Πιστοποίηση ISO 9000 - Περιγραφή

Τα τελευταία χρόνια πολλές εταιρείες έχουν βιώσει την εμπειρία της πιστοποίησης ISO 9000. Μερικές φορές αυτό μπορεί να είναι μια μακρά και δαπανηρή διαδικασία, αλλά οι επιχειρήσεις είναι πρόθυμες να περάσουν από την πιστοποίηση για τα οφέλη που φέρνει. Ωστόσο, κάθε εταιρεία είναι μοναδική και η διοίκηση θα πρέπει να εξετάσει προσεκτικά τους λόγους για τους οποίους θέλει να γίνει πιστοποιημένος κατά ISO 9000 και ποια θα είναι τα οφέλη για την επιχείρηση.

Η πιστοποίηση ISO 9000 δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά το 1987 βάσει της σειράς προτύπων BS 5750 που εισήγαγε το Βρετανικό Ινστιτούτο Προτύπων (BSI) στη δεκαετία του 1970. Από το 2009, ο οργανισμός ISO εκτιμά ότι πάνω από ένα εκατομμύριο εταιρείες έχουν πιστοποιηθεί με ISO 9000, με το ένα τέταρτο αυτών να προέρχεται από την Κίνα.

Στη δεκαετία του '90, οι εταιρείες πραγματοποίησαν πιστοποιήσεις ISO 9000 για λόγους που ίσως δεν είχαν επωφεληθεί από τις δραστηριότητές τους. Η βιασύνη για να γίνει πιστοποιημένη σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9000 προκλήθηκε από ορισμένες απόψεις, επειδή δεν θέλησε να είναι η μόνη εταιρεία που δεν θα πιστοποιηθεί. Οι επιχειρήσεις πραγματοποιούσαν πιστοποίηση επειδή οι ανταγωνιστές τους ήταν και όχι επειδή η επιχείρησή τους θα βελτιωνόταν. Στο σημερινό οικονομικό κλίμα, οι εταιρείες εξετάζουν προσεκτικά εάν η πιστοποίηση ISO 9000 είναι κάτι από το οποίο θα επωφεληθούν. Οι λόγοι για την πιστοποίηση θα πρέπει να σταθμίζονται σε σχέση με την πιστοποίηση παροχών.

Ο κύριος λόγος για τον οποίο μια εταιρεία θα εξέταζε την πιστοποίηση ISO 9000 είναι ότι είναι απαίτηση ενός από τους πελάτες ή δυνητικούς πελάτες της. Εάν ο κύριος πελάτης μιας εταιρείας ήταν να απαιτήσει την πιστοποίηση όλων των προμηθευτών της, τότε θα ήταν προφανώς προς το συμφέρον της εταιρείας να ακολουθήσει την πιστοποίηση ISO 9000. Αυτό θα συνέβαινε και στην περίπτωση που ο δυνητικός πελάτης είχε την ίδια απαίτηση.

Ένας άλλος σημαντικός λόγος για τον οποίο μια εταιρεία πρέπει να εξετάσει την πιστοποίηση ISO 9000 είναι ότι μπορεί να βελτιώσει την αποδοτικότητα της εταιρείας. Η πιστοποίηση ISO 9000 μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να εξορθολογίσει και να οργανώσει τις διαδικασίες της, πράγμα που θα καταστήσει μια επιχείρηση πιο αποτελεσματική.

Για να αποκτήσει η εταιρεία πιστοποίηση ISO 9000, υπάρχει μια σειρά δραστηριοτήτων που πρέπει να εκτελεστούν ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τον τύπο της εταιρείας. Η πρώτη και σπουδαιότερη από αυτές τις δραστηριότητες είναι η δέσμευση ανώτερων στελεχών. Χωρίς τα ανώτερα στελέχη που οδηγούν τη διαδικασία, είναι δύσκολο να επιτευχθεί η πιστοποίηση ISO 9000. Αυτή η δέσμευση δεν πρέπει να υπάρχει μόνο κατά την έναρξη της διαδικασίας πιστοποίησης, αλλά σε κάθε βήμα, παρέχοντας καθοδήγηση και υποστήριξη υπό τη μορφή μιας διευθύνουσας επιτροπής.

