Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των 3 Οργανωτικών Δομών του Έργου

Ο τρόπος δομής της οργάνωσής σας επηρεάζει τον τρόπο διαχείρισης και εκτέλεσης των έργων. Μπορεί επίσης να επηρεάσει πόση εξουσιοδότηση και προσέγγιση πρέπει να κάνετε τη δουλειά σας ως διαχειριστής έργου.

Υπάρχουν τρεις κοινές οργανωτικές δομές και οι υπεύθυνοι έργων εργάζονται σε όλους τους τομείς: λειτουργικό, έργο και μήτρα. Ας ρίξουμε μια ματιά στα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του καθενός, έτσι ώστε να ξέρετε τι είστε αντιμέτωποι όταν ενταχθείτε σε μια νέα δομή.

Λειτουργική οργανωτική δομή

Σε μια λειτουργική οργανωτική δομή, ο υπεύθυνος του έργου και όλοι οι πόροι εργάζονται στο ίδιο τμήμα της εταιρείας, όπως το τμήμα πωλήσεων και μάρκετινγκ. Γενικά, ο λειτουργικός διαχειριστής έχει περισσότερη εξουσία από τον διαχειριστή του έργου.

Πλεονεκτήματα

Η λειτουργική δομή σας δίνει τη λιγότερη δύναμη ως διαχειριστής έργου, αλλά προσφέρει πολλά άλλα πλεονεκτήματα:

• Λειτουργεί καλά για μικρές ομάδες και μικρά έργα, επειδή η λειτουργία έχει τον πλήρη έλεγχο των μελών της ομάδας και άλλων απαιτούμενων πόρων.
• Μπορείτε εύκολα να έχετε πρόσβαση στους ειδικούς που χρειάζεστε επειδή βρίσκονται στην ίδια λειτουργική περιοχή.
• Είναι γρήγορο να συγκεντρωθούν όλοι μαζί για να επιλύσουν προβλήματα που σχετίζονται με το έργο.
• Μπορείτε να περιορίσετε τα εργαλεία επικοινωνίας του έργου που πρέπει να χρησιμοποιήσετε επειδή η ομάδα είναι σχετικά μικρή και απλή.
• Συχνά παίρνετε ενθουσιώδη μέλη της ομάδας που επιθυμούν να εργαστούν στο έργο επειδή τους παρέχει ευκαιρίες σταδιοδρομίας. Η εργασία του έργου μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακινήσετε την ομάδα σας.

• Εάν παραδίδετε το έργο σε μια λειτουργική ομάδα, πρόκειται να είναι η λειτουργική ομάδα στην οποία εργάζεστε, η οποία μπορεί να κάνει το κλείσιμο ενός έργου ευκολότερο.

Μειονεκτήματα

Αν και αυτή η δομή έχει πολλά πλεονεκτήματα, εξετάστε επίσης ορισμένα μειονεκτήματα:

• Οι εργασίες πραγματοποιούνται σε σιλό, πράγμα που μπορεί να σημαίνει ότι δεν έχετε πρόσβαση σε άτομα εκτός του λειτουργικού σας τμήματος.
• Οι άνθρωποι στην ομάδα του έργου μπορεί να είναι πιο πιστοί στο τμήμα ή το διευθυντή ομάδας, παρά στις εργασίες τους για το έργο, οι οποίες μπορούν να δημιουργήσουν συγκρούσεις.
• Ένα μεγάλο έργο μπορεί να καταλήξει σε ένα λειτουργικό διευθυντή έργου για κάθε λειτουργία. Μπορεί να καταλήξει σε εργασία που πέφτει μέσα από τις ρωγμές, αν όλοι οι υπεύθυνοι έργου δεν δουλεύουν αρμονικά μαζί.
• Η λειτουργική εργασία μπορεί να απομονωθεί επειδή δεν έχετε την ευκαιρία να συνδεθείτε ευρέως με την εταιρεία. Η διατήρηση μιας στρατηγικής εστίασης μπορεί να είναι πιο δύσκολη.

Οργανωτική Δομή του Έργου

Αφιερωμένες ομάδες συγκεντρώνονται για να εργάζονται σε έργα σε οργανωτική δομή έργου. Ο υπεύθυνος του έργου έχει πιθανώς ευθύνη διαχείρισης γραμμών για τα μέλη της ομάδας έργου. Παραδείγματα αυτού του γεγονότος θα είναι τα μεγάλα κατασκευαστικά έργα, αλλά και οι εταιρικές πρωτοβουλίες που απαιτούν ειδική ομάδα. Ο διαχειριστής του έργου έχει τελική εξουσία, αναφέροντας τον ανάδοχο του έργου και το συμβούλιο έργου. Τα άτομα στην ομαδική εργασία άμεσα για τον υπεύθυνο του έργου.

