Τι κάνουν οι υπεύθυνοι διαχείρισης έργων;

Σχεδόν οποιοδήποτε άρθρο ή βιβλίο σχετικά με τη διαχείριση έργων έχει τον δικό του ορισμό για το τι είναι η διαχείριση έργων. Ενώ πολλοί από αυτούς τους ορισμούς αρκούν για να δώσουν μια θεμελιώδη ιδέα για τη διαχείριση έργων, το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων ή PMI ορίζει τη διαχείριση έργων ως "εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών για την προβολή δραστηριοτήτων για την κάλυψη των απαιτήσεων του έργου".

Αυτός είναι ένας ωραίος ακαδημαϊκός ορισμός, αλλά τι κάνουν οι διαχειριστές έργων; Με απλά λόγια, διαχειρίζονται έργα. Ίσως αυτό να είναι πολύ απλό, αλλά αυτό ακριβώς κάνουν. Μέσα στα ηθικά όρια, κάνουν ό, τι είναι απαραίτητο για την επίτευξη των στόχων του έργου.

Το PMI ορίζει ένα έργο ως "μια προσωρινή δραστηριότητα ομάδας που έχει σχεδιαστεί για να παράγει ένα μοναδικό προϊόν, υπηρεσία ή αποτέλεσμα". Η λέξη μοναδική είναι το βασικό έργο στον ορισμό αυτό. Οι καθημερινές εργασίες δεν περιλαμβάνουν έργα. Οι δραστηριότητες που συνθέτουν ένα έργο δεν πραγματοποιούνται πλέον μετά την ολοκλήρωση του έργου.

Οι διαχειριστές του έργου οργανώνουν πόρους - όπως ο χρόνος, τα χρήματα και οι άνθρωποι - για την επιτυχία των έργων. Μόλις ολοκληρωθεί ένα έργο, οι διαχειριστές έργων μετακινούνται σε άλλο έργο.

Τι κάνουν οι υπεύθυνοι έργων

Εάν η δουλειά του διαχειριστή του έργου είναι να οργανώσει πόρους για την επιτυχή υλοποίηση των έργων, πώς συμβαίνει αυτό;

Οι υπεύθυνοι έργων σχεδιάζουν σχέδια. Καθίζουν με τους χορηγούς των έργων για να καθορίσουν τους στόχους του έργου. Λαμβάνουν αυτούς τους στόχους και τις επεξεργάζονται σε χάρτες έργων. Ο χάρτης του έργου είναι το έγγραφο που επισημοποιεί την αρχή ενός έργου. Ο χάρτης του έργου περιγράφει τις προσδοκίες υψηλού επιπέδου του έργου, όπως τα ορόσημα, ο προϋπολογισμός και τα χρονοδιαγράμματα. Τα ακριβή στοιχεία των καταλόγων έργων ποικίλλουν ανά οργανισμό.

Ο υπεύθυνος του έργου και ο ανάδοχος του έργου συζητούν ποιοι θέλουν στην ομάδα του έργου. Ο υπεύθυνος του έργου και ο χορηγός στρέφονται για το πώς θα αποκτήσουν αυτούς τους ανθρώπους στο έργο. Ο ανάδοχος του έργου θα πρέπει να έχει την οργανωτική θέση και την επιρροή να προσεγγίσει υψηλόβαθμα στελέχη για να αποκτήσει πόρους προσωπικού για το έργο.

Αυτά τα μέλη του προσωπικού δεν θα αναφερθούν επισήμως στο διευθυντή του έργου, αλλά θα είναι υπεύθυνα προς τον υπεύθυνο του έργου για την ολοκλήρωση των ανατεθεισών εργασιών του έργου. Αυτό είναι ίσως το πιο δύσκολο για τη διαχείριση των έργων: ο διαχειριστής του έργου δεν έχει πλήρη διαχειριστική εξουσία στα μέλη της ομάδας έργου. Αυτοί οι άνθρωποι έχουν άλλες αποστολές και προτεραιότητες εκτός του έργου. Εάν προκύψουν προσωπικά προβλήματα, οι διαχειριστές του έργου προσπαθούν να τα χειριστούν με το μέλος της ομάδας του έργου, αλλά εάν τα προβλήματα παραμείνουν, ο διαχειριστής του έργου ενδέχεται να χρειαστεί να πάει στο διευθυντή του μέλους της ομάδας για να φτάσει σε ένα ψήφισμα.

