Δημιουργήστε ένα Επαγγελματικό Αυτοματοποιημένο Συλλέκτη Attendant

Ο μηχανογραφημένος αυτοματοποιημένος χαιρετισμός σας στο τηλεφωνικό σας σύστημα είναι το πρώτο πράγμα που θα ακούνε οι πελάτες και οι συνεργάτες σας όταν καλούν την εταιρεία σας. Για πρώτη φορά καλούντες, έχετε μόνο μια ευκαιρία να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση, και αυτός θα είναι ο αυτοματοποιημένος σας συνοδός. Για όσους καλούν συχνά την εταιρεία σας, θα θελήσετε να κάνετε την αυτοματοποιημένη διαδικασία συνοδείας σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική, ώστε να μην χάνετε χρόνο ακούγοντας ολόκληρο το αυτοματοποιημένο σενάριο παρακολούθησής σας κάθε φορά που καλείτε.

Ο γρηγορότερος και ευκολότερος τρόπος για να προγραμματίσετε και να καταγράψετε την αυτοματοποιημένη λειτουργία του τηλεφωνικού σας συστήματος είναι να γράψετε μια δέσμη ενεργειών σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Επιλέξτε ένα άτομο για να γράψετε το σενάριο που έχει μια φιλική φωνή, μπορεί να μιλήσει χωρίς τραυλισμό ή να διστάσει και μπορεί να προφέρει και να αναγγείλει κάθε λέξη και όνομα σαφώς.

Αυτοματοποιημένο χαιρετισμό Attendant

Το πρώτο μέρος του σεναρίου θα είναι ο χαιρετισμός. Είναι η ευκαιρία σας να παρουσιάσετε την εταιρεία σας στους καλούντες σας και να τις υποδεχθείτε προφορικά στην επιχείρησή σας.

Αυτοματοποιημένο χαιρετισμό Attendant

• Ξεκινήστε με μια εκτίμηση για την κλήση ή την επιχείρησή σας.
• Κρατήστε το χαιρετισμό σύντομο, έτσι οι καλούντες που επιστρέφουν δεν καθυστερούν κάθε φορά που καλούν.
• Χρησιμοποιήστε το slogan της εταιρείας σας, το σύνθημα της εταιρείας και το όνομα του ιστότοπου ή και τα δύο, αν τα έχετε.

Αυτοματοποιημένος χαιρετισμός μητρών

• Μην χρησιμοποιείτε περισσότερες από δύο ή τρεις προτάσεις για να χαιρετήσετε τους καλούντες σας.
• Μην προωθήσετε τον ιστότοπό σας αν δεν έχει κάτι που αξίζει να προσφέρετε στους πελάτες σας.
• Μην δημιουργείτε ένα σύνθημα ή μια ετικέτα μόνο για να γεμίσετε το χαιρετισμό.

Αυτοματοποιημένες επιλογές συνεργάτη

Το πιο σημαντικό μέρος του αυτοματοποιημένου συνοδού παρουσιάζει τις επιλογές που πρέπει να επιλέξουν οι καλούντες σας για να φτάσουν στο άτομο που χρειάζονται να μιλήσουν. Υπάρχουν δύο τύποι καλούντων: (1) άνθρωποι που δεν είναι εξοικειωμένοι με την επιχείρησή σας και θα χρειαστούν καθοδήγηση και (2) καλούντες που γνωρίζουν ακριβώς ποιοι πρέπει να μιλούν και να γνωρίζουν την επέκτασή τους.

Αυτόματη Επιλογές Συμμετέχοντος

• Χρησιμοποιήστε επιλογές που είναι κοινά αποδεκτές. Για παράδειγμα, "Πατήστε μηδέν για τον ρεσεψιονίστ", "Πατήστε το πλήκτρο λιβρών για να επιστρέψετε στο προηγούμενο μενού."
• Ενημερώστε τους καλούντες σας το συντομότερο δυνατό όταν μπορούν να καλέσουν την επέκταση του κόμματος τους εάν το γνωρίζουν ήδη.
• Αφήστε τους καλούντες σας να μάθουν μπροστά εάν οι επιλογές του μενού σας έχουν αλλάξει πρόσφατα. Καταργήστε αυτήν την ειδοποίηση μετά από τρεις εβδομάδες.
• Τοποθετήστε πρώτα τις πιο συχνά ονομαζόμενες επιλογές.
• Δώστε την περιγραφή της επιλογής προτού δώσετε τον αριθμό επιλογής. Για παράδειγμα, "Για υποστήριξη πελατών, πατήστε" 5 "."
• Ελέγξτε την τεκμηρίωση του συστήματός σας για τους επιλεγμένους αριθμούς επιλογών μενού. (π.χ. όλες οι επεκτάσεις ξεκινούν με τον αριθμό "8" και επομένως το "8" δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως επιλογή μενού).

Αυτοματοποιημένες επιλογές επιλογής προσκεκλημένων

• Μην πείτε "Παρακαλώ" προτού παρουσιάσετε κάθε επιλογή (π.χ. "Πατήστε 1 έως … Πατήστε 2 για … Πατήστε 3 για …" κ.λπ.)
• Μην παρουσιάζετε περισσότερες από έξι επιλογές κάθε φορά. Εάν έχετε περισσότερες από έξι επιλογές, δημιουργήστε μια δομή μενού πολλαπλών κλιμακίων. Για παράδειγμα, "Για επιλογές πωλήσεων και υπηρεσιών, πατήστε 5."
• Μην υποθέστε ότι ο καθένας έχει τηλέφωνο touchtone. Εάν δεν έχετε επιλέξει μια επιλογή μενού μέσα σε τρία δευτερόλεπτα από το τέλος του χαιρετισμού, συνδέστε τον καλούντα στον ρεσεψιονίστ.

Δείγμα αυτοματοποιημένων δέσμες ενεργειών Attendant

• Σας ευχαριστούμε για την κλήση της The Operations Tech Company, όπου η "Τεχνολογία και οι επιχειρήσεις έρχονται μαζί". Εάν γνωρίζετε την επέκταση του κόμματος σας, μπορείτε να την καλέσετε ανά πάσα στιγμή. Διαφορετικά, επιλέξτε μία από τις παρακάτω επιλογές. Για την Υπηρεσία Εξυπηρέτησης Πελατών, πατήστε '1'. Για τεχνική υποστήριξη, πατήστε "2". Για τις κανονικές ώρες λειτουργίας, πατήστε '3'. Για τη λογιστική, πιέστε '4'. Για αγορές, πατήστε '5'. Για να βρείτε μια τοποθεσία κοντά σας, πατήστε '6'. Διαφορετικά, πατήστε '0' για τον ρεσεψιονίστ ή παραμείνετε στη γραμμή και κάποιος θα σας βοηθήσει σύντομα.
• Καλώς ήρθατε στην εταιρεία The Operations Tech. Για να ελέγξετε την κατάσταση του λογαριασμού σας, επισκεφθείτε μας στον ιστό. Εάν γνωρίζετε την επέκταση του ατόμου, μπορείτε να τον καλέσετε ανά πάσα στιγμή. Για τον εταιρικό κατάλογο, πατήστε '1'. Εάν γνωρίζετε την επέκταση του ατόμου, μπορείτε να τον καλέσετε ανά πάσα στιγμή. Για τον εταιρικό κατάλογο, πατήστε '1'. Για τεχνική υποστήριξη, πατήστε "2". Για την Εξυπηρέτηση Πελατών, πιέστε '3'. Για πωλήσεις και μάρκετινγκ, πατήστε '4'. Εάν θέλετε να μιλήσετε με τον ρεσεψιονίστ, πατήστε '0' ή παραμείνετε στη γραμμή και ένα από τα φιλικά μέλη του προσωπικού μας θα σας βοηθήσει. Σας ευχαριστούμε για την κλήση της The Operations Tech Company, όπου η "Τεχνολογία και οι επιχειρήσεις έρχονται μαζί".

Αργά τη διάρκεια του Σαββατοκύριακου και του Σαββατοκύριακου και του Σαββατοκύριακου

Εάν η επιχείρησή σας κλείνει μετά από ορισμένο χρόνο ή τα Σαββατοκύριακα και δεν υπάρχει κανείς να απαντήσει ή να βοηθήσει τους καλούντες σας, δημιουργήστε ένα αυτοματοποιημένο χαιρετισμό μετά από ώρες. Πείτε στους καλούντες σας μπροστά ότι η επιχείρηση είναι κλειστή και ζητήστε τους να τηλεφωνήσουν στο τέλος. Επίσης, συμπεριλάβετε τις κανονικές ώρες λειτουργίας σας.

Δείγμα αυτοματοποιημένου συνεργού μετά από ώρες / Σαββατοκύριακο:

• Σας ευχαριστούμε για την κλήση της The Operations Tech Company. Αυτή τη στιγμή κλείνουμε. Είμαστε ανοιχτά από τις 9 π.μ. έως τις 10 το απόγευμα από Δευτέρα έως Παρασκευή και από τις 10 το μεσημέρι μέχρι το μεσημέρι το Σάββατο. Εάν γνωρίζετε την επέκταση του κόμματος σας, μπορείτε να την καλέσετε ανά πάσα στιγμή. Διαφορετικά, καλέστε ξανά κατά τη διάρκεια των κανονικών ωρών εργασίας σας, ώστε να σας βοηθήσουμε. Σας ευχαριστούμε για την κλήση της The Operations Tech Company, όπου η "Τεχνολογία και οι επιχειρήσεις έρχονται μαζί". Αντιο σας.
• Σας ευχαριστούμε για την κλήση της The Operations Tech Company. Αυτή τη στιγμή κλείνουμε.Εάν πρόκειται για κατάσταση έκτακτης ανάγκης, καλέστε την υπηρεσία τηλεφωνητή στο 585-555-1234. Εάν γνωρίζετε την επέκταση του κόμματος σας, μπορείτε να την καλέσετε ανά πάσα στιγμή. Αν έχετε λογαριασμό μαζί μας, μπορείτε να ελέγξετε την κατάστασή σας 24 ώρες την ημέρα 7 ημέρες την εβδομάδα στη διεύθυνση www.operationstech.about.com. Οι κανονικές ώρες λειτουργίας μας είναι από τις 9 π.μ. έως τις 5 το απόγευμα από Δευτέρα έως Παρασκευή και από τις 10 το μεσημέρι μέχρι το μεσημέρι το Σάββατο, ώρα Κεντρικής Τυποποίησης. Διαφορετικά, καλέστε ξανά κατά τη διάρκεια των κανονικών ωρών εργασίας σας, ώστε να σας βοηθήσουμε. Σας ευχαριστούμε για την κλήση της The Operations Tech Company, όπου η "Τεχνολογία και οι επιχειρήσεις έρχονται μαζί". Για να επαναλάβετε αυτό το μήνυμα, πατήστε το πλήκτρο λιβρών. {3 δευτερόλεπτα παύση} Αντίο.

Εποχιακές αυτόματες χαιρετισμούς του συνοδού

Προκειμένου να προωθήσετε τις εποχιακές προσφορές της εταιρείας σας ή απλώς να επεκτείνετε έναν ειδικό εποχιακό χαιρετισμό σε όλους τους καλούντες σας, ίσως θελήσετε να προκαταλάβετε τον αυτόματο συνομιλητή σας για περιορισμένο χρονικό διάστημα. Χρησιμοποιήστε αυτό με φειδώ και μόνο αν αντανακλά το πνεύμα της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, ένας χαιρετισμός εποχιακών διακοπών που θα ήθελε στους καλεσμένους σας χαρά και ευημερία κατά τη διάρκεια του νέου έτους, δύσκολα θα ήταν κατάλληλος για μια υπηρεσία συλλογής.

• Έχετε φτάσει στο The Operations Tech Company. Από την "οικογένειά μας" έως την "οικογένειά σας", θα θέλαμε να σας ευχηθούμε μια χαρούμενη περίοδο διακοπών και ένα επιτυχημένο νέο έτος. Αν γνωρίζετε την επέκταση του κόμματος σας, μπορείτε …
• Σας ευχαριστούμε για την κλήση της The Operations Tech Company. Ρωτήστε τον αντιπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών σχετικά με τις εκπτώσεις μας στις 4 Ιουλίου σε όλες τις υπηρεσίες αντικατάστασης. Αν γνωρίζετε την επέκταση του κόμματος σας, μπορείτε …

Πρόβες και δοκιμές

Πριν καταγράψετε το αυτοματοποιημένο σενάριο παρακολούθησής σας, έχετε το άτομο που επιλέξατε για να το διαβάσετε, να το επαναλάβετε αρκετές φορές μπροστά σας. Χρησιμοποιήστε αυτό για να τελειοποιήσετε την προφορά και την αναγγελία. Αφού καταγράψετε το νέο χαιρετισμό, καλέστε το τηλέφωνό σας αμέσως για να ελέγξετε την καταγραφή για σφάλματα και βεβαιωθείτε ότι όλες οι επιλογές που ανακοινώθηκαν λειτουργούν όπως προβλέπεται.