Πώς ένας επόπτης μπορεί να διαχειριστεί την απουσία

Σύμφωνα με μια έρευνα για την απουσία προγραμματισμένης απουσίας της CCH, οι εργοδότες χάνουν έδαφος όταν πρόκειται για τη διατήρηση των εργαζομένων στη δουλειά τους. Τα μη προγραμματισμένα ποσοστά απουσιών έχουν αυξηθεί στο ανώτατο επίπεδό τους από το 1999. Αυτό που εξακολουθεί να ανησυχεί είναι ότι σχεδόν δύο στους τρεις εργαζόμενους που δεν εμφανίζονται για εργασία δεν είναι σωματικά άρρωστοι.

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η ευθύνη για τη διαχείριση των απουσιών έπεσε κυρίως στους άμεσους επιβλέποντες. Αυτοί οι εποπτικοί είναι συχνά οι μόνοι άνθρωποι που γνωρίζουν ότι ένας συγκεκριμένος υπάλληλος απουσιάζει.

Είναι σε καλύτερη θέση να κατανοήσουν τις συνθήκες που περιβάλλουν την απουσία ενός ατόμου και να παρατηρήσουν ένα πρόβλημα σε πρώιμο στάδιο. Ως εκ τούτου, η ενεργός συμμετοχή τους στις διαδικασίες απουσίας της εταιρείας είναι ζωτικής σημασίας για τη συνολική αποτελεσματικότητα και τη μελλοντική επιτυχία μιας πολιτικής απουσίας ή ενός προγράμματος.

Για να εξασφαλιστεί ότι οι εποπτικές αρχές είναι άνετοι και ικανοί στο ρόλο τους στη διαχείριση των απουσιών, πρέπει να έχουν την πλήρη υποστήριξη των ανώτερων στελεχών. Όλα τα μέρη πρέπει να γνωρίζουν το στόχο των πολιτικών απουσίας και των διαδικασιών. Πρέπει να υπάρχουν διαφορές μεταξύ των τμημάτων. μια πολιτική μπορεί να χάσει την αποτελεσματικότητά της.

Για μεγαλύτερη συνέπεια, οι επόπτες πρέπει να εκπαιδεύονται στις ευθύνες τους σχετικά με τη διαχείριση των απουσιών, να συμβουλεύονται πώς να διεξάγουν αποτελεσματικές συνεντεύξεις επιστροφής στην εργασία και να εκπαιδεύονται στη χρήση πειθαρχικών διαδικασιών όταν είναι απαραίτητο.

Οι ευθύνες του επιβλέποντος

Εκτός από τη διασφάλιση ότι η εργασία καλύπτεται επαρκώς κατά τη διάρκεια της απουσίας του εργαζομένου, υπάρχουν και άλλες κρίσιμες ενέργειες που πρέπει να λάβουν οι εποπτικές αρχές για να διαχειριστούν την απουσία. Θα έπρεπε:

• να διασφαλίσει ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν πλήρη επίγνωση των πολιτικών και των διαδικασιών του οργανισμού για την αντιμετώπιση της απουσίας,
• να είναι το πρώτο σημείο επαφής όταν ένας υπάλληλος τηλεφωνεί σε άρρωστο
• να διατηρούν κατάλληλα λεπτομερή, ακριβή και ενημερωμένα αρχεία απουσιών για το προσωπικό τους (π.χ. ημερομηνία, φύση της ασθένειας / λόγος απουσίας, αναμενόμενη επιστροφή στην εργασία, ιατρική πιστοποίηση εάν είναι απαραίτητο),
• να εντοπίσει τυχόν πρότυπα ή τάσεις απουσιών που προκαλούν ανησυχία,
• διεξάγουν συνεντεύξεις επιστροφής εργασίας
• να εφαρμόζουν πειθαρχικές διαδικασίες, όπου χρειάζεται.

Η Συνέντευξη Επιστροφής-Εργασίας

Η εκπαίδευση των εποπτικών αρχών σχετικά με τον καλύτερο τρόπο αντιμετώπισης των απουσιών πρέπει να περιλαμβάνει οδηγίες σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής αποτελεσματικών και δίκαιων συνεντεύξεων επιστροφής στην εργασία. Πρόσφατες εθνικές έρευνες δείχνουν ότι αυτές οι συνεντεύξεις θεωρούνται ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία για τη διαχείριση της βραχυπρόθεσμης απουσίας.

