Επιχειρηματική εθιμοτυπία για εταιρικές εκδηλώσεις

01 Πότε πρέπει να απαντήσετε σε ένα RSVP;

Οι προσκλήσεις παρέχουν τις περισσότερες σημαντικές πληροφορίες σχετικά με μια εκδήλωση, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών σχετικά με τον οικοδεσπότη, τον τύπο της εκδήλωσης, τον σκοπό (ακόμη και μια σύντομη ημερήσια διάταξη), τη θέση, τον χρόνο, τις συγκεκριμένες οδηγίες και φυσικά το RSVP.

Τα συμβάντα μπορεί να βασίζονται σε διάφορες επιλογές RSVP, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλέφωνο, κάρτες αλληλογραφίας και άλλα. Οι επισκέπτες θα πρέπει να ανταποκρίνονται γρήγορα όταν λαμβάνουν μια πρόσκληση και είναι καλύτερο να απαντήσετε εντός μιας εβδομάδας. Εάν πρέπει να απορρίψετε την τελευταία στιγμή, ενημερώστε τον οικοδεσπότη πριν από την εκδήλωση ή το πρώτο πράγμα την επόμενη μέρα με ειλικρινή λύπη.

02 Τι πρέπει να φοράτε;

Οι οικοδεσπότες και οι καλεσμένοι σφάλλουν από την πλευρά της συντηρητικής ευαισθησίας: ντύνονται καλά και με καλή γεύση (πάντα πρέπει να πιέζονται). Τούτου λεχθέντος, οι περισσότερες προσκλήσεις εκδήλωσης θα δώσουν κατεύθυνση:

• Επαγγελματική ενδυμασία (κοστούμια και φορέματα)
• Μαύρο-γραβάτα ή μαύρο-tie-προαιρετικό (πιο επίσημη φόρεμα το βράδυ που περιλαμβάνει full-length φόρεμα, πολύ ντυμένος παντελόνια, ή εξελιγμένα κοκτέιλ φορέματα)
• Επιχειρήσεις casual (παντελόνια ή khakis με πουκάμισα με μακριά μανίκια, μπλούζες με blazers, παντελόνια ή φούστες με γόνατο)
• Ζακέτες και γραβάτες που απαιτούνται (όπως καθοδηγείται, μπορεί να περιλαμβάνει παντελόνια και κοκτέιλ φορέματα)

Ορισμένες εκδηλώσεις και χώροι μπορούν να συμβουλεύουν άλλες casual wear, όπως γκολφ, τένις, ιπποδρομίες, θέρετρα κ.ά. Οι διοργανωτές είναι συνήθως ειδικοί για τις απαιτήσεις ενδυμάτων.

03 Πότε πρέπει να φτάσετε;

Ο οικοδεσπότης της εκδήλωσης ξοδεύει σημαντικό χρόνο και πόρους για το σχεδιασμό και την εκτέλεση ενός γεγονότος, έτσι ώστε οι περισσότεροι άνθρωποι να γνωρίζουν την απάντηση στο ερώτημα αυτό: Να είναι εγκαίρως. Εάν είστε εκπρόσωπος του οικοδεσπότη, η απάντηση είναι ότι πρέπει να φτάσετε μέχρι και 30 λεπτά νωρίτερα (θα σας δοθεί χρόνος, θα εμφανιστεί όταν ζητηθεί).

Αν είστε φιλοξενούμενοι, κατανοείτε ότι ο διοργανωτής ήταν επιλεκτικός με τη λίστα προσκλήσεων. Πολλές προσκλήσεις περιλαμβάνουν μια σύντομη ημερήσια διάταξη που υπογραμμίζει πότε οι επισκέπτες μπορούν να φτάσουν στην εκδήλωση, παρέχοντας τυπικά ένα παράθυρο 15 έως 30 λεπτών για εγγραφή και καλωσορισμένους χρόνους υποδοχής.

Επίσης, μείνετε όσο το δυνατόν περισσότερο ή μέχρι την ολοκλήρωση ενός γεγονότος.

04 Πότε θα έπρεπε να επεκταθεί μια χειραψία;

Πάντα να τινάζετε τα χέρια κατά την άφιξη και αναχώρηση. Αυτός είναι ένας εύκολος κανόνας που παραβιάζουν λίγους ανθρώπους. Χαιρετήστε όλους με ειλικρινή χειραψία και άμεση επαφή με τα μάτια. Ωστόσο, όταν πλησιάζετε σε μια ομάδα ατόμων, οι επισκέπτες θα πρέπει πάντα να κουνήσουν το χέρι του οικοδεσπότη πρώτα.

Φυσικά, σε μερικά σενάρια, χαιρετισμοί χειραψίας δεν είναι δυνατοί, όπως όταν και τα δύο χέρια είναι γεμάτα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, κάθε κόμμα μπορεί να νεύει ή να χρησιμοποιήσει άλλη χειρονομία για να μεταδώσει το χαιρετισμό.

