Οδηγός προγραμματισμού συνεδρίων βήμα προς βήμα

Η οργάνωση μιας διάσκεψης από το έδαφος απαιτεί τεράστιο ποσό προοπτικής και συλλογής δεδομένων. Η όλη διαδικασία μπορεί να διαρκέσει ένα-δύο χρόνια, ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας, αλλά είναι πιθανό να ξεκινήσει μια επιτυχημένη συνέντευξη μέσα σε ένα χρόνο, αν μπορείτε να κάνετε γρήγορα αποφάσεις.

Η πραγματικότητα του σχεδιασμού ενός συνεδρίου είναι ότι, χωρίς καμία εμπειρία, μπορείτε να χάσετε πολύ χρόνο υπερβολικά σε κάθε μικρή λεπτομέρεια, ενώ παραβλέπετε πιο σημαντικά θέματα. Για να καταστήσει τη διαδικασία πιο απλή για τους πρωτάρηδες, έχουμε περιγράψει τα πιο σημαντικά βήματα, ενώ θα παρέχει συνδέσμους σε πιο λεπτομερείς περάσματα μας για κάθε συγκεκριμένο θέμα. Το αποτέλεσμα εδώ είναι ένας οδηγός σχεδιασμού συνεδρίων που θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε με ένα στερεό πρότυπο στη θέση του.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα όραμα της διάσκεψης σας

Κάθε εκδήλωση αρχίζει με ένα όραμα, αλλά θα πρέπει να μετατρέψετε το όραμά σας σε λέξεις και αριθμούς, προκειμένου να μετρήσετε το κόστος και να λάβετε ενημερωμένες αποφάσεις σχεδιασμού. Πρώτον, πρέπει να ξεκινήσετε με τα βασικά στοιχεία όπως ποιος, τι, πότε, πού και γιατί.

Διαβάστε περισσότερα: Σχεδιασμός Εκδηλώσεων 101: Σχεδίαση Βασικών Στοιχείων

Βήμα 2: Δημιουργία επιχειρηματικού σχεδίου

Εκτός εάν η διάσκεψη σας χρηματοδοτείται από επιχορήγηση ή οργανισμό, θα χρειαστεί να χαρτογραφηθεί από πού προέρχονται τα χρήματά σας και από τι χρησιμοποιείται. Το πρώτο μέρος αυτής της εξίσωσης, τα έσοδα, πρέπει να υπολογιστεί νωρίς στη διαδικασία σχεδιασμού.

Τώρα, για να θέσετε ένα τίμημα σε μια διάσκεψη, πρέπει να έχετε μια ιδέα για το τι σκοπεύετε να προσφέρετε στους συμμετέχοντες. Η σειρά δρομολογίων και ομιλητών σας θα αποτελέσει παράγοντα πώλησης για τους δυνητικούς καταχωρίζοντες.

Βήμα 3: Συγκρίνοντας χώρους και υπηρεσίες

Αφού έχετε μια πιο συγκεκριμένη ιδέα για το πότε θα πραγματοποιηθεί το συνέδριό σας και πόσους ανθρώπους θέλετε να παρακολουθήσετε, τότε μπορείτε να αρχίσετε να ψωνίζετε για έναν κατάλληλο χώρο. Λάβετε υπόψη σας ότι η επιλογή του χώρου σας θα καθορίσει επίσης το κόστος τροφοδοσίας σας και το κόστος ήχου / εικόνας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα περισσότερα συνεδριακά κέντρα και ξενοδοχεία εκδηλώσεων απαιτούν από εσάς να χρησιμοποιήσετε τις εσωτερικές υπηρεσίες τους για οποιεσδήποτε εκδηλώσεις στο χώρο του ξενοδοχείου.

Τα περισσότερα συνέδρια θα πρέπει να παρέχουν κάποιου είδους διανυκτέρευση για τους επισκέπτες που ταξιδεύουν εκτός της περιοχής. Αυτή η αναγκαιότητα δημιουργεί μια άλλη δέσμη κριτηρίων για να επηρεάσει την απόφαση του χώρου σας.

