Παραδείγματα κορυφαίων δεξιοτήτων διαχείρισης θέσεων εργασίας που χρειάζονται οι διαχειριστές γραφείου

Οι διευθυντές γραφείων αναλαμβάνουν την ευθύνη να διασφαλίσουν ότι το σύνολο του γραφείου ή του συνόλου των γραφείων λειτουργεί ομαλά. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει καθήκοντα όπως η διαχείριση και η εποπτεία ενός ή περισσοτέρων διοικητικών βοηθών. Οι διαχειριστές γραφείου συνήθως δεν χρειάζονται εξειδικευμένη εκπαίδευση, αλλά χρειάζονται αρκετή σχετική εμπειρία και καλά ανεπτυγμένα σύνολα δεξιοτήτων τόσο στους διοικητικούς όσο και στους διαχειριστικούς ρόλους.

Εάν επιθυμείτε αυτό το είδος εργασίας, μπορείτε να βελτιώσετε δραματικά τις πιθανότητές σας να προσλάβετε γνωρίζοντας ποιες από τις ικανότητες και τις εμπειρίες σας θα επισημανθούν κατά τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων και συνέντευξης.

Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων

Κοιτάξτε την ακόλουθη λίστα με επιδιωκόμενες δεξιότητες. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε περισσότερα από αυτά από ό, τι νομίζατε. Χρησιμοποιήστε τα ονόματα των σχετικών δεξιοτήτων σας ως λέξεις-κλειδιά στο βιογραφικό σας και τη συνοδευτική επιστολή, οπότε ο υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να δει καθαρά ότι έχετε αυτό που ψάχνετε.

Διαβάστε προσεκτικά την περιγραφή εργασίας, ώστε να γνωρίζετε ποιο ποσοστό δεξιοτήτων είναι το πιο σημαντικό για τον μελλοντικό εργοδότη σας. Εξετάστε την εταιρεία για να κατανοήσετε την επιχείρηση και κάθε επιπλέον, σχετική εμπειρία ή γνώση που πρέπει να προσφέρετε.

Όταν προετοιμάζετε για τη συνέντευξή σας, καταθέστε τουλάχιστον ένα συγκεκριμένο παράδειγμα μιας εποχής που αποδείξατε κάθε μία από τις δεξιότητες που περιμένετε να συζητήσετε. Μην περιμένετε από τον μελλοντικό εργοδότη να λάβει το λόγο σας μόνο σχετικά με την εμπειρία σας.

Σημαντικές δεξιότητες του Office Manager

Όχι όλες οι θέσεις διευθυντή γραφείου απαιτούν ακριβώς το ίδιο σύνολο δεξιοτήτων. Πολλά εξαρτώνται από τον αριθμό των βοηθών γραφείου που πρέπει να ελέγχετε, πόσα άτομα χρησιμοποιούν το γραφείο που θα διαχειριστείτε και ποια λογισμικά και άλλα συστήματα χρησιμοποιεί ο εργοδότης σας.

Ορισμένες δεξιότητες υπάρχουν ότι σχεδόν όλοι οι αποτελεσματικοί διευθυντές γραφείου έχουν και δεν μπορούν να κάνουν χωρίς. Μπορείτε επίσης να αναθεωρήσετε τους καταλόγους δεξιοτήτων που απαριθμούνται κατά την εργασία και τα είδη δεξιοτήτων.

Διοικητικές δεξιότητεςΩς διευθυντής γραφείου, θα είστε υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση πολλών διοικητικών εργασιών. Αυτές περιλαμβάνουν την πρόσληψη και εκτόξευση εργαζομένων, τη διενέργεια αξιολογήσεων απόδοσης, την εκπαίδευση νέων υπαλλήλων και την εποπτεία άλλων. Η έγκριση τυπικών αιτημάτων, η διεξαγωγή γενικών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και η τήρηση εγγράφων και αρχείων προσωπικού μπορεί να εμπίπτει και στη δικαιοδοσία σας.

Θα χρειαστεί επίσης να σχεδιάσετε, να αναλάβετε την επεξεργασία ταχυδρομείου, να προγραμματίσετε και να παρακολουθήσετε συναντήσεις. Μπορεί να κληθείτε να ασκήσετε επίλυση συγκρούσεων, να μεταβιβάσετε την εργασία και να είστε πολιτικός και υπεύθυνος λήψης αποφάσεων.

Αναλυτικές δεξιότητεςΜέρος της δουλειάς σας θα είναι να βρούμε τρόπους να κάνουμε την δουλειά σας καλύτερα. Αν μπορείτε να εντοπίσετε ανεπάρκειες στον τρόπο λειτουργίας του γραφείου σας και να παρέχετε λύσεις, ίσως μπορέσετε να σώσετε τον εργοδότη σας πολλά χρήματα και να σώσετε τους συναδέλφους σας πολύ από επιδείνωση.

Ένας μεγάλος διευθυντής γραφείου θα αναρωτιέται συνεχώς, σχετικά με όλες τις διαδικασίες, τις πρακτικές και τις διαδικασίες "έχει αυτό νόημα; Είναι αυτό το καλύτερο που μπορούμε να κάνουμε; "Αυτή είναι μια λίστα αναλυτικών δεξιοτήτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε στο βιογραφικό σας σημείωμα.