Πολλές εταιρείες έχουν αποτύχει στη διαδικασία πιστοποίησης λόγω έλλειψης υποστήριξης από την ανώτατη διοίκηση.

Όταν η διοίκηση έχει δεσμευτεί στη διαδικασία πιστοποίησης, είναι ζωτικής σημασίας η εκπαίδευση του προσωπικού της εταιρείας στη διαδικασία ISO 9000. Από εκεί, το προσωπικό-κλειδί μπορεί να επιλεγεί και να εκπαιδευτεί για να είναι οι εσωτερικοί ελεγκτές της εταιρείας για τη διαδικασία πιστοποίησης.

Το επόμενο βήμα είναι να προετοιμάσει ένα εγχειρίδιο πολιτικής ποιότητας για την εταιρεία. Αυτό το εγχειρίδιο θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τα στοιχεία των απαιτήσεων ISO 9000 που ισχύουν για την εταιρεία. Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι οι απαιτήσεις είναι πλήρως κατανοητές πριν αναπτυχθεί το εγχειρίδιο πολιτικής ποιότητας. Το εγχειρίδιο πολιτικής για την ποιότητα πρέπει να περιλαμβάνει λειτουργικές διαδικασίες που προσδιορίζουν τις λειτουργίες εντός της επιχείρησης και το υπεύθυνο προσωπικό για τις λειτουργίες αυτές. Στη συνέχεια, το εγχειρίδιο πολιτικής ποιότητας εξετάζεται από τους εσωτερικούς ελεγκτές της εταιρείας για συμμόρφωση με τους κανονισμούς ISO 9000.

Εάν ο έλεγχος εντοπίσει τυχόν προβλήματα, τότε μπορούν να προγραμματιστούν διορθωτικές ενέργειες και να γίνουν τροποποιήσεις στις διαδικασίες. Μόλις ο εσωτερικός έλεγχος διαπιστώσει ότι δεν απαιτούνται πλέον διορθωτικές ενέργειες, η εταιρεία μπορεί να επιλέξει έναν καταχωρητή ISO ή έναν οργανισμό πιστοποίησης. Η επιλογή ενός καταχωρητή είναι κρίσιμη για τη μείωση του κόστους των εξωτερικών ελέγχων πιστοποίησης ISO 9000. Οι καταχωρητές έχουν διαφορετικό κόστος και είναι συνετό για μια εταιρεία να επιλέξει έναν καταχωρητή βάσει των αναγκών της εταιρείας. Μερικές φορές δεν είναι απαραίτητο να προσλαμβάνεται ο μεγαλύτερος ή πιο ακριβός γραμματέας όταν αρκεί ένας τοπικός καταχωρητής.

Όταν μια εταιρεία προσλαμβάνει έναν καταχωρητή, θα περιλαμβάνει συνήθως τους ελέγχους εγγραφής και τους ελέγχους επιτήρησης. Ο έλεγχος καταχώρισης είναι ο αρχικός έλεγχος που θα γίνει για να διαπιστωθεί εάν μια εταιρεία θα επιτύχει την εγγραφή. Μια εταιρεία θα συμφωνήσει με τη γραμματεία της διαδικασίας ελέγχου. Διεξάγεται έλεγχος προ της αξιολόγησης και λαμβάνεται κάθε διορθωτικό μέτρο. Μόλις δεν υπάρχουν άλλες διορθωτικές ενέργειες, μπορεί να γίνει έλεγχος εγγραφής. Εάν ο έλεγχος εγγραφής δεν επισημάνει καμία διορθωτική ενέργεια, η καταχώριση ISO έχει ολοκληρωθεί.

Μετά την εγγραφή της εταιρείας, ο καταχωρητής θα επανέλθει περίπου κάθε έξι μήνες ή έτος για να διαπιστώσει εάν η επιχείρηση διατηρεί το σύστημά της και εξακολουθεί να πληροί τις απαιτήσεις του προτύπου.