Βήματα για τη δημιουργία μιας κλίμακας καρτών προμηθευτών για μικρές επιχειρήσεις

Στις μικρές επιχειρήσεις, το μόνο πρόσωπο που είναι πιο απασχολημένο από τον ιδιοκτήτη της μικρής επιχείρησης είναι το πρόσωπο που έχει ανατεθεί να διαχειρίζεται την αλυσίδα εφοδιασμού της μικρής επιχείρησης. Και αυτό συμβαίνει συνήθως επειδή ο ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης τρέχει και την αλυσίδα εφοδιασμού.

Εάν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης - ή απλώς εργάζεστε σε μια μικρή επιχείρηση - και η αλυσίδα εφοδιασμού είναι ένα από εκείνα τα πράγματα που πρέπει να φροντίσετε, αλλά δεν έχετε χρόνο να το σκεφτείτε, πάρετε καρδιά. Οι scorecards του προμηθευτή είναι ένας πολύ καλός τρόπος να κρατήσετε το δάχτυλό σας στον παλμό της απόδοσης των προμηθευτών σας. Και υπάρχουν εύκολοι και πρακτικοί τρόποι για την εφαρμογή και τη διατήρηση αυτών των scorecards - έτσι μπορείτε να πάτε για τα εκατομμύρια άλλα πράγματα που έχετε να κάνετε σήμερα.

Δεδομένα

Μεγάλες εταιρείες, με βουνά χρήματα που τα στελέχη τους χρησιμοποιούν ως τοίχους αναρρίχησης, πληρώνουν ακριβά για τα δεδομένα. Και στη συνέχεια διπλασιάζονται και πληρώνουν ακόμη περισσότερα χρήματα για να έχουν οι αναλυτές φέτα, ζάρια και να έχουν νόημα για αυτά τα δεδομένα. Πώς μπορείτε να αναμένετε να συλλέξετε, να αναλύσετε και να κατανοήσετε αυτά τα δεδομένα - και να ενσωματώσετε τι μπορεί να είναι χρήσιμο στις καρτέλες scorecards προμηθευτή σας;

Λοιπόν, τα καλά νέα είναι ότι έχετε ήδη πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε για να παρακολουθείτε εύκολα την απόδοση των προμηθευτών σας.

Οι παραγγελίες που τοποθετείτε στους προμηθευτές σας σας δίνουν την ημερομηνία αιτήσεώς σας, την ποσότητα παραγγελίας και την αναμενόμενη τιμή σας.

Τα έγγραφα αποστολής των προμηθευτών σας και τα παραστατικά παραλαβής σας δίνουν την πραγματική ημερομηνία αποστολής, την ημερομηνία παραλαβής, καθώς και την παραληφθείσα ποσότητα.

Και τα τιμολόγια του προμηθευτή σας μπορούν να επιβεβαιώσουν την πραγματική τιμή πληρωμής σας.

Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε τον πίνακα βαθμολογίας προμηθευτή σας.

Τι να βαθμολογήσετε

Τι είναι αυτό που εσείς και η μικρή επιχείρησή σας ελπίζετε να επιτύχετε, από την άποψη της εκπλήρωσης των πελατών; Πιθανότατα θέλετε να στείλετε στους πελάτες σας αυτό που διέταξαν, όταν ήθελαν να παραδοθούν - και να το πετύχετε ξοδεύοντας όσο το δυνατόν λιγότερα χρήματα.

Και αυτό είναι που πρέπει να περιμένετε από τους προμηθευτές σας να σας κάνουν για σας. Θα πρέπει να σας στέλνουν ό, τι θέλετε, όταν το θέλετε - και να σας χρεώσουν όσο το δυνατόν λιγότερα χρήματα για αυτό που παραγγείλατε.

Στους όρους της αλυσίδας εφοδιασμού, αυτό μεταφράζεται στην έγκαιρη παράδοση, την ακρίβεια παραγγελίας και το κόστος ελέγχου των αγαθών.

Ρύθμιση της κάρτας αποτελεσμάτων

Η χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου είναι ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό. Μόλις δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια καρτέλα Scorecard, η οποία θα συγκεντρώνει τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σε μια ενιαία τοποθεσία. Η καρτέλα Scorecard θα σας επιτρέψει να δείτε εύκολα τις ενοποιημένες πληροφορίες σας.

