7 τρόποι για την ενίσχυση της επικοινωνίας στις μικρές επιχειρήσεις σας

Η επικοινωνία είναι το θεμέλιο της κάθε σχέσης που έχετε στην προσωπική σας ζωή. δεν είναι διαφορετικό στην επιχείρηση. Χωρίς αποτελεσματική επικοινωνία, μπορεί να υπάρξουν παρεξηγήσεις, προβλήματα και συγκρούσεις μεταξύ του προσωπικού σας, των πελατών σας και όλων των άλλων που έρχεστε σε επαφή. Η κακή επικοινωνία μπορεί να καταστήσει πρακτικά αδύνατη την αποτελεσματική ανάθεση, την αυξημένη παραγωγικότητα και ένα ευχάριστο περιβάλλον εργασίας.

Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να τελειοποιήσετε τις δεξιότητές σας επικοινωνίας ώστε να μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο, να μειώσετε το άγχος και να γίνετε πιο παραγωγικός επικοινωνώντας αποτελεσματικά σε κάθε αλληλεπίδραση που έχετε στις μικρές επιχειρήσεις σας.

Περιορίστε τις αποσταθεροποιήσεις και ακούστε

Η ακοή είναι το κλειδί για την αποτελεσματική επικοινωνία, αλλά δεν είναι πάντα εύκολο. Ένας τρόπος να γίνετε καλύτερος ακροατής είναι να προσπαθήσετε να περιορίσετε τις περισπασμούς κατά τη διάρκεια των συνομιλιών σας που δυσκολεύουν να ακούσετε και να απορροφήσετε τι λένε οι άλλοι. Αυτό μπορεί να σημαίνει κλείσιμο του προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, απενεργοποίηση του τηλεφώνου ή κλείσιμο της πόρτας στο γραφείο σας. Κάνοντας αυτά τα μικρά πράγματα, εξασφαλίζετε ότι το πρόσωπο με το οποίο μιλάτε έχει την πλήρη προσοχή σας.

Είναι επίσης σημαντικό να περιορίσετε τις εσωτερικές περισπασμούς, δηλαδή, ό, τι συμβαίνει στο μυαλό σας. Όταν έχετε πολλά θέματα για να αντιμετωπίσετε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ή μιας συνομιλίας που σέρνεται μέσα από αυτά για να αποκτήσετε όλες τις ιδέες σας έξω μπορεί να είναι δελεαστικό, αλλά αυτό προκαλεί σύγχυση και μπορεί να κάνει το άλλο άτομο να αισθάνεται ότι η εισήγησή του δεν είναι σημαντική. Μειώστε και θυμηθείτε ότι η επικοινωνία είναι ένας αμφίδρομος δρόμος. Δημιουργήστε ένα give-and-take που επιτρέπει και τα δύο μέρη να έχουν το λόγο τους.

Να είστε ευαίσθητοι

Ένα από τα χειρότερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε όταν προκύψει μια σύγκρουση ή κάποιος έχει μια καταγγελία σχετικά με την επιχείρησή σας, τα προϊόντα, τις υπηρεσίες κ.λπ., είναι να το αγνοήσετε. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα πρέπει να εκδοθεί αμέσως κάποια απάντηση, ακόμα και αν πρόκειται για μια σύντομη δήλωση ότι θα εξετάσετε το ζήτημα.

Αν περιμένετε μέχρι να έχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες πριν φτάσετε στο δυστυχισμένο συμβαλλόμενο μέρος, μπορεί να καταλήξουν όχι μόνο δυσαρεστημένοι αλλά τώρα και θυμωμένοι. Κρατήστε τις γραμμές επικοινωνίας ανοικτές σε όλες τις καταστάσεις ανταποκρινόμενοι όσο το δυνατόν περισσότερο και βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι που φτάνουν σε εσάς αισθάνονται ότι το θέμα τους είναι σημαντικό για εσάς.

Ρωτήστε τις σωστές ερωτήσεις

Τόσο μεγάλο μέρος της επικοινωνίας βασίζεται στην απόκτηση των πληροφοριών που χρειάζεστε και πολλές φορές αυτό σημαίνει ότι πρέπει να κάνετε τα σωστά ερωτήματα. Υπάρχουν ενδείξεις σχετικά με τις ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε σε κάθε μέρος της συνομιλίας που έχετε. Πρέπει να είστε σε θέση να ακούσετε και να μηδενίσετε αυτά τα στοιχεία για να καταλάβετε ποιες ερωτήσεις θα ξεπεράσουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Εξετάστε την περίπτωση ενός υπαλλήλου που δεν έχει εκπληρώσει στόχους και είναι γενικά δυσαρεστημένος στην εργασία. Εάν δεν υποβάλλετε τις σωστές ερωτήσεις, ίσως να μην φτάσετε ποτέ στη ρίζα του ζητήματος, που μπορεί να είναι οτιδήποτε, από τα προσωπικά ζητήματα, μέχρι να μην αντιμετωπιστεί.

