Εντοπισμός και πρόληψη κλοπής και υπεξαίρεσης εργαζομένων

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει συνεχώς να είναι προσεκτικοί κατά της κλοπής και ο πιο συνηθισμένος τύπος κλοπής είναι οι εργαζόμενοι και οι αξιόπιστοι οικονομικοί σύμβουλοι. Σε αυτό το άρθρο, μάθετε μερικά σημάδια ότι ένας υπάλληλος είναι υπεξαίρεση και μερικές συμβουλές για την προστασία της επιχείρησής σας από κλοπή εργαζομένων και υπεξαίρεσης.

Τι είναι η υπεξαίρεση;

Η υπεξαίρεση είναι κλοπή ή κακή μεταχείριση (κακές ενέργειες) από υπαλλήλους ή αξιόπιστους άλλους σε μια επιχείρηση. Οι περισσότερες υπεξαίρεσεις συνεπάγονται την κλοπή ή την εκτροπή εταιρικών κεφαλαίων στον εργαζόμενο. Η υπεξαίρεση μπορεί να συμβεί σε οποιοδήποτε μέρος της εταιρείας, αλλά είναι πιο συνηθισμένη σε τμήματα όπου γίνεται επεξεργασία χρημάτων, μετρητών, επιταγών ή πιστωτικών καρτών (όπως μισθοδοσία ή λογιστική). Μπορεί επίσης να συμβεί όταν μεταποιούνται προϊόντα ή προμήθειες, όπως στη ναυτιλία, το απόθεμα και το γραφείο εφοδιασμού γραφείου.

Απάτη των εργαζομένων μια σημαντική αποκομιδή χρημάτων των επιχειρήσεων

Η απάτη είναι μια γενική κατηγορία που περιλαμβάνει τόσο υπεξαίρεση όσο και κλοπή. Σύμφωνα με μια έκθεση του Συνδέσμου Εξουσιοδοτημένων Εξεταστών Απάτης (ACFE) του 2012, "η τυπική επιχείρηση των ΗΠΑ χάνει το 7% των ετήσιων εσόδων της απάτης των εργαζομένων" και οι μικρές επιχειρήσεις έχουν τις περισσότερες περιπτώσεις και τις μεγαλύτερες απώλειες.

Ανίχνευση της απάτης των εργαζομένων και της υπεξαίρεσης

Η ACFE λέει ότι οι περισσότεροι υπάλληλοι που διαπράττουν απάτη ή υπεξαίρεση παρουσιάζουν ενδεικτικά σημάδια, όπως ότι ζουν πέρα ​​από τα μέσα τους, έχουν οικονομικές δυσκολίες, έχουν ασυνήθιστα στενές σχέσεις με πωλητές και έχουν υπερβολικά προβλήματα ελέγχου. Εάν είστε σε εγρήγορση και επαγρύπνηση, ίσως μπορέσετε να εντοπίσετε και να αποτρέψετε αυτές τις επιχειρηματικές απώλειες.

Να είστε προσεκτικοί: Ψάξτε για αυτά τα προειδοποιητικά σημάδια

Κρατήστε τα μάτια σας ανοιχτά για αυτά τα προειδοποιητικά σημάδια απάτης ή υπεξαίρεσης εργαζομένων:

• Ένας υπάλληλος που αρνείται να κάνει διακοπές (φοβούμενος ότι η κλοπή θα εντοπιστεί με αντικατάσταση)
• Ένας εργαζόμενος που εργάζεται συνεχώς υπερωρίες, ακόμη και όταν δεν απαιτείται να το πράξει
• Ένας υπάλληλος που θέλει να εργαστεί σπίτι
• Υπερβολικές προσωπικές δαπάνες (νέα αυτοκίνητα, ταξίδια) από έναν υπάλληλο του οποίου το εισόδημα δεν μπορεί να στηρίξει αυτές τις υπερβολές. Ο εργαζόμενος μπορεί να επαναπωλεί τα προϊόντα ή απλώς να απολαμβάνει "την καλή ζωή" με δικά σας έξοδα
• Τα μικρά μετρητά εξαφανίζονται πολύ γρήγορα
• Εξαιρετικά έξοδα για ταξίδια εργαζομένων
• Οι εργαζόμενοι που έχουν στενές σχέσεις με τους πωλητές.

• Εξαντληθεί γρήγορα τα αναλώσιμα γραφείου. Εάν φαίνεται ότι ξοδεύετε ολοένα και περισσότερο σε είδη γραφείου, μπορεί να πηγαίνουν στο σπίτι με τους υπαλλήλους.
• Προσωπικές σχέσεις μεταξύ υπαλλήλων και άλλων υπαλλήλων, πωλητών ή πελατών.

Η γνώση των σημείων μπορεί να σας βοηθήσει να μάθετε πού να εστιάσετε τις έρευνές σας.

Διαχειριστείτε τους υπαλλήλους για να αποτρέψετε την υπεξαίρεση και την κλοπή

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για την αποτροπή κλοπής και υπεξαίρεσης είναι η διαχείριση των συμπεριφορών των εργαζομένων. Στην παραπάνω λίστα υπάρχουν διάφορες συμπεριφορές που μπορείτε να περιορίσετε. Ορίστε συγκεκριμένες πολιτικές στο εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών των εργαζομένων σας για να καλύψετε αυτές τις καταστάσεις.

• Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να κάνουν διακοπές. Μην τους αφήνετε να συσσωρεύουν πάρα πολλές διακοπές.
• Περιορίστε τις υπερωρίες για εργαζόμενους που εργάζονται σε ευαίσθητες περιοχές όπως μισθοδοσία. Εάν οι μισθωτοί είναι μισθωτοί, απαιτήστε τους να σταματήσουν να εργάζονται σε συγκεκριμένη ώρα.
• Ποτέ μην επιτρέπετε στους υπαλλήλους να κάνουν εργασία στην πατρίδα τους
• Ενώ οι καλές σχέσεις εργασίας με τους πωλητές είναι χρήσιμες για την επιχείρησή σας, παρακολουθήστε αυτές τις σχέσεις. Παρακολουθήστε τους υπαλλήλους που συχνά γευματίζουν με πωλητές ή που σχετίζονται με εξωτερικούς εργολάβους που εργάζονται για την επιχείρησή σας.
• Δημιουργήστε πολιτικές για να διαχωρίσετε τους υπαλλήλους που έχουν προσωπικές σχέσεις με άλλους υπαλλήλους (αποκαλούμενες πολιτικές fraternization).

Άλλοι τρόποι πρόληψης κλοπής και υπεξαίρεσης εργαζομένων

Η γνώση των σημείων απώλειας εργαζομένων δεν αρκεί. Πρέπει να είστε σε θέση να μάθετε συγκεκριμένα αν οι εργαζόμενοι κάνουν. Ακολουθούν μερικοί εσωτερικοί έλεγχοι (τεχνικές λογιστικής διαχείρισης) που μπορείτε να θεσπίσετε για να μάθετε τι συμβαίνει:

• Καταθέστε καθημερινά και συμβιβαστείτε κάθε μήνα . Η απομάκρυνση μετρητών γύρω από τα χρήματα είναι πολύ δελεαστική για ορισμένους υπαλλήλους και η εναρμόνιση της κατάστασης των τραπεζών κάθε μήνα σας βοηθά να συλλαμβάνετε παρατυπίες νωρίτερα και όχι αργότερα.
• Ξεχωριστά οικονομικά καθήκοντα των εργαζομένων. Για παράδειγμα, ο υπάλληλος που γράφει τους ελέγχους δεν πρέπει να είναι ο υπάλληλος που συμβιβάζει τη δήλωση τράπεζας.
• Παρακολουθήστε μικρά μετρητά. Τα χρήματα σε ένα συρτάρι μετρητών μπορούν να αποδειχθούν πολύ δελεαστικά για ορισμένους υπαλλήλους. Απαίτηση ότι όλες οι μικρές συναλλαγές σε μετρητά έχουν ένα μικροσκοπικό ταμείο ή ημερολόγιο για να τους υποστηρίξουν και απαιτούν δύο υπογραφές για μικρούς ελέγχους ανανέωσης μετρητών.
• MBWA (Διαχειριστείτε περπατώντας γύρω). Αφήστε τους υπαλλήλους να γνωρίζουν ότι παρακολουθείτε τα πράγματα γύρω από την εταιρεία. Μην εισέλθετε σε ντουλάπια ή σε προσωπικά αντικείμενα εργαζομένων, απλώς προσέξτε για αλλαγές ή ασυνήθιστη δραστηριότητα. Είναι εκπληκτικό το πώς οι άνθρωποι θα πλησιάσουν τη γραμμή όταν γνωρίζουν ότι κάποιος φροντίζει αρκετά για να παρακολουθήσουν.
• Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι τα έξοδα μετακίνησης υποστηρίζονται από κατάλληλες γραφειοκρατικές ενέργειες και είναι ευθυγραμμισμένες. Για παράδειγμα, ελέγξτε τους λογαριασμούς του ξενοδοχείου για να βεβαιωθείτε ότι δεν πληρώνετε για ταινίες ή μασάζ.

Επικοινωνήστε με το μήνυμά σας σχετικά με την ειλικρίνεια των εργαζομένων

Από την πρώτη ημέρα εργασίας, οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν ότι τους χρειάζεστε, για να είμαστε ειλικρινείς. Ένας νέος υπάλληλος θα ξεχάσει άνετα τι τους λέτε, αλλά αν πρέπει να διαβάσουν και να υπογράψουν ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων ή τις πολιτικές και εγχειρίδιο διαδικασίας, δεν έχουν τη δικαιολογία ότι δεν ξέρουν τι απαιτείται.

Κρατήστε το εγχειρίδιο των υπαλλήλων σας ενημερωμένο και συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τις προσδοκίες σας και τι θα συμβεί εάν δεν είναι ειλικρινείς.

Περάστε έγκαιρα

Οι τύποι επιβολής του νόμου θα σας πω ότι ο μεγαλύτερος αποτρεπτικός παράγοντας για το έγκλημα είναι η πιθανότητα σύλληψης και δίωξης. Η σύλληψη των εργαζομένων με κλοπή ή κατάχρηση δεν αρκεί. πρέπει να είστε προετοιμασμένοι να ασκήσετε δίωξη. Η επιείκεια επειδή ένας υπάλληλος "το έκανε μόνο επειδή χρειαζόταν τα χρήματα" δεν πρόκειται να κρατήσει την ίδια ή τους άλλους από το να κλέβουν από την επιχείρησή σας.

Συμβουλευτείτε έναν Εισαγγελέα Απασχόλησης

Πριν συμβεί κάτι, ξοδέψτε λίγο χρόνο να μιλήσετε με έναν πληρεξούσιο απασχόλησης, κάποιον που είναι εξοικειωμένος με τους νόμους της απασχόλησης και τον τρόπο αντιμετώπισης των ζητημάτων των εργαζομένων. Ανακαλύψτε τα δικαιώματά σας ως εργοδότη, πώς να αντιμετωπίζετε υποψίες κλοπής ή υπεξαίρεσης, πώς να επικοινωνείτε σχετικά με αυτό το θέμα με τον Τύπο και άλλους υπαλλήλους και πώς να ασκείτε δίωξη σε έναν υπάλληλο.

Εάν υποψιάζεστε ότι ένας υπάλληλος σας κλέβει ή υπεξαίρεσε, η πρώτη σας κλήση πρέπει να είναι σε έναν πληρεξούσιο, αλλά είναι πολύ καλύτερο αν έχετε σχέση με κάποιον και γνωρίζετε τα γενικά περιγράμματα της αντιμετώπισης κλοπών και υπεξαίρεσης εργαζομένων.

Αποποίηση ευθύνης Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο και σε αυτόν τον οδηγό είναι γενικής φύσης και δεν προορίζονται να είναι νομικές ή φορολογικές συμβουλές. Κάθε κατάσταση είναι διαφορετική. πριν να προβείτε σε οποιαδήποτε ενέργεια εναντίον ενός εργαζομένου, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο.