Τα ABC μιας επιστολής επιβεβαίωσης της δωρεάς

Υπάρχουν δύο βήματα για να ευχαριστήσετε έναν δωρητή. Ο πρώτος έχει να κάνει με τη δημιουργία μιας καλής σχέσης με κάθε δωρητή και το άλλο βήμα έχει έναν πολύ νόμιμο σκοπό.

Κατ 'αρχάς, χρειάζεστε μια θερμή ευχαριστήρια επιστολή, αλλά πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε νομικά απαιτούμενες πληροφορίες, ώστε οι δωρητές να μπορούν να τεκμηριώσουν ότι έδωσαν μια φοροαπαλλακτική δωρεά στη φιλανθρωπία σας.

Το IRS απαιτεί δημόσιες φιλανθρωπικές οργανώσεις (επίσης γνωστές ως οργανισμοί 501 (c) (3)) να στείλουν επίσημη επιστολή αποδείξεων για οποιαδήποτε δωρεά άνω των $ 250. Ο δωρητής μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτήν την επιστολή ως απόδειξη της δωρεάς του και να απαιτήσει μια φορολογική έκπτωση. Οι περισσότερες φιλανθρωπικές οργανώσεις στείλουν μια παραδοχή για όλες τις δωρεές, ακόμη και μικρές.

Και οι δύο στόχοι, ευχαριστώντας τον δωρητή και ικανοποιώντας τις νομικές απαιτήσεις, μπορούν να επιτευχθούν ταυτόχρονα ή ξεχωριστά. Οι περισσότερες φιλανθρωπικές οργανώσεις καταφέρνουν να επιτύχουν και τις δύο απαιτήσεις μέσα σε ένα γράμμα

Όταν πρέπει να αναγνωρίσετε μια δωρεά για φορολογικούς σκοπούς

Το IRS δηλώνει ότι η αναγνώριση πρέπει να γίνεται «γραπτώς, κατά τη στιγμή της πρόσκλησης ή όταν λαμβάνεται η πληρωμή και κατά τρόπο που θα έρθει στην προσοχή του δότη». (Βλ. Δημοσίευση IRS 1771)

Η επιβεβαίωση της δωρεάς πρέπει να γίνει το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου^st του έτους που ακολουθεί το δώρο. Ωστόσο, η βέλτιστη πρακτική δείχνει ότι οι φιλανθρωπικές οργανώσεις θα πρέπει να στείλουν μια επιβεβαίωση το συντομότερο δυνατό μετά την παραλαβή του δώρου.

Επίσης, οι περισσότερες φιλανθρωπικές οργανώσεις στέλνουν περίληψη των συνεισφορών του δωρητή για το προηγούμενο έτος μέχρι τα τέλη Ιανουαρίου. Σε μια εποχή αιτήσεων και δωρεών πολλαπλών διαύλων συγκέντρωσης κεφαλαίων, η αποστολή τέτοιων συνοπτικών περιλήψεων στο τέλος του έτους (ανεξάρτητα από το αν η αρχική δωρεά ήρθε με φυσικό έλεγχο ή ηλεκτρονικά) βεβαιώνει ότι ο οργανισμός σας έχει ειδοποιήσει επαρκώς τον δωρητή.

Μπορείτε να στείλετε την τελική περίληψη των συνεισφορών του δωρητή για το προηγούμενο έτος μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ναί. Δεν υπάρχει νόμιμη συνταγή για τη μορφή που πρέπει να λάβει κάθε επιστολή επιβεβαίωσης. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να είναι μια ταχυδρομική κάρτα, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια φυσική επιστολή.

Ωστόσο, κατά τη γνώμη μου, είναι καλύτερο να κάνουμε μια περίληψη από το τέλος του έτους μια φυσική επιστολή μέσω ταχυδρομείου. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ίσως να μην παρατηρηθεί σε ένα συνωστισμένο γραμματοκιβώτιο ή ακόμα να καταλήξει στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του δότη.

Τι πρέπει να συμπεριλάβετε στην επιβεβαίωση

• Το όνομα του οργανισμού σας
• Μια δήλωση που δηλώνει ότι είστε οργανισμός απαλλαγμένος από φόρους 501c3
• Η ημερομηνία παραλαβής της δωρεάς
• Το ποσό της εισφοράς σε μετρητά (μετρητά σημαίνει επιταγές, πιστωτική κάρτα και έκπτωση μισθοδοσίας)
• Περιγραφή (αλλά όχι αξία) μιας εισφοράς εκτός μετρητών. Ο δωρητής εκτιμά την αξία των μη χρηματικών εισφορών, όταν τις αναφέρει στο IRS για τη φορολογική του δήλωση.
• Δήλωση ότι δεν παρέχονται αγαθά ή υπηρεσίες από τον οργανισμό, εάν υπάρχει
• Μια περιγραφή και καλή πίστη εκτίμηση της αξίας των αγαθών ή των υπηρεσιών, εάν υπάρχουν, που παρέσχε ο οργανισμός έναντι της συνεισφοράς. Ένα παράδειγμα μπορεί να είναι ένα δείπνο όπου κάποια χρήματα πληρώνουν για το γεύμα, ενώ τα υπόλοιπα είναι μια δωρεά.
• Δήλωση ότι τα αγαθά ή οι υπηρεσίες, εάν υπάρχουν, τα οποία παρέσχε ο οργανισμός ως αντάλλαγμα για τη συνεισφορά, αποτελούσαν εξ ολοκλήρου άυλα οφέλη, εάν ήταν εφικτό. Ένα παράδειγμα μπορεί να είναι ένα μικρό δώρο αξίας λιγότερο από $ 75, όπως μια κούπα ή μια τσάντα tote με το λογότυπο του οργανισμού.

Τι θα συμβεί αν ο οργανισμός μου δεν παρέχει σωστή αναγνώριση;

Το IRS έχει αρνηθεί φορολογικές ελαφρύνσεις σε δωρητές που δεν μπορούν να προσφέρουν κατάλληλη αναγνώριση για τις δωρεές τους σε φιλανθρωπικούς οργανισμούς.

Το «Χρονικό της Φιλανθρωπίας» ανέφερε σε αυτό το άρθρο στο άρθρο του, το IRS Crackdown δίνει έμφαση στα δελτία δώρων. Σε μια περίπτωση, η κρίση που βασίστηκε στην αναγνώριση δεν ήταν αρκετά έγκαιρη και δεν διέθετε την απαιτούμενη γλώσσα.

ΥΠΟΔΕΙΞΗ:Αναπτύξτε τη γλώσσα αναγνώρισης και αξιοποιήστε την από έναν πληρεξούσιο που ειδικεύεται σε μη κερδοσκοπικά θέματα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ίδια γλώσσα με συνέπεια.

Μερικά παραδείγματα:

Δεν υπάρχει κανένας λόγος που ο οργανισμός σας δεν μπορεί να σας προσφέρει μια θερμή ευχαριστία που θα ενθαρρύνει τους δωρητές σας να σας δώσουν ξανά και εκπληρώσετε την υποχρέωσή σας να δώσετε αποδεκτή αναγνώριση της δωρεάς από το IRS.

Αν και η γλώσσα αναγνώρισης πρέπει να είναι κατάλληλη για κάθε φιλανθρωπική οργάνωση, υπάρχουν δύο παραδείγματα δηλώσεων που πληρούν όλες τις απαιτήσεις. Το πρώτο ήρθε στο τέλος μιας γραπτής επιστολής που στάλθηκε με το ταχυδρομείο. το δεύτερο ήταν μέρος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ευχαριστώ.

1. Ως "φιλανθρωπία 501c3", οι φορολογικοί νόμοι απαιτούν από εσάς να σας ενημερώσουμε ότι αυτή η επιστολή είναι η επίσημη αναγνώριση του δώρου σας. Επίσης, οφείλουμε να πιστοποιήσουμε ότι δεν λάβατε αγαθά ή υπηρεσίες για την εισφορά αυτή, Το ποσό του δώρου σας είναι φοροαπαλλακτικό. Σας ευχαριστώ! " 2. "Οι Συνεργάτες στην Υγεία, ένας οργανισμός μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα 501 (γ) (3), δεν έχετε παράσχει οποιεσδήποτε αγαθά ή υπηρεσίες, εν όλω ή εν μέρει, σε σας για την εν λόγω εθελοντική εισφορά μετρητών. φορολογική έκπτωση αυτού του δώρου στις ΗΠΑ, διατηρήστε αυτή την επιστολή επιβεβαίωσης για τα αρχεία σας. Οι συνεργάτες στον αριθμό EIN της Health είναι xxxxx. "

Και τα δύο παραδείγματα λειτουργούν για δωρεές σε μετρητά. Αλλά τι γίνεται αν η δωρεά δεν είναι μετρητά, αλλά ακίνητα ή φυσικά αγαθά κάποιου είδους; Σε αυτή την περίπτωση χρησιμοποιήστε γλώσσα παρόμοια με αυτό το παράδειγμα:

"Σας ευχαριστούμε για τη συνεισφορά σας σε ένα χρησιμοποιημένο ψυγείο και ένα φούρνο που χρησιμοποιήθηκε [όνομα μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα], ένας 501 (γ) (3) μη κερδοσκοπικός οργανισμός, που ελήφθη στις [Ημερομηνία]. Δεν δόθηκαν αγαθά ή υπηρεσίες με αντάλλαγμα τη συνεισφορά σας. "

Πόροι:

Δημοσίευση IRS 1771

Γνωσιακή Βάση GrantSpace

Εθνικό Συμβούλιο ΜΚΟ