Μόλις ο διαχειριστής του έργου γνωρίσει τους πόρους του για ένα έργο, ο διευθυντής έργου αναπτύσσει ένα σχέδιο έργου και μια δομή κατανομής εργασιών ή WBS. Το WBS διαιρεί τα ορόσημα του έργου σε διαχειρίσιμα κομμάτια που μπορούν να αποδοθούν σε ένα άτομο. Μια εργασία δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί από ένα μόνο άτομο, αλλά ένα άτομο πρέπει να είναι υπεύθυνο για την εργασία. Ως διευθυντής έργου αναπτύσσει το WBS, εξετάζει ποιες εργασίες εξαρτώνται το ένα από το άλλο. Ακολουθεί τις ακολουθίες των εργασιών. Θεωρεί επίσης τα ισχυρά σημεία, τις αδυναμίες και τις άλλες δεσμεύσεις των μελών της ομάδας έργου.

Το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς του υπεύθυνου του έργου είναι η επικοινωνία. Κατά τη φάση σχεδιασμού, ο διαχειριστής του έργου και ο χορηγός βρίσκονται σε συνεχή επικοινωνία. Κατά τη συνάντηση kickoff, ο διαχειριστής του έργου θέτει τον τόνο για ολόκληρο το έργο.Μόλις ξεκινήσει το έργο, ο υπεύθυνος του έργου επικοινωνεί με τα μέλη της ομάδας έργου, τους χορηγούς των σχεδίων και τους ενδιαφερόμενους. Τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να είναι μέσα και έξω από τον οργανισμό. Ο διευθυντής του έργου διοργανώνει τακτικές συναντήσεις με την ομάδα του έργου και συνεδριάζει με μεμονωμένα μέλη της ομάδας ανάλογα με τις ανάγκες.

Ο υπεύθυνος του έργου συνεδριάζει επίσης τακτικά με τον ανάδοχο του έργου για να εξασφαλίσει ότι το έργο θα προχωρήσει όπως αναμένει ο χορηγός του έργου. Καθώς το έργο καταλήγει στο τέλος, ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να επικοινωνήσει για να βεβαιωθεί ότι όλα έρχονται μαζί. Αφού κλείσει, ο υπεύθυνος του έργου καταγράφει και κοινοποιεί τα διδάγματα από το έργο.

Οι κυβερνητικές οργανώσεις τείνουν να τοποθετούν τους διαχειριστές έργων σε μεγάλες προσπάθειες με συστατικά στοιχεία της τεχνολογίας της πληροφορίας, όπως σημαντικές αναβαθμίσεις λογισμικού και ανανέωση υλικού. Τα μικρότερα έργα τεχνολογίας της πληροφορίας είναι πιο πιθανό να έχουν επίσημες δομές διαχείρισης έργων από μικρότερα έργα χωρίς τεχνολογικές συνέπειες. Οι διαχειριστές έργων για αυτά τα μικρότερα, μη τεχνικά έργα μπορεί να είναι προσωπικό που δεν έχει κατάρτιση στη διαχείριση έργων και οι οποίοι αναμένεται να διαλυθούν μέσω της εργασίας.

Πολλοί άνθρωποι εμπίπτουν στη διαχείριση έργων από το να αναγκάζονται να ανακατεύονται. Προέρχονται από όλα τα υπόβαθρα. Είτε πρόκειται για αστυνομικούς, διαχειριστές συμβαλλόμενων μερών, ειδικούς σε προγράμματα σπουδών, δημόσιους υπεύθυνους πληροφόρησης ή κάτι άλλο, ξεκινούν ως ειδικοί σε θέματα που έχουν οργανωτικές ικανότητες και τελειώνουν ως διαχειριστές έργων. Μόλις αποκτήσουν μια μικρή εμπειρία και κατάρτιση, βρίσκουν ότι απολαμβάνουν τη διαχείριση έργων. Αναζητούν περισσότερες ευκαιρίες διαχείρισης έργων, κατάρτιση για την ενίσχυση των δεξιοτήτων τους και ίσως πιστοποιήσεις για να αποκτήσουν μεγαλύτερη αξιοπιστία και ευκαιρίες απασχόλησης.