Προσοχή στη λεπτομέρειαΩς διευθυντής γραφείου, το buck σταματά μαζί σας. Θα είστε υπεύθυνοι για την έγκαιρη παραγγελία των σωστών ειδών γραφείου, για τη σωστή και οργανωμένη τήρηση αρχείων και για την παρακολούθηση των αναγκών και των θεμάτων όλων των άλλων στο γραφείο. Αν κάνετε την δουλειά σας καλά, το γραφείο φαίνεται να τρέχει. Εάν λάβετε κάποια λάθος στοιχεία, άλλα άτομα ενδέχεται να μην είναι σε θέση να κάνουν τις δουλειές τους.

Δεξιότητες επικοινωνίαςΌπως και οι βοηθοί γραφείου, θα είστε συχνά ένας από τους πρώτους που βλέπουν οι επισκέπτες και μπορεί μερικές φορές να είναι ο μόνος που βλέπουν εάν ένας από τους επαγγελματίες που εργάζονται στο γραφείο σας είναι τυχαίο. Πρέπει να ενεργείτε ως αποτελεσματικός ρεσεψιονίστ, ενώ εκτελείτε ταυτόχρονα και τα άλλα καθήκοντά σας.

Μπορεί επίσης να είστε το κύριο σημείο επαφής μεταξύ διαφόρων ατόμων που χρησιμοποιούν το γραφείο και ενδεχομένως μεταξύ του γραφείου σας και άλλων εντός του ίδιου οργανισμού. Μπορεί να χρειαστεί να ασκήσετε επίλυση συγκρούσεων και να μεταβιβάσετε την εργασία. Όλα αυτά συσχετίζονται με πολλές επικοινωνίες, τόσο γραπτές όσο και προφορικές, οι οποίες πρέπει να είναι ακριβείς, αποτελεσματικές, φιλικές και επαγγελματικές ανά πάσα στιγμή.

Υπολογιστικές δεξιότητεςΕίναι σημαντικό οι διευθυντές γραφείου να διαθέτουν ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων πληροφορικής. Οι ιδιαιτερότητες θα εξαρτηθούν από τον εργοδότη σας, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν την καταχώριση δεδομένων, τα υπολογιστικά φύλλα και τα γενικά καθήκοντα πληροφορικής.

Τα διευθυντικά στελέχη μπορούν να έχουν τεράστια ευθύνη. Οι διευθυντές γραφείων εργάζονται γενικά στην κορυφή ενός οργανισμού, με τα χέρια τους σε κάθε πτυχή της εταιρείας. Αν αυτός ο κεντρικός ρόλος σας απευθύνει έκκληση, συνεχίστε να αναθεωρείτε τον κατάλογο δεξιοτήτων για να δείτε αν αυτό θα μπορούσε να είναι μια καριέρα για εσάς.

Οικονομικά θέματαΟι ευθύνες σας μπορεί να περιλαμβάνουν τη λογιστική, την τιμολόγηση, τον προϋπολογισμό και τη λογιστική. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να χειριστείτε τις καταστάσεις μισθοδοσίας, μικρών μετρητών και QuickBooks. Οι τριμηνιαίες και οι εξαμηνιαίες εκθέσεις μπορεί να εμπίπτουν στο εύρος των καθηκόντων σας. Τουλάχιστον, αν το γραφείο σας χειρίζεται τα χρήματα καθόλου, θα είστε τελικά υπεύθυνοι για να βεβαιωθείτε ότι το χειρίζεται καλά.

Ηγετικές ικανότητεςΩς υπεύθυνος για το τι μπορεί να είναι μια μεγάλη ομάδα βοηθών γραφείου, θα πρέπει να κρατάτε όλους τους παρακινημένους και συντονισμένους. Θα πρέπει να κάνετε την ομαδική εργασία να συμβεί. Η δουλειά σας θα περιλαμβάνει τον καθορισμό ενός προτύπου για το έργο όλων των άλλων και τη διασφάλιση της τήρησης αυτών των προτύπων. Η καθοδήγηση συχνά σημαίνει να βοηθήσουμε άλλους ανθρώπους να αναπτυχθούν στην καριέρα τους και να βοηθήσουν τους ανθρώπους να ξεκινήσουν και να επικοινωνήσουν καλά μεταξύ τους.

Κοινωνικές δεξιότητεςΟι διαπροσωπικές δεξιότητες διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στο να είναι ένας διευθυντής γραφείου.Θα χρειαστεί να έχετε μια θετική στάση, να χαιρετίσετε τους επισκέπτες και να συμμετάσχετε στην ομαδική εργασία.

Διάφορα πλεονεκτήματαΟι διαχειριστές γραφείου τείνουν να έχουν ένα ποικίλο σύνολο δεξιοτήτων που τους βοηθά να κάνουν αποτελεσματικά τη δουλειά τους. Αυτό περιλαμβάνει την προσοχή στη λεπτομέρεια, είναι γενικά ευέλικτο σχετικά με τα καθήκοντα που θα πρέπει να εκτελέσετε και να είστε αξιόπιστοι. Οι διευθυντές γραφείου πρέπει επίσης να είναι δικτυακοί, λογικοί στοχαστές, πολλοί επιστήμονες και επίλυση προβλημάτων. Η διαχείριση του χρόνου και η οργάνωση πρέπει να είναι δεύτερη φύση για τους ανθρώπους που υπηρετούν σε αυτό το ρόλο.