Πριν αγοράσετε έναν πολυλειτουργικό εκτυπωτή

Οι πολυλειτουργικοί εκτυπωτές (MFP) έχουν γίνει εξαιρετικά δημοφιλείς στις μικρές και εγχώριες επιχειρήσεις και δεν είναι περίεργο. ένα MFP μπορεί να εξοικονομήσει χώρο, να μειώσει το ενεργειακό κόστος και να βελτιώσει την παραγωγικότητα ενσωματώνοντας τα παραδοσιακά καθήκοντα εκτύπωσης, αποστολής φαξ, σάρωσης και αντιγραφής σε μια ενιαία συσκευή. Τα MFP (γνωστά και ως all-in-one) συνεχίζουν να μειώνουν την τιμή ενώ βελτιώνουν τα χαρακτηριστικά τους.

Η επιχείρησή σας χρειάζεται πολυλειτουργικό εκτυπωτή;

Ένα MFP είναι ουσιαστικά ένας εκτυπωτής με πρόσθετη δυνατότητα σάρωσης / αντιγραφής και φαξ. Συνήθως ένας κατασκευαστής εκτυπωτών θα διαθέτει τόσο βασικό εκτυπωτή όσο και μηχάνημα all-in-one βασισμένο στην ίδια μηχανή εκτύπωσης. Ακόμα κι αν δεν έχετε τακτική ανάγκη φαξ, σάρωσης ή αντιγραφής με MFP, μπορείτε να έχετε την ευελιξία να το κάνετε όταν χρειάζεται.

Εάν η επιχείρησή σας δεν έχει ανάγκη από σάρωση / αντιγραφή και αποστολή φαξ, η μονάδα "μόνο για εκτυπωτές" είναι λιγότερο δαπανηρή στην αγορά και μπορεί να είναι απλούστερη στη λειτουργία, καθώς τα MFP τροφοδοτούνται συνήθως με τροφοδότες εγγράφων (αυξάνοντας το μέγεθος και το βάρος) πάνελ και πρόσθετο λογισμικό για φαξ, σάρωση κ.λπ.

Επιλογή του τύπου εκτυπωτή

Εάν η εκτύπωση είναι η πρωταρχική χρήση του MFP, τότε είναι σημαντικό να ταιριάζει με τις ανάγκες σας στις δυνατότητες του εκτυπωτή. Τα ακριβότερα μοντέλα είναι συνήθως σχεδιασμένα για υψηλότερες ταχύτητες εκτύπωσης και βαρύτερη χρήση.

Ευτυχώς, υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία από διαθέσιμα MFP που βασίζονται τόσο σε εκτυπωτές inkjet όσο και σε μηχανές εκτύπωσης λέιζερ. Υπάρχουν ακόμα και MFPs που υπερέχουν στην εκτύπωση έγχρωμων φωτογραφιών.

Απαιτείται η αποστολή φαξ;

Ορισμένες συσκευές MFP δεν περιλαμβάνουν πλέον φαξ μόντεμ, κάτι που είναι καλό για επιχειρήσεις που δεν χρειάζεται να ανταλλάσσουν φαξ με πελάτες ή πωλητές. Η αποστολή φαξ είναι ακόμα χρήσιμη για την αποστολή / λήψη εγγράφων που απαιτούν υπογραφές, αλλά η ρύθμιση της δικής σας υπηρεσίας φαξ απαιτεί σύνδεση με τηλεφωνική γραμμή. Μια κανονική τηλεφωνική γραμμή μπορεί να μοιραστεί με ένα μηχάνημα φαξ εάν η σύνδεση της τηλεφωνικής γραμμής κατά την αποστολή / λήψη φαξ δεν προκαλεί ανησυχία. Διαφορετικά, απαιτείται ξεχωριστή τηλεφωνική γραμμή.

Εάν χρειάζεστε τη δυνατότητα φαξ αλλά δεν θέλετε τα προβλήματα και τα έξοδα της εγκατάστασης του δικού σας φαξ, υπάρχουν πολλές ηλεκτρονικές υπηρεσίες που σας επιτρέπουν να στέλνετε και να λαμβάνετε φαξ μέσω email, web ή smartphone.

Ερευνα

Τα περισσότερα MFP διαθέτουν μονάδα σάρωσης χαμηλής έως μέσης ανάλυσης που έχει σχεδιαστεί για σάρωση εγγράφων. Εάν χρειάζεστε σάρωση σε υψηλή ανάλυση φωτογραφιών ή άλλων διαφανειών ή αρνητικών όπως τα πολυμέσα, θα θέλετε είτε ένα ξεχωριστό αυτόνομο σαρωτή είτε ένα MFP που ειδικεύεται στη σάρωση / εκτύπωση φωτογραφιών, όπως η σειρά MFP της Canon Pixma.

Αυτόματες τροφοδότες εγγράφων

Αν σκοπεύετε να στείλετε φαξ, σάρωση ή αντιγραφή μεγάλων εγγράφων, βεβαιωθείτε ότι το MFP που έχετε επιλέξει διαθέτει αυτόματο τροφοδότη εγγράφων (ADF) με επαρκή χωρητικότητα φύλλων. Τυπικά, τα λιγότερο ακριβά MFPs έχουν μικρότερους ADF 20-30 φύλλων ενώ τα πιο ακριβά μοντέλα μπορούν να χωρέσουν 50 φύλλα ή περισσότερα.

Αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης (εκτύπωση / σάρωση / αντιγραφή / φαξ διπλής όψης)

Είναι πολύ πιθανό ότι σε κάποιο σημείο θα θέλετε να σαρώσετε, να στείλετε με φαξ ή να εκτυπώσετε έγγραφα διπλής όψης. Εάν το MFP σας δεν έχει αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης και θέλετε να εκτυπώσετε και στις δύο πλευρές μιας σελίδας, θα χρειαστεί να εκτυπώσετε τις περιττές σελίδες του εγγράφου, να πάρετε τις εκτυπωμένες σελίδες, να τις αναστρέψετε, να τις επιστρέψετε στο δίσκο εισόδου και να εκτυπώσετε τις ζυγές σελίδες. Αυτό είναι κουραστικό και επιρρεπές στο σφάλμα, οπότε θεωρείτε ότι η αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης είναι ένα πολύ επιθυμητό χαρακτηριστικό, ειδικά δεδομένου ότι δεν είναι πλέον η ακριβή επιλογή που υπήρχε.

Συνδεσιμότητα

Όταν πρόκειται να συνδεθείτε σε ένα MFP, τόσο περισσότερες επιλογές τόσο το καλύτερο. Εκτός από την τυπική υποδοχή USB, εάν θέλετε να συνδέσετε το MFP σε δίκτυο, θα χρειαστείτε μια ενσύρματη (Ethernet) θύρα ή ασύρματη (Wi-fi) δυνατότητα (για εκτύπωση από κινητές συσκευές).

Τα περισσότερα MFP που έχουν συνδεσιμότητα Wi-Fi υποστηρίζουν πρωτόκολλα ασύρματης βιομηχανίας όπως το Apple AirPrint, το Google Cloud Print ή το NFC (το οποίο σας επιτρέπει να συνδέσετε αυτόματα ένα smartphone ή tablet με δυνατότητα NFC στο MFP).