Στρατηγικές βελτιστοποίησης πληρωτέων λογαριασμών

Για πολλές επιχειρήσεις, το τμήμα πληρωτέων λογαριασμών δεν λαμβάνει μεγάλη προσοχή εκτός αν κάτι πάει στραβά. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά που πρέπει να αποκτηθούν από το τμήμα πληρωτέων λογαριασμών που λειτουργεί καλά. Αντίθετα, υπάρχουν πολλά προβλήματα που μπορούν να προέλθουν από αυτά που απλώς σκεπάζουν. Αυτό το τμήμα συχνά έχει τεράστιο αντίκτυπο στην ταμειακή ροή των επιχειρήσεων και υπάρχουν ευκαιρίες που μπορούν να κερδηθούν ή να χαθούν από την αξιοποίηση των συμφωνιών πληρωμής με τους προμηθευτές.

Ένα τμήμα πληρωτέων λογαριασμών θα πρέπει να είναι σε θέση να επωφεληθεί από τις εκπτώσεις όγκου και τις πρόωρες εκπτώσεις πληρωμών καθώς και τον καθορισμό του καλύτερου τρόπου διατήρησης της μεγαλύτερης διαθέσιμης ρευστότητας σε μια επιχείρηση για άλλες δαπάνες και επενδύσεις. Η υπηρεσία αυτή θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να διασφαλίσει ότι οι προμηθευτές εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους βάσει συμφωνιών και συμβάσεων, οπότε δεν τηρούνται οι κανόνες όγκου ή ποιότητας, επιλύονται ζητήματα και λαμβάνονται τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα.

Κοινά προβλήματα πληρωτέων λογαριασμών

Παρόλο που υπάρχουν πολλές ευκαιρίες για μείωση του κόστους και απελευθέρωση μετρητών, υπάρχουν και ορισμένα εμπόδια που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις όταν επιχειρούν να επιτύχουν αυτούς τους στόχους. Η μελέτη βελτιστοποίησης των πληρωμών λογαριασμού 2014 της Canon έδειξε ότι η επεξεργασία χαρτιού ήταν μια από τις μεγαλύτερες πηγές προβλημάτων για πολλούς οργανισμούς, καθώς ο χρόνος που χρειάζεται για να αντιμετωπίσει το χρεωστικό χαρτί είναι το μεγαλύτερο ζήτημα. Άλλες σημαντικές πηγές ανησυχίας ήταν:

• Διασφάλιση ότι οι πληρωμές γίνονται έγκαιρα
• Εξορθολογισμός της διαδικασίας έγκρισης τιμολογίου
• Αποκτήστε τους καλύτερους όρους πληρωμής με τους προμηθευτές και βεβαιωθείτε ότι εκπληρώνονται οι υποχρεώσεις και από τις δύο πλευρές
• Αντιμετώπιση ποικίλων συστημάτων λογιστικής και τιμολόγησης προμηθευτών
• Καταγραφή και επαλήθευση της ασφάλειας των δεδομένων και των συναλλαγών

Πολλά από τα θέματα που αναφέρθηκαν χειροτερεύουν ή δημιουργούνται από την εξάρτηση από την τιμολόγηση σε χαρτί. Η απώλεια εγγράφων είναι συχνό πρόβλημα σε πολλές οργανώσεις, με αποτέλεσμα καθυστερημένες ή χαμένες πληρωμές. Επιπλέον, ενώ μια σειρά επιχειρήσεων ενδιαφέρονται για την ψηφιοποίηση της γραφειοκρατίας τους, οι περισσότεροι προμηθευτές εξακολουθούν να στέλνουν τιμολόγια από χαρτί ή να τα στέλνουν με φαξ.

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις χειρίζονται τις δικές τους λογαριασμούς πληρωτέες γραφειοκρατία, και πολλά από αυτά γίνονται με το χέρι. Δεδομένου ότι λίγοι προμηθευτές έχουν μεταβεί σε ηλεκτρονική τιμολόγηση, οι περισσότερες εταιρείες ξοδεύουν μεγάλα ποσά ανθρώπινου δυναμικού με χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και δημιουργία ψηφιακών αντιγράφων τεκμηρίωσης.

Η χρήση τεκμηρίωσης σε χαρτί συχνά επιβραδύνει τη διαδικασία έγκρισης του τιμολογίου αφού πρέπει να γίνουν αντίγραφα και να παραδοθούν στα κατάλληλα μέλη της διοίκησης για έλεγχο. Όταν η γραφειοκρατία δεν είναι εύκολα προσπελάσιμη ή είναι διαθέσιμη σε ψηφιακή μορφή, αποτελεί πρόκληση η ανάλυση των δεδομένων και η εξασφάλιση της απόκτησης των καλύτερων συμφωνιών πληρωμής και η εκπλήρωση των υποχρεώσεων. Οι συμφωνίες εκπτώσεων για την έγκαιρη και έγκαιρη πληρωμή μπορούν εύκολα να χαθούν εάν οι επιχειρήσεις δεν είναι σε θέση να πραγματοποιήσουν πληρωμές όταν τους ζητηθεί, έτσι ώστε τα θέματα που σχετίζονται με τις γραφειοκρατικές διαδικασίες να είναι δαπανηρά.

