Ερωτήσεις και απαντήσεις για συνέντευξη διαχειριστή

Όταν διεξάγετε συνεντεύξεις για μια θέση διοικητικής βοηθού, ο ερευνητής θα θέλει να μάθει τα προσόντα που έχετε για τη θέση και τον τρόπο με τον οποίο θα χωρέσετε στην εταιρεία και στο τμήμα. Οι συνεντευκτές της διοικητικής θέσης θα ρωτήσουν συχνά για τις συγκεκριμένες δεξιότητες που έχετε για να μπορέσετε να εργαστείτε, καθώς και για τις δεξιότητές σας που είναι λιγότερο ποσοτικά προσδιορίσιμες.

Συμβουλές για τη διαχείριση της συνέντευξης

Γνωρίζετε ότι η συζήτηση πιθανότατα θα ξεπεράσει τις μαλακές δεξιότητες όπως τις ικανότητες επικοινωνίας σας, την ικανότητα για οργάνωση ή την επικαιρότητα. Θα πρέπει να είστε έτοιμοι να μιλήσετε και για σκληρές δεξιότητες.

1:14

Παρακολουθήστε τώρα: Πώς να απαντήσετε 4 συνήθεις ερωτήσεις για τις θέσεις εργασίας της διοίκησης

Να είστε έτοιμοι να συζητήσετε προγράμματα λογισμικού

Επειδή πολλές θέσεις διοικητικού βοηθού απαιτούν συχνή χρήση συγκεκριμένου λογισμικού, ίσως χρειαστεί να συζητήσετε διάφορα προγράμματα με τα οποία έχετε εργαστεί, πώς έχετε χρησιμοποιήσει αυτά τα προγράμματα και το επίπεδο εμπειρίας σας.

• Δείγμα Απάντηση: Μου αρέσει να χρησιμοποιώ τεχνολογία και να μαθαίνω νέα προγράμματα. Έχω επίσης μια ικανότητα για τη διδασκαλία συναδέλφων που μπορεί να μην είναι τόσο καταλαβαίνω για τη χρήση συστημάτων. Στην τελευταία μου δουλειά στο Kent Associates, προσφέρθηκα εθελοντικά να αναθεωρήσω τα συστήματα διαχείρισης έργων για την ομάδα επαγγελματιών που υποστήριζα. Ο προϊστάμενός μου ενέκρινε τη σύστασή μου και εισήγαμε ένα σύστημα που βασίζεται στο διαδίκτυο, το Asana, που μας βοηθά να παρακολουθούμε τα έργα και να μοιραζόμαστε πληροφορίες σε μια πλατφόρμα ιστού.
• Δείγμα Απάντηση: Είμαι το go-to στο γραφείο για διαφάνειες του PowerPoint και απολαμβάνω βοηθώντας τους ανθρώπους μας πωλήσεων να wow πελάτες με τις παρουσιάσεις τους. Είμαι επίσης προηγμένος χρήστης του Excel και δημιουργώ σύνθετες μακροεντολές για την προετοιμασία των προβλέψεων του προϋπολογισμού για τις προτάσεις έργων.

Να είστε έτοιμοι να συζητήσετε τις διοικητικές διαδικασίες

Θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι να συζητήσετε τις ροές εργασίας και τις διοικητικές σας διαδικασίες σε προηγούμενες θέσεις. Ως διοικητικός επαγγελματίας, δεν πρέπει να αμφισβητείται ότι είστε οργανωμένοι και προσανατολισμένοι στις λεπτομέρειες. Ο ερευνητής θα θέλει να το ξέρει πως εκδηλώνετε αυτές τις ιδιότητες στην καθημερινή ροή εργασίας σας.

• Δείγμα Απάντηση: Οι οργανωτικές ικανότητες και η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι μεταξύ των ισχυρότερων πλεονεκτημάτων μου. Έχω αναπτυχθεί σε καταστάσεις όπου μπορώ να φέρω την τάξη σε σύνθετα έργα. Για παράδειγμα, υποστήριξα οκτώ επαγγελματίες που σχεδίαζαν εκδηλώσεις προώθησης για πελάτες. Έχω αναπτύξει ένα πρότυπο για την παρακολούθηση των στόχων και της προόδου για κάθε έργο και την έθεσε σε μια κοινή κίνηση, έτσι ώστε όλα τα μέλη του προσωπικού να παρακολουθήσουν την πρόοδο με τα έργα και τα γεγονότα της ομάδας.
• Δείγμα Απάντηση: Όταν εργαζόμουν στον όμιλο Alfred, δημιούργησα ένα εγχειρίδιο διαδικασιών που περιγράφει τα βήματα στην επεξεργασία των αιτήσεων δανείων και το τοποθετούσε στο διαδίκτυο έτσι ώστε όλοι οι υπάλληλοι δανείου να μπορούν να ακολουθήσουν την ίδια διαδικασία.

Να τη διατηρείτε πάντα θετική

Προσέξτε τη συμπεριφορά σας κατά τη διάρκεια της συνέντευξης.

Δεδομένου ότι οι βοηθοί διοικητικής φύσεως συχνά συνεργάζονται στενά με τα άτομα για τα οποία εργάζονται, είναι σημαντικό να είναι θετικοί, επαγγελματικοί και ευγενικοί.

Θα θελήσετε τον ερευνητή να μην έχει καμία αμφιβολία ότι η συνεργασία σας θα ήταν μια ευχάριστη εμπειρία.

• Δείγμα Απάντηση: Δούλεψα τη ρεσεψιόν στο γραφείο μας και ήταν κρίσιμο ότι έκανα μια θετική πρώτη εντύπωση για τους τρέχοντες και μελλοντικούς πελάτες. Είμαι ένα φυσικό "μπορεί να κάνει" πρόσωπο και οι κριτικές μου έχουν επαινέσει τακτικά τον προσανατολισμό εξυπηρέτησης πελατών μου.
• Δείγμα Απάντηση: Η εταιρεία ερευνά πελάτες μετά από αλληλεπιδράσεις και το όνομά μου έχει εμφανιστεί συνεχώς ως στελέχη που ήταν χρήσιμοι, ευχάριστοι και επαγγελματίες. Το αφεντικό μου σχολίασε πόσο συχνά οι πελάτες ζητούν για μένα όταν καλούν το γραφείο για βοήθεια.

Προετοιμασία για τη Συνέντευξη

Αναλύστε την περιγραφή εργασίας για να προσπαθήσετε να αποκτήσετε μια αίσθηση του εάν υπάρχει ένας συγκεκριμένος τομέας στον οποίο επικεντρώνεται η θέση. Για παράδειγμα, δίνεται έμφαση στον προγραμματισμό ταξιδιών, στον συντονισμό των έργων, στον καθημερινό προγραμματισμό των συναντήσεων, στην προσωπική βοήθεια ή σε οτιδήποτε άλλο; Εάν ναι, να είστε βέβαιος να τονίσω την πιο συναφή εμπειρία σας όταν απαντάτε σε ερωτήσεις συνέντευξης συγκεκριμένης εργασίας.

Καταρτίστε μια λίστα με τις δεξιότητες που αναφέρουν στην απόσπαση εργασίας και αισθανθείτε ελεύθερος να προσθέσετε μερικούς που νομίζετε ότι θα ισχύουν επίσης. Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στις δικές σας διοικητικές και γραφικές δεξιότητες, και ταιριάξτε τα προσόντα σας με την εργασία.

Αυτό θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τις απαντήσεις σας με τον πιο σχετικό τρόπο στη συγκεκριμένη θέση.

Ερωτήσεις και απαντήσεις για συνέντευξη διαχειριστή

Κατά την προετοιμασία, μπορεί να είναι χρήσιμο να αναθεωρήσετε τις ερωτήσεις που μπορεί να σας ζητηθούν και να σκεφτείτε πώς να διαμορφώσετε μια απάντηση, επισημαίνοντας συγκεκριμένες εμπειρίες και επιτυχίες από προηγούμενες θέσεις εργασίας.

• Ποιες δεξιότητες στον υπολογιστή διαθέτετε και ποια προγράμματα χρησιμοποιείτε άνετα; - Καλύτερες απαντήσεις
• Είστε άνετοι να χρησιμοποιείτε ένα τηλέφωνο με πολλές γραμμές και να χειρίζεστε έναν μεγάλο αριθμό τηλεφωνικών κλήσεων; - Καλύτερες απαντήσεις
• Σε αυτήν την εταιρεία, θέλουμε να σκεφτόμαστε τον εαυτό μας ως μια ομάδα που συνεργάζεται για την επίτευξη των ίδιων στόχων. Πώς νιώθεις να εργάζεσαι σε ένα ομαδικό περιβάλλον; - Καλύτερες απαντήσεις
• Πώς θα νιώθετε την επίβλεψη δύο ή τριών άλλων υπαλλήλων; - Καλύτερες απαντήσεις
• Ποια είναι η μέγιστη δύναμη σας και πώς θα βοηθήσει την απόδοσή σας σε αυτή τη θέση; - Καλύτερες απαντήσεις
• Ποια είναι η μεγαλύτερη αδυναμία σου; - Καλύτερες απαντήσεις
• Πώς χειρίζεστε το άγχος και την πίεση; - Καλύτερες απαντήσεις
• Τι ήταν να δουλεύεις για τον προϊστάμενό σου; - Καλύτερες απαντήσεις
• Τι περιμένετε από έναν επόπτη; - Καλύτερες απαντήσεις
• Θέλετε να εργαστείτε ανεξάρτητα ή σε μια ομάδα; - Καλύτερες απαντήσεις
• Εργάζεστε καλά με τους ανθρώπους; - Καλύτερες απαντήσεις
• Δώστε μερικά παραδείγματα ομαδικής εργασίας. - Καλύτερες απαντήσεις
• Ερωτήσεις συνέντευξης υποδοχής. - Λίστα ερωτήσεων

Ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον συντάκτη

Θα πρέπει επίσης να κάνετε κάποια έρευνα για την εταιρεία και να είστε προετοιμασμένοι να ρωτήσετε τις σχετικές ερωτήσεις όταν σας δοθεί η ευκαιρία. Μπορεί να είναι χρήσιμο να βρείτε μερικές ερωτήσεις μπροστά από το χρόνο που μπορείτε να ζητήσετε ή να συζητήσετε περαιτέρω αν δεν έχετε την ευκαιρία νωρίτερα στη συνέντευξη. Συχνά αυτό θα πλησιάσει στο τέλος της συνέντευξης, έτσι θέλετε να τους αφήσετε με μια καλή εντύπωση. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να δείξετε το ενδιαφέρον σας και την προετοιμασία για τη συνέντευξη εργασίας, δεσμεύοντας τις ερωτήσεις σας ρωτήθηκαν με μερικές δικές σας ερωτήσεις.

• Ποιες είναι οι ευθύνες αυτής της θέσης;
• Μπορείτε να περιγράψετε μια τυπική ημέρα (εβδομάδα) σε αυτό το τμήμα;
• Ποια είναι τα πλεονεκτήματα αυτού του τμήματος; Ποιες είναι οι αδυναμίες;
• Τι λένε οι πρώην βοηθοί σου ότι ήταν το καλύτερο μέρος να δουλέψεις για σένα; Τι θα έλεγαν ότι ήταν το χειρότερο;
• Σε ποια κατεύθυνση βλέπετε την εταιρεία να πηγαίνει τα επόμενα πέντε χρόνια; Πιστεύετε ότι υπάρχουν απειλές για την επιτυχία της;
• Γιατί έφυγε η τελευταία σου βοηθός; Ποιες ήταν οι δυνάμεις του / της; Ποιες ήταν οι αδυναμίες του; Τι κάνει τώρα;
• Ποια χαρακτηριστικά έχει ο καλύτερος βοηθός σας; Τι γίνεται με το χειρότερο βοηθό σας;
• Πόσο συχνά εκτελούνται οι αξιολογήσεις απόδοσης; Ποιος τις διεξάγει;
• Ποιες δεξιότητες είναι πιο σημαντικές σε εσάς σε έναν διοικητικό βοηθό;
• Πώς ανταμείβετε και ενθαρρύνετε τους ανθρώπους που εργάζονται στο τμήμα σας;
• Υπάρχουν θέματα συνεχιζόμενης παραγωγής σε αυτό το τμήμα;
• Πώς αντιμετωπίσατε τα προβλήματα προσωπικού στο παρελθόν;
• Ποιες είναι μερικές από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για ένα άτομο σε αυτή τη θέση;
• Ποια είναι η πιο ικανοποιητική πτυχή αυτής της θέσης, κατά την άποψή σας;
• Εσείς (Η εταιρεία / τμήμα) υποστηρίζει την προσχώρηση σε επαγγελματικές ενώσεις και τη συνεχή επαγγελματική ανάπτυξη;
• Τι θα περιγράφατε ως το ρόλο του διοικητικού προσωπικού αυτού του γραφείου;
• Χρειάζονται υπερωρίες ή ώρες Σαββατοκύριακου;
• Τι σας αρέσει περισσότερο για να εργάζεστε για αυτήν την επιχείρηση; Υπάρχουν αλλαγές που θα κάνατε;
• Τι σας αρέσει λιγότερο για να εργάζεστε εδώ;
• Ενθαρρύνετε το τμήμα να εργάζεται ως ομάδα ή να επικεντρώνεται περισσότερο στις ατομικές συνεισφορές;

Γενικές ερωτήσεις συνέντευξης εργασίας

Εκτός από τις ερωτήσεις συνέντευξης συγκεκριμένων θέσεων εργασίας, θα σας ζητηθούν περισσότερες γενικές ερωτήσεις σχετικά με το ιστορικό απασχόλησης, την εκπαίδευση, τα δυνατά σημεία, τις αδυναμίες, τα επιτεύγματά σας, τους στόχους και τα σχέδιά σας. Ακολουθεί μια λίστα με τις πιο κοινές ερωτήσεις συνέντευξης και δείγματα απαντήσεων.