Πώς βοηθούν οι επιχειρήσεις να συλλέγουν τις πληρωμές

Τα Lockboxes βοηθούν τους οργανισμούς να συλλέγουν αποτελεσματικά τις πληρωμές. Αντί να χειρίζεστε μόνοι σας τις εισερχόμενες πληρωμές (και περιμένοντας τις πληρωμές να μετακινούνται μέσω του ταχυδρομείου), η τράπεζά σας μπορεί να δημιουργήσει πολλά γραμματοκιβώτια σε όλη τη χώρα για να λάβει πληρωμές και να χειριστεί αυτές τις πληρωμές για εσάς.

Οφέλη από Lockboxes

Ο κύριος λόγος να θεωρήσετε τις υπηρεσίες lockbox είναι η ταχύτητα και η αποτελεσματικότητα: τα χρήματα μπαίνουν στον λογαριασμό σας πιο γρήγορα και με χαμηλότερο κόστος στον οργανισμό σας.

Όταν οι πελάτες ή οι συνεργάτες σας στείλουν χρήματα, θα πρέπει να καταθέσετε αυτά τα χρήματα. Αυτό σημαίνει να περιμένετε μέχρι να φτάσει η πληρωμή, στέλνοντας κάποιον στην τράπεζα με την επιταγή (ή έχοντας έναν υπάλληλο να μετατρέψει την πληρωμή σε μια ηλεκτρονική πληρωμή), και περιμένοντας τα χρήματα να καθαριστούν στο λογαριασμό σας.

Όταν έχετε μεγάλο όγκο απαιτήσεων, απαιτούνται σημαντικοί πόροι για την αντιμετώπιση αυτών των πληρωμών. Επιπλέον, η αναμονή για χαρτί επιταγές για να μετακινηθείτε σε όλη τη χώρα σημαίνει ότι πρέπει να περιμένετε μια επιπλέον μέρα ή δύο πριν πληρώσετε.

Γρήγορη πληρωμή: με μια υπηρεσία lockbox, πληρώνεστε πιο γρήγορα. Με εισροές από την τράπεζά σας, ρυθμίζετε γραμματοκιβώτια σε επιλεγμένες γεωγραφικές περιοχές που θα ελαχιστοποιούν το χρόνο αποστολής μηνυμάτων από πελάτες. Φυσικά, δεν έχετε υπαλλήλους σε αυτές τις τοποθεσίες - την τράπεζα - έτσι πληρώνετε για το γραμματοκιβώτιο και για κάποιον να επεξεργαστεί αυτές τις πληρωμές για εσάς.

Πολλές παραδόσεις ανά ημέρα: μερικές φορές η αλληλογραφία παραδίδεται πολλές φορές σε κέντρα αλληλογραφίας μεγάλου όγκου, τα οποία σας βοηθούν να συλλέγετε πιο γρήγορα. Με την τοπική υπηρεσία αλληλογραφίας σας, μπορείτε να πάρετε μόνο μία παράδοση την ημέρα, με αποτέλεσμα επιπλέον χρόνο "float". Ειδικά όταν τα ποσά του δολαρίου είναι μεγάλα, η αναμονή μιας ακόμη εργάσιμης ημέρας μπορεί να είναι δαπανηρή.

Απαιτήσεις εξωτερικού: ένας υπάλληλος της υπηρεσίας lockbox σας θα ανοίξει αλληλογραφία, θα πληκτρολογήσει οποιαδήποτε πληροφορία από τις πληρωμές και θα παρέχει μερικές φορές πρόσθετες υπηρεσίες. Η υπόσχεση από τους πωλητές είναι ότι μπορείτε να βάζετε τους πόρους σας στην κύρια δραστηριότητά σας ενώ ταυτόχρονα τους αφήνετε να χειρίζονται την επεξεργασία πληρωμών.

Πρόσθετα εργαλεία: ορισμένοι παροχείς κλειδαριάς προσφέρουν πρόσθετα χαρακτηριστικά που διατηρούν τα πράγματα ομαλά. Για παράδειγμα, η τράπεζά σας μπορεί να διατηρεί έναν αριθμό λογαριασμών από τους ελέγχους πελατών, ώστε να μπορεί να προσδιορίσει τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να πιστώσει μια πληρωμή εάν ο πελάτης σας ξεχάσει να συμπεριλάβει ένα κουπόνι πληρωμής (ή ο πελάτης δεν παρέχει τον αριθμό του λογαριασμού του). Για τυχόν αντικείμενα ή σφάλματα, η τράπεζα μπορεί να δημιουργήσει έναν ιστότοπο στον οποίο βλέπετε αυτές τις "εξαιρέσεις" και αποφασίζετε τι να κάνετε σχετικά με την πληρωμή.

Ηλεκτρονική μετατροπή: σχεδόν όλες οι τράπεζες θα μετατρέψουν τις πληρωμές σε ηλεκτρονικές πληρωμές για εσάς (όταν επιτρέπονται).

Τύποι Lockboxes

Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι υπηρεσιών lockbox: λιανικής και χονδρικής.

Κλειδαριές λιανικής πώλησης χρησιμοποιούνται από οργανισμούς που λαμβάνουν μεγάλο όγκο σχετικά μικρών πληρωμών. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που έχει πελάτες σε ολόκληρο το έθνος (όπως μια τηλεφωνική εταιρεία) μπορεί να δημιουργήσει κιβώτια κλειδαριάς σε αρκετούς τομείς, για να αποτρέψει τις πληρωμές να ξοδέψουν αρκετές ημέρες στο ταχυδρομείο. Αυτές οι πληρωμές συνήθως συνοδεύονται από ένα τυπικό κουπόνι πληρωμής που μπορεί να διαβαστεί από υπολογιστή. Σε πολλές περιπτώσεις, οι πληρωμές λογαριασμού "online" από τον τραπεζικό λογαριασμό του καταναλωτή σας καταλήγουν σε αυτά τα κλειδωμένα κιβώτια.

Χονδρικό κιβώτιο κλειδώματος είναι για μεγαλύτερες και λιγότερο συχνές πληρωμές, όπως πληρωμές μεταξύ επιχειρηματικών εταίρων (για παράδειγμα προμηθευτές). Επειδή αυτές οι πληρωμές μπορούν να είναι μεγάλο , ίσως αξίζει να πάρει τα χρήματα στην τράπεζα μία ή δύο ημέρες γρηγορότερα. Ωστόσο, αυτές οι απαιτήσεις συνήθως δεν είναι τόσο απλές όσο μια επιταγή με ένα τυποποιημένο κουπόνι πληρωμής - χρειάζονται περισσότερη εργασία και τεχνογνωσία για να διεκπεραιωθούν.

Άλλα κλειδαριές μπορεί να ρυθμιστεί για οποιονδήποτε σκοπό. Κάθε φορά που μια απαίτηση πρέπει να περάσει από το ταχυδρομείο, κάποιος μπορεί να σχεδιάσει μια δημιουργική και εξατομικευμένη λύση.