Πρότυπο επαγγελματικής επιστολής επιχειρήσεων

Μια επιχειρηματική επιστολή είναι ένα επαγγελματικό κομμάτι αλληλογραφίας. Εάν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή, μια συστατική επιστολή ή σας ευχαριστώ, θα πρέπει να ακολουθήσετε τις επίσημες συμβάσεις μιας επιχειρησιακής επιστολής. Η τήρηση αυτών των οδηγιών είναι σημαντική. Ορίζει τον τόνο που λαμβάνετε σοβαρά την αλληλογραφία και διασφαλίζετε ότι ο παραλήπτης του γράμματος μπορεί να εστιάσει στο μήνυμά σας (και να μην μορφοποιήσει ασυνέπειες, τυπογραφικά λάθη ή άλλα μικρά σφάλματα).

Πριν γράψετε ή οριστικοποιήσετε την επόμενη επιχειρηματική σας επιστολή, αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξετάσετε τον τρόπο μορφοποίησης της επιστολής, από την επιλογή γραμματοσειράς ως το στυλ, μαζί με τις κατάλληλες χαιρετισμοί και υπογραφές.

Διαφορετικές μορφές για επιχειρηματικές επιστολές

Μια σημείωση σχετικά με τις μορφές των επιστολών επιχειρήσεων. Υπάρχουν τρεις βασικές μορφές επιχειρηματικών επιστολών:

• Μορφή μπλοκ: Σε αυτό το στυλ, όλο το κείμενο είναι αριστερό αιτιολογημένο. Περάστε μια γραμμή μεταξύ κάθε τμήματος.
• Τροποποιημένη μορφή μπλοκ: Το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου είναι δικαιολογημένο σε αυτό το στυλ, όπως και στην επιστολή τύπου μπλοκ. Ακολουθούν οι εξαιρέσεις: για τα στοιχεία επικοινωνίας και το συμπληρωματικό κλείσιμο, κάντε κλικ στο κέντρο της σελίδας και γράψτε πληροφορίες εκεί.
• Μορφή ημι-μπλοκ:Επίσης μερικές φορές αναφέρεται ως μορφοποιημένη μορφή μπλοκ, αυτό το στυλ είναι το ίδιο με το τροποποιημένο σχήμα μπλοκ, με την εξαίρεση ότι έχει κάθε παραγράφου εσοχή.

Οποιοδήποτε από αυτά τα στυλ είναι αποδεκτό για χρήση σε μια επιχειρησιακή επιστολή, αλλά επειδή οι κανόνες για τη μορφή μπλοκ είναι τόσο σαφείς, μπορεί να είναι η ευκολότερη επιλογή επιλογής. Πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου θα έχουν διαθέσιμα πρότυπα για να σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε σωστά την επιστολή σας. Όποια και αν είναι η μορφή που επιλέγετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το γράμμα και απλά διαγράψτε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου και ενότητας.

Επαγγελματική εμφάνιση

Οι εμφανίσεις έχουν σημασία! Μια επιχειρησιακή επιστολή είναι ένα επαγγελματικό κομμάτι αλληλογραφίας, αλλά δεν θα το αντιληφθείτε αυτόν τον τρόπο εάν επιλέγετε μια εκκεντρική γραμματοσειρά ή έχετε πολλά λάθη. Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε:

• Επιλέξτε την κατάλληλη γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς.
• Αποφύγετε την απλή γλώσσα ή αργκό.
• Αποφύγετε τυπογραφικά και γραμματικά λάθη με προσεκτική διόρθωση.
• Αν εκτυπώνετε το γράμμα, εξετάστε την επιλογή χαρτιού υψηλής ποιότητας. Ανεξάρτητα από το χαρτί που επιλέγετε, διπλώστε το γράμμα προσεκτικά πριν το τοποθετήσετε στο φάκελο. Εάν μπορείτε, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη στον φάκελο. αν αυτό δεν είναι δυνατό, χρησιμοποιήστε το χειρότερο χειρόγραφό σας.

Το ακόλουθο πρότυπο επιχειρηματικών επιστολών παραθέτει τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια επιχειρησιακή επιστολή.

Πρότυπο επιστολής επιχειρήσεων

Αυτό είναι ένα παράδειγμα επαγγελματικής επιστολής. Κατεβάστε το επαγγελματικό πρότυπο επιστολής επιχειρήσεων (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Στοιχεία επικοινωνίας:Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας με την ακόλουθη σειρά.

Εάν χρησιμοποιείτε εξατομικευμένο επιστολόχαρτο που περιλαμβάνει αυτές τις πληροφορίες, αφήστε εκτός αυτής της ενότητας.

