Η επιτυχής διαδικασία επιλογής προμηθευτή

Η διαδικασία επιλογής προμηθευτή μπορεί να είναι μια πολύ περίπλοκη και συναισθηματική επιχείρηση αν δεν ξέρετε πώς να το προσεγγίσετε από την αρχή. Εδώ είναι πέντε βήματα για να σας βοηθήσει να επιλέξετε το σωστό προμηθευτή για την επιχείρησή σας. Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να αναλύσετε τις επιχειρηματικές σας ανάγκες, να αναζητήσετε υποψήφιους προμηθευτές, να οδηγήσετε την ομάδα στην επιλογή του νικητή πωλητή και να σας δώσει πληροφορίες για τις διαπραγματεύσεις με τις συμβάσεις και να αποφύγετε τα λάθη διαπραγμάτευσης.

Αναλύστε τις επιχειρηματικές απαιτήσεις

Πριν αρχίσετε να συλλέγετε δεδομένα ή να πραγματοποιείτε συνεντεύξεις, συγκεντρώστε μια ομάδα ανθρώπων που έχουν ένα κεκτημένο ενδιαφέρον για αυτή τη συγκεκριμένη διαδικασία επιλογής προμηθευτών. Το πρώτο καθήκον που πρέπει να επιτελέσει η ομάδα επιλογής προμηθευτών είναι να καθορίσει εγγράφως το προϊόν, το υλικό ή την υπηρεσία που αναζητάτε για έναν προμηθευτή. Στη συνέχεια, καθορίστε τις τεχνικές και επιχειρηματικές απαιτήσεις. Επίσης, καθορίστε τις απαιτήσεις του πωλητή. Τέλος, δημοσιεύστε το έγγραφό σας στις περιοχές που σχετίζονται με αυτή τη διαδικασία επιλογής προμηθευτή και αναζητήστε την εισήγησή τους.

Έχετε την ομάδα να αναλύσει τα σχόλια και να δημιουργήσει ένα τελικό έγγραφο. Συνοψίζοντας:

1. Συγκεντρώστε μια ομάδα αξιολόγησης
2. Ορίστε το προϊόν, το υλικό ή την υπηρεσία
3. Καθορίστε τις τεχνικές και επιχειρηματικές απαιτήσεις
4. Ορίστε τις απαιτήσεις του πωλητή
5. Δημοσιεύστε ένα έγγραφο απαιτήσεων για έγκριση

Αναζήτηση προμηθευτή

Τώρα που έχετε συμφωνήσει για τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων και των πωλητών, η ομάδα πρέπει τώρα να ξεκινήσει την αναζήτηση πιθανών προμηθευτών που θα μπορούν να παραδώσουν το υλικό, το προϊόν ή την υπηρεσία. Όσο μεγαλύτερη είναι η εμβέλεια της διαδικασίας επιλογής προμηθευτή, οι περισσότεροι πωλητές θα πρέπει να τεθούν στο τραπέζι. Φυσικά, όχι όλοι οι πωλητές θα εκπληρώσουν τις ελάχιστες απαιτήσεις σας και η ομάδα θα πρέπει να αποφασίσει ποιοι πωλητές θα αναζητήσουν περισσότερες πληροφορίες από. Στη συνέχεια, γράψτε ένα αίτημα για πληροφορίες (RFI) και στείλτε το στους επιλεγμένους προμηθευτές.

