Λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τον προγραμματισμό ενός συμβάντος

Λάθη γίνονται στην επιχείρηση και στην προσωπική μας ζωή σε τακτική βάση. Έτσι μεγαλώνουμε και μαθαίνουμε. Αλλά κάποια λάθη είναι δαπανηρά. Λάβετε τα απαραίτητα βήματα για να αποφύγετε αυτά τα πέντε πολύ συνηθισμένα λάθη σχεδιασμού γεγονότων και - αν κάνετε κάποιο λάθος - βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε το ίδιο λάθος για δεύτερη φορά.

Δεν ξεκίνησε νωρίς αρκετά

Η αναβολή είναι ο εχθρός σου. Αυτό είναι ένα από τα πιο κοινά λάθη σχεδιασμού γεγονότων που θέλετε να αποφύγετε. Εάν δεν ξεκινήσετε τη διαδικασία προγραμματισμού εκδηλώσεων από νωρίς, μπορεί να προκληθεί μια σειρά από προβλήματα στη γραμμή. Μόλις επιλεγεί μια ημερομηνία και έχετε μια γενική εμβέλεια της εκδήλωσής σας και του προϋπολογισμού, πάτε στη δουλειά. Ξενοδοχεία και άλλα μέρη βιβλίο τρόπο εκ των προτέρων τόσο ασφαλής αυτό είναι σύντομα δυνατό. Εάν δεν το κάνετε, θα περιορίσετε τις επιλογές του χώρου σας και, δυστυχώς, θα παραμείνετε σε οποιονδήποτε χώρο είναι διαθέσιμος.

Οι προσκεκλημένοι ομιλητές και η ζωντανή ψυχαγωγία λαμβάνουν επίσης κρατήσεις πολύ πριν από την πραγματική ημερομηνία διοργάνωσης. Μόλις η ημερομηνία της εκδήλωσής σας είναι ασφαλής, πραγματοποιήστε την έρευνά σας και όταν αποφασίσετε για τον ερμηνευτή της επιλογής σας, πάρτε αμέσως συμβόλαιο.

Οργάνωση του εαυτού σας με μια λίστα ελέγχου συμβάντων είναι ένα άλλο καθήκον που πρέπει να αντιμετωπιστεί αμέσως. Με τη χαρτογράφηση όλων των βημάτων στη διαδικασία σχεδιασμού των εκδηλώσεων, τον καθορισμό του πότε πρέπει να ολοκληρωθούν και την ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος για κάθε ένα, θα έχετε έναν πολύτιμο οδηγό για να ξεκινήσετε και να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο. Η έναρξη πολύ αργά είναι ένα από τα πιο κοινά λάθη σχεδιασμού γεγονότων.

Δεν ελέγχει για ανταγωνιστικά γεγονότα

Έχετε προγραμματίσει ποτέ την εκδήλωσή σας μόνο για να μάθετε - μόλις ξεκινήσει η διαδικασία σχεδιασμού και η ημερομηνία του γεγονότος - ότι υπάρχει μια άλλη συναγωνιστική εκδήλωση την ίδια ημέρα; Μόνο μία εκδήλωση θα τραβήξει το πλήθος, οπότε μην παίρνετε τις πιθανότητές σας και διασχίζετε τα δάχτυλά σας ότι οι προσκεκλημένοι θα επιλέξουν την εκδήλωσή σας. Αποφύγετε την κατάσταση εντελώς.

Κάνετε τη δέουσα επιμέλεια και ελέγχετε για τυχόν συγκρούσεις γεγονότων προτού να είναι πολύ αργά. Δείτε τα χρονοδιαγράμματα για συναντήσεις βιομηχανίας (τόσο μεγάλες όσο και μικρές), η εγγύτητα με τις διακοπές, τα μεγάλα αθλητικά γεγονότα και οι τοπικές συγκεντρώσεις που μπορούν να προκαλέσουν όλεθρο για όσους οδηγούν στην εκδήλωση. Μόλις αποφασίσετε την ημερομηνία για την εκδήλωσή σας, δώστε τη λέξη στους καλεσμένους σας. Οι ειδοποιήσεις "Αποθήκευση της ημερομηνίας" και "Προσεχείς εκδηλώσεις" δίνουν στους ενδιαφερόμενους τη δυνατότητα να επισημάνουν την εκδήλωσή σας στα ημερολόγιά τους.

Δεν επιβεβαιώνουν τους προμηθευτές

Μια υπογεγραμμένη σύμβαση προμηθευτή είναι μια νομικά δεσμευτική συμφωνία και σας δίνει κάτι γραπτώς για να κρατήσετε τον πωλητή υπεύθυνο για τις υπηρεσίες που πρόκειται να παρέχουν. Ωστόσο, δεν κάνει τίποτα για εσάς κατά τη στιγμή της εκδήλωσης, όταν αντιλαμβάνεστε ότι ο πωλητής είναι μια μη εμφάνιση. Αυτό το συμβατικό συμβάν στο χέρι δεν θα σερβίρει φαγητό στους πεινασμένους σας επισκέπτες ή θα παραδώσει τραπέζια και καρέκλες σε μια κενή αίθουσα χορού. Επιβεβαιώστε με κάθε πωλητή όχι μία φορά, αλλά δύο φορές. Ναί, εις διπλούν . Επιβεβαιώστε τη λήψη της υπογεγραμμένης σύμβασής σας τη στιγμή που και οι δύο συμφωνείτε με τους όρους.

Επιβεβαιώστε ξανά πριν από το ίδιο το συμβάν. Αυτή δεν είναι η συζήτηση που θα έχετε σχετικά με τις λεπτομέρειες της παράδοσης ή της διακόσμησης τροφίμων. αυτό είναι μια παρακολούθηση ειδικά για να βεβαιωθείτε ότι το συμβάν σας παραμένει στο ημερολόγιό τους.

Οι πωλητές συμβάντων κάνουν κράτηση σε πολλαπλά γεγονότα και είναι πολύ εύκολο να χαθούν τα χαρτιά σας σε τυχαία σειρά ή να καταστρατηγηθούν από κάποιον άλλο στην εταιρεία. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι αυτό δεν συμβαίνει γυρίζοντας πίσω σε αυτά για να κάνετε check in και επιβεβαιώστε ότι το συμβάν σας και οι λεπτομέρειες σχετικά με την ημερομηνία, την ώρα και τις υπηρεσίες που πρέπει να παρέχονται είναι στην πραγματικότητα στο πρόγραμμά τους. Και διατηρήστε τη σύμβαση του πωλητή άμεσα διαθέσιμη.

Μη έχοντας ένα "Σχέδιο Β"

Έχοντας ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι απαραίτητο για κάθε γεγονός, αλλά ειδικά για εκείνα τα γεγονότα που προγραμματίζονται να πραγματοποιούνται σε εξωτερικούς χώρους. Οι καιρικές συνθήκες είναι απρόβλεπτες και αν ένας τυφώνας, βαριά συμβουλή αιολικής ενέργειας ή φρικιαστική θύελλα απειλούν να ακυρώσουν την εκδήλωσή σας, να έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο.Οι ημερομηνίες βροχής, οι εναλλασσόμενοι χώροι εκδηλώσεων και τα τροποποιημένα χρονοδιαγράμματα δραστηριοτήτων είναι όλες οι επιλογές εάν το υπαίθριο γεγονός - ή μέρος του - πρέπει να μετακινηθεί σε εσωτερικό χώρο.

Εκτός από την προετοιμασία για καιρικές αβεβαιότητες, άλλες ασυνήθιστες περιστάσεις μπορούν επίσης να αντιμετωπιστούν εν καιρώ. Οι διακοπές ρεύματος μπορούν να μειωθούν με τη δημιουργία μιας γεννήτριας στο εργοτάξιο. Ο χώρος στάθμευσης με υπερχείλιση μπορεί να μετακινηθεί σε άλλη, προκαθορισμένη τοποθεσία. Τα ζητήματα με τη διαθεσιμότητα των δωματίων του ξενοδοχείου μπορούν να επιλυθούν διατηρώντας μερικά επιπλέον δωμάτια σε εφεδρεία εντός του μπλοκ του ξενοδοχείου σας. Εξετάστε τις ιδιαιτερότητες της εκδήλωσής σας και σκεφτείτε τις περιοχές που είναι πιο ευαίσθητες σε θέματα που προκύπτουν. Με το σχεδιασμό μπροστά και την ανάπτυξη εναλλακτικών σεναρίων, μπορείτε να αποφύγετε ένα από τα πιο δαπανηρά λάθη σχεδιασμού εκδηλώσεων.

Δεν προσλαμβάνετε αρκετή βοήθεια

Όταν πρόκειται για την πρόσληψη προσωπικού εκδηλώσεων, περισσότερα είναι καλύτερα. Θα σας κοστίσει περισσότερα χρήματα, αλλά μπορεί να σώσει την εκδήλωσή σας. Φανταστείτε αυτό: ένα αντίγραφο των αυτοκινήτων που περιμένουν να εισέλθουν σε ένα χώρο στάθμευσης, ενώ οι υπάλληλοι πάρκινγκ προσπαθούν να κρατήσουν επάνω. Μια σειρά από απογοητευμένοι πελάτες που περιμένουν να παραγγείλουν ένα ποτό καθώς ένας διακομιστής αγωνίζεται να συμβαδίσει με τη ζήτηση. Οι εργαζόμενοι στην καταγραφή των γεγονότων συγκλονισμένοι από τον μεγάλο αριθμό επισκεπτών που μόλις έφτασαν, αφήνοντας τους κουρασμένους ταξιδιώτες να περιμένουν πολύ χρόνο για να κάνουν check-in. Έχετε την ιδέα. Έχοντας επιπλέον προσωπικό εκδήλωση σε ετοιμότητα για να βοηθήσει κατά τη διάρκεια μεγάλης αιχμής, την παροχή πρόσθετων υπηρεσιών στους τομείς που έχουν ανάγκη, την επίλυση των προβλημάτων που προκύπτουν, ή είναι μια φιλόξενη παρουσία στην άφιξή τους επισκέπτες με τις ερωτήσεις μπορεί να ανυψώσει την εκδήλωσή σας από μια καλή περίπτωση για μια υπέροχη εκδήλωση.

Όταν προσλαμβάνετε προσωπικό συμβάντων, αναζητήστε τους στελέχους με εμπειρία που εργάζονται για το είδος του γεγονότος που σχεδιάζετε. Μίσθωση μόνο επαγγελματικών, ιδιαίτερα συνιστώμενων στελεχών. Εκπαιδεύστε τους σχετικά με το γεγονός της εκδήλωσής σας, τους επισκέπτες που θα παρακολουθήσουν, τις προσδοκίες σας και ποιος είναι ο τόπος επικοινωνίας τους, εάν έχουν μια ερώτηση ή πρόβλημα. Το προσωπικό εκδηλώσεων - παρόλο που παρέχεται από εξωτερικό πωλητή - αντιπροσωπεύει εσάς και την επιχειρηματική σας εκδήλωση. Μια αρνητική συνάντηση με το προσωπικό της εκδήλωσης θα ζήσει στη μνήμη τόσο του επισκέπτη όσο και του πελάτη και μπορεί να προσβάλει ακόμα και τις πιο καλά προγραμματισμένες εκδηλώσεις.