Η συζήτηση για την επιστροφή στη δουλειά θα επιτρέψει στον επιβλέποντα να καλωσορίσει τον εργαζόμενο πίσω στην εργασία, εκτός από την επίδειξη της ισχυρής δέσμευσης της διοίκησης για τον έλεγχο και τη διαχείριση της απουσίας από τον εργασιακό χώρο. Η συνέντευξη θα επιτρέψει την επαλήθευση ότι ο εργαζόμενος είναι αρκετά καλά για να επιστρέψει στην εργασία.

Η απαραίτητη γραφική εργασία μπορεί να ολοκληρωθεί έτσι ώστε η απουσία και το συμπέρασμά της να καταγράφονται σωστά. Το γεγονός ότι μια καθιερωμένη διαδικασία για τη διερεύνηση και τη συζήτηση σχετικά με την απουσία με έναν υπάλληλο μπορεί από μόνη της να λειτουργήσει ως αποτρεπτικό παράγοντα για τη μη συμμετοχή για λόγους διαφθοράς.

Οι συνεντεύξεις πρέπει να διεξάγονται το συντομότερο δυνατό μετά την επιστροφή στην εργασία (το αργότερο μία ημέρα μετά την επιστροφή του). Ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει αρκετή ευκαιρία να περιγράψει τους λόγους της απουσίας του.Ο επιβλέπων θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τη συνέντευξη ως ένα χρόνο για να διερευνήσει τυχόν θέματα που μπορεί να έχει ο υπάλληλος που οδηγούν σε απουσία.

Ο στόχος είναι να προωθηθεί μια ανοιχτή και υποστηρικτική κουλτούρα. Οι διαδικασίες εφαρμόζονται προκειμένου να διασφαλιστεί ότι παρέχεται βοήθεια και συμβουλές όταν χρειάζεται και ότι ο εργαζόμενος είναι ικανός να επιστρέψει στην εργασία.

Οι εργαζόμενοι συνήθως θα εκτιμήσουν την ευκαιρία να εξηγήσουν γνήσιους λόγους απουσίας μέσα σε μια τυποποιημένη δομή. Σε περίπτωση που ο επιβλέπων αμφιβάλλει για την αυθεντικότητα των λόγων που δόθηκαν για απουσία, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτή την ευκαιρία για να εκφράσει τυχόν αμφιβολίες ή ανησυχίες.

Ο υπάλληλος πρέπει πάντοτε να γνωρίζει ότι η συνέντευξη δεν είναι απλώς μέρος των διαδικασιών της εταιρείας, αλλά μια σημαντική συνάντηση κατά την οποία έχει σημειωθεί η απουσία και μπορεί να έχει επιπτώσεις στη μελλοντική απασχόληση. Η πειθαρχική διαδικασία της εταιρείας, σε περίπτωση απαράδεκτων επιπέδων απουσίας, θα πρέπει να εξηγηθεί στον υπάλληλο.

Σε καμία περίπτωση κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η συνέντευξη θα πρέπει να αποτελέσει μορφή τιμωρίας, αλλά θα πρέπει να θεωρηθεί ως μια ευκαιρία για να τονιστούν και να εξηγηθούν οι επιπτώσεις της απουσίας στο τμήμα. Η συντριπτική πλειοψηφία των εργαζομένων αποκομίζει αίσθημα υπερηφάνειας και επίτευξης από το έργο τους και η διοίκηση πρέπει να ενθαρρύνεται να αντιμετωπίζει αυτά τα άτομα ως υπεύθυνοι ενήλικες.

Συνιστώμενες πειθαρχικές διαδικασίες αν συνεχιστεί η απουσία

Οι ακόλουθες οδηγίες περιγράφουν τα συνιστώμενα βήματα που πρέπει να γίνουν σε περιπτώσεις όπου οι βραχυπρόθεσμες απουσίες θεωρούνται ότι είναι πάνω από ένα αποδεκτό επίπεδο σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Στάδιο 1: Συνέντευξη συμβουλευτικής

• Ο άμεσος επιβλέπων θα πρέπει να συμβουλεύει τον υπάλληλο για την ανησυχία του σχετικά με τις απουσίες, να προσπαθήσει να προσδιορίσει τους λόγους της ασθένειας και να καθορίσει τι πρέπει να γίνει για να βελτιωθεί η συμμετοχή.
• Εάν σε αυτό το στάδιο εντοπιστεί κάποια ιατρική κατάσταση και ενδέχεται να έχει επίδραση στην καταλληλότητα της εργασίας, ο επιβλέπων θα πρέπει να κανονίσει μια συνάντηση με έναν εγκεκριμένο γιατρό γιατρό. Αυτό πρέπει να επιβεβαιωθεί με τον εργαζόμενο γραπτώς εντός πέντε εργάσιμων ημερών.
• Εάν από τη συζήτηση το πρόβλημα δεν φαίνεται να οφείλεται σε υποκείμενη εργασιακή ανικανότητα, ο επιβλέπων θα πρέπει να συμβουλεύει τον υπάλληλο ότι, αν και οι καταγεγραμμένες ασθένειες είναι πραγματικές, αναμένεται διαρκής βελτίωση της παρουσίας ή το επόμενο στάδιο της διαδικασίας θα ληφθούν.
• Μια ανασκόπηση της συμμετοχής θα γίνεται αυτόματα κάθε μήνα για τους επόμενους έξι μήνες.