Χαρακτηριστικά των Διευθυντών Έργου

Υπάρχουν κοινά χαρακτηριστικά μεταξύ των επιτυχημένων διαχειριστών έργου. Με αυτά τα χαρακτηριστικά, οι διαχειριστές του έργου βρίσκονται σε καλό δρόμο προς την επίτευξη των στόχων των έργων τους.

Οι διαχειριστές του έργου πρέπει να είναι αξιόπιστοι. Προκειμένου οι ενδιαφερόμενοι και τα μέλη της ομάδας έργου να εμπιστευθούν ένα έργο θα πάνε καλά, πρέπει να εμπιστεύονται τον υπεύθυνο του έργου. Εάν τα πράγματα πάνε καλά ή όχι τόσο καλά, ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να είναι ανοικτός και ειλικρινής για το τι συμβαίνει με το έργο. Μια τέτοια ειλικρίνεια ενισχύει την αξιοπιστία του διαχειριστή του έργου. Οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι θα λάβουν αξιόπιστες πληροφορίες, ανεξάρτητα από το τι συμβαίνει στο έργο.

Οι διαχειριστές του έργου τείνουν να είναι εξωστρεφείς. Η εξωστρέφεια είναι μια καλή ποιότητα για τους διαχειριστές του έργου που έχουν επειδή επικοινωνούν συνεχώς. Είτε η επικοινωνία με τον ανάδοχο του έργου, τα ενδιαφερόμενα μέρη ή τα μέλη της ομάδας, οι διαχειριστές έργων πρέπει να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις δυνατότητες διάδοσης και συγκέντρωσης πληροφοριών. Οι εσωστρεφείς διαχειριστές έργων μπορούν να είναι επιτυχείς. Ωστόσο, πρέπει να εξαναγκάζονται εκτός της ζώνης άνεσής τους.

Ο σχεδιασμός είναι κρίσιμος για την επιτυχία στη διαχείριση έργων. Οι διαχειριστές έργων πρέπει να είναι σχεδιαστές όχι μόνο για να δημιουργήσουν ένα καλό σχέδιο αλλά για να ακολουθήσουν ένα σχέδιο και να μάθουν πότε πρέπει να αλλάξει αυτό το σχέδιο. Οι διαχειριστές έργων εμμένουν σε ένα σχέδιο έως ότου δεν ανταποκρίνονται πλέον στις ανάγκες του έργου. Στη συνέχεια, πραγματοποιούν προσαρμογές εν κινήσει για να εξασφαλίσουν ότι οι στόχοι του έργου θα επιτευχθούν. Ανακοινώνουν τις αλλαγές στο απαραίτητο κοινό.

Οι υπεύθυνοι του έργου δεν είναι πάντα εμπειρογνώμονες στα θέματα των έργων τους. Σε μεγαλύτερα έργα, πρακτικά δεν υπάρχει κανένας τρόπος για έναν υπεύθυνο έργου να είναι ειδικός σε όλες τις πτυχές του έργου. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι ομάδες είναι τόσο σημαντικές. Για την αντιμετώπιση της έλλειψης εμπειρογνωμοσύνης του διαχειριστή του έργου, οι διαχειριστές έργων πρέπει να είναι προσανατολισμένοι προς τα δεδομένα.Πρέπει να πιέσουν τα μέλη της ομάδας τους για να τους δώσουν επαληθεύσιμα στοιχεία για να αποδείξουν ότι τα έργα προχωρούν όπως πρέπει. Όταν προκύπτουν κρίσιμες αποφάσεις σχετικά με το χρόνο, την ποιότητα και το πεδίο εφαρμογής, οι διαχειριστές έργων χρειάζονται δεδομένα για να καθορίσουν τι πρέπει να γίνει.

