5 Βασικά Στοιχεία ενός Επιτυχημένου Έργου

01 Ένας ανάδοχος υπεύθυνος έργου

Ο χορηγός του έργου είναι το άτομο υψηλού επιπέδου στον οργανισμό που έχει την ιδιοκτησία του έργου. Ένας αφοσιωμένος χορηγός του έργου αναμένει ότι το έργο θα επιτύχει και θα κάνει ό, τι μπορεί να κάνει για να εξασφαλίσει ότι η επιτυχία θα επιτευχθεί.

Ένας χορηγός του έργου έχει τέσσερις βασικές ευθύνες που σχετίζονται με το έργο. Πρώτον, ο υποστηρικτής πρωτοστατεί στο έργο. Ευχαριστεί την ομάδα του έργου δημόσια και ιδιωτικά. Δεύτερον, ο ανάδοχος υποστηρίζει τον διαχειριστή του έργου. Όταν ένας διαχειριστής έργου χρειάζεται να απομακρυνθούν τα εμπόδια, αυτός ή αυτή καλεί τον ανάδοχο για βοήθεια, επειδή ο ανάδοχος έχει την οργανωτική επιρροή για να κάνει τα πράγματα να συμβούν. Τρίτον, ο χορηγός ευθυγραμμίζει τους πόρους παρέχοντάς τους άμεσα ή συνεργάζοντας με άλλους ανθρώπους υψηλού επιπέδου για να βρουν πόρους. Όταν ο ανάδοχος είναι ισχυρός πρωταθλητής ενός έργου, οι συνάδελφοι του χορηγού είναι πιο πιθανό να συνεισφέρουν σημαντικούς πόρους. Τέταρτον, ο ανάδοχος διευκολύνει τη λήψη αποφάσεων. Όταν η ομάδα του έργου μπλοκάρει, ο ανάδοχος μπορεί να μεσολαβήσει στην απόφαση ή να ξεπεράσει την απόφαση.

Ο ανάδοχος ενημερώνεται συνεχώς μέσω της διαρκούς επικοινωνίας με τον υπεύθυνο του έργου. Οι δύο συνεργάζονται για να καθορίσουν πότε πρέπει να προχωρήσει ο χορηγός και να ασκήσει πιό σθεναρά τις ευθύνες του χορηγού για να υποστηρίξει τον υπεύθυνο του έργου. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής έργου μπορεί να δυσκολεύεται να αποκτήσει πληροφορίες από το τμήμα οικονομικών του οργανισμού. Ο ανάδοχος του έργου μπορεί να απευθυνθεί στον επικεφαλής οικονομικών υπηρεσιών σχετικά με την κατάσταση και να ζητήσει να δοθεί προτεραιότητα στην αποστολή των πληροφοριών πάνω από τα ανταγωνιστικά καθήκοντα.

02 Σαφής στόχοι και πεδίο εφαρμογής

Πριν από την εκτέλεση ή ακόμη και την προγραμματισμένη εργασία, ο ανάδοχος του έργου πρέπει να διατυπώσει τους στόχους και το πεδίο εφαρμογής του έργου. Οι στόχοι είναι τα μεγάλα πράγματα που πρέπει να υλοποιήσει το έργο. Πάρτε ένα έργο βελτίωσης λογισμικού, για παράδειγμα. Ένα τμήμα ανθρωπίνων πόρων χρησιμοποιεί ένα γνωστό προσαρμόσιμο επιχειρηματικό λογισμικό για τη διαχείριση μισθοδοσίας. Ο οργανισμός θέλει να προσθέσει μια ενότητα για τη διαχείριση της μάθησης. Στόχοι του έργου είναι η προσαρμογή του λογισμικού διαχείρισης της μάθησης στις επιχειρησιακές ανάγκες του οργανισμού και η ενσωμάτωσή του στο υφιστάμενο σύστημα μισθοδοσίας.

Το πεδίο καθορίζει τις παραμέτρους του έργου. Συνεχίζοντας με το παράδειγμα έργου λογισμικού. το πεδίο εφαρμογής αυτού του έργου περιορίζεται στην εισαγωγή του συστήματος διαχείρισης της μάθησης και στην ενσωμάτωσή του στο σύστημα μισθοδοσίας. Πολλές φορές, είναι χρήσιμο να εντοπίσουμε πράγματα που είναι εκτός πεδίου εφαρμογής για να κατανοήσουμε τι είναι στο πεδίο εφαρμογής. Για αυτό το έργο, η προσθήκη άλλων ενοτήτων είναι εκτός πεδίου. Η λογιστική υπηρεσία δεν μπορεί να έρθει στο διαχειριστή του έργου και να ζητήσει την υποβολή λογαριασμών, εισπρακτέων λογαριασμών ή πληρωτέων ενοτήτων λογαριασμών.

Η προσθήκη μιας μονάδας από τη στιγμή που έχει οριστεί το έργο επιτρέπει την ερπυσμό της εμβέλειας. Οι καλοί χορηγοί έργων και οι υπεύθυνοι έργων προστατεύουν από την ερπυσία της εμβέλειας και είναι πολύ απρόθυμοι να προσθέσουν πεδία εφαρμογής στα μέσα του έργου. Η αύξηση του πεδίου εφαρμογής ενός έργου αυξάνει την ανάγκη του έργου για πόρους όπως ο χρόνος και τα χρήματα. Επιπλέον, η εργασία σε σχέση με το πρόσθετο πεδίο εφαρμογής θέτει σε κίνδυνο την ποιότητα των προϊόντων εργασίας.

03 Ένας καλός υπεύθυνος έργου

Ένας υπεύθυνος έργου σχεδιάζει την εργασία και οργανώνει πόρους για να ολοκληρώσει ένα έργο. Αυτό το άτομο είναι ο σύνδεσμος μεταξύ του χορηγού του έργου ο οποίος θέτει το όραμα και της ομάδας του έργου που το επιτελεί. Ο κατάλληλος και έγκαιρος τρόπος, ο υπεύθυνος του έργου φέρνει τους ενδιαφερόμενους να προσφέρουν συμβολή.

Οι διαχειριστές έργων έχουν συνήθως τα ακόλουθα χαρακτηριστικά που τους βοηθούν να μεταφέρουν το έργο μαζί. Οι υπεύθυνοι έργων είναι σχεδιαστές. Σκέφτονται την ακολουθία της δουλειάς και ξέρουν τι πρέπει να γίνει μετά την ολοκλήρωση της εργασίας από την ομάδα. Κάνουν καλά σχέδια, αλλά ξέρουν επίσης πότε πρέπει να είναι ευέλικτα και να εκτρέπονται από ένα σχέδιο. Οι διαχειριστές έργων είναι αξιόπιστοι. Με την επιτυχία τους ανάλογα με το έργο των άλλων, οι διαχειριστές έργων χρειάζονται τους ανθρώπους να εμπιστεύονται την καλή τους πρόθεση και την ικανότητά τους. Η εμπιστοσύνη είναι ιδιαίτερα σημαντική στη σχέση μεταξύ του διαχειριστή του έργου και του χορηγού του έργου. Οι διαχειριστές έργων τείνουν να είναι εξωστρεφείς επειδή η συντριπτική πλειονότητα των εργασιών τους συνεπάγεται την επικοινωνία.

Κρατούν τους ανθρώπους υπεύθυνους για τις δεσμεύσεις τους. Ακολουθεί ένα παράδειγμα. Ένας ανώτερος υπάλληλος της ομάδας έργου δήλωσε στο διευθυντή του έργου ότι το μέλος της ομάδας θα μπορούσε να αφιερώσει τέσσερις ώρες την εβδομάδα στο έργο. Αυτό το μέλος της ομάδας έχει χάσει δύο συνεχείς εβδομαδιαίες συναντήσεις και δεν έχει σημειώσει πρόοδο στα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί στη δομή της κατάρρευσης εργασίας. Μετά την πρώτη χαμένη συνάντηση, ο υπεύθυνος του έργου συναντήθηκε με το μέλος της ομάδας για να συζητήσει την απουσία και τις απουσίες. Το μέλος της ομάδας είπε ότι είχε πιό πιεστικές προτεραιότητες. Ο διαχειριστής του σχεδίου υποψιαζόταν ότι αυτό δεν ήταν αληθινό, οπότε μετά τη δεύτερη χαμένη συνάντηση ο υπεύθυνος του έργου συναντήθηκε με τον προϊστάμενο του μέλους της ομάδας. Ο προϊστάμενος είπε στον διευθυντή του έργου ότι θα σιγουρευτεί ότι η συμπεριφορά του μέλους της ομάδας θα γυρίσει.

04 Συμμετοχή ενδιαφερόμενων μερών

Οι ενδιαφερόμενοι σε ένα έργο είναι άνθρωποι που έχουν συμφέρον για την επιτυχία του έργου αλλά δεν είναι μέλη της ομάδας του έργου. Δεν σκέφτονται για το έργο σε καθημερινή βάση όπως ο διευθυντής του έργου ή τα μέλη της ομάδας έργου, αλλά θέλουν να βρεθούν στο βρόχο για τις κρίσιμες αποφάσεις και τη συνολική πρόοδο προς τους στόχους του έργου.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη έχουν τα κίνητρά τους για να παραμείνουν ενήμεροι για τις δραστηριότητες του έργου, αλλά είναι ευθύνη του υπεύθυνου του έργου να τους φέρει στην πτυχή με τρόπους που προωθούν την εργασία προς τους στόχους του έργου. Σε πολλές περιπτώσεις, το να κάνεις αυτό σημαίνει μια λεπτή ισορροπία μεταξύ του να πάρεις υπερβολική εισροή και να παίρνεις πολύ λίγες εισροές. Τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν μπορούν να σταθμίσουν κάθε απόφαση. Αυτό θα εμπλουτίσει το έργο και θα κάνει κάθε απόφαση μάχη. Αντιστρόφως, οι ενδιαφερόμενοι δεν μπορούν να αποκλειστούν επειδή μια σημαντική πτυχή σχεδόν κάθε έργου είναι η ικανοποίηση των ενδιαφερομένων.

05 Ειδικά μέλη της ομάδας έργου

Τα μέλη της ομάδας έργων ολοκληρώνουν το έργο του έργου. Πολλές φορές, τα μέλη της ομάδας έργου ανατίθενται σε ένα έργο πάνω από τα κανονικά καθήκοντά τους, πράγμα που σημαίνει ότι δεν υπάρχει μείωση σε άλλες εργασίες για να αντισταθμιστεί η πρόσθετη εργασία που επιφέρει το έργο. Οι διαχειριστές του έργου μπορούν να βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας να διαπραγματευτούν με τους επιβλέποντες τους σχετικά με αυτό το ζήτημα, αλλά ο διαχειριστής του έργου δεν έχει κανέναν έλεγχο των αρμοδιοτήτων των μελών της ομάδας έργου εκτός του σχεδίου.

Τα μέλη της ομάδας είναι αφοσιωμένα στο έργο.Χωρίς την αφοσίωση, οι προθεσμίες γλιστρούν και τα προϊόντα εργασίας δεν είναι καλής ποιότητας. Τα αφοσιωμένα μέλη της ομάδας παρακινούνται να επιτύχουν τους στόχους του έργου εγκαίρως, εντός προϋπολογισμού και μέχρι τις προσδοκίες ποιότητας.