Ο ρόλος ενός συμβουλίου έργου

Ένα συμβούλιο έργου μπορεί να διανύσει πολλά άλλα ονόματα, όπως η ομάδα καθοδήγησης ή η επιτροπή καθοδήγησης. Εάν είστε διαχειριστής έργου, θα διαπιστώσετε ότι μπορεί να προσφέρει υποστήριξη διαχείρισης για να ολοκληρώσει τη δουλειά.

Ποιος είναι στο Διοικητικό Συμβούλιο

Το συμβούλιο έργου προεδρεύεται από τον ανάδοχο του έργου και συνήθως περιλαμβάνει έναν αριθμό άλλων ανώτερων ενδιαφερόμενων μερών καθώς και τον υπεύθυνο του έργου. Αυτοί είναι οι βασικοί άνθρωποι που έχουν τη δυνατότητα να κάνουν πράγματα στο έργο. Η δουλειά τους είναι να επιβλέπουν το έργο και να συνεχίζουν να κινούνται προς τη σωστή κατεύθυνση.

Οι πίνακες έργων δημιουργούνται στην αρχή του κύκλου ζωής του έργου και λειτουργούν μέχρι να ολοκληρωθεί. Έχει τέσσερις βασικούς ρόλους.

Διακυβέρνηση

Η επιτροπή έργου έχει την ευθύνη επίβλεψης για το έργο που εκτελεί η ομάδα του έργου. Εξασφαλίζει την τήρηση των πολιτικών σε εταιρικό επίπεδο και σε επίπεδο προγράμματος.

Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου είναι υπεύθυνα για την επιτυχή εκτέλεση του έργου. Αυτός ο ρόλος διακυβέρνησης διασφαλίζει ότι η ομάδα του έργου ενεργεί με τρόπους που είναι ηθικοί και είναι αποδεκτοί από την εταιρεία.

Κατεύθυνση

Συχνά, πρέπει να λαμβάνονται αποφάσεις για ένα έργο που δεν εμπίπτει στην αρμοδιότητα του διαχειριστή του έργου. Η απόφαση αυτή πρέπει να συζητηθεί με πολλούς ενδιαφερόμενους. Το θέμα θα διατεθεί στο συμβούλιο έργου.

Ο ρόλος του διοικητικού συμβουλίου συνολικά εδώ είναι να κρατήσει το έργο σε πορεία παρέχοντας την κατάλληλη κατεύθυνση για την ομάδα. Συμβάλλουν στην καθιέρωση του οράματος στην αρχή του έργου και την πλήρη διατήρηση του έργου.

Ο διαχειριστής του έργου είναι το βασικό πρόσωπο που παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες. Το υπόλοιπο του σκάφους είναι εκεί για να παρέχει βοήθεια και υποστήριξη.

Λήψη αποφάσης

Το συμβούλιο έργου είναι πρωτίστως όργανο λήψης αποφάσεων. Ο ρόλος τους είναι να διατηρήσουν το έργο προς τα εμπρός, επιλύοντας προβλήματα που μπορούν να εμποδίσουν την πρόοδό του και βοηθώντας τον διαχειριστή του έργου να δει μια σαφή διαδρομή προς την επιτυχή ολοκλήρωσή του.

Σε όλο το έργο, ο υπεύθυνος του έργου μπορεί να υποβάλει συστάσεις στο διοικητικό συμβούλιο. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει την παραπομπή:

• Κίνδυνοι και πιθανές προκλήσεις
• Προβλήματα πόρων, όπως η μη διαθεσιμότητα των σωστών μελών της ομάδας
• Προγραμματισμός καθυστερήσεων
• Υπέρβαση του προϋπολογισμού

Το συμβούλιο μπορεί να αποδεχθεί τη σύσταση του διαχειριστή του έργου. Ή μπορεί να προτείνει άλλες προτάσεις για μια μελλοντική πορεία. Η αξία του συμβουλίου είναι ότι τα μέλη του έχουν συλλογικά τη μεγάλη εικόνα.

Έγκριση δαπανών

Το συμβούλιο έργου εγκρίνει τον συνολικό προϋπολογισμό. Δεν απαιτεί συνήθως να βλέπει κάθε τιμολόγιο, αλλά παρακολουθεί τις τρέχουσες δαπάνες για να εξασφαλίσει ότι θα παραμείνει σε καλό δρόμο.

Ο υπεύθυνος του έργου πηγαίνει στο διοικητικό συμβούλιο όταν φαίνεται να ήρθε η ώρα να βυθιστεί σε κεφάλαια έκτακτης ανάγκης ή αποθεματικά διαχείρισης. Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να εγκρίνει υπερβάσεις και να έχει πρόσβαση σε πρόσθετους πόρους όταν αυτό μπορεί να δικαιολογηθεί.

Συνολικά, το συμβούλιο έργου παρέχει μια ουσιαστική λειτουργία διακυβέρνησης και διεύθυνσης για την ομάδα του έργου. Η κατεύθυνση και οι συμβουλές του βοηθούν τον υπεύθυνο του έργου να κρατήσει το έργο κινούμενο προς τη σωστή κατεύθυνση και είναι τέλεια τοποθετημένο για να εισέλθει και να βοηθήσει αν κάτι αρχίσει να πάει στραβά.