Βελτιώσεις και Βελτιστοποίηση

Λόγω του γεγονότος ότι ορισμένα θέματα που σχετίζονται με την ορθή λειτουργία των λογαριασμών πληρωτέων τμημάτων προέρχονται από τις ίδιες βασικές αιτίες, υπάρχουν επίσης μερικές προσαρμογές τις οποίες μπορούν να κάνουν οι οργανώσεις που θα φροντίζουν ταυτόχρονα πολλές ανησυχίες. Τρεις από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες πληρωμής των λογαριασμών τους είναι:

• Χρησιμοποιήστε την αναγνώριση χαρακτήρων αντικειμένων για την ψηφιοποίηση εγγράφων
• Επωφεληθείτε από τις ηλεκτρονικές πύλες που είναι προσιτές στους προμηθευτές
• Δημιουργήστε ροές εργασίας διαχείρισης

OCR

Ενώ πολλές εταιρείες εκμεταλλεύονται συστηματικά τους σαρωτές για να δημιουργήσουν ψηφιακά αντίγραφα γραφικής ύλης, αυτό γενικά συνεπάγεται τη δημιουργία μιας εικόνας ενός εγγράφου που αποθηκεύεται σε έναν υπολογιστή. Αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν χειροκίνητα σε μια βάση δεδομένων, οπότε ενώ η απώλεια αρχείων είναι λιγότερο θέμα, εξακολουθεί να χρονοβόρα.

Η αναγνώριση χαρακτήρων αντικειμένων ή το OCR περιλαμβάνει τη σάρωση ενός εγγράφου και την ανάκτηση δεδομένων από αυτό. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να προστεθούν αυτόματα σε μια βάση δεδομένων ή ένα υπολογιστικό φύλλο. Η διαδικασία OCR συμβάλλει στη μείωση του προβλήματος των χειροκίνητων λαθών εισαγωγής δεδομένων και επιτρέπει την εισαγωγή πληροφοριών μόλις γίνει η λήψη των εγγράφων. Το OCR διαρκεί περίπου την ίδια ώρα για έναν υπάλληλο όπως το σάρωση ενός εγγράφου για τη δημιουργία ενός αρχείου εικόνας και γενικά δεν απαιτεί επιπλέον βήματα. Per Gartner, υπάρχουν οργανισμοί που μπορούν να δημοσιεύουν 80% ή περισσότερα από τα τιμολόγιά τους χωρίς να χρειάζεται να συμμετέχει άμεσα ο υπάλληλος.

Πύλες Προμηθευτών

Η εξομάλυνση της διαδικασίας εισαγωγής τιμολογίων και δεδομένων σε ένα κεντρικό σύστημα μπορεί να επιτρέψει στις επιχειρήσεις να δημιουργήσουν ή να επωφεληθούν από μια ηλεκτρονική πύλη που επιτρέπει σε μια επιχείρηση και τους προμηθευτές της να παρακολουθούν παραγγελίες, να εξετάζουν τα τιμολόγια και να βλέπουν πότε πραγματοποιούνται οι πληρωμές. Η διάθεση αυτών των δεδομένων σε έναν αριθμό ατόμων σε έναν οργανισμό μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών έχει σωστή επίβλεψη και μπορεί να συμβάλει στην επιτάχυνση του χρόνου που απαιτείται για την έγκριση τιμολογίων. Το να επιτρέπεται στους προμηθευτές να έχουν πρόσβαση στην πύλη επιτρέπει σε αυτές τις επιχειρήσεις να υποβάλλουν τιμολόγια και να παρακολουθούν πληρωμές, καθώς και να ενημερώνονται για τυχόν προβλήματα με παραδόσεις ή τιμολόγια.

Δημιουργία ροών εργασίας και διαδικασιών

Ωστόσο, ένας οργανισμός αποφασίζει να χειριστεί τις προσπάθειες διαχείρισης δεδομένων, είναι σημαντικό να υπάρχει μια καθιερωμένη διαδικασία για τη διαχείριση των λογαριασμών και των πληρωμών. Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις να διασφαλίζουν ότι οι λειτουργίες λειτουργούν και να εντοπίζουν εναλλακτικές λύσεις εάν είναι δυσκίνητες ή οδηγούν σε σφάλματα ή καθυστερήσεις.Σύμφωνα με τη Deloitte, αυτές οι διαδικασίες θα πρέπει να περιγράφουν λεπτομερώς τι κάνει η υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών όταν λαμβάνει τιμολόγιο, πώς εισάγονται και μοιράζονται δεδομένα και ποια είναι η διαδικασία για την έγκριση των τιμολογίων.

