Πώς να εκτελέσετε την επιχείρησή σας με το Google Apps

Google; Η μηχανή αναζήτησης; Πώς μπορώ να τρέχω την επιχείρησή μου με την Google; Έχεις το κεφάλι σου στα σύννεφα; Λοιπον ναι.

Το Google Apps είναι μια σουίτα γραφείου με βάση τη σχετικά νέα έννοια του cloud computing. Χρησιμοποιώντας το Gmail ως θεμέλιο, έχουν δημιουργήσει μια πλήρη σουίτα λογισμικού στο διαδίκτυο. Αν σκέφτεστε αυτό, τότε είστε σε καλή επιχείρηση. Σύμφωνα με την Google, περισσότερες από 2 εκατομμύρια επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τη Google Apps, ενώ περισσότεροι από 3000 νέοι πελάτες συνδέονται καθημερινά.

Τι πρέπει να ξέρετε:

Τι είναι: Το Google Apps είναι το cloud computing της Google. Τα δεδομένα και το λογισμικό σας φιλοξενούνται στο διαδίκτυο (ή "στα σύννεφα") αντί του παραδοσιακού στυλ υπολογιστών γραφείου και διακομιστών που βασίζονται σε τοποθεσίες.

3 τρόποι με τους οποίους τα Google Apps μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας:

1. Συντήρηση, Αναβάθμιση και Επένδυση Δωρεάν: Αφήστε την Google και τους παρόχους δευτεροβάθμιας υπηρεσίας να ανησυχούν για υπερβολικές τάσεις, αποτυχημένους σκληρούς δίσκους, αναβαθμίσεις και συμβατότητα κατά την εκτέλεση της επιχείρησής σας.
2. Συνολική κινητικότητα: Με το cloud computing του Google Apps, είστε ελεύθεροι να ταξιδεύετε στον κόσμο (ή τουλάχιστον να φύγετε από το γραφείο κάποιες φορές) έχοντας όλη την επιχείρησή σας στα χέρια σας, ανεξάρτητα από το αν έχετε μαζί σας το φορητό σας υπολογιστή ή όχι. Μια σύνδεση στο Internet θα σας δώσει πρόσβαση στα δεδομένα σας και στο λογισμικό σας.

1. Απλή συνεργασία: Μοιραστείτε αρχεία, βίντεο και ιδέες εύκολα και χωρίς την σύγχυση που δημιουργεί την αλληλεπικάλυψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πολλοί άνθρωποι μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο αρχείο.

Πως δουλεύει: Η Google προσφέρει μια σειρά από εργαλεία γραφείου, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, την επεξεργασία κειμένου, το ημερολόγιο, τα υπολογιστικά φύλλα κ.λπ. που φιλοξενούνται στο διαδίκτυο. Αυτό που χωρίζει τις εφαρμογές από το παραδοσιακό λογισμικό είναι οι εφαρμογές Marketplace που ενσωματώνονται στις βασικές υπηρεσίες της Google. Ενώ η Google προσφέρει τις βασικές υπηρεσίες, κάθε άλλο εργαλείο που μπορεί να φανταστεί είναι διαθέσιμο στο Google Marketplace, επιτρέποντας στους χρήστες να επιλέγουν και να επιλέγουν όπως απαιτείται. Έχουν συνεργαστεί με περισσότερους από 50 παρόχους online υπηρεσιών, από το eFax έως το MailChimp. Ενώ ορισμένες από αυτές τις εφαρμογές είναι δωρεάν, άλλες προσφέρουν δωρεάν δοκιμές για ένα χρονικό διάστημα ή έναν ελάχιστο αριθμό χρηστών.

Μετά τη λήξη της δοκιμαστικής περιόδου, αυτές συχνά λειτουργούν με μηνιαία μορφή αμοιβής.

Από τη φύση του, ο υπολογιστικός νέφος επιτρέπει σύνθετη συνεργασία με συναδέλφους, πελάτες και εξωτερικούς συνεργάτες. Για παράδειγμα, όταν ένας συνάδελφος προστίθεται στην ομάδα σας, μπορούν να προβάλλουν και να επεξεργάζονται έγγραφα στο λογαριασμό σας, τα οποία φιλοξενούνται στο διαδίκτυο. Αυτό αποτρέπει πολλαπλά αντίγραφα του ίδιου εγγράφου και εμποδίζει ένα γεμάτο inbox από το έργο και την πρόταση.

Γιατί είναι δημοφιλές: Επειδή η Google και οι πάροχοι υπηρεσιών της είναι υπεύθυνοι για τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων όλων των εργασιών συντήρησης και αναβάθμισης υλικού και λογισμικού, οι χρήστες δεν έχουν τίποτα να κάνουν εκτός από τη χρήση του λογισμικού και την εξόφληση χρημάτων. Δεν υπάρχει ανάγκη για κάποιον τεχνικό γραφείου ή ένα τεράστιο δωμάτιο αφιερωμένο στη στέγαση των διακομιστών σας.

Λόγω της ευκολίας συνεργασίας, οι χρήστες μπορούν να δουλέψουν πιο αποτελεσματικά και με λιγότερη σύγχυση.

Και κοστίζει πολύ λιγότερο από άλλες επιλογές - από δωρεάν έως 50 δολάρια ανά χρήστη ανά έτος.

Ποιος το χρησιμοποιεί; Πάνω από δύο εκατομμύρια οργανισμοί εκτελούν τα Google Apps, που κυμαίνονται από το City of Los Angeles μέχρι τις γιγαντιαίες Avago Technologies με πάνω από 4100 χρήστες στο σύστημα τους. Και φυσικά, το Google με περισσότερους από 20.000 υπαλλήλους χρησιμοποιεί και τα Apps.

Ενδιαφέρουσες λειτουργίες: Η υπηρεσία βασίζεται στον τομέα, επιτρέποντας στους χρήστες να έχουν μοναδικές διευθύνσεις Web για κάθε μία από τις υπηρεσίες τους. Το πρόγραμμα αλληλογραφίας, για παράδειγμα, θα βρεθεί στο mail.yourdomain.com. Το ίδιο ισχύει και για τις πολυάριθμες άλλες συνιστώσες. Είναι εύκολο να το θυμάσαι και το σήμα του με τον τομέα σου.

Υπάρχει μια εφαρμογή που συνδέει τα προγράμματα του Microsoft Office με τα Έγγραφα Google online. Συνεπώς, συνεχίστε να εργάζεστε κανονικά, αλλά τα έγγραφά σας υποστηρίζονται ηλεκτρονικά και είναι διαθέσιμα σε οποιονδήποτε στην ομάδα σας.

Ξεκινώντας: Η αρχική ρύθμιση των εφαρμογών θα πρέπει να διαρκέσει λιγότερο από μία ώρα. Άλλες δύο ώρες που ξοδεύτηκαν με τα εργαλεία θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε ποιοι θα χρησιμοποιήσουν και πώς θα λειτουργήσουν. Τα σεμινάρια στο διαδίκτυο είναι σαφή και απλά. Θυμηθείτε, δεν υπάρχει εγκατάσταση. Απλά ρυθμίστε το λογαριασμό σας και πηγαίνετε.