Κάντε τις περισσότερες από τις ειδικές εκδηλώσεις για την μη κερδοσκοπική σας εταιρεία

Μια ευρέως αναφερθείσα μελέτη του Charity Navigator το 2007 υποδεικνύει ότι οι ειδικές εκδηλώσεις δεν είναι καλές πηγές κεφαλαίων. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με τη μελέτη, η μέση φιλανθρωπική οργάνωση δαπανά $ 1,33 για να συγκεντρώσει $ 1 σε ειδικές εισφορές συμβάντων. Αλλά οι περισσότεροι διευθυντές ανάπτυξης γνωρίζουν ότι τα ειδικά γεγονότα μπορούν να εξυπηρετήσουν πολλούς σκοπούς και ίσως η πραγματική συγκέντρωση κεφαλαίων να είναι η μικρότερη από αυτές.

Διεύρυνση των στόχων του συμβάντος σας

Stephanie Roth, ο συντάκτης του Δημοσιονομικό Ενημερωτικό Δελτίο, γράφει ότι δεδομένου ότι τα ειδικά γεγονότα δεν συγκεντρώνουν πολύ γρήγορα χρήματα, αλλά παίρνουν πολλούς ανθρώπους-δύναμη και χρόνο, είναι σημαντικό οι φοιτητές να σχεδιάζουν να πετύχουν άλλα σημαντικά καθήκοντα μέσα από τα γεγονότα τους. Ο Roth προτείνει ότι οι ειδικές εκδηλώσεις δημιουργούν άλλες δυνατότητες συλλογής κεφαλαίων μέσω "βοηθητικών" μεθόδων συγκέντρωσης κεφαλαίων. Μεταξύ αυτών των μεθόδων είναι:

• Συνεισφορές σε είδος όπως οι δωρεές τροφίμων, ο χώρος ή η ψυχαγωγία. Γιατί είναι αυτό χρήσιμο; Οι συνεισφορές σε είδος είναι ευκολότερες από μια επιχείρηση χωρίς προηγούμενη σχέση. Αλλά, θα μπορούσε να είναι ένα πόδι στην πόρτα σε άλλες συνεισφορές.
• Οι χορηγίες χρησιμοποιούνται συνήθως για την αύξηση του εισοδήματος από γεγονότα. Οι χορηγοί πληρώνουν για διάφορα οφέλη, όπως η δημοσιότητα μέσω της εκδήλωσης, μια διαφήμιση στο πρόγραμμα ή ένα λογότυπο της εταιρείας που εμφανίζεται εμφανώς.
• Οι αθόρυβες δημοπρασίες σας επιτρέπουν να χρεώνετε για μια εκδήλωση που πολλοί άνθρωποι μπορούν να αντέξουν οικονομικά, αλλά στη συνέχεια να φέρουν περισσότερα χρήματα μέσω της δημοπρασίας.

• Βιβλία διαφήμισης μπορούν να δοθούν στους επισκέπτες της εκδήλωσης. Το βιβλίο διαφημίσεων αποτελείται από πληρωμένες διαφημίσεις και περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες σχετικά με τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό. Προοπτικές για αγοραστές διαφημίσεων περιλαμβάνουν τοπικές επιχειρήσεις, πωλητές, επιχειρηματίες και ακόμη και δωρητές που επιθυμούν να διαφημίσουν μια υπηρεσία.
• Ειδικά γεγονότα μπορούν επίσης να δημιουργήσουν σχέσεις, βοηθώντας τους πιθανούς δότες να αισθάνονται μια σύνδεση με την αιτία σας. Μια εκδήλωση παρέχει σημαντικούς "χρόνους προσώπου" με τους υποστηρικτές σας, μερικές φορές δημιουργώντας το σκηνικό για σημαντικά δώρα.
• Τα γεγονότα είναι μια ευκαιρία να φέρετε νέους χορηγούς και να τους εισαγάγετε στον οργανισμό σας. Για να το κάνετε αυτό, σχεδιάστε μια εκδήλωση που θα έχει ευρεία κοινοτική έκκληση και χρεώνει λογικά έξοδα εισόδου ή θα το κάνει δωρεάν.

• Τα ειδικά γεγονότα μπορούν επίσης να δημιουργήσουν μεγάλη δημοσιότητα. Το προσωπικό της PR θα βρει πολλούς τρόπους για να βγάλει τη φράση, από τα φτερά μέχρι τις συνεντεύξεις με τα τοπικά μέσα ενημέρωσης στα κοινωνικά μέσα. Η οικοδόμηση της ορατότητας στην κοινότητα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή συλλογή χρημάτων.
• Χρησιμοποιήστε ειδικές εκδηλώσεις ως έναν τρόπο να προσφέρετε εμπειρία στους εθελοντές σας, να τους δώσετε επαφές με τους δωρητές, να τους παρακολουθήσετε και να αλληλεπιδράσετε μαζί τους κατά τη διάρκεια των εκδηλώσεων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου που είναι απρόθυμοι να ζητήσουν χρήματα από τους δωρητές. Μπορούν να αποκτήσουν εμπειρία με αυτόν τον λιγότερο αγχωτικό τρόπο.

Λεπτομέρειες Do Matter

Υπάρχουν πάρα πολλά είδη ειδικών εκδηλώσεων, όπως τα είδη μη κερδοσκοπικών οργανισμών και αιτιών, αλλά σχεδιάζετε την επιτυχία, ανακαλύπτοντας τι έχει εργαστεί για άλλους οργανισμούς. Μην διστάσετε να ζητήσετε από τους συναδέλφους σε άλλους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να μοιραστούν τις συμβουλές τους για επιτυχία. Θυμηθείτε ότι η επιτυχία είναι στις λεπτομέρειες. Ορισμένες από τις συμβουλές που παρέχονται από εμπειρογνώμονες ειδικών γεγονότων περιλαμβάνουν:

• Κάντε φωτογραφίες από κάθε επισκέπτη της εκδήλωσης και αργότερα στείλτε τη φωτογραφία με μια ευχαριστήρια σημείωση ή μοιραστείτε την με τα κοινωνικά μέσα.
• Ερευνήστε αν οι επισκέπτες έχουν ειδικές ανάγκες, όπως οι διαιτητικές απαιτήσεις πριν από την εκδήλωση.
• Τοποθετήστε τους επίσημους οπαδούς στην πόρτα της εκδήλωσης (π.χ., εάν η εκδήλωση πραγματοποιείται από ένα σχολείο, οι μαθητές πρέπει να είναι ευπρόσδεκτοι).
• Παροχή αποτελεσματικού check-in συμβάντος.
• Δώστε σε κάθε επισκέπτη μια κάρτα που δηλώνει: "Βρίσκεστε στον Πίνακα # ___."
• Παρέχετε ένα διάγραμμα των τοποθεσιών του πίνακα.
• Δώστε ευχαριστίες πίνακα που αντικατοπτρίζουν την αποστολή σας.
• Παρέχετε μεμονωμένα έντυπα μενού που απαριθμούν κάθε μάθημα που θα εξυπηρετηθεί.
• Στο γραπτό σας πρόγραμμα, επισημάνετε την αποστολή σας και τον σκοπό της εκδήλωσης.
• Συμπεριλάβετε μια ιδιαίτερη ευχαριστία από κάποιον που θα επωφεληθεί από την εκδήλωση όπως οι άνθρωποι που υπηρετείτε.
• Όταν σχεδιάζετε το συμβάν σας, γράψτε το σχέδιό σας, δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα και προσλάβετε ικανούς εθελοντές.

Αν πουλάτε εισιτήρια

• Ανεξάρτητα από το πόσο κομψό ή διασκεδαστικό το γεγονός σας, αν δεν πάρετε τους ανθρώπους να παρακολουθήσουν, οι προσπάθειές σας χάνεται. Η προσέλευση δεν ενθαρρύνεται τόσο από τη δημοσιότητα όσο από την πώληση εισιτηρίων. Χρειάζεστε πολλές μπότες στο έδαφος που πωλούν εισιτήρια. Αν και αυτό είναι το λιγότερο λαμπερό έργο, είναι απαραίτητο. Προσλάβετε πολλούς εθελοντές αφού, κατά μέσο όρο, οι περισσότεροι πωλητές εισιτηρίων εθελοντών θα πουλήσουν περίπου πέντε εισιτήρια έκαστος.
• Δοκιμάστε διαφορετικά σημεία τιμών για τα εισιτήριά σας. Έχετε την πλειοψηφία των εισιτηρίων για όλους, αλλά προσφέρετε εισιτήρια με υψηλότερες τιμές που προσφέρουν ένα επιπλέον όφελος.
• Σκεφτείτε την εκδήλωσή σας ως μια μακροπρόθεσμη δέσμευση, αλλά επενδύστε σε εργαλεία αναφοράς και ανάλυσης που θα παρέχουν τα σχόλια που χρειάζεστε για να βελτιώσετε την εκδήλωση κάθε φορά ή να τα αποκόψετε εάν δεν είναι παραγωγικά.

Τα ειδικά γεγονότα δεν είναι ένας τρόπος να συγκεντρωθούν άμεσα πολλά χρήματα, αλλά μπορούν να αποτελέσουν μέρος της στρατηγικής σας για τη καλλιέργεια των δοτών και να προωθήσετε την εργασία σας. Απλά σχεδιάστε να τα χρησιμοποιήσετε με φειδώ και στη συνέχεια να τα κάνετε πραγματικά "ξεχωριστά".