Θα πρέπει επίσης να υπάρχουν κατευθυντήριες γραμμές για τον καθορισμό των καλύτερων τρόπων αντιμετώπισης της καταβολής διαφορετικών τύπων προμηθευτών.

Ενώ πολλοί προμηθευτές προσφέρουν εκπτώσεις για πληρωμή εντός 30 ή 90 ημερών, μπορεί να μην αξίζει την έκπτωση αν αυτό εμποδίζει την ταμειακή ροή ενός οργανισμού. Είναι επίσης σημαντικό να υπάρχει ένας τρόπος να βεβαιωθείτε ότι τόσο η εταιρεία όσο και οι προμηθευτές τηρούν τις προδιαγραφές μιας σύμβασης ή μιας συμφωνίας. Η δημιουργία ροών εργασίας για την αντιμετώπιση αυτών των ζητημάτων μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να κάνουν τις σωστές επιλογές.

Όταν οι προμηθευτές δεν παραδίδουν εγκαίρως, σε επαρκείς ποσότητες ή σε κατάλληλες ποσότητες αποθεμάτων, οι εταιρείες ενδέχεται να μην επιθυμούν να πληρώσουν τιμολόγια μέχρι να επιλυθούν αυτά τα θέματα. Μια ροή εργασίας μπορεί να είναι κρίσιμη για να καθορίσει τι πρέπει να γίνει όταν προκύψουν αυτά τα ζητήματα. Επιπλέον, οι πληρωμές προς τους προμηθευτές πρέπει επίσης να γίνονται έγκαιρα για να αποφευχθεί η απώλεια εκπτώσεων ή η επιβολή κυρώσεων για καθυστερημένες πληρωμές. Κάθε συμφωνία προμηθευτή πρέπει να τεκμηριώνεται και να ενημερώνεται καθώς αλλάζουν τα πράγματα και οι διαδικασίες θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι κάθε λογαριασμός αντιμετωπίζεται κατάλληλα.

Η δημιουργία ροών εργασίας μπορεί επίσης να βοηθήσει μια εταιρεία:

Εξωτερική ανάθεση

Η ψηφιοποίηση των εγγραφών, η εφαρμογή του OCR και η χρήση μιας δικτυακής πύλης στην οποία έχουν πρόσβαση οι προμηθευτές ενδέχεται να μην είναι κάτι απαραίτητο για τις μικρότερες επιχειρήσεις, αλλά οι οργανισμοί δεν πρέπει να υποθέτουν ότι το κόστος θα αποτρέψει μια επιχείρηση να μπορέσει να τις εκμεταλλευτεί. Ενώ το κόστος εγκατάστασης και συντήρησης ηλεκτρονικών συστημάτων μπορεί να είναι απαγορευτικό για πολλές μικρές και μεσαίες οργανώσεις, αυτό συχνά δεν είναι απαραίτητο. Υπάρχει μια ποικιλία παρόχων τρίτων που οι οργανισμοί μπορούν να αναθέσουν σε τρίτους αυτές τις εργασίες.

Οι οργανισμοί μπορούν να βρουν εξωτερική βοήθεια για τα πάντα, από τη δημιουργία μιας διαδικασίας OCR για να βοηθήσουν μια εταιρεία να δημιουργήσει ροές εργασίας για την ανάλυση συμβάσεων προμηθευτών.

Ενώ οι οργανισμοί μπορεί να μην είναι σε θέση να επιβαρύνουν το κόστος εφαρμογής μιας ποικιλίας συστημάτων ΤΠ από μόνοι τους, η κατοχή ενός τρίτου μέρους τους χειρίζεται είναι συχνά πολύ προσιτές. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να συγκρίνουν το κόστος χρήσης εξωτερικών συμβαλλόμενων μερών για την ανάπτυξη αυτών των συστημάτων ενάντια στη δυνητική εξοικονόμηση και την αξία της απελευθέρωσης μετρητών, αλλά η εξωτερική ανάθεση επιτρέπει στους οργανισμούς να εκμεταλλευτούν την τεχνολογία και τα συστήματα που κανονικά θα ήταν υπερβολικά δαπανηρά.

• Βεβαιωθείτε ότι δημιουργούνται εντολές αγοράς για κάθε νέα παραγγελία
• Βεβαιωθείτε ότι τα τιμολόγια ταιριάζουν με τα προϊόντα που λαμβάνετε και ότι πληρούν τις συμβατικές συμφωνίες
• Ελέγξτε τα αρχεία για να βεβαιωθείτε ότι οι πληρωμές γίνονται, ότι γίνονται έγκαιρα και ότι δεν είναι διπλές
• Προσδιορίστε την καλύτερη μέθοδο πληρωμής τιμολογίων, όπως μέσω EFT ή πιστωτικών καρτών, για να μειώσετε τα τέλη