακτική καθήκοντα εργασίας τους, στην περίπτωση των εργαζομένων της εταιρείας. Εάν δεν είστε σε θέση να περιμένετε να είναι διαθέσιμοι, θα πρέπει να κάνετε το καλύτερό σας με τα άτομα που είναι διαθέσιμα.

Όλοι οι συμμετέχοντες στην ομάδα δεν θα είναι απασχολημένοι όλη την ώρα. Ορισμένοι λειτουργικοί εμπειρογνώμονες, όπως δικηγόροι ή αξιωματούχοι τύπου, θα χρειαστεί να συμμετάσχουν στην ομάδα μόνο σε σχετικά σημεία στην πορεία. Μέρος των δεξιοτήτων της διαχείρισης του έργου και της διαχείρισης των πόρων είναι να σιγουρευτείτε ότι τους ενημερώνετε ότι τα καθήκοντά τους έρχονται επάνω και στη συνέχεια να τα αναβαθμίσουν στην ταχύτητα του έργου μόλις η εμπειρογνωμοσύνη τους είναι απαραίτητη.

Συμμετοχή ενδιαφερόμενων μερών

Η λογοτεχνία διαχείρισης έργων έχει μιλήσει στο παρελθόν για τη «διαχείριση των ενδιαφερομένων». Σήμερα αναγνωρίζεται ότι δεν μπορείτε να «διαχειριστείτε» έναν ενδιαφερόμενο. Φαίνεται αφελές και θεωρείται λίγο προσβλητικό να υποδηλώνει ότι, έτσι τα κέντρα διαχείρισης των σχεδίων μιλούν γύρω από την «εμπλοκή» τους αντί.

Η δέσμευση των ενδιαφερομένων συνεπάγεται τη συνεργασία με τα άτομα που επηρεάζονται από το σχέδιο για να διασφαλιστεί ότι κατανοούν τις επερχόμενες αλλαγές και ποιες αλλαγές θα επηρεάσουν εάν υπάρχουν.

Από πρακτικής απόψεως, τα εμπλεκόμενα εργαλεία δεν έχουν αλλάξει-είναι μόνο η ρητορική και η στάση που είναι διαφορετικά. Θα σχεδιάσετε ακόμα ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι για το έργο και αν είναι ιδιαίτερα ισχυροί ή επιρροή σε σχέση με το έργο σας. Δημιουργήστε ένα σχέδιο επικοινωνίας και το εφαρμόστε στην πράξη.

Είναι σοφό να αναπτύξετε την υπομονή σας, διότι πιθανότατα θα χρειαστεί να ασχοληθείτε με μερικούς δύσκολους ενδιαφερόμενους, καθώς ορισμένοι είναι ανθεκτικοί στην αλλαγή και άλλοι ίσως να είναι μια πρόκληση για να συνεργαστείτε, επειδή δεν πιστεύουν στο έργο.

Διαχείριση των χρημάτων

Τα έργα κοστίζουν χρήματα και μία από τις σημαντικότερες βασικές δεξιότητες του διαχειριστή του έργου είναι να μπορεί να συγκεντρώσει έναν προϋπολογισμό έργου. Επίσης, ο ρόλος σας δεν τελειώνει, επειδή θα πρέπει να διαχειριστείτε τα χρήματα που δαπανώνται και να ελέγξετε το κόστος για το έργο που προχωράτε. Εάν εργάζεστε σε μια βάση παροχής συμβουλών για έναν πελάτη, μπορεί επίσης να χρειαστεί να προετοιμάσετε λεπτομερή τιμολόγια προόδου κάθε μήνα ή σε ορισμένες φάσεις ή ορόσημα του έργου.

Διαχειριστείτε τα χρήματα του έργου:

• Ανάπτυξη κύριου προϋπολογισμού που περιλαμβάνει εκτιμήσεις για την κάλυψη όλων των απαιτήσεων έργου και πόρων που απαιτούνται.
• Εργασία με τους ειδικούς σας θέματα για να βεβαιωθείτε ότι ο προϋπολογισμός είναι πλήρης και πλήρης.
• Χρησιμοποιώντας τον προϋπολογισμό σας για να δείξετε το κόστος και τα καθήκοντα του έργου στον χορηγό του έργου και να δώσετε σαφήνεια σχετικά με το πού βρίσκεται η ομάδα σας, όπως είναι η φάση ή η εργασία στην οποία εργάζονται και πότε θα ολοκληρωθεί το έργο.

Στη συνέχεια, σε όλο το έργο, μπορείτε να διαχειριστείτε το κόστος σας μέσω ακριβούς παρακολούθησης κόστους. Αυτό περιλαμβάνει τη σύγκριση των δαπανών που ξοδεύετε στην πραγματική ζωή με τις εκτιμήσεις και τον προϋπολογισμό του έργου που συγκεντρώσατε.

Με καλή διαχείριση, δεν πρέπει να είναι πολύ απομακρυσμένες, αλλά αν παρατηρήσετε τάση υπερβολικής δαπάνης ή λανθασμένες εκτιμήσεις, τότε θα είστε σε θέση να το διορθώσετε πριν από την πρόκληση πάρα πολλών ζημιών. Μπορείτε να διορθώσετε μόνο ό, τι παρατηρείτε, τόσο καλός έλεγχος του κόστους και εποπτεία είναι σημαντικός.

Συμβουλή εμπειρογνωμόνων: Ο καλός έλεγχος κόστους συνεπάγεται κάτι περισσότερο από την απλή παρακολούθηση των δαπανών. Παρακολουθήστε το ποσό της δουλειάς που πραγματοποιείται για το έργο, καθώς ο συνδυασμός των χρημάτων και των εργασιών ολοκληρώνεται και σας δίνει μια άποψη για το εάν το έργο δαπανά πέρα ​​από τα μέσα του.

