Τι υπάρχει σε Έγγραφο Πεδίου Έργου

Όταν ξεκινάτε μια νέα πρωτοβουλία, το έγγραφο της εμβέλειας του έργου αποτελεί κρίσιμη πληροφορία για όλη την ομάδα σας. Ορίζει το τελικό προϊόν που πρέπει να παραδοθεί στον πελάτη, πότε πρέπει να παραδοθεί και με ποιο κόστος.

Ουσιαστικά, αυτό το έγγραφο ορίζει τα όρια του έργου, έτσι ώστε κάθε μέλος της ομάδας και ο πελάτης όλοι να καταλάβουν τι συνεπάγεται το έργο. Εξίσου σημαντικό, καταλαβαίνουν τι κάνει δεν απαιτώ.

Τα οφέλη

Μια δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου που μοιράστηκε με κάθε μέλος της ομάδας και τους πελάτες του έργου, αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης του έργου. Μεταξύ των πλεονεκτημάτων της:

• Μια κοινή κατανόηση μεταξύ όλων των εμπλεκομένων σχετικά με τα αναμενόμενα χαρακτηριστικά, την ποιότητα και το χρονοδιάγραμμα του έργου
• Ένας τρόπος επικοινωνίας με άλλους ενδιαφερόμενους στο έργο για να κερδίσει την υποστήριξή τους και τη συμμετοχή τους
• Ένα εργαλείο για την εστίαση των προσπαθειών της ομάδας στις εργασίες που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών του πελάτη

Επιπλέον, αν προταθούν αλλαγές που υπερβαίνουν τα όρια του αρχικού πεδίου εφαρμογής, η δήλωση γίνεται η βάση για την εκτίμηση και την πρόταση τροποποιήσεων. Εάν οι αλλαγές γίνουν αποδεκτές από όλους τους ενδιαφερόμενους, η δήλωση πεδίου μπορεί να αναθεωρηθεί.

Ξεκινώντας

Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να αναζητήσει πληροφορίες από τα μέλη της ομάδας, τους πελάτες, τον εκτελεστικό χορηγό και άλλους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς για να κατανοήσει και να περιγράψει την απαιτούμενη απόδοση από την πρωτοβουλία του έργου. Αυτό καλείται συχνά παραδοτέο.

Η περιγραφή του παραδοτέου πρέπει να περιλαμβάνει ένα κόστος ή ένα αποδεκτό εύρος τιμών για το έργο. Ορίζει επίσης τα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να συμπεριληφθούν και το χρονοδιάγραμμα για την παράδοση.

Μόλις συμφωνηθεί από τον πελάτη, τον υπεύθυνο του έργου, την ομάδα του έργου και τον εκτελεστικό χορηγό, οι αλλαγές στην δήλωση του έργου πρέπει να γίνουν χρησιμοποιώντας προσεκτικά ελεγχόμενη και τεκμηριωμένη διαδικασία αλλαγής.

Έντονη επίδραση

Μόλις συμφωνηθεί η δήλωση ή το έγγραφο, κάθε τμήμα της ομάδας το χρησιμοποιεί ως βάση για τις δικές του εκτιμήσεις για το έργο, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος. Όσο πιο ακριβής και ακριβής είναι η δήλωση πεδίου, τόσο πιο πιθανό είναι οι ομάδες εργασίας να παράγουν ακριβείς εκτιμήσεις και απαιτήσεις πόρων.

Οι αποκλεισμοί μπορεί να είναι σημαντικοί

Δεν είναι ασυνήθιστο για ένα έγγραφο πεδίου εφαρμογής του έργου να παρατίθενται συγκεκριμένα στοιχεία που πρόκειται να αποκλειστούν από το παραδοτέο. Για παράδειγμα, το έγγραφο πεδίου εφαρμογής ενός εργολάβου για την ανέγερση ενός σπιτιού μπορεί να προβλέπει ότι οι περιβαλλοντικές άδειες πρέπει να λαμβάνονται από τον ιδιοκτήτη και δεν είναι ευθύνη του εργολάβου που κτίζει το σπίτι.

Τι μπορεί να πάει στραβά;

Η έλλειψη σαφήνειας είναι μια κοινή πηγή στρες και αποτυχίας του έργου. Ένα αόριστο ή διφορούμενο έγγραφο πεδίου αφήνει πολλά θέματα ανοιχτά στη συζήτηση και σε απρόβλεπτες εκκλήσεις. Αυτά μπορούν να επηρεάσουν τα χαρακτηριστικά, την ποιότητα, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος του έργου.

Μια άλλη παγίδα που πρέπει να αποφύγετε είναι γνωστή ως "εμβέλεια ερπυσμού". Εάν η δήλωση πεδίου είναι ασαφής, ο πελάτης μπαίνει στον πειρασμό να κάνει απαιτήσεις που υπερβαίνουν την πρόθεση ή τα όρια των αρχικών σχεδίων.

Ρύθμιση του πεδίου εφαρμογής

Ενώ οι συχνές αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής θα καθυστερήσουν την ολοκλήρωση του έργου και ενδέχεται να προσθέσουν σημαντικό κόστος, είναι μερικές φορές αναγκαίες και λογικές. Οι διαχειριστές έργων βασίζονται σε μια διαδικασία "διαχείρισης αλλαγών" που προσδιορίζει την ζητούμενη αλλαγή, αναθεωρεί όλες τις αντίστοιχες εκτιμήσεις χρόνου, κόστους και φόρτου εργασίας και επαναπροσδιορίζει το έργο για νέους κινδύνους λόγω της αλλαγής.

Ο διαχειριστής του σχεδίου και ο εκτελεστικός χορηγός συνήθως λαμβάνουν την τελική απόφαση για την αλλαγή του πεδίου εφαρμογής μόνο όταν έχει αναλυθεί πλήρως η κατάσταση. Οι αλλαγές τεκμηριώνονται σε ένα αρχείο καταγραφής αποφάσεων και στη συνέχεια κοινοποιούνται στην μεγαλύτερη ομάδα έργου.