3 Κοινά Λειτουργικά Γεγονότα Λάθη που πρέπει να Αποφύγετε

Πέρα από την καθαρή εμπειρία, ο καλύτερος τρόπος για έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων να γίνει ακόμα καλύτερος προγραμματιστής εκδηλώσεων είναι να παρακολουθήσει μια άλλη λειτουργία ως επισκέπτης. Οι περισσότεροι προγραμματιστές εκδηλώσεων ξοδεύουν τη διάρκεια μιας εκδήλωσης που συντονίζει τα παρασκήνια, αλλά η εμπειρία ενός γεγονότος μέσα από τα μάτια ενός επισκέπτη μπορεί να ανοίξει τα μάτια.

Όντας επισκέπτης και όχι προγραμματιστής εκδηλώσεων, σας δίνεται η ευκαιρία να παρατηρήσετε ένα προσωπικό επιχείρησης εκδηλώσεων σε δράση, μια προοπτική από την οποία είναι συχνά πιο εύκολο να παρατηρήσετε τι λειτουργεί καλά - και τι όχι. Εδώ είναι τρία λάθη που πιθανώς θα δείτε σε κακά διαχειριζόμενα γεγονότα, μαζί με συμβουλές για την αποφυγή τέτοιων λαθών στις εκδηλώσεις σας.

Κακοδιατηρημένος πίνακας εγγραφής

Όταν οι επισκέπτες περπατούν μέχρι ένα τραπέζι εγγραφής, το προσωπικό της εκδήλωσης πρέπει να είναι φιλόξενο και έτοιμο να βοηθήσει τους επισκέπτες - ανεξάρτητα από την κατάσταση.

Δεν είναι προσανατολισμένο στην υπηρεσία ή ακόμα και ευγενικό να υποθέσουμε ότι κάποιος που περπατάει μέχρι τον πίνακα εγγραφής δεν ανήκει στην εκδήλωση. Ωστόσο, αυτό είναι ακριβώς αυτό που μπορεί να συμβεί εάν το προσωπικό δεν είναι καλά προετοιμασμένο ή ενημερωμένο. Υπενθυμίστε στο προσωπικό της εκδήλωσης ότι ένας πίνακας εγγραφής αντιπροσωπεύει την εικόνα του κεντρικού υπολογιστή και του οργανισμού πίσω από το συμβάν. Το προσωπικό πρέπει να χαιρετήσει όλους τους επισκέπτες στο τραπέζι εγγραφής και να ρωτήσει εάν είναι εκεί για να συνδεθεί για την εκδήλωση από το συμβάν ή το όνομα του ξενιστή. Αν έχει γίνει κάποιο λάθος, οι περισσότεροι επισκέπτες θα αυτο-διορθωθούν και θα δικαιολογηθούν.

Εάν όχι, θα πρέπει να δίδονται οδηγίες στο προσωπικό για την καλύτερη αντιμετώπιση της κατάστασης. Η καλοσύνη πηγαίνει πολύ μακριά στις πράξεις εκδηλώσεων.

Εκκίνηση ρύθμισης βάρους

Στους περισσότερους χώρους, η καθαριότητα καθαρίζει έναν χώρο εκδηλώσεων και το προσωπικό των επιχειρήσεων δεξιώσεων ολοκληρώνει τη ρύθμιση. Εάν οι πράξεις συμπόσιου πέφτουν ένα ποτήρι και δεν καταφέρνουν να καθαρίσουν τα θραύσματα, οι σκίροι παραμένουν στο πάτωμα - εκτός και αν καθαριστεί το προσωπικό.

Τα θραύσματα από σπασμένα γυαλιά και άλλα συντρίμμια αφήνουν όχι μόνο μια τρομερή εικόνα, αλλά μπορούν επίσης να δημιουργήσουν κίνδυνο για την ασφάλεια. Ως εκ τούτου, οι καλύτεροι προγραμματιστές εκδηλώσεων θα φτάσουν πάντα 1-2 ώρες πριν από την ώρα έναρξης για να παρακολουθήσουν την εγκατάσταση και να εκτελέσουν μια σειρά από περιπάτους της περιοχής και να ψάξουν για γυαλί και άλλα αντικείμενα 30 λεπτά και πάλι 15 λεπτά πριν από το συμβάν. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει τίποτα, ο υπεύθυνος διοργάνωσης εκδηλώσεων μπορεί να το φέρει στο προσωπικό του συμποσίου.

Καθημερινή Καθαρισμός

Σε κάθε περίπτωση, θα υπάρχουν δύο (ενίοτε ανταγωνιστικά) χρονοδιαγράμματα: η ημερήσια διάταξη των διοργανωτών και το χρονοδιάγραμμα εργασίας του προσωπικού επιχειρήσεων. Είναι ευθύνη του σχεδιασμού εκδηλώσεων να βεβαιωθεί ότι και οι δύο είναι κατάλληλα συγχρονισμένοι.

Η παρουσίαση ή το κεντρικό μήνυμα του προγράμματος θα εμφανιστούν συνήθως μετά από κάποια λήψη της άφιξης που μπορεί να περιλαμβάνει πίνακες εγγραφής, φαγητό και ποτά. Επομένως, ο χρονοδιάγραμμα των δραστηριοτήτων καθαρισμού και διάνοιξης πρέπει να σχεδιαστεί προσεκτικά, ώστε να μην παρεμβαίνει ή να διακόπτει την ατζέντα του προγράμματος. Όταν ο καθαρισμός και η αποκοπή δεν συζητείται με το προσωπικό της επιχείρησης εκδηλώσεων μπροστά από το χρόνο, ένας υπεύθυνος εκδηλώσεων μπορεί να διαπιστώσει ότι τραπέζια και άλλα αντικείμενα μπορούν να απομακρύνονται απευθείας μπροστά από τους κεντρικούς υπολογιστές ή τους προσκεκλημένους ομιλητές, αποσπούν την προσοχή του καθενός στην αίθουσα.

Πρέπει οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων να υπενθυμίζουν στους διαχειριστές συμποσίων πότε πρέπει να εργάζονται το προσωπικό τους και πότε πρέπει να είναι ήσυχοι; Η απάντηση είναι ναι.

Η κατώτατη γραμμή

Ενώ οι καλά διοικούμενοι χώροι με τους επιμελημένους χειριστές και το προσωπικό της διοργάνωσης εκδηλώσεων πρέπει να διευκολύνουν τη δουλειά του προγραμματιστή εκδηλώσεων, τέτοιες τέλειες εκδηλώσεις δεν συμβαίνουν πάντοτε.Μεγάλοι σχεδιαστές εκδηλώσεων κάνουν κάθε λεπτομέρεια μιας εκδήλωσης την επιχείρησή τους. Λαμβάνουν το χρόνο να συζητήσουν όλες τις πτυχές της εγκατάστασης, της υπηρεσίας εκδηλώσεων και να υποχωρήσουν με διαχειριστές συμποσίων πριν από την ίδια την εκδήλωση και να επιβλέπουν τις πράξεις συμβάντων πριν, κατά τη διάρκεια και μετά, για να εξασφαλίσουν το καλύτερο δυνατό γεγονός για τον πελάτη.