Πώς να προετοιμάσετε έναν προϋπολογισμό για την υποβολή προτάσεων για μια μη κερδοσκοπική εταιρεία

Για πολλούς συγγραφείς επιχορηγήσεων, οι οποίοι ταξιδεύουν με τις περισσότερες προτάσεις τους αβίαστα επειδή είναι καλοί συγγραφείς, ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι ένα καρφί. Ωστόσο, γνωρίζοντας κάποιες βασικές αρχές της υπογραφής επιχορηγήσεων, όπως για παράδειγμα πώς να παρουσιάσετε το κόστος του έργου σας, μπορεί να καταστήσει τη σύνταξη επιχορήγησης λιγότερο αγχωτική.

Αν οι αριθμοί δεν είναι ο τύπος σας, φροντίστε να λάβετε βοήθεια από το γραφείο της επιχείρησής σας ή από τον λογιστή σας. Ποτέ μην πηγαίνετε μόνη όταν πρόκειται για επιχορηγήσεις. Στην πραγματικότητα, συγκεντρώστε μια ομάδα ανθρώπων από εκείνους που είναι υπεύθυνοι για τα προγράμματα, τους ανθρώπους των επιχειρήσεων σας και το ανθρώπινο δυναμικό. Θα χρειαστείτε όλα αυτά.

Προετοιμασία προϋπολογισμού για επιχορηγήσεις

Παρουσιάστε τον προϋπολογισμό της πρότασής σας με τρόπο που θα κάνει μια εξαιρετική εντύπωση στον αναθεωρητή επιχορήγησης. Εξετάστε την ιστορία που λέτε στα υπόλοιπα μέρη της πρότασής σας και κάνετε τον προϋπολογισμό σας να ταιριάζει με την ιστορία.

Αναθεωρήστε τις οδηγίες από τον χρηματοδότη και χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες προϋπολογισμού που παρέχονται. Να θυμάστε ότι το κόστος προϋπολογισμού πρέπει να είναι τόσο "λογικό" όσο και "επιτρεπόμενο και κατανεμητέο". Ακολουθήστε αυτές τις βασικές συμβουλές.

• Εκτυπώστε τον προϋπολογισμό σας σε μια νέα σελίδα
• Ευθυγραμμίστε σωστά τους αριθμούς
• Ελέγξτε τα δεδομένα σας και ολοκληρώστε τους αριθμούς που θα τους διευκολύνουν να διαβάσουν
• Συμπεριλάβετε επικεφαλίδες στηλών, όπως Κατηγορία Προϋπολογισμού, Αιτούμενα Κεφάλαια, Τοπικές Συνεισφορές και Σύνολο Έργων

Οργανώστε τον προϋπολογισμό σας, οπότε είναι εύκολο να το διαβάσετε και να το καταλάβετε. Έχετε ένα άλλο άτομο να κοιτάξει τον προϋπολογισμό σας. Μπορεί αυτός ή αυτή να το καταλάβει; Αν όχι, επιστρέψτε στο πίνακα σχεδίασης. Επιτρέψτε στο προσωπικό της επιχείρησής σας να ελέγξει εκ νέου όλους τους αριθμούς σας και όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς.

Άμεσες δαπάνες για επιχορηγήσεις

Οι άμεσες δαπάνες για τη χορηγία σας είναι ίσως το πιο κρίσιμο μέρος του προϋπολογισμού της επιδότησης σας. Πρόκειται για τα κεφάλαια που ζητάτε από την πηγή χρηματοδότησης. Τα άμεσα έξοδα περιλαμβάνουν συνήθως:

Προσωπικό

Εάν το πρόγραμμά σας απαιτεί να καλύψετε τα έξοδα προσωπικού, συμπεριλάβετε τον μισθό στην κατηγορία "προσωπικό".

Εάν προσλαμβάνετε νέους υπαλλήλους, ο καθορισμός του πραγματικού μισθού μπορεί να είναι δύσκολος. Ένα σημείο για να ξεκινήσετε είναι να ελέγξετε με παρόμοιους οργανισμούς για να μάθετε τι πληρώνουν τους υπαλλήλους του προγράμματος σε παρόμοιες θέσεις.

Αναφέρατε εάν ο μισθός είναι ετήσιος ή ωριαίος μισθός. Σε περίπτωση ωριαίας εμφάνισης, η κατανομή των ωρών και των εβδομάδων, όπως 10,00 δολάρια ανά ώρα X 40 ώρες την εβδομάδα X 52 εβδομάδες = 20,800 δολάρια)

Περιθωριακά οφέλη

Τα περιθώρια παροχών είναι εκείνοι οι φόροι και τα οφέλη που ο εργοδότης πρέπει να πληρώσει για έναν εργαζόμενο. Με βάση τον ακαθάριστο μισθό, κατά κανόνα μέσος όρος περίπου 25%, ανάλογα με το μέγεθος του μη κερδοσκοπικού σας προγράμματος και του πακέτου παροχών του.

Οι παροχές που απαιτούνται από το νόμο περιλαμβάνουν FICA (Ασφάλειες Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare), FUTA (Ομοσπονδιακοί Φόροι Ανεργίας / Ασφάλειες Ανεργίας), SUTA ή SUI (Κρατικοί Φόροι Ασφάλισης Ανεργίας / Ασφάλειες) και Αποζημίωση Εργαζομένων.

Άλλες παροχές περιλαμβάνουν την ιατρική ασφάλιση και την άδεια ασθενείας. Κατά την καταχώριση περιθωριακών οφελών στον προϋπολογισμό σας, βεβαιωθείτε ότι σημειώσατε το "Πακέτο τυπικών κρατικών επιδομάτων περιθωρίων όπως απαιτείται από το νόμο", σε περίπτωση που ένας κριτικός δεν γνωρίζει ποιες περιθωριακές παροχές περιλαμβάνουν.

Ταξίδι

Πολλές φορές τα ταξίδια μπορούν να συμπεριληφθούν στον προϋπολογισμό της πρότασης. Ενώ τα έξοδα ταξιδίου είναι ένα θέμα που εξετάζεται σε μεγάλο βαθμό, υπάρχουν τρόποι για να τους εγκριθούν.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει ακριβείς τύπους και τεκμηρίωση για το λόγο ότι είναι απαραίτητο το ταξίδι.Συμπεριλάβετε το κόστος ενός αεροπορικού εισιτηρίου, το κόστος ενός ξενοδοχείου ανά διανυκτέρευση και τον αριθμό των διανυκτερεύσεων που θα μείνετε και ένα επίδομα τροφής. Χρησιμοποιήστε ρεαλιστικές αλλά συντηρητικές φιγούρες,

Εξοπλισμός

Οι χρηματοδότες ελέγχουν συχνά την αγορά εξοπλισμού. Για να τους βοηθήσετε να κατανοήσουν το κόστος εξοπλισμού, δώστε τους τεκμηρίωση σχετικά με την ανάγκη του προγράμματος για τον εξοπλισμό.

Το κόστος εξοπλισμού θα πρέπει να καθορίζεται σαφώς και να περιλαμβάνει προδιαγραφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε ένα σύστημα φωτοαντιγραφικών υψηλής ταχύτητας για την αναπαραγωγή αναφορών και άλλων εγγράφων για επιτροπές, μέλη προσωπικού και εθελοντές. Θα πρέπει να εξηγήσετε πώς το φωτοαντιγραφικό θα βοηθήσει στη διαχείριση του προγράμματος.

Προμήθειες

Οι χρηματοδότες πληρούν τις προϋποθέσεις ή καθορίζουν τις προμήθειες με διαφορετικούς τρόπους. Ελέγχετε πάντα με την πηγή χρηματοδότησης πριν συμπεριλάβετε αυτήν την ενότητα. Εξηγήστε πώς βοηθούν τα αναλώσιμα στην εκτέλεση του προγράμματος. Επίσης, κατανέμουν τις προμήθειες σε κατηγορίες όπως γενικές προμήθειες γραφείου, προμήθειες εκπαίδευσης και κατάρτισης και προμήθειες ηλεκτρονικών υπολογιστών.

Συνεισφορές σε είδος

Οι συνεισφορές σε είδος είναι αγαθά ή υπηρεσίες που παρέχονται στον οργανισμό. Αυτές οι υπηρεσίες / εισφορές μπορούν συχνά να χρησιμοποιηθούν ως αντιστοίχιση κεφαλαίων από πολλές πηγές χρηματοδότησης. Παραδείγματα δώρων σε είδος περιλαμβάνουν:

• εταιρικούς εθελοντές και επαγγελματικές υπηρεσίες pro bono
• τη χρήση ενός κτιρίου και υπηρεσιών κοινής ωφέλειας
• διαφήμιση
• δωρεά υπολογιστών ή άλλων τεχνολογικών πόρων
• Μεταφορά

Βάση της αξίας αυτών των υπηρεσιών ή αγαθών στην «αγοραία αξία τους». Για παράδειγμα, ένας εθελοντής που εργάζεται σε ανειδίκευτη θέση θα υπολογιζόταν σε ελάχιστη αξία μισθού δολαρίου.

Για να το δηλώσετε σε έναν προϋπολογισμό, μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν τύπο όπως πέντε εθελοντές X $ xxx ωριαία Χ 5 ώρες την εβδομάδα X 36 εβδομάδες = $ xxxx. Οι συνεισφορές σε είδος μπορούν να εντυπωσιάσουν τους αναθεωρητές, καθώς παρέχουν στοιχεία ότι το πρόγραμμά σας έχει κοινοτική υποστήριξη.

Έμμεσες δαπάνες για επιχορηγήσεις

Έμμεσες δαπάνες για τη χορηγία σας ("γενικά έξοδα") είναι οι δαπάνες διαχείρισης και διευκολύνσεων, όπως:

• Κόστος κατασκευής
• ΑΣΦΑΛΙΣΗ
• Βοηθητικά προγράμματα
• Αποκομιδή απορριμμάτων, επαγγελματικές υπηρεσίες καθαρισμού κλπ.

Μερικές φορές ένα ποσοστό του συνολικού έμμεσου κόστους μπορεί να επιστραφεί από μια πηγή χρηματοδότησης, αλλά μόνο εάν έχει συμφωνηθεί και εγκριθεί από τον ανάδοχο ένα ποσοστό έμμεσου κόστους.

Προτού συμπεριλάβετε στον προϋπολογισμό σας οποιαδήποτε κατηγορία έμμεσων δαπανών, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά το RFP (αίτηση υποβολής προτάσεων) και τις κατευθυντήριες γραμμές επιχορήγησης. Οι πόροι αυτοί θα σας δείξουν εάν ισχύουν ή όχι έμμεσες δαπάνες για αυτό το πρόγραμμα επιχορήγησης.

Προτεινόμενοι πόροι:

Ίδρυμα Center (Πολλοί πόροι, συμπεριλαμβανομένων των εργαστηρίων γραφής επιχορηγήσεων).

Επιστροφή στο Πώς να γράψετε μια πρόταση επιχορήγησης.

Ενημερώθηκε από την Joanne Fritz