Στάδιο 2: Πρώτη επίσημη επισκόπηση (προφορικό προειδοποιητικό στάδιο)

• Εάν οι απουσίες του εργαζομένου συνεχίσουν να επιδεινώνονται μετά από ανάλυση και τακτική παρακολούθηση, θα πρέπει να κληθούν να συμμετάσχουν σε επίσημη συνάντηση αναθεώρησης με τον επιβλέποντα.
• Το αρχείο απουσιών πρέπει να αναλυθεί σε μια επιστολή που καλεί τον υπάλληλο για αυτή τη συνέντευξη. Ο υπάλληλος θα πρέπει να ενημερώνεται ότι δικαιούται να εκπροσωπείται από έναν εκπρόσωπο του συνδικάτου ή έναν συνάδελφό του, ανάλογα με την περίπτωση.
• Στόχος αυτής της συνάντησης θα είναι:- να συνεχίσει να συζητά τους υποκείμενους λόγους για τις απουσίες,- συμβουλεύει τον υπάλληλο της υπηρεσίας και τις συνέπειες κόστους της απουσίας της, και- να προειδοποιήσει τον εργαζόμενο (εκτός εάν αποφασίσει να ζητήσει ιατρική συμβουλή) ότι εάν δεν υπάρξει ουσιαστική και συνεχής βελτίωση, η απασχόλησή του μπορεί να τερματιστεί λόγω της ανικανότητάς του να διατηρήσει ένα αποδεκτό επίπεδο παρουσίας. Αυτό αποτελεί την προφορική προειδοποίηση.
• Σε περίπτωση που απαιτείται ιατρική φροντίδα, πρέπει να ληφθούν άμεσα μέτρα. Επομένως, η συνεδρίαση διακόπτεται μόνο για να ολοκληρωθεί αυτό το τμήμα της διαδικασίας. Εντός πέντε εργάσιμων ημερών, ο εργαζόμενος πρέπει να λάβει ιατρική συμβουλή. Η συνάντηση επανασυνδέεται με τον ΥΕ και συζητείται η γνώμη του γιατρού.
• Εάν ο γιατρός επιβεβαιώσει την καταλληλότητα για εργασία, ο εργαζόμενος πρέπει να ειδοποιηθεί για τις συνέπειες της συνεχιζόμενης απουσίας.

Στάδιο 3: Δεύτερη επίσημη αναθεώρηση (γραπτή προειδοποίηση)

• Η τακτική παρακολούθηση υποδεικνύει ότι δεν έχει σημειωθεί καμία βελτίωση του τρόπου απουσίας, θα διοργανωθεί μια δεύτερη επίσημη συνάντηση με τον ΥΕ.
• Η επιστολή που καλεί τον υπάλληλο στη συνεδρίαση θα περιλαμβάνει την απουσία καταγραφής και, πάλι, συμβουλές για την εκπροσώπηση.
• Οποιεσδήποτε νέες πληροφορίες που δίνονται στη συνάντηση σχετικά με την κακή υγεία ή τη μεταβολή της φύσης της ασθένειας μπορεί να χρειαστεί να αξιολογηθούν από έναν εγκεκριμένο γιατρό γιατρό.
• Ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εξηγήσει την απουσία του. Εάν είναι απαραίτητο, ο επιβλέπων θα πρέπει να ενημερώσει τον υπάλληλο ότι έχει εκδοθεί επίσημη γραπτή προειδοποίηση και ότι αυτή η προειδοποίηση θα παραμείνει στον φάκελο του υπαλλήλου για ορισμένο χρονικό διάστημα. Ένα αντίγραφο της προειδοποίησης πρέπει να εκδοθεί στον υπάλληλο και στον αντιπρόσωπό του.
• Ο υπάλληλος θα πρέπει να ενημερώνεται ότι η μη τήρηση των προσδοκιών συμμετοχής της εταιρείας και η βελτίωση του σημερινού απαράδεκτου μητρώου απουσίας θα έχει ως αποτέλεσμα την τερματισμό της απασχόλησης του εργαζομένου.
• Όπου υπάρχει αμφιβολία για την καταλληλότητα για εργασία, ακολουθήστε τις επιλογές ανακατανομής σύμφωνα με τις οδηγίες που παρέλαβε ο γιατρός. Συμβουλευτείτε τον εκπρόσωπο του εργαζομένου (αν υπάρχει) σχετικά με τη διαδικασία ανακατανομής και τις επιλογές.