05 Πώς πρέπει να εισαγάγετε άτομα σε μια ομάδα;

Οι περισσότεροι άνθρωποι βρίσκονται σε κάποιο σημείο εισάγοντας διάφορα άτομα σε μια εκδήλωση, ειδικά όταν αναμένεται να γνωρίζουν όλα τα μέρη. Αλλά ποια είναι η σειρά των εισαγωγών; Απλά θυμηθείτε δύο κανόνες:

• Εισαγάγετε άτομα χαμηλότερης κατηγορίας σε άτομα υψηλότερης κατηγορίας.
• Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε τίτλους (π.χ. Δρ, Δικαστή κλπ.) Ή ένα πρόθεμα ονομάτων (π.χ., κ., Κυρία, κυρία).

06 Τι πρέπει να μιλήσετε;

Είναι σημαντικό να έχετε ισχυρές δεξιότητες ακρόασης και συνομιλίας σε ομαδικές καταστάσεις. Αυτό σημαίνει ότι δεν διακόπτετε, διατηρώντας την ανοιχτή γλώσσα του σώματος (στέκεστε ή καθίσατε ευθεία, μην περάσετε τα χέρια σας και μην έχετε καλή επαφή με τα μάτια) και δείχνοντας ενδιαφέρον για αυτό που έχουν άλλοι.

Συμβάλλετε στις συνομιλίες κάνοντας τη δυνατότητα να μιλήσετε σε διάφορα θέματα. Βρείτε θέματα αμοιβαίου ενδιαφέροντος και αποφύγετε να διορθώσετε τι έχουν να πει άλλοι. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εμπλακεί όλοι στην ομάδα στη συζήτηση, όχι μόνο ένα ή δύο άτομα. Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να μιλάνε για τον εαυτό τους και να είναι χαριτωμένοι όταν παρέχουν ή δέχονται φιλοφρονήσεις.

Είναι ατυχές να προσθέσετε τα παρακάτω, αλλά είναι απαραίτητο για κάποιους: αποφύγετε τη χρήση κακής γλώσσας και λάθος τύπων αργαλειού στις συνομιλίες.

07 Τι δεν πρέπει να μιλάς;

Αρκετά θέματα θα πρέπει γενικά να αποφεύγονται:

• Προσωπικά οικονομικά θέματα
• Θέματα προσωπικής υγείας (δικά σας και άλλα)
• Διάσπαρτα ή ευαίσθητα θέματα όπως η πολιτική, η θρησκεία ή οι κοινωνικές συγκρούσεις
• Κουτσομπολιό

08 Πότε πρέπει να αναβάλλετε επιπλέον ευγένεια σε άλλους;

Μπορεί να ακούγεται ντεμοντέ, αλλά πρέπει να αφήσετε τους ανθρώπους να γνωρίζουν ότι τους κρατάτε με μεγάλη εκτίμηση και η πράξη συνήθως δεν θα παραβλεφθεί από τον παραλήπτη. Αρκετά παραδείγματα για τον τρόπο εμφάνισης της εκτίμησης σε ένα γεγονός είναι τα εξής:

• Ακολουθήστε την καθοδήγηση άλλων (π.χ. του οικοδεσπότη) για να μάθετε πότε και πού να καθίσετε.
• Κρατήστε τις πόρτες για τους άλλους.
• Μην υποθέσετε ότι υπάρχουν διαθέσιμα κενά καθίσματα.
• Επιτρέψτε σε άλλους να πάρουν την καλύτερη θέση.
• Περιμένετε να μιλήσετε μέχρι να σας αναγνωρίσουν άλλοι.
• Περιμένετε τον ξενιστή πριν πάρετε το πρώτο ποτό.
• Περιμένετε να φάτε μέχρι να εξυπηρετηθούν όλοι και ο οικοδεσπότης έχει αρχίσει.

09 Άλλοι κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας

Να έχετε επίγνωση κάποιων άλλων σημείων εθιμοτυπίας όταν συμμετέχετε σε μια λειτουργία σε επαγγελματικές ή άλλες επίσημες ρυθμίσεις:

• Ερευνήστε το θέμα και τον τόπο της εκδήλωσης πριν φτάσετε.
• Ποτέ μην πίνετε περισσότερα από δύο αλκοολούχα ποτά.
• Αφήστε τον οικοδεσπότη του συμβάντος να κάνει το πρώτο τοστ.
• Ειδοποιήστε τους οικοδεσπότες για τυχόν διατροφικούς περιορισμούς πριν από ένα συμβάν.
• Καταλάβετε πώς να χρησιμοποιείτε τα μαχαιροπήρουνα: φάτε έξω στο.
• Τα γυάλινα σκεύη τοποθετούνται στα δεξιά.
• Οι πλάκες ψωμιού θα τοποθετηθούν στα αριστερά.
• Τοποθετήστε το πιρούνι και το μαχαίρι στη θέση τεσσάρων ωρών όταν τελειώσετε.
• Τοποθετήστε τις χαρτοπετσέτες στο κάθισμα ή στον βραχίονα της καρέκλας όταν βγαίνετε σύντομα.
• Ευχαριστήστε τον οικοδεσπότη προσωπικά πριν φύγετε.
• Στείλτε ένα μήνυμα ευχαριστίας στον οικοδεσπότη μέσα σε μια εβδομάδα.