6 Προεπιλεγμένοι χαιρετισμοί φωνητικού ταχυδρομείου που θα σας αρέσουν οι καλούντες

Ο γενικός χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου χρησιμοποιείται ως προεπιλεγμένος χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου, αν δεν ορίσετε άλλο τύπο χαιρετισμού. Περιστασιακά, κατά τη διάρκεια συμβάντων όπως διακοπή ρεύματος, ακόμα και αν έχετε ορίσει ένα άλλο χαιρετισμό, ο εξατομικευμένος προγραμματισμός σας μπορεί να εξαλειφθεί. Ή μπορείτε απλά να ξεχάσετε να αλλάξετε το χαιρετισμό μετά την επιστροφή από διακοπές.

Βασικές συμβουλές για την καταγραφή του χαιρετισμού σας με φωνητικό ταχυδρομείο

Η κατώτατη γραμμή είναι ότι ποτέ δεν ξέρεις πότε οι καλούντες θα ακούσουν αυτό το χαιρετισμό, οπότε δώστε στο χαιρετισμό σας πολλή σκέψη και βεβαιωθείτε ότι είστε σύντομη και επαγγελματική.

Αποφύγετε τις ημερομηνίες και τα χρονικά πλαίσια για το πότε θα επιστρέψετε κλήσεις - τελικά, δεν έχετε τρόπο να μάθετε πότε ο καλών θα ακούσει το μήνυμα.

Ο χαιρετισμός σας στον αυτόματο τηλεφωνητή θα αναπαραχθεί για εξωτερικές κλήσεις που προέρχονται εκτός της εταιρείας σας και για εσωτερικές κλήσεις που πραγματοποιούνται από άτομα που καλούν από άλλη επέκταση της εταιρείας σας. Σε γενικές γραμμές, θα πρέπει επίσης να ακούσετε ειδοποίηση (δηλαδή, μην καταγράφετε το μήνυμά σας όταν αισθάνεστε γκρινιάρης), μην σκοντάψετε τα λόγια σας (δηλώστε τα λόγια σας), γράψτε το όνομά σας ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, [email protected] σε αντιδιαστολή με το [email protected]), και δεν μετακινούνται οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι και μόνο θέλουν να ακούσουν τι είναι το πιο σημαντικό.

Το πιο σημαντικό, πρακτική την εγγραφή σας αρκετές φορές (ακούγοντας κάθε προσπάθεια) μέχρι να είστε ικανοποιημένοι ότι είναι γυαλισμένο και επαγγελματικό.

Εάν δεν έχετε καταγράψει ποτέ ένα χαιρετισμό τηλεφωνητή πριν, ίσως να θέλετε να έχετε έναν συνάδελφο να ακούσετε τον χαιρετισμό σας για να πάρετε μια δεύτερη γνώμη.

6 Καλό παράδειγμα γενικού τηλεφωνητή τηλεφωνητή

Ακολουθούν μερικές ιδέες για χαιρετισμούς που μπορούν να σας ξεκινήσουν, που κυμαίνονται από αυστηρά επιχειρηματικούς έως λιγότερο επίσημους χαιρετισμούς. Τυλίξτε και εξατομικεύστε οποιαδήποτε από αυτές τις έξι επιλογές για να ταιριάζει στην εταιρική σας κουλτούρα και την προσωπικότητά σας, αλλά προσπαθήστε να μην απομακρυνθείτε πολύ από αυτά τα βασικά.