Τέλος, αξιολογήστε τις απαντήσεις τους και επιλέξτε έναν μικρό αριθμό προμηθευτών που θα κάνουν την "Σύντομη λίστα" και θα προχωρήσουν στον επόμενο γύρο. Συνοψίζοντας:

1. Σύνταξη λίστας πιθανών προμηθευτών
2. Επιλέξτε προμηθευτές για να ζητήσετε περισσότερες πληροφορίες από
3. Γράψτε μια αίτηση πληροφοριών (RFI)
4. Αξιολογήστε τις απαντήσεις και δημιουργήστε μια "σύντομη λίστα" προμηθευτών

Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP) και Αίτηση υποβολής προσφορών (RFQ)

Οι επιχειρηματικές απαιτήσεις καθορίζονται και έχετε μια σύντομη λίστα προμηθευτών που θέλετε να αξιολογήσετε. Ήρθε η ώρα να γράψετε μια Αίτηση Υποβολής Προτάσεων ή μια Αίτηση για Προσφορά. Όποια μορφή και αν αποφασίσετε, το RFP ή RFQ θα πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες ενότητες:

1. Λεπτομέρειες υποβολής
2. Εισαγωγή και σύνοψη
3. Επισκόπηση επιχειρήσεων και υπόβαθρο
4. Λεπτομερείς προδιαγραφές
5. Υποθέσεις και περιορισμοί
6. Οροι και Προϋποθέσεις
7. Κριτήρια επιλογής

Αξιολόγηση προτάσεων και επιλογή προμηθευτή

Ο κύριος στόχος αυτής της φάσης είναι η ελαχιστοποίηση των ανθρώπινων συναισθημάτων και της πολιτικής θέσης προκειμένου να επιτευχθεί μια απόφαση που είναι προς το συμφέρον της εταιρείας. Να είστε προσεκτικοί στην έρευνά σας, να αναζητήσετε εισροή από όλους τους ενδιαφερόμενους και να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη μεθοδολογία για να οδηγήσετε την ομάδα σε μια ενιαία απόφαση επιλογής προμηθευτή:

1. Προκαταρκτική επισκόπηση όλων των προτάσεων πωλητών
2. Καταγράψτε τις επιχειρηματικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις του πωλητή
3. Αναθέστε αξία αξίας για κάθε απαίτηση
4. Ορίστε μια τιμή απόδοσης για κάθε απαίτηση
5. Υπολογίστε μια συνολική βαθμολογία απόδοσης
6. Επιλέξτε τον νικητή του προμηθευτή

Στρατηγικές Διαπραγμάτευσης Συμβολαίων

Το τελευταίο στάδιο της διαδικασίας επιλογής προμηθευτών αναπτύσσει μια στρατηγική διαπραγμάτευσης των συμβάσεων.Θυμηθείτε, θέλετε να "συνεργαστείτε" με τον προμηθευτή σας και όχι "να τα πάρετε στα καθαριστικά". Αναθεωρήστε τους στόχους σας για τη διαπραγμάτευση των συμβάσεών σας και το σχέδιο για τις διαπραγματεύσεις θα καλύπτει τα ακόλουθα θέματα:

1. Ο κατάλογος ταξινομεί τις προτεραιότητες σας μαζί με εναλλακτικές λύσεις
2. Γνωρίστε τη διαφορά μεταξύ του τι χρειάζεστε και τι θέλετε
3. Γνωρίστε την κατώτατη γραμμή σας, ώστε να γνωρίζετε πότε πρέπει να φύγετε
4. Καθορίστε τυχόν χρονικούς περιορισμούς και σημεία αναφοράς
5. Αξιολογήστε τις πιθανές υποχρεώσεις και τους κινδύνους
6. Εμπιστευτικότητα, μη ανταγωνισμός, επίλυση διαφορών, αλλαγές στις απαιτήσεις
7. Κάνετε το ίδιο για τον πωλητή σας (δηλαδή περπατήστε ένα μίλι στα παπούτσια)

Λάθη διαπραγμάτευσης σύμβασης

Το μικρότερο λάθος μπορεί να σκοτώσει μια άλλη παραγωγική διαπραγματευτική διαδικασία. Αποφύγετε τα λάθη της διαπραγμάτευσης των συμβάσεων και αποφύγετε να θέσετε σε κίνδυνο μια άλλη παραγωγική διαδικασία διαπραγμάτευσης των συμβάσεων