Οδήγησε την ομάδα

Τώρα έχετε σχεδιάσει το σχέδιό σας, συνθέσατε την ομάδα σας, ολοκληρώσατε έναν προϋπολογισμό και έχετε προσεγγίσει τους ενδιαφερόμενους. Όλοι γνωρίζετε τι πρέπει να πετύχετε μαζί και είναι έργο του διαχειριστή του έργου να διασφαλίσει ότι όλη η ομάδα συνεργάζεται για να το επιτύχει.

Η επιτυχής καθοδήγηση μιας ομάδας συνεπάγεται τη διαπραγμάτευση των προκλήσεων των διαφωνιών, των συγκρούσεων και της συνεχούς επικοινωνίας. Θα χρειαστεί να παρακινήσετε την ομάδα σας να κάνει εξαιρετική δουλειά, ειδικά εάν οι χρόνοι γίνονται σκληροί.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κάποια προπόνηση, εκπαίδευση, καθοδήγηση και ανάπτυξη των ανθρώπων που εργάζονται στο έργο, ακόμα και αν δεν εργάζονται άμεσα για σας. Αυτό είναι ένα συχνά ξεχασμένο μέρος της ομαδικής εργασίας του έργου, αλλά οι άνθρωποι αποδίδουν καλύτερα όταν αισθάνονται ότι γίνονται σεβαστά και ενθαρρύνονται. Εάν μπορείτε να κάνετε το έργο σας ένα μέρος όπου οι άνθρωποι μεγαλώνουν και αναπτύσσουν νέες δεξιότητες, τότε οι άνθρωποι θα θέλουν να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους για σας.

Η καθοδήγηση της ομάδας περιλαμβάνει επίσης τη δημιουργία και τη διαχείριση της συνεργασίας στην ομάδα. Αυτό θα μπορούσε να γίνει μέσω ηλεκτρονικών εργαλείων διαχείρισης έργων ή συναντήσεων ομάδας πρόσωπο με πρόσωπο ή κάτι μεταξύ τους.Η συνεργασία και η οικοδόμηση μιας «ομάδας» θα βοηθήσει τους πόρους του έργου σας να αντεπεξέλθουν όταν υπάρξουν συγκρούσεις ή δύσκολες στιγμές στο έργο, όπως μια προθεσμία που θα παρουσιαστεί ξαφνικά.

Παίρνοντας αποφάσεις

Ενώ χρειάζεστε τον υποστηρικτή του έργου για να κάνετε τις μεγαλύτερες αποφάσεις, ως υπεύθυνος του έργου έχετε την ευθύνη για την πλειοψηφία των αποφάσεων που λαμβάνονται για το έργο. Ακόμη και όταν δεν λαμβάνετε απευθείας απόφαση, θα υποβάλλετε μια σύσταση για μια απόφαση που νομίζετε ότι πρέπει να κάνει ο ανάδοχος, επειδή έχετε βυθιστεί στο έργο και κατανοήσετε όλες τις λεπτομέρειες πίσω από την απόφαση, ενώ θα μπορούσαν δεν έχουν το ίδιο επίπεδο κατανόησης.

Παράδοση των στόχων του έργου

Θα το κάνετε αυτό με την εμπλοκή της ομάδας σας και αυτό είναι το αποτέλεσμα όλων των εργασιών μέχρι τώρα.

Η ικανότητά σας να αποδίδετε αποτελεσματικά σε όσα υποσχεθήκατε βασίζεται στο να είστε ξεκάθαροι για το τι θα έπρεπε να είναι αυτό. Παράγοντες επιτυχίας κλειδιού εγγράφου και τα μέτρα που θα χρησιμοποιηθούν για να αξιολογήσετε αν έχετε πετύχει αυτό που θέλατε να κάνετε για το έργο.

Αυτό πρέπει να περιγράφεται στην επιχειρησιακή περίπτωση του έργου ή στο έγγραφο έναρξης του έργου (ή και τα δύο, σε διαφορετικά επίπεδα λεπτομέρειας). Θα πρέπει να είναι σχετικά απλό να εντοπίσετε τους στόχους του έργου, αν και είναι λιγότερο απλό να βεβαιωθείτε ότι τους παρέχετε.

Διαχείριση της μεταβίβασης

Το πιο σημαντικό πράγμα στο τέλος της φάσης εκτέλεσης του έργου είναι να παράσχετε μια σαφή και ολοκληρωμένη παράδοση στην ομάδα που θα διαχειρίζεται το έργο να προχωρήσει ή να δουλέψει με την παραγωγή που παρέχεται από εσάς και την ομάδα σας.

Μια καλή μεταβίβαση σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε ένα βήμα πίσω. Δεν θα είστε πλέον το άτομο που πηγαίνετε στο έργο και θα έχετε τη δυνατότητα να προχωρήσετε στο επόμενο έργο σας γνωρίζοντας ότι η ομάδα των επιχειρήσεων είναι σε θέση να κάνει το καλύτερο από αυτά που έχετε παραδώσει σε αυτά.

Μοιραστείτε τη Γνώση

Τα «διδάγματα» αποκαλύπτουν όσα αποκτήθηκαν από το έργο και τα οποία θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν σε άλλες πρωτοβουλίες στο μέλλον. Ο διαχειριστής του έργου μπορεί να πραγματοποιήσει μια συνάντηση μαθησιακών μαθημάτων στο τέλος του έργου. Αυτό βοηθά την ομάδα να αναπτυχθεί και να διατηρήσει τις οργανωτικές γνώσεις, ενώ παράλληλα εμποδίζει την εταιρεία να κάνει τα ίδια λάθη ξανά.