Διαβάστε περισσότερα:

• Πώς να αξιολογήσετε κάθε χώρο
• 10 Συμβουλές για την πρόσληψη ενός Caterer

Βήμα 4: Προσέλκυση και διαχείριση καταχωριζόντων

Ακόμη και τα πιο δημοφιλή συνέδρια πρέπει να εμπορεύονται αποτελεσματικά το γεγονός τους για να γεμίσουν κάθε θέση στο σπίτι. Η συμμετοχή είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία της εκδήλωσής σας. Οι καλές προσλήψεις φέρνουν ευκαιρίες εσόδων και χορηγών. Και όσο περισσότεροι άνθρωποι έχετε εγγραφεί, θα δημιουργηθεί περισσότερη ζήτηση για διαφήμιση και συμμετοχές. Μεγάλη ιστορία σύντομη, αν μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πλήθος τότε όλα τα άλλα θα πέσουν στη θέση τους πολύ πιο εύκολο.

Η διαχείριση της εγγραφής γίνεται πιο δύσκολη καθώς το συμβάν σας μεγαλώνει. Αυτό είναι όπου ένα σύστημα ηλεκτρονικής εγγραφής μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τον αριθμό, να επεξεργάζεστε πληρωμές και να οργανώνετε δεδομένα.

Διαβάστε περισσότερα:

• Online Λήψεις Εγγραφών Συμβάντων Ανασκόπηση
• 6 τρόποι χαμηλού κόστους για την εμπορία του συνεδρίου σας στο διαδίκτυο

Βήμα 5: Σχεδιασμός λεπτομερειών επί τόπου

Τέλος, μετά την οργάνωση και την εφαρμογή των επιχειρηματικών στοιχείων του συνεδρίου, μπορείτε να αρχίσετε να σκέφτεστε τις λεπτομέρειες στο χώρο. Αυτό περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο οι συμμετέχοντες θα περιηγηθούν στη διάσκεψη, τη γενική διάταξη κάθε δωματίου και τη διανομή τροφίμων και ποτών. Αυτό είναι το μέρος του σχεδιασμού μιας διάσκεψης που οι περισσότεροι άνθρωποι συνδέονται με τον προγραμματισμό εκδηλώσεων. Ο καλύτερος τρόπος για να συντονίσετε όλες τις λεπτομέρειες είναι να περπατήσετε στο δρομολόγιό σας όπως θα κάνανε και οι φιλοξενούμενοί σας. Εικόνα πώς θα σκέφτονται και θα ενεργούν σε κάθε σημείο της ημέρας για να λύσουν προβλήματα προτού προκύψουν.

Διαβάστε περισσότερα:

• Δημοφιλή σχέδια χώρου συνάντησης
• Ιδέες για έναν αποτελεσματικό πίνακα εγγραφής
• Στρατηγικές σήμανσης για τη διαχείριση ροής συνεδρίων

Βήμα 6: Συμβουλές διαχείρισης εκθέσεων

Οι διασκέψεις συνήθως περιλαμβάνουν εκθεσιακό χώρο ή όροφο συνεδρίων όπου οι χορηγοί και οι πωλητές νοικιάζουν χώρο για να προωθήσουν τα προϊόντα τους. Αυτό μπορεί να είναι μια πολύ προσοδοφόρα ευκαιρία για τη διάσκεψη σας εάν οργανώνετε καλά τα πάντα. Να θυμάστε όμως ότι ένα εκθεσιακό χώρο θα απαιτήσει σημαντική δέσμευση χρόνου και πόρων, οπότε βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι να διαχειριστούν τις ανάγκες των πολλών πωλητών, πριν να δεσμευτεί σε αυτή τη μορφή.

Διαβάστε περισσότερα:

• Έσοδα και Έξοδα στο Επιχειρηματικό Μοντέλο Εμπορίου