Πλεονεκτήματα

Το προφανές πλεονέκτημα μιας δομής του έργου είναι ότι έχετε περισσότερο έλεγχο στην ομάδα, αλλά υπάρχουν και άλλα πλεονεκτήματα.

• Οι ομάδες μπορούν να έχουν μια ισχυρή αίσθηση ταυτότητας. Είναι η ευκολότερη δομή μέσα στην οποία θα δημιουργηθεί μια ισχυρή ομαδική κουλτούρα.
• Όλη η ομάδα επικεντρώνεται στους στόχους της ομάδας, έτσι υπάρχει σύγκρουση αφοσίωσης με την καθημερινή δουλειά για τους ανθρώπους που εργάζονται στο έργο. Η δουλειά τους είναι το έργο.
• Οι πόροι είναι αφιερωμένοι στο έργο, έτσι είναι πολύ πιο εύκολο να προγραμματίσετε την εργασία. Θα γνωρίζετε πότε θα είναι διαθέσιμα τα μέλη της ομάδας και δεν υπάρχει κίνδυνος να αποσυρθούν σύντομα από τη δουλειά τους ως συνήθως για έναν άλλο διαχειριστή.
• Τα έργα που εκτελούνται σε αυτή τη δομή είναι εξαιρετικά περιβάλλοντα για τη βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης έργου καθώς και για πιο τεχνικές δεξιότητες ηγεσίας.

Μειονεκτήματα

Η δομή του έργου είναι το πιο εύκολο να εργαστεί, αλλά εξακολουθεί να έχει κάποια μειονεκτήματα.

• Έχοντας μια ομάδα αφιερωμένη σε ένα έργο είναι μια δαπανηρή δέσμευση. Τείνει να είναι επιλογή μόνο για μεγάλα έργα.
• Εάν αφαιρέσετε άτομα από τις λειτουργικές εργασίες τους, ίσως είναι δύσκολο να επιστρέψουν, ειδικά εάν το έργο είναι μεγάλο. Η εργασία του έργου εκτείνεται και η επιστροφή σε αυτό που κάνατε πριν από μια περίοδο εργασίας σε ένα διεπιστημονικό περιβάλλον σε ένα νέο, απαιτητικό έργο δεν είναι μια ελκυστική προοπτική για πολλούς ανθρώπους. Η διαχείριση της μετάβασης της ομάδας όταν κλείνετε ένα έργο γίνεται ακόμη πιο σημαντική.
• Μερικές φορές το κλείσιμο ενός έργου μπορεί να σημαίνει απώλεια της δουλειάς σας εάν η επιχείρηση έχει προχωρήσει και ένας άλλος ρόλος δεν είναι διαθέσιμος για εσάς.
• Από τη φύση τους, οι αφοσιωμένες ομάδες απορροφούν πόρους για να δουλέψουν σε ένα μόνο πράγμα. Μπορούν να περιορίσουν τον αριθμό των έργων που μπορεί να κάνει η εταιρεία ανά πάσα στιγμή, ειδικά όταν διαφορετικά έργα απαιτούν τις ίδιες δεξιότητες.
• Οι διαχειριστές έργων σε αυτόν τον τύπο δομής κάνουν τη διαχείριση γραμμών και για τις ομάδες τους, πράγμα που σημαίνει ότι δαπανούν χρόνο και προσπάθεια σε καθήκοντα ανθρώπινου δυναμικού που δεν θα έπρεπε να κάνετε σε άλλες δομές. Εάν απολαμβάνετε αυτό το στοιχείο εργασίας με ανθρώπους, αυτός ο παράγοντας θα μπορούσε να είναι ένα πλεονέκτημα.

Οργανωτική δομή μήτρας

Η τρίτη επιλογή είναι μια δομή μήτρας. Οι πόροι μοιράζονται τόσο κατά την εργασία όσο και κατά τη διάρκεια των έργων. Μπορεί να σημαίνει ότι έχετε δύο διευθυντές ή μια "διακεκομμένη γραμμή" σε έναν υπεύθυνο του έργου καθώς και στον υπεύθυνο ομάδας. Η δομή της λειτουργικής γραμμής διαχείρισης είναι συνήθως στη θέση της και ο διαχειριστής του έργου παίρνει τη διακεκομμένη γραμμή.

Αυτή η δομή διαχωρίζει την εξουσία και την εξουσία μεταξύ του διαχειριστή ομάδας λειτουργικών ή διαίρεσης και του διαχειριστή του έργου. Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τις ικανότητες διαπραγμάτευσης στην πλήρη εξουσία τους.