Κάνετε το μεγαλύτερο μέρος των συναντήσεων

Οι συναντήσεις είναι διαβόητες επειδή είναι χρονοβόρες, αν δεν είναι καλά προγραμματισμένες και καλά οργανωμένες. Εάν είστε ο διοργανωτής, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να σέβεστε τον χρόνο όλων και να κάνετε τη συνάντησή σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική είναι να το προγραμματίσετε εκ των προτέρων. Στη συνέχεια, αφιερώστε χρόνο για να προετοιμάσετε μια ημερήσια διάταξη που περιγράφει τα σημεία εστίασης και ορίζει μια δομή για τη συνάντηση.

Ακολουθούν μερικές άλλες έξυπνες συμβουλές για συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βεβαιωθείτε ότι οι συναντήσεις σας είναι παραγωγικές:

• Επιβεβαιώστε τους χρόνους συσκέψεων στις κατάλληλες ζώνες ώρας μία έως δύο ημέρες πριν από τη σύσκεψη.
• Εκχωρήστε έναν συντονιστή της συνάντησης ο οποίος διαχειρίζεται τη συνάντηση και φροντίζει να συμμετέχει στην ημερήσια διάταξη.
• Ενθαρρύνετε τις εισροές και τις ερωτήσεις από όλους σε αυτή τη συνάντηση.
• Πραγματοποιήστε σημειώσεις ή αναθέστε σε κάποιον άλλο να σημειώνει, για να καταγράψετε τα σημαντικά στοιχεία της συνάντησης.

Συνδυάστε μεθόδους επικοινωνίας

Η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο ή φωνή-φωνή είναι ιδανική για την εξάλειψη των προκλήσεων που έρχονται συχνά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αλλά μπορεί επίσης να δημιουργήσει περισσότερες ερωτήσεις και σύγχυση εάν όλα τα εμπλεκόμενα μέρη δεν βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

Ακόμα κι αν το μεγαλύτερο μέρος της επικοινωνίας σας πραγματοποιείται μέσω τηλεφώνου ή σε συμβάντα δικτύωσης, μπορείτε να δημιουργήσετε σύνολα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιγράφουν τι συζητήθηκε, ποια είναι τα επόμενα βήματα και ποιος είναι υπεύθυνος για το τι. Μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνδυάσετε διαφορετικές μεθόδους επικοινωνίας για πιο αποτελεσματική (και λιγότερο σύγχυση) επικοινωνία προς τα εμπρός.

Εστίαση στην υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών

Η καλή εξυπηρέτηση πελατών εξαρτάται από την αμφίδρομη επικοινωνία. Συχνά, όταν προκύπτουν συγκρούσεις με τους πελάτες, το κλειδί για την ανάλυση επικοινωνεί για να αποκαλύψει το πρόβλημα και μετά συνεχίζει να επικοινωνεί μέχρις ότου προσδιοριστεί μια λύση.

Ένας τρόπος για να διατηρήσετε μακροπρόθεσμες σχέσεις με τους πελάτες σας είναι η διατήρηση ανοικτών γραμμών επικοινωνίας. Αυτό σημαίνει να ζητάς πληροφορίες σχετικά με το πώς πηγαίνουν τα πράγματα και πώς αισθάνονται για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχετε. Μπορεί να επιτευχθεί στο τέλος ενός έργου, κατά τις καθημερινές συνομιλίες, με μια ομάδα εστίασης ή μέσω επίσημων ερευνών.

Χρησιμοποιήστε την Ενημέρωση που λαμβάνετε

Εάν επικοινωνείτε ήδη με τους πελάτες σας, πιθανότατα θα λαμβάνετε τακτικά σχόλια, ακόμη και αν δεν το ζητήσετε μέσω επίσημων μεθόδων. Μπορεί να είναι ένα χρυσωρυχείο χρήσιμων πληροφοριών για το πώς οι επιχειρήσεις, τα προϊόντα και οι υπηρεσίες σας αντιλαμβάνονται οι πελάτες και οι δυνητικοί πελάτες. Για να είστε αποτελεσματικοί, ωστόσο, πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα για να αλλάξετε και να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας. Δημιουργήστε μια διαδικασία συλλογής των σχολίων που λαμβάνετε σε ένα μέρος και στη συνέχεια αφιερώστε χρόνο κάθε μήνα ή δύο για να αναλύσετε τα δεδομένα και να δημιουργήσετε ένα σχέδιο για την εφαρμογή και την παρακολούθηση βελτιώσεων.

Τελικά, η αποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να είναι μία από τις πιο σημαντικές δεξιότητες που χρησιμοποιείτε στην επιχείρησή σας. Εάν οι δεξιότητές σας στην επικοινωνία μπορούν να χρησιμοποιήσουν κάποια εξομάλυνση, πάρτε χρόνο για να αναλύσετε τον τρόπο επικοινωνίας σας και τα αποτελέσματα της επικοινωνίας σας. Στη συνέχεια, εστιάστε στους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να το βελτιώσετε με το χρόνο. Μπορεί να εκπλαγείτε πόσο αλλάζει τις σχέσεις σας με το προσωπικό, τους πελάτες και τους συναδέλφους προς το καλύτερο.