Επειδή οι διαχειριστές έργων χρειάζονται δεδομένα, πρέπει να είναι αναλυτικά. Πρέπει να είναι σε θέση να περικόψουν τη μεροληψία και το συναίσθημα για να βρουν σχετικές πληροφορίες και να τις εφαρμόσουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Πιστοποιήσεις Οι διαχειριστές του έργου μπορούν να κερδίσουν

Καθώς η διαχείριση του έργου έχει αναπτυχθεί στην δική του ξεχωριστή πειθαρχία, η αξία των πιστοποιήσεων έχει αυξηθεί. Στην πραγματικότητα, πολλές τοποθετήσεις θέσεων εργασίας τόσο στον δημόσιο όσο και στον ιδιωτικό τομέα δείχνουν ότι οι εργοδότες απαιτούν ή προτιμούν να προσληφθούν νέες προσλήψεις. Τα άτομα με μακρά ιστορία εργασίας στη διαχείριση έργων μπορεί να μην χρειάζονται πιστοποιήσεις, αλλά όσοι είναι νέοι σε αυτή τη γραμμή εργασίας πρέπει να τους ακολουθήσουν. Καθώς περισσότεροι άνθρωποι μπαίνουν στον τομέα της διαχείρισης έργων, τόσο περισσότεροι άνθρωποι θα πρέπει να διακρίνουν τους εαυτούς τους ως ικανοί.

Στις ΗΠΑ, η πιο διαδεδομένη πιστοποίηση για τους διαχειριστές έργων είναι ο Project Management Professional, ή PMP®, που προσφέρεται από την PMI. Για να λάβετε ένα πιστοποιητικό PMP®, ένας υπεύθυνος έργου πληροί τις απαιτήσεις εκπαίδευσης, εμπειρίας και κατάρτισης. Αυτές οι απαιτήσεις μπορούν να ικανοποιηθούν με έναν από τους δύο τρόπους. Πρώτον, ένας υπεύθυνος έργου πρέπει να έχει πτυχίο υψηλού επιπέδου, πέντε χρόνια εμπειρίας με 7.500 ώρες διαχείρισης έργων και 35 ώρες σχετικής εκπαίδευσης. Δεύτερον, ένας υπεύθυνος έργου πρέπει να έχει πτυχίο τριετούς διάρκειας με 4500 ώρες διαχείρισης έργων και 35 ώρες σχετικής εκπαίδευσης.

Αφού ικανοποιήσει αυτές τις απαιτήσεις, ένας υπεύθυνος έργου πρέπει να υποβάλει αίτηση με PMI και να κάνει μια εξέταση. Αυτή η εξέταση βασίζεται στο Σώμα Διαχείρισης Έργων της Γνώσης ή στο PMBOK®.

Συνολικά, η PMI προσφέρει εννέα πιστοποιήσεις διαχείρισης έργων. Το PMP® και ο ευκολότερος τρόπος για να αποκτήσετε Πιστοποιημένο συνεργάτη στη Διαχείριση Έργων ή στο CAPM® είναι οι δύο γενικές πιστοποιήσεις της PMI. Οι άλλες επτά πιστοποιήσεις τους ασχολούνται με συγκεκριμένες πτυχές της διαχείρισης του έργου, όπως επιχειρηματική ανάλυση, προγραμματισμός και διαχείριση κινδύνου, ή συγκεκριμένες μεθοδολογίες διαχείρισης έργων, όπως το Agile και το OPM3.

Αμοιβές Διευθυντές έργων Κερδίστε

Όπως συμβαίνει σχεδόν με κάθε εργασία που υπάρχει τόσο στον δημόσιο όσο και στον ιδιωτικό τομέα, όσοι εργάζονται για την κυβέρνηση μπορούν να περιμένουν να κερδίσουν λίγο λιγότερο από τους ομολόγους τους στον ιδιωτικό τομέα. Ο κυβερνητικός οργανισμός τείνει να έχει καλύτερα πακέτα παροχών από τις ιδιωτικές εταιρείες.

Οι διαχειριστές έργων νωρίτερα στην καριέρα τους κάνουν λιγότερους από αυτούς που έχουν περισσότερη εμπειρία. Καθώς οι διαχειριστές έργων αποκτούν εμπειρία, μπορούν να διοικούν υψηλότερους μισθούς.