Στάδιο 4: Προσωρινή αναστολή από την εργασία

• Εάν μετά την εφαρμογή των προηγούμενων σταδίων της πειθαρχικής διαδικασίας, δεν σημειωθεί βελτίωση στη συμμετοχή, η διοίκηση μπορεί να προβεί σε προσωρινή αναστολή χωρίς αμοιβή. Η πρόθεση αναστολής πρέπει να επιβεβαιωθεί εγγράφως με λεπτομέρειες για τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Αντίγραφο της επιστολής αναστολής πρέπει να αποστέλλεται στον εκπρόσωπο του εργαζομένου (εάν υπάρχει).

Στάδιο 5: Τερματισμός απασχόλησης

• Πρόκειται για το τελικό στάδιο της πειθαρχικής διαδικασίας με την οποία ο εργαζόμενος απολύεται λόγω αδυναμίας συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της εταιρείας για τη συμμετοχή στην εργασία. Η απόλυση μπορεί να γίνει μόνο με τη γραπτή άδεια ενός ανώτερου διευθυντή και του ΥΕ.
• Η επιστολή που καλεί τον υπάλληλο θα περιλαμβάνει εκ νέου συμβουλές για την εκπροσώπηση και θα περιγράφει το αρχείο απουσίας. Ο υπάλληλος θα πρέπει να ενημερώνεται ότι, ως αποτέλεσμα της συνέντευξης, μπορεί να απολυθεί λόγω ανικανότητας να εκτελεί καθήκοντα εργασίας.
• Και πάλι, ο γιατρός της εταιρείας μπορεί να χρειαστεί να συμβουλευτεί εάν υπάρχουν νέες πληροφορίες σχετικά με την υγεία του εργαζομένου ή την ικανότητα εργασίας.
• Εάν μια απόφαση απορρίπτεται βάσει της ικανότητας, πρέπει να αποστέλλεται αντίγραφο του εγγράφου απόλυσης στον εκπρόσωπο του εργαζομένου (εάν χρειάζεται).
• Ο εργαζόμενος μπορεί να έχει το δικαίωμα να ασκήσει προσφυγή κατά της απόλυσης. Η προσφυγή πρέπει να είναι σύμφωνη με τις πειθαρχικές διαδικασίες της εταιρείας.

Προκλήσεις στην αντιμετώπιση της απουσίας

Να γνωρίζετε ότι οι εποπτικοί είναι συχνά άβολα ή απρόθυμοι να αναφέρουν σε όσους έχουν υπερβεί αποδεκτά επίπεδα απουσίας. Λόγω των πολλών πιέσεων που ασκούνται ήδη στους επιβλέποντες, η συνεπής εφαρμογή των πολιτικών απουσιών δεν είναι πάντα η πρώτη τους προτεραιότητα.

Είναι σημαντικό να προσπαθήσουμε να βγάλουμε την υποκειμενικότητα από τη διαχείριση των απουσιών και να διασφαλίσουμε ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα αντιμετωπίζονται το ίδιο. Είναι σημαντικό να είναι συνεπής, επίμονη και δίκαιη για όλους. Όταν η απουσία δεν αντιμετωπίζεται ή αντιμετωπίζεται με ασυνεπή τρόπο, μπορεί να προκύψει χαμηλότερο ηθικό.

Η πλειοψηφία των εργαζομένων θα εκτιμήσει πολιτικές και προγράμματα που είναι διευκολυντικά και όχι τιμωρητικά.Αυστηρά ή τιμωρητικά μέτρα που υποχρεώνουν τους υπαλλήλους να έρχονται στη δουλειά μπορούν να οδηγήσουν τους υπαλλήλους να «απουσιάζουν ενώ εργάζονται».

Κάνουν όσο το δυνατόν λιγότερα και αντιστέκονται σε κάθε προσπάθεια για να τους κάνουν να κάνουν περισσότερα. Θα πρέπει να εφαρμοστούν και άλλα προγράμματα που θα βοηθήσουν τους υπαλλήλους να είναι παρόντες στην εργασία, όπως ο ευέλικτος προγραμματισμός εργασίας, η κοινή χρήση θέσεων εργασίας, τα βραβεία συμμετοχής και τα προγράμματα ευεξίας.