Αυτές οι κάρτες αποτελεσμάτων αποτελούν εργαλεία για να αξιολογήσετε γρήγορα την απόδοση των προμηθευτών σας. Τα scorecards χρησιμοποιούνται για τη συγκέντρωση δεδομένων για να βοηθήσουν στη διαχείριση της στρατηγικής διαχείρισης της αλυσίδας εφοδιασμού και στη λήψη αποφάσεων. Ακριβώς όπως μπορείτε να πάρετε ένα A, B ή C σε μια κάρτα σχολικής αναφοράς - σας δίνει μια ιδέα υψηλού επιπέδου για το πώς κάνετε. Οι scorecards για τους προμηθευτές σας βοηθούν επίσης εσάς και τις μικρές επιχειρήσεις να επικεντρωθούν σε ποιες περιοχές μπορεί να χρειαστεί να βελτιωθεί ένας προμηθευτής.

Θα επανέλθουμε στα καρύδια και τα μπουλόνια της βαθμολογίας σας σε λίγα λεπτά, αλλά πρώτα - σε μια ανασκόπηση αυτών των όρων εφοδιαστικής αλυσίδας.

Εγκαιρη παράδοση

Οι πελάτες σας θέλουν τη μικρή επιχείρησή σας να στείλει τις παραγγελίες της έγκαιρα. Θέλετε να στείλετε στους πελάτες σας έγκαιρα. Επομένως, είναι λογικό οι προμηθευτές σας να θέλουν να αποσταλούν στις μικρές επιχειρήσεις σας εγκαίρως.

Γιατί λοιπόν υπάρχουν τόσες πολλές καθυστερημένες αποστολές στον κόσμο;

Τα προβλήματα παραγωγής και ποιότητας μπορούν να οδηγήσουν σε καθυστερημένες παραδόσεις. Η τελευταία δεύτερη ζήτηση μπορεί να προκαλέσει παραγγελία τελευταίας στιγμής, η οποία μπορεί να μην επιτρέψει τους κατάλληλους χρόνους παράδοσης στη διαδικασία παραγωγής και εφοδιαστικής αλυσίδας. Αλλά η πιο κοινή αιτία των καθυστερημένων παραδόσεων είναι ο κακός σχεδιασμός. Τα καλά νέα είναι ότι είναι ο ευκολότερος οδηγός για να διορθώσετε.

Το πρώτο βήμα για την επίλυσή του, όμως, είναι η αναγνώρισή του.

Πότε τοποθετήσατε την παραγγελία σας στον προμηθευτή σας; Ήταν αυτό μέσα στο χρόνο παραχώρησής τους; Η παραγγελία έφτασε σε σας έγκαιρα; Είναι μια ερώτηση ναι ή όχι και ο προμηθευτής σας λαμβάνει 100% ή μηδέν.

Ακρίβεια παραγγελιών

Τι παραγγείλατε από τον προμηθευτή σας; Είναι αυτό που εμφανίστηκε;

Πόσα από αυτά τα στοιχεία παραγγείλατε; Είναι πόσοι έδειξαν; (Σε αυτό το σημείο υπάρχει συχνά μια προειδοποίηση εάν το στοιχείο δεν είναι εύκολο να μετρηθεί και κάθε μεμονωμένη μονάδα είναι σχετικά χαμηλό κόστος. Στις περιπτώσεις αυτές, οι προμηθευτές τείνουν να μεταφέρουν μικρές υπερβολές 3% έως 10% και οι πελάτες να αφήνουν κάποιο περιθώριο).

Κόστος Ελέγχου Αγαθών

Πόσο περιμένατε να πληρώσετε τον προμηθευτή σας; Αυτό είναι τι σας τιμολόγησε ο προμηθευτής σας;

Εάν το κόστος του προμηθευτή σας ανεβαίνει, η μικρή επιχείρησή σας πρέπει να το ξέρει νωρίτερα από αργότερα. Η τακτική παρακολούθηση του γεγονότος αυτού μέσω μιας κάρτας scorecard του προμηθευτή μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή ενός κόστους καταστροφής αγαθών.

