Μάθετε πώς να προγραμματίσετε το πρώτο σας μεγάλο γεγονός

Συγχαρητήρια! Το αφεντικό σας απλά σας υποδήλωνε για να συντονίσετε τη διάσκεψη εκπαίδευσης της πτώσης της εταιρείας. Είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για σας να αναδείξετε τις ικανότητές σας και να κερδίσετε πιθανώς μια αύξηση στη διαδικασία. Υπάρχει μόνο ένα πρόβλημα: Δεν έχετε προγραμματίσει ποτέ ένα τέτοιο γεγονός πριν! Μην ανησυχείς. Πολλοί άλλοι έχουν βρεθεί στην ίδια κατάσταση και θα πετύχετε επειδή είστε οργανωμένοι και αποφασισμένοι. Όπως ακριβώς κάθε επιχειρηματικό σχέδιο, το πρώτο βήμα είναι να οργανώσετε όλες τις πληροφορίες που έχετε και να εντοπίσετε τα πιο επείγοντα θέματα.

Πριν αρχίσετε να επιλέγετε έναν χώρο ή ενοικιάσετε ένα ηχείο, πρέπει να γνωρίζετε τις βασικές παραμέτρους της εκδήλωσής σας. Είναι σχεδόν αδύνατο να μιλήσετε λεπτομέρειες και κόστος με ένα τρίτο μέρος μέχρι να εξαντληθούν τα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά. Ακολουθούν οι βασικές λεπτομέρειες που πρέπει να ορίσετε πριν επικοινωνήσετε με εξωτερικούς προμηθευτές.

Ημερομηνία

Τα πάντα περιστρέφονται γύρω από την ημερομηνία της ειδικής εκδήλωσής σας. Στην ιδανική περίπτωση, θέλετε να έχετε τρεις δυνατές ημερομηνίες ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τη διαθεσιμότητα και τις τιμές σε όλους τους τομείς. Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε διαφορετικές ημέρες της εβδομάδας για μέγιστη ευελιξία.

Χρονικό πλαίσιο

Ακόμη και μια διαφορά μιας ώρας μπορεί να έχει αντίκτυπο στον προγραμματισμό σας, οπότε πρέπει να έχετε συγκεκριμένα στοιχεία σχετικά με τα αναμενόμενα χρονοδιαγράμματα. Για παράδειγμα, από τις 10 π.μ. αντί για τις 8 π.μ. σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να διαθέσετε προϋπολογισμό για πρωινό.

Αριθμοί Συμμετοχής

Είναι μια λεπτομέρεια που συχνά εκτιμάται πολύ ευρέως για παραγωγικές διαπραγματεύσεις. Γίνετε ρεαλιστές με τις προβλέψεις σας για τη συμμετοχή σας. Συζητήστε εκ των προτέρων ποιος θα καλέσετε και να βάλετε τις προβολές σας μαζί σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Η συμμετοχή και ο προϋπολογισμός σχετίζονται άμεσα, οπότε μην υπολογίζετε τυχαία τον αριθμό των ατόμων που πιστεύετε ότι θα παρακολουθήσουν.

Συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος

Μπορεί να χρειαστείτε μόνο ένα αίθουσα συμποσίων εάν φιλοξενείτε δείπνο, αλλά μια διάσκεψη πλήρους κλίμακας πιθανόν να απαιτεί επιπλέον αίθουσες εκδηλώσεων και εκθεσιακό χώρο. Για άλλη μια φορά, δεν θα μπορείτε να υπολογίζετε το κόστος μέχρι να καθορίσετε πόσα χώρο χρειάζεστε. Για τις διασκέψεις, η καλύτερη προσέγγιση είναι να σχεδιάσετε μια παραπλανητική διαδρομή στην πρώτη σας συνάντηση. Η ανταλλαγή ιδεών και η συναρμολόγησή τους σε χαρτί θα σας βοηθήσει να κατευθύνετε τις επόμενες αποφάσεις σχεδιασμού.

Προϋπολογισμός έναντι Κόστος

Μπορεί να μην είναι πρακτικό να εργάζεστε σε έναν προϋπολογισμό πριν γνωρίσετε το κόστος και το κόστος τροφοδοσίας, αλλά με αυτόν τον τρόπο παρέχει ένα σημείο αναφοράς για να μετρήσετε όλες τις προτάσεις πωλητών. Ξεκινήστε με τις πηγές εσόδων σας. Πόσο πρέπει να χρεώσετε για τη συμμετοχή; Θα ζητήσετε από τους χορηγούς να βοηθήσουν στην αντιστάθμιση του κόστους; Τι θα πληρώσουν οι εκθέτες για συμμετοχή; Τα έσοδα θα καθορίσουν τελικά τον προϋπολογισμό σας, οπότε έχει νόημα μόνο να τα προστατεύσετε πρώτα.

Εμπορία

Αφού προσδιορίσετε τις πηγές εσόδων, το επόμενο βήμα είναι να περιγράψετε το σχέδιο μάρκετινγκ. Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να προσεγγίσετε τις γεννήτριες εσόδων; Ίσως να έχετε έναν κατάλογο δυνητικών συμμετεχόντων ως εργοδότης ή ένωση μελών. Αυτό θα ήταν προφανώς χρήσιμο, αλλά τι γίνεται με τους χορηγούς και τους εκθέτες; Αν σχεδιάζετε να προσελκύσετε περισσότερους από 20 εκθέτες, τότε θα πρέπει να είστε σε θέση να τους προσεγγίσετε. Στοχευμένες εκστρατείες μάρκετινγκ κοστίζουν χρήματα και αυτό μειώνει τα έσοδά σας.

Μεταφορές και καταλύματα

Η διεξαγωγή τοπικού συνεδρίου συνήθως εξαλείφει τυχόν ανησυχίες σχετικά με τη μεταφορά. Ωστόσο, πρέπει να απευθυνθείτε για ομιλητές, εκθέτες και ειδικούς επισκέπτες.Ορισμένα ξενοδοχεία παρέχουν εκπτώσεις στο χώρο συνάντησης, εάν κάνετε κράτηση αρκετών διανυκτερεύσεων δωματίου. Ο μόνος τρόπος να επωφεληθείτε από αυτό είναι να γνωρίζετε εκ των προτέρων τις ανάγκες σας. Πηγαίνετε πίσω μέσω των δεδομένων παρουσίας σας και προβάλετε πόσα άτομα είναι εκτός της περιοχής σας.

Τώρα όλα αυτά ίσως ακούγονται σαν πολλές πληροφορίες για να συγκεντρωθούν μπροστά, και είναι. Αλλά λάβετε υπόψη ότι αυτές είναι οι λεπτομέρειες που επηρεάζουν οτιδήποτε άλλο στη διαδικασία σχεδιασμού. Ίσως να προσελκύσετε αρχικά τα πιο "λαμπερά" καθήκοντα, όπως οι επισκέψεις στο χώρο και ο προγραμματισμός των μενού. Απλά θυμηθείτε ότι ο χρόνος τους θα έρθει. Προς το παρόν, ωστόσο, εστιάστε στα γεγονότα, ώστε να μπορείτε να λάβετε τις καλύτερες αποφάσεις αργότερα.