Πλεονεκτήματα

Οι δομές μήτρας είναι πολύ συνηθισμένες επειδή επιτρέπουν στους διαχειριστές να κάνουν ευέλικτες επιλογές με το πώς οι άνθρωποι ξοδεύουν το χρόνο τους. Πιθανότατα θα εργαστείτε σε ένα περιβάλλον μήτρας κάποια στιγμή στη σταδιοδρομία σας. Τα πλεονεκτήματα αυτής της δομής είναι τα εξής:

• Οι πόροι χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά και μπορούν να κινούνται μεταξύ έργων ανάλογα με τις ανάγκες.
• Μπορείτε να εργαστείτε σε πολλά διαφορετικά πράγματα, μερικές φορές παράλληλα, αν και αυτό το σημείο μπορεί να υποστηριχθεί και ως μειονέκτημα.
• Οι ομάδες και τα άτομα μπορούν να ανταποκριθούν πολύ. Αν έρθει ένα νέο έργο που πρέπει να έχει προτεραιότητα, είναι αρκετά εύκολο να περιστρέφεται και να επικεντρώνεται ξαφνικά σε κάτι άλλο. Δεν μπορείτε να το κάνετε εύκολα σε μια δομή έργου, η οποία διαρκεί περισσότερο για τη διάλυση και την ανασυγκρότηση.
• Η δομή απαιτεί ο καθένας να χρησιμοποιεί τον ίδιο κύκλο ζωής και τη μεθοδολογία διαχείρισης του έργου, οπότε η κίνηση μεταξύ των έργων είναι εύκολη. Οι άνθρωποι μπορούν να συμμετάσχουν σε μια ομάδα έργου με σχετικά μικρή επιβάρυνση όταν η ορολογία και οι διαδικασίες είναι κοινές.

Μειονεκτήματα

Όπως και με όλες τις ρυθμίσεις, αυτός έχει και τις παγίδες του. Παρά το γεγονός ότι είναι μια κοινή δομή, πολλοί σύγχρονοι χώροι εργασίας δεν έχουν καταρρεύσει τα προβλήματα υπερφόρτωσης. Το να κάνεις πάρα πολλά δώρα μπορεί να είναι εύκολο αν δεν υπάρχουν συστήματα που να μπορούν να διαχειριστούν και να παρακολουθήσουν το σύνολο του φόρτου εργασίας τους. Άλλα μειονεκτήματα είναι τα εξής:

• Η σύγκρουση μεταξύ των σχεδίων είναι κοινή, επειδή μπορεί να αγωνίζεστε για τους ίδιους πόρους με ένα άλλο έργο.
• Το άλλο έργο μπορεί να έχει αποκτήσει τους καλύτερους πόρους, τους πιο κατάλληλους ανθρώπους με τις κατάλληλες δεξιότητες, ή ο διαχειριστής της γραμμής τους να μην τις έχει στη διάθεσή τους για εργασίες στο έργο.
• Μπορεί να υπάρξει κάποια σύγκρουση μεταξύ των καθημερινών εργασιών και των έργων για τα άτομα, ειδικά όταν και οι δύο διευθυντές τους δίνουν διαφορετικές προτεραιότητες.
• Πόροι μπορεί να έχουν μια σύγκρουση σχετικά με το ποια αναπτυξιακή πορεία λαμβάνουν για τις μελλοντικές τους σταδιοδρομίες. Παρόλο που ίσως να γνωρίζετε ότι θέλετε να παραμείνετε στη διαχείριση έργων, μπορεί να έχετε την επιλογή να προχωρήσετε σε έναν ανώτερο λειτουργικό ρόλο ή έναν ρόλο περισσότερο προσανατολισμένο στο έργο. Αλλά η κατοχή πολλών επιλογών σταδιοδρομίας είναι καλό, ακόμα κι αν κάνει δύσκολες αποφάσεις.

Μια οργανωτική δομή που λειτουργεί άψογα για όλες τις εργασίες ως συνήθως δεν εργάζεται πάντα για έργα και πρέπει να διαχειριστείτε μέσα στο περιβάλλον στο οποίο εργάζεστε. Η απόκτηση κάποιας εμπειρίας σε κάθε μία από αυτές τις δομές είναι μια καλή ιδέα, ώστε να μπορείτε να τα δοκιμάσετε από πρώτο χέρι. Θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιο περιβάλλον σας ταιριάζει καλύτερα και ταιριάζει στις ικανότητες και τις προτιμήσεις σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε μια ενημερωμένη επιλογή εάν έχετε την ευκαιρία να αποφασίσετε για το μελλοντικό περιβάλλον εργασίας σας.

Η κατανόηση των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων κάθε οργανωτικής δομής του έργου σας δίνει την ευκαιρία να εξηγήσετε πού πρέπει να περάσετε το χρόνο και την επιρροή σας για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ομάδα σας και να βοηθήσετε το έργο σας να ολοκληρωθεί με επιτυχία.