Καρτέλες και παξιμάδια καρτών επιδόσεων

Χρησιμοποιώντας το υπολογιστικό φύλλο σας (αυτό που αναφέρθηκε παραπάνω), δημιουργήστε μια καρτέλα για τον προμηθευτή σας, ας την ονομάσουμε Προμηθευτή Α. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε ξεχωριστά υπολογιστικά φύλλα - ένα για κάθε προμηθευτή σας.

Εάν διαθέτετε ένα σύστημα ERP (και αν δεν γνωρίζετε αν έχετε ένα ERP σύστημα, δεν το κάνετε) ή άλλο σύστημα που παρακολουθεί τις παραγγελίες που τοποθετείτε με τους προμηθευτές σας (π.χ. Quickbooks), θα πρέπει να είστε σε θέση να εξαγωγή των δεδομένων που χρειάζεστε. Αν όχι, ίσως χρειαστεί να το εισαγάγετε με το χέρι - αλλά μόλις το εγκαταστήσετε, αυτό μπορεί να φτάσει αρκετά γρήγορα.

Οι στήλες σας πρέπει να είναι κάτι σαν: αριθμός παραγγελίας, όνομα προμηθευτή, ημερομηνία παραγγελίας, ημερομηνία παραγγελίας του πλοίου, όνομα προϊόντος (ή αριθμός εξαρτήματος), τιμή μονάδας, ποσότητα παραγγελίας. Μπορείτε να πάρετε όλες αυτές τις πληροφορίες από την παραγγελία που δημιούργησε η μικρή επιχείρησή σας.

Συνεχίστε τις στήλες με πληροφορίες από την πραγματική αποστολή του προμηθευτή σας: ημερομηνία πραγματικής αποστολής, ημερομηνία παραλαβής και παραληφθείσα ποσότητα.

Όταν ο προμηθευτής σας τιμολογεί, μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη για τιμολογημένη τιμή.

Με τα δεδομένα αυτά, έχετε ό, τι χρειάζεστε για να ανατρέξετε τις ημερομηνίες αιτήσεών σας με τις πραγματικές ημερομηνίες αποστολών του προμηθευτή σας. Ορισμένοι πηγαίνουν στην παραγγελθείσα ποσότητα σε σχέση με την παραληφθείσα ποσότητα και την τιμή παραγγελίας έναντι της τιμολογιακής τιμής.

Προσθέστε τρεις ακόμη στήλες στα δεξιά σας με αυτές τις κεφαλίδες στηλών:

• Στην ώρα?
• 100% Ακρίβεια Παραγγελιών;
• Σωστή τιμή;

Τώρα συγκρίνετε τι βάζετε στις παραγγελίες σε αυτό που λάβατε από τους προμηθευτές σας. Και πληκτρολογήστε τα κελιά με ένα Y ή ένα N. Το σύνολο των Y σας πάνω από τις συνολικές παραγγελίες σας δίνουν τα ποσοστά σας. Μπορείτε να καταγράψετε αυτά τα ποσοστά σε αυτό το πρώτο Tab Scorecard που μιλήσαμε παραπάνω.

Αφού ορίσετε το πρότυπο προς τα πάνω, η καρτέλα Scorecard μπορεί να συμπληρωθεί αυτόματα. Εάν δεν είστε βέβαιοι πώς να το ρυθμίσετε, υπάρχουν διάφορα μαθήματα που μπορούν να σας οδηγήσουν σε αυτό. Ή ρωτήστε τον έφηβο.

Η βαθμολογία σας θα πρέπει να διαβάζεται: Όνομα προμηθευτή, On-Time Procent = xx τοις εκατό, Ακρίβεια Παραγγελίας = xx τοις εκατό, Κόστος Ακρίβειας Αγαθών = xx τοις εκατό. Αυτός ο υψηλού επιπέδου έλεγχος της απόδοσης του προμηθευτή σας μπορεί να σας πει εάν πρέπει να διαχειριστείτε τον προμηθευτή πιο στενά ή αν είστε ελεύθεροι να κάνετε αυτά τα εκατομμύρια άλλα πράγματα που πρέπει να κάνετε σήμερα.