1. Γεια σας. Έχετε φτάσει στον Jim Bucki. Δυστυχώς, δεν μπορώ να πάρω την κλήση σας τώρα, αλλά θα ήθελα να την επιστρέψω το συντομότερο δυνατό. Επομένως, παρακαλώ αφήστε μου ένα μήνυμα μετά το ηχητικό σήμα.
2. Γεια. Αυτός είναι ο Jim Bucki. Δεν μπορώ να απαντήσω στο τηλέφωνο τώρα, αλλά αν μου αφήσετε ένα μήνυμα με το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σας, θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν.
3. Έχετε φτάσει στον Jim Bucki. Δεν μπορώ να λάβω την κλήση σας αυτή τη στιγμή, αλλά μην διστάσετε να αφήσετε ένα μήνυμα μετά από τον τόνο. Θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατό. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, καλέστε την βοηθό μου, Susan Smith, στην επέκταση 6338. Σας ευχαριστώ που τηλεφωνήσατε. Αντιο σας.
4. Έχετε φτάσει στον Jim Bucki, τον οδηγό σας στην τεχνολογία των λειτουργιών. Δυστυχώς, δεν μπορώ να πάρω την κλήση σας τώρα, αλλά αν αφήσετε ένα μήνυμα και συμπεριλάβετε το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σας, θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατό. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση [email protected]. Ευχαριστούμε που καλέσατε.
5. Γεια σας. Έχετε φτάσει στον Jim Bucki. Δεν μπορώ να απαντήσω στο τηλέφωνο τώρα, αλλά θα σας επιστρέψω την κλήση το συντομότερο δυνατό. Εάν πρόκειται για πρόσφατη παραγγελία, καλέστε το Τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών στη διεύθυνση 1-800-555-1212. Διατίθενται από Δευτέρα έως Παρασκευή από τις 8 π.μ. έως τις 5 μ.μ. Ανατολική ζώνη ώρας. Ή μπορείτε να συνδεθείτε στην ιστοσελίδα μας στο XYZ.com. Διαφορετικά, αφήστε ένα μήνυμα μετά το ηχητικό σήμα.
6. Ευχαριστούμε που καλέσατε. Έχετε φτάσει στο γραφείο του Jim Bucki, Οδηγός για την Τεχνολογία Επιχειρήσεων. Είμαι είτε να μιλάμε με έναν άλλο πελάτη, είτε είμαι μακριά από το γραφείο μου.Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, καλέστε την υπηρεσία τηλεφωνητή στο 1-800-555-1212, η ​​οποία λειτουργεί 24 ώρες το εικοσιτετράωρο. Διαφορετικά, αφήστε ένα λεπτομερές, εμπιστευτικό μήνυμα μετά τον τόνο και θα σας επιστρέψω την κλήση όταν είμαι διαθέσιμος. Ευχαριστώ.

Πιάνοντας την προσοχή του ακροατή

Ο χρωματισμός εκτός των γραμμών δεν είναι για όλους - ειδικά αν εργάζεστε σε ένα τυπικό εταιρικό περιβάλλον. Αλλά αν δουλεύεις σε πωλήσεις (ένα επαίσχυντο επάγγελμα) ή σε ένα ίδρυμα επιστήμης (σκέφτεστε ότι είναι χονδροειδές), μην φοβάστε να γίνεστε δημιουργικοί για να πάρετε την προσοχή κάποιου. Για παράδειγμα, μπορείτε να τερματίσετε το φωνητικό σας μήνυμα που θέτει μια ερώτηση διασκέδασης, όπως: "αν τρυπήσετε μια τρύπα στη γη από πάνω προς τα κάτω και πηδούν, πόσο καιρό θα πάρει για να φτάσει στο κάτω μέρος;" Αφήστε τον καλούντα να γνωρίζει ότι αν απαντήσει σωστά (δηλ. 42 λεπτά), θα φτάσει στην κορυφή της λίστας κλήσεων.

Ή αν κερδίζετε ένα ζωντανό ως κίνητρο ομιλητής, τερματίστε το μήνυμά σας με μια παρακίνηση κίνητρο. Και στις δύο περιπτώσεις, φροντίστε να κρατήσετε την παρατήρησή σας για το κλείσιμο. Και θυμηθείτε, είστε επαγγελματίας της επιχείρησης, όχι ένας κόμικς stand-up.

Τι να κάνετε όταν αφήνετε ένα μήνυμα

Από την άλλη πλευρά των χαιρετισμών του τηλεφωνητή, όταν αφήνετε ένα μήνυμα για κάποιον, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τα παρακάτω βασικά:

• Χαιρετήστε τον καλούντα.
• Δηλώστε το όνομά σας, τον τίτλο, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εάν χρειάζεται
• Εξηγήστε τον λόγο για την κλήση σας και ποιες πληροφορίες, αν υπάρχουν, που χρειάζεστε. Να είστε συγκεκριμένοι.
• Επαναλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και τα δύο.
• Μιλήστε αργά, ώστε το άλλο άτομο να μην χρειάζεται να επαναλάβει το μήνυμα αρκετές φορές.