Το όνομα σου Η διεύθυνση σουΠόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικαςΤον αριθμό του τηλεφώνου σαςΗ ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Ημερομηνία:Στις Ηνωμένες Πολιτείες, η μορφή για τη σύνταξη της ημερομηνίας είναι μήνας, ημερομηνία και έτος. Για παράδειγμα, 3 Σεπτεμβρίου 2018 . Μην συντομεύσετε τον μήνα.

Στοιχεία επικοινωνίας:Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας για το άτομο στο οποίο γράφετε. Εάν δεν έχετε συγκεκριμένο όνομα, αφήστε το μακριά.

Ονομα ΤίτλοςΕταιρίαΔιεύθυνσηΠόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Χαιρετισμός:Ξεκινήστε την επιστολή με ένα χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από τον τίτλο και το όνομα. Δείτε περισσότερα παραδείγματα κατάλληλων χαιρετισμών για χρήση σε μια επιχειρηματική επιστολή, καθώς και συμβουλές σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε αν δεν έχετε συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας. Ακολουθήστε το όνομα του ατόμου με ένα παχύ έντερο.

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:

Σώμα Επιχειρηματικής Επιστολής

Κρατήστε την επιστολή σας απλή και εστιασμένη, οπότε ο σκοπός της επιστολής σας είναι σαφής.

Η πρώτη παράγραφος της επιστολής της επιχείρησής σας πρέπει να παρέχει μια εισαγωγή για το λόγο που γράφετε. Στη συνέχεια, στις ακόλουθες παραγράφους παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημά σας. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να επαναλάβει το λόγο που γράφετε και να ευχαριστήσω τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.

Απλώστε το γράμμα σας και αιτιολογήστε την επιστολή σας προς τα αριστερά. Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου.

Δωρεάν Κλείσιμο:

Με εκτίμηση,

Υπογραφή:

Χειρόγραφη υπογραφή (για επιστολή με επιστολή)

Υπογεγραμμένη υπογραφή

Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι να γράψετε το σώμα μιας επιχειρησιακής επιστολής, ανατρέξτε σε αυτές τις δειγματοληπτικές αναζητήσεις εργασίας και επιστολές απασχόλησης για έμπνευση.

Ανατρέξτε σε ένα παράδειγμα

Joan Lau 123 Main Street Anytown, CA 12345 555-555-5555 [email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Στίβεν Κράμερ Διευθυντής, Ανθρώπινοι Πόροι Acme Office Supplies 123 Business Rd. Business City, NY 54321

Αγαπητέ κ. Kramer,

Σήμερα γράφω για να σας προσκαλέσω σε εσάς ή σε κάποιον άλλο εκπρόσωπο της εταιρείας σας να μιλήσετε στο ετήσιο συνέδριο μητροπολιτικών επιχειρήσεων, το οποίο θα πραγματοποιηθεί στο ξενοδοχείο North Branch, στις 15-18 Ιανουαρίου 2019.

Το θέμα της επικείμενης διάσκεψης μας είναι η εύρεση και πρόσληψη υπαλλήλων που ταιριάζουν στην εταιρική κουλτούρα. Με την ανάπτυξη που η εταιρεία σας έχει δει τα τελευταία πέντε χρόνια, πιστεύω ότι θα έχετε πολλά να προσφέρουμε το ακροατήριό μας.

Ως μέρος του πακέτου των ομιλητών, προσφέρουμε ένα μέτριο χρηματικό έπαθλο και ένα τραπέζι για έξι στο δείπνο το βράδυ του Σαββάτου.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή επιθυμείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ευκαιρία ομιλίας, ενημερώστε μας. Ο αριθμός κινητού μου είναι 555-555-5555 και το email μου είναι [email protected].

Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς. Σας ευχαριστώ για την εκτίμησή σας.

Με εκτιμιση,

Η υπογραφή σας (επιστολόχαρτο)

Joan Lau

Εξετάστε τη χρήση ενός προτύπου

Κατακρημνισμένη από όλα τα βήματα που σχετίζονται με τη μορφοποίηση της αλληλογραφίας επιστολών επιχειρήσεων; Ένα πρότυπο μπορεί να βοηθήσει. Τα πρότυπα επιστολών της Microsoft είναι διαθέσιμα ως δωρεάν λήψη για χρήστες του Microsoft Word ή είναι διαθέσιμα στο πρόγραμμα Word, για να δημιουργήσετε μια ποικιλία επιστολών για τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.