Η Διαδικασία Δικαστικής Εξέτασης Έγγραφο

Η επανεξέταση εγγράφων είναι συχνά το πιο έντονο και δαπανηρό στάδιο της διαδικασίας επίλυσης διαφορών, της διαδικασίας ηλεκτρονικής ανακάλυψης και του EDRM. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, κάθε σελίδα δεδομένων σε μια συλλογή αναθεωρείται και αναλύεται για να προσδιοριστεί ποια έγγραφα πρέπει να παρακρατηθούν από την παραγωγή σε αντιτιθέμενη συμβουλή.

Συχνά, οι αναθεωρητές εγγράφων είναι δικηγόροι που κατανοούν τα νομικά και πραγματικά περιστατικά της διαφοράς και είναι σε θέση να κάνουν τις απαραίτητες κρίσεις για προνόμια και ανταπόκριση. Για να ελαχιστοποιηθεί το κόστος, συχνά απασχολούνται ομάδες συμβασιούχων δικηγόρων ή / και παραλλήλων.

Η διαδικασία επανεξέτασης αποτελείται συχνά από διάφορα στάδια. Η νομική ομάδα μπορεί να διεξάγει έλεγχο πρώτης φάσης προκειμένου να αναλύσει τα έγγραφα για τη συνάφεια και τον κωδικό ή να τα επισημάνει για ένα σχετικό θέμα. Το προσωπικό υποστήριξης των δικαστηρίων στη συνέχεια φορτώνει τα κωδικοποιημένα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης, η οποία επιτρέπει στις ομάδες προσφυγών να εντοπίζουν εύκολα τα βασικά έγγραφα σε κάθε φάση της διαδικασίας επίλυσης διαφορών.

Μετά την επεξεργασία των πληροφοριών, η νομική ομάδα διεξάγει μια δεύτερη λεπτομερέστερη ανασκόπηση για να καθορίσει ποια έγγραφα πρέπει να παρακρατηθούν από την παραγωγή. Τα έγγραφα μπορούν να παρακρατηθούν για διάφορους λόγους, όπως:

• Συνάφεια - Είναι οι πληροφορίες σχετικές με τα θέματα της υπόθεσης; Εάν δεν έχει σημασία για τα πραγματικά περιστατικά και τα ζητήματα της αξίωσης, της αγωγής ή της έρευνας, δεν χρειάζεται να προσκομιστεί στους αντιδίκους.
• Αποκριτικότητα - Οι πληροφορίες ανταποκρίνονται στις αιτήσεις εντοπισμού των αντιδίκων ή στις αιτήσεις διερεύνησης των ρυθμιστικών φορέων; Εάν ναι, σε ποια αίτηση για παραγωγή ανταποκρίνεται η πληροφορία; Οι αναθεωρητές εγγράφων ενδέχεται επίσης να επισημάνουν τα "καυτά" έγγραφα - εκείνα τα οποία περιέχουν κρίσιμες πληροφορίες για την υπόθεση και είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα - κατά τη διάρκεια της εξέτασης του εγγράφου.

• Προνόμιο - Η πληροφορία υπόκειται σε προνόμιο δικηγόρου-πελάτη, το δόγμα του προϊόντος του δικηγόρου ή / και οι κανόνες εμπιστευτικότητας και οι νόμοι περί απορρήτου; Αν ναι, παρακρατείται επίσης από την παραγωγή.
• Εμπιστευτικότητα - Εάν το έγγραφο είναι εμπιστευτικό, πρέπει να αποκλείεται από την παραγωγή. Για παράδειγμα, εάν ένα έγγραφο συζητά ένα εμπορικό μυστικό - όπως η συνταγή για ένα σοκολατένιο μπαρ υπογραφών κατασκευαστή καραμελών - η νομική ομάδα δεν υποχρεούται να την μετατρέψει σε αντιμαχόμενα μέρη. Ο αναθεωρητής εγγράφων θα αναλύσει το έγγραφο για να προσδιορίσει εάν περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες. Σε αντίθετη περίπτωση, ο αναθεωρητής θα καθορίσει εάν πρέπει να εκδοθούν ορισμένα τμήματα του εν λόγω εγγράφου για την προστασία του εμπιστευτικού προϊόντος εργασίας του πελάτη ή αν το έγγραφο πρέπει να αποκλειστεί από την παραγωγή εντελώς.

Στο πλαίσιο της διαδικασίας αναθεώρησης των εγγράφων, η ομάδα ελέγχου μπορεί να εντοπίσει έγγραφα τα οποία πρέπει να αναδιατυπωθούν εν όλω ή εν μέρει ή να επισημανθούν ως εμπιστευτικά για την προστασία του περιεχομένου των εν λόγω εγγράφων από την αποκάλυψη. Η ομάδα μπορεί επίσης να προετοιμάσει ημερολόγια προνομίων και / ή επεξεργασίας για την παρακολούθηση τέτοιων πληροφοριών.

Εκτός από την εξέταση της συνάφειας, της απόκρισης, των προνομίων και της εμπιστευτικότητας, η ομάδα ελέγχου μπορεί επίσης να αναλύσει τις πληροφορίες για να συνδέσει τα βασικά έγγραφα με τα υποτιθέμενα γεγονότα ή τα βασικά νομικά ζητήματα στην περίπτωση. Οι αναθεωρητές εγγράφων μπορούν επίσης να προσπαθήσουν να συσχετίσουν τα βασικά έγγραφα με τους βασικούς παίκτες που μπορούν να καταθέσουν σχετικά με τα έγγραφα ή να εντοπίσουν άλλες υποκειμενικές πληροφορίες.Βάσει της ανασκόπησης και της ανάλυσης των εγγράφων της συλλογής, η νομική ομάδα μπορεί να αρχίσει να κατανοεί καλύτερα τα πραγματικά περιστατικά μιας υπόθεσης, να διατυπώνει νόμιμες θεωρίες και να προσδιορίζει τους βασικούς μάρτυρες που πρέπει να καταργηθούν ή να κληθούν σε δίκη.

Μέσω της σφαγής, της αναζήτησης με λέξεις-κλειδιά, της πρώτης επανεξέτασης και άλλων τεχνικών για τον περιορισμό του όγκου του συνόλου δεδομένων, τα έγγραφα που τελικά εξετάστηκαν από τη νομική ομάδα αντιπροσωπεύουν συνήθως μόνο ένα μικρό κλάσμα της αρχικής συλλογής. Για να μειωθεί περαιτέρω το κόστος, όλο και περισσότερες τεχνολογίες που αυτοματοποιούν τη διαδικασία ανασκόπησης μεταδίδονται στην αγορά.