Συμβουλές για τη σύνταξη ενός γράμματος συμπάθειας σε έναν υπάλληλο

Όταν κάποιος υπάλληλος ή συνεργάτης σας έχει πείραμα ή θλίψη, μπορείτε να λάβετε μέτρα ως εργοδότη για να εκφράσετε συμπάθεια. Μπορείτε επίσης να βοηθήσετε το άτομο να διαχειριστεί τις ανάγκες του κατά τη διάρκεια της ασθένειας, του θανάτου ή άλλου θλιβερού γεγονότος.

Ανεξάρτητα από το τι άλλο κάνετε για να βοηθήσετε συμπαθητικά τον υπάλληλό σας ή συνεργάτη σας, είναι σχεδόν πάντα ενδεδειγμένο να γράψετε μια συμπάθεια επιστολή. Οι σημειώσεις συμπάθειας εκτιμώνται πάντοτε από τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια της θλίψης τους.

Αυτό το πρότυπο θα σας βοηθήσει να γράψετε τη δική σας συμπάθεια επιστολή. Τονίζει τους παράγοντες που θα κάνουν το σημείωμά σας συμπάθειας να μεταφέρει το σωστό μήνυμα συμπάθειας.

Εργαλεία για να εκφράσετε την καρδιά σας Συλλυπητήρια

Γράψτε το μήνυμα συμπαράστασής σας στην εταιρία χαρτικά με το όνομα, τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι επίσης αποδεκτό ως μέσο επικοινωνίας, αλλά μπορεί να αφήσει την εντύπωση ότι η αλληλογραφία σας ήταν επιχείρηση - όχι το μήνυμα συμπάθειας που προσπαθείτε να μεταδώσετε.

Ανάλογα με τη σχέση σας με τον υπάλληλο, μπορεί να χρειαστεί να γράψετε ένα σημείωμα εταιρείας, αλλά ίσως θέλετε επίσης να γράψετε μια δεύτερη προσωπική σημείωση.

Συμβουλές και παραδείγματα για την επίσημη επιστολή συμπόνιας της εταιρείας σας

Αυτό είναι ένα παράδειγμα μιας συμπάσχουσας επιστολής. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής συμπάθειας (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Είναι γενικά πιο τυπική από μια σημείωση που στέλνετε σε έναν προσωπικό φίλο ή συνεργάτη. Ξεκινήστε την επιστολή σας με το λόγο της συμπαράστασής σας.

Παράδειγμα: Θέλουμε να εκφράσουμε τη συμπάθειά μας για την πρόσφατη απώλεια της μητέρας σας. Χάνοντας ένα στενό μέλος της οικογένειας είναι πάντα λυπηρό και θέλουμε να ξέρετε ότι λυπούμε πολύ για την απώλειά σας.

Προσφέρετε να βοηθήσετε τον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της περιόδου θλίψης χωρίς να δεσμεύσετε εταιρικούς πόρους ή να δημιουργήσετε ένα προηγούμενο που δεν θα μπορείτε να προσφέρετε σε όλους τους υπαλλήλους.

Παράδειγμα: Ενημερώστε μας αν υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε για να σας βοηθήσουμε καθώς αντιμετωπίζετε την απώλεια της μητέρας σας.

Προσφέρετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τους πόρους της εταιρείας που είναι διαθέσιμες στον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια της περιόδου θλίψης. Τερματίστε τη σημείωσή σας επαναλαμβάνοντας την προσφορά υποστήριξής σας. Ο υπάλληλος μπορεί να μην χρειάζεται ή να θέλει τίποτα από εσάς αλλά είναι σημαντικό να κάνετε την προσφορά - θα έχετε αποδείξει ότι σας ενδιαφέρει.

Παράδειγμα: Τα μέλη του προσωπικού ανθρώπινου δυναμικού σας βοήθησαν να αποκτήσετε πρόσβαση στις πληροφορίες σχετικά με τα οφέλη σας και μοιραστήκαμε μαζί σας την πολιτική μας σχετικά με την απώλεια. Αν έχετε ανάγκες που υπερβαίνουν τις παραμέτρους της πολιτικής, ενημερώστε μας για να μπορέσουμε να αντιμετωπίσουμε την κατάστασή σας σε ατομική βάση.

Η προηγούμενη πρακτική της εταιρείας ήταν να χορηγήσει πρόσθετο χρόνο αδείας για να αντιμετωπίσει ζητήματα που σχετίζονται με το θάνατο, ταξίδια εκτός κράτους και χρονοβόρα νομικά προβλήματα.

Παράδειγμα: Είμαστε αποφασισμένοι να σας βοηθήσουμε σε αυτό το δύσκολο χρόνο στο ταξίδι της ζωής. Η απώλεια της μητέρας σας είναι λυπηρή και υποστηρίζουμε τις προσπάθειές σας να προχωρήσετε. Ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βοηθήσουμε.

Κατάληξη: Χρησιμοποιήστε την κανονική υπογραφή σας. Χαιρετισμοί είναι ένα κοινό σημάδι για ένα μήνυμα συμπάθειας.

Πρόσθετα κλεισίματα περιλαμβάνουν:

• Θερμή
• με εκτιμιση
• Με θερμούς χαιρετισμούς
• Σε σκέφτομαι
• Καλύτερος
• Τις καλύτερες ευχές μου
• Με συμπάθεια

Μην κάνετε υποθέσεις

Λάβετε υπόψη σας καθώς γράφετε το μήνυμα συμπαράστασής σας, ότι είναι απίθανο να γνωρίζετε όλες τις λεπτομέρειες της σχέσης του υπαλλήλου σας με τους συγγενείς του.Επιπλέον, σπάνια θα έχετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με την ασθένεια των εργαζομένων ή την τραγωδία ενός μέλους της οικογένειας.

Επομένως, περιορίστε τις υποθέσεις που εκφράζετε με την αλληλογραφία σας και κρατήστε το μήνυμα ουδέτερο. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος και η μητέρα της μπορεί να είχαν μια μακρινή, δυστυχισμένη σχέση για χρόνια, οπότε μην γράφετε ένα μήνυμα συμπάθειας που προϋποθέτει μια στενή και αγάπη σχέση.

Δείγμα συμπαθητικού γράμματος

Η Σούζαν Ροντρίγκεζ123 Main StreetAnytown, CA 12345555-555-5555[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Elizabeth Lee123 Branson StreetSmithfield, CA 08055

Αγαπητή Ελισάβετ,

Λυπούμαστε τόσο πολύ για το θάνατο της μητέρας σας. Η απώλεια ενός μέλους της οικογένειας είναι πάντα δύσκολη. Ενημερώστε μας αν υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε για να σας βοηθήσουμε κατά τη διάρκεια αυτής της προσπάθειας. Είστε επιλέξιμοι για τρεις ημέρες αμειβόμενης άδειας, όπως αναφέρεται στην πολιτική περί θανάτου των υπαλλήλων μας. Στο παρελθόν χορηγήσαμε πρόσθετους μη αμειβόμενους μισθούς για τους εργαζόμενους όταν τα ταξίδια και οι προσωπικές επιχειρήσεις που σχετίζονταν με το θάνατο απαιτούσαν περισσότερο χρόνο μακριά από την εργασία.

Ας ενημερώσετε τον διευθυντή σας ή τους ανθρώπινους πόρους εάν πρέπει να ζητήσετε επιπλέον χρόνο. Μπορούμε επίσης να εργαστούμε με ένα ευέλικτο χρονοδιάγραμμα αν χρειάζεται οικογενειακή επιχείρηση να φροντίζεται κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας.

Είμαστε αποφασισμένοι να σας βοηθήσουμε σε αυτό το δύσκολο χρόνο στο ταξίδι της ζωής. Συμμεριζόμαστε την απώλεια της μητέρας σας και θέλουμε να υποστηρίξουμε τις προσπάθειές σας να προχωρήσετε με τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες. Ενημερώστε μας πώς μπορούμε να βοηθήσουμε.

Χαιρετισμοί,

Η Σούζαν ΡοντρίγκεζΔιευθυντής ανθρώπινου δυναμικού