Τι σημαίνει η συμφιλίωση στη λογιστική;

Η αντιστοίχιση λογαριασμού είναι η διαδικασία σύγκρισης συναλλαγών που έχετε καταγράψει με εσωτερική τήρηση αρχείων για χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς έναντι μηνιαίων καταστάσεων από εξωτερικές πηγές - όπως μια τράπεζα, μια εταιρεία πιστωτικών καρτών ή άλλο χρηματοπιστωτικό ίδρυμα - για να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία του λογαριασμού σας συμφωνούν μεταξύ τους .

Αν δεν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογισμικού, οι χρηματοοικονομικές σας συναλλαγές θα είναι πιθανότατα σε ένα μητρώο φυσικών ελέγχων που ενημερώνεστε κάθε φορά που γράφετε μια επιταγή, δηλώσεις από τις εταιρείες πιστωτικών καρτών και την τραπεζική σας κατάσταση για χρεωστικές συναλλαγές. Αν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογισμικού για την εκτύπωση παρτίδων ελέγχων κάθε φορά που η εταιρεία πληρώνει λογαριασμούς, τα αρχεία συναλλαγών σας εμφανίζονται στο μητρώο λογαριασμών του λογισμικού σας.

Γιατί να εναρμονίσουμε τους λογαριασμούς σας;

Η σύγκριση των συναλλαγών και των υπολοίπων είναι σημαντική διότι αποφεύγει τις υπεραναλήψεις σε λογαριασμούς μετρητών, τα ψεύτικα και τα υπερχρεωμένα συναλλαγές με πιστωτικές κάρτες, εξηγεί τις χρονικές διαφορές και υπογραμμίζει άλλες αρνητικές δραστηριότητες όπως κλεμμένα ή εσφαλμένα καταγεγραμμένα εισοδήματα και δαπάνες.

Αυτό θα σώσει την εταιρεία σας από την καταβολή αμοιβών υπερανάληψης, θα συμβάλει στην κάλυψη ακατάλληλων δαπανών και σε σοβαρά ζητήματα όπως η υπεξαίρεση πριν ξεφύγουν από τον έλεγχο και θα διατηρήσει τις συναλλαγές χωρίς λάθη.

Η εναρμόνιση των λογαριασμών και η σύγκριση των συναλλαγών βοηθά τους λογιστές σας να παράγουν αξιόπιστες, ακριβείς και υψηλής ποιότητας οικονομικές καταστάσεις. Δεδομένου ότι ο ισολογισμός της επιχείρησής σας αντανακλά όλα τα χρήματα που δαπανώνται - είτε τα μετρητά, τα δάνεια ή τα δάνεια - και όλα τα στοιχεία ενεργητικού που αγοράζονται με αυτά τα κεφάλαια, η ακρίβεια του ισολογισμού εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον ακριβή συνδυασμό των οικονομικών λογαριασμών της εταιρείας σας.

Οι κρατικές εταιρείες πρέπει να τηρούν τους λογαριασμούς τους με συνέπεια και να κινδυνεύουν να τιμωρούνται από ανεξάρτητους ελεγκτές. Πολλές εταιρείες διαθέτουν συστήματα για τη διατήρηση των αποδείξεων πληρωμής, των λογαριασμών και άλλων στοιχείων που είναι απαραίτητα για την τεκμηρίωση και την υποστήριξη των συμφωνιών λογαριασμών.

Η Διαδικασία Συμφιλίωσης

Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογισμικού για τον συμβιβασμό λογαριασμών, το λογισμικό κάνει μερικές από τις εργασίες για εσάς, εξοικονομώντας σας πολύ χρόνο. Ωστόσο, η διαδικασία εξακολουθεί να χρειάζεται ανθρώπινη ανάμειξη για να συλλάβει ορισμένες συναλλαγές που ενδεχομένως δεν έχουν εισέλθει ποτέ στο λογιστικό σύστημα, όπως τα χρήματα που κλαπούνταν από ένα κουτί "μικρών μετρητών", για παράδειγμα.

1. Συγκρίνετε τον εσωτερικό λογαριασμό μητρώου με την τραπεζική σας κατάσταση και ελέγξτε κάθε πληρωμή και κατάθεση στο μητρώο σας που ταιριάζει με τη δήλωση. Σημειώστε όλες τις συναλλαγές στην τραπεζική σας κατάσταση, για τις οποίες δεν έχετε άλλα αποδεικτικά στοιχεία, όπως μια απόδειξη πληρωμής ή ένα στέλεχος ελέγχου.
2. Προσδιορίστε τα χρήματα που εμφανίζονται ως πληρωμένα στα εσωτερικά σας αρχεία - είτε οι επιταγές, οι συναλλαγές ATM ή άλλες χρεώσεις - που δεν εμφανίζονται ως καταβληθέν ποσό στην κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού. Αφαιρέστε αυτά τα στοιχεία από το υπόλοιπο των τραπεζικών λογαριασμών. Αντιστρόφως, σημειώστε επίσης τις χρεώσεις στην τραπεζική δήλωση που δεν έχετε καταγράψει στα εσωτερικά λογιστικά σας αρχεία. Οι χρεώσεις που πρέπει να προσέξετε περιλαμβάνουν μη εκκαθαρισμένους ελέγχους, εσωτερικά καταγεγραμμένες αυτόματες πληρωμές που δεν έχουν ακόμη εκκαθαρίσει τον τραπεζικό λογαριασμό, τέλη επιταγής εκτύπωσης, χρεώσεις υπηρεσιών ΑΤΜ και άλλες τραπεζικές χρεώσεις, όπως ανεπαρκείς πόροι (NSF), υπερανάληψη ή over- ανώτατα όρια.
3. Ελέγξτε ότι όλα τα κεφάλαια που εισέρχονται στην εταιρεία έχουν αντανακλάται τόσο στις εσωτερικές εγγραφές όσο και στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Βρείτε όλες τις καταθέσεις και πιστώσεις λογαριασμού που δεν έχουν καταγραφεί ακόμα από την τράπεζα και προσθέστε τις στο υπόλοιπο της κατάστασης.Εάν η τράπεζα εμφανίζει καταθέσεις χρημάτων που δεν αντικατοπτρίζονται στα εσωτερικά βιβλία σας, κάντε τις καταχωρίσεις. Αν έχετε έντοκο λογαριασμό και συμβιβάζεστε λίγες εβδομάδες μετά την ημερομηνία της δήλωσης, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε και ενδιαφέρον.
4. Τα τραπεζικά σφάλματα δεν εμφανίζονται πολύ συχνά, αλλά σε περίπτωση σφάλματος, το σωστό ποσό πρέπει είτε να προστεθεί είτε να αφαιρεθεί από το υπόλοιπο του λογαριασμού σας και πρέπει να επικοινωνήσετε αμέσως με την τράπεζα για να αναφέρετε το σφάλμα.
5. Το υπόλοιπο της κατάστασης των τραπεζικών λογαριασμών θα πρέπει να ισούται τώρα με το υπόλοιπο των εγγραφών σας. Ανάλογα με τον αριθμό των αποκλίσεων, μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα υποστήριξης που να διευκρινίζει τις διαφορές μεταξύ εσωτερικών και τραπεζικών λογαριασμών.

Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο σύντομο σεμινάριο μας: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα για την εξισορρόπηση